Определение бюджета мероприятия

3. Освещение в СМИ (здесь следует отметить, что далеко не все корпоративные праздники стоит афишировать для внешней среды организации, однако некоторые мероприятия, которые могут быть интересны не только сотрудникам фирмы, но и более широкой общественности, могут быть освещены в СМИ).

Анализ результатов.

Необходимо:

- Выяснить удалось ли достичь поставленных целей мероприятия;

- Проанализировать ошибки и форс-мажоры;

- Провести мониторинг СМИ (если мероприятие освещалось в СМИ) и опрос участников;

Определение цели и задач проведения корпоративного мероприятия.

Цели корпоративного праздника могут быть следующими:

-формирование корпоративной культуры организации;

- общение, налаживание отношений (чаще с внешними организациями, но, возможно, и между сотрудниками данной фирмы, особенно, если коллектив сложился недавно)

- создание имиджа (как правило, в глазах внешних заказчиков, партнеров)

- отдых, развлечение

-Корпоративные мероприятия как способ познакомить сотрудников с изменениями. (например, реорганизацией, прошедшей в компании или новыми назначениями).

Определив цели, нужно попытаться сформировать задачи, например, такие:

- В неформальной обстановке продуцировать новые идеи и выработать дальнейшую стратегию действий

- Поставить коллектив в известность о грядущих переменах и заручиться его поддержкой в новых начинаниях

- Познакомиться (с новыми сотрудниками, партнерами и т. п.)

- Поднять творческий потенциал сотрудников

-Попытаться прояснить правила, нормы, ценности корпоративной культуры

- Достичь лучшего понимания персоналом концепции фирмы и ее истории, масштабов, целей и перспектив

-Подвести итоги за определенный период

- Выделить и наградить лучших сотрудников

-Повысить сплоченность коллектива и его единство

- Мотивировать сотрудников к дальнейшей работе

-Укрепить связи между организацией и партнерами или клиентами

-Заявить о фирме в СМИ

Ресурсное обеспечение проекта.

Проведение корпоративного праздника требует необходимые дополнительные ресурсы.

1. Рабочий персонал. Необходимо назначить ответственного за организацию праздника.

Ведущий. Для проведения вечеринки, если только нет в фирме штатного сотрудника-тамады, лучше приглашать профессионального ведущего.

Фото/видеосъемка. Продумать заранее, как использовать отснятые материалы - пойдут ли они в архив фирмы, будут вручены всем сотрудникам или использованы в рекламных буклетах, видеороликах, клипах.

Звукотехническое обеспечение. На торжественной части выступают и коллеги и приглашенные, вручаются грамоты, денежные премии и т.д. - все должно быть слышно и понятно. Поэтому надо предусмотреть стойки с радиомикрофонами и звукоусилительную аппаратуру, а также оператора, который все это наладит и вовремя включит.

Освещение. Освещение помещения важно для создания соответствующего моменту настроения (при этом в течение вечера желательно менять освещенность) и для артистов на сцене. Поэтому кто-то в течение всего вечера должен этим заниматься. Как правило, специалисты по звуку и свету (или один специалист, объединяющий и то, и другое) могут быть получены вместе с фирмой, проводящей развлекательную программу.

Музыкальное сопровождение. Играет важную роль при:

·создании праздничного настроения в начале банкета;

·привлечении внимания перед чьим-нибудь выступлением;

·сопровождении концертных номеров;

·организации танцев. Танцы просты в реализации, однако действенный способ сплотить и сдружить коллектив, так что пренебрегать ими не следует.

Декор помещения. Праздник должен быть оформлен соответствующим образом, чтобы было понятно - это праздник данной компании, а не любой другой.

Обслуживание за столом. Присутствие официантов повышает уровень застолья. Если вы арендуете для праздника кафе или ресторан, проще воспользоваться услугами их персонала.

Финансовое обеспечение. Необходимы финансы на оплату труда персонала.

План организации праздника.

Для того что бы составить план необходимо:

1.Определение цели проведения мероприятия. Если главная цель проведения мероприятия – просто банкет (или пикник), вам лучше обратить к стационарному или выездному ресторану или, прочитав дальнейшие рекомендации по организации банкета, воспользоваться ими. Если же главной целью проведения праздника (или другого события) является формирование корпоративной культуры организации, то необходимо будет позаботиться и о сценарии праздника, и о ведущем, и о банкете, и о многом другом.

2План организации праздника Определение бюджета, необходимого для организации мероприятия. При составлении бюджета нужно:

•составить список приглашенных;

•определить место проведения праздника;

•продумать меню банкета; •спланировать оформление помещения и техническое обеспечение;

•решить, необходим ли транспорт, фото– и видеосъемка;

•позаботиться о подарках и призах;

•решить, нужно ли освещение вашего мероприятия в средствах массовой информации и Интернете.

3Определение вида мероприятия Вид праздника зависит от вашей фантазии и средств. Можно организовать:

•банкет (шведский стол / фуршет) с культурно-развлекательной программой; •пикник на природе; •праздник на теплоходе (пароходе);

•спортивный праздник с играми и соревнованиями.

4Выбор места проведения мероприятия Выбрать можно – от помещения вашей фирмы (офиса, предприятия и т.д.) до банкетных залов ресторанов всех уровней, различных клубов, загородных пансионатов и баз отдыха, теплоходов и т.д.

5Составление плана-сценария мероприятия План-сценарий делается в виде схемы. В этой схеме должны быть перечислены все составляющие праздника, и все лица, ответственные за отдельные его части. Также должно указываться время работы каждого участника.

6Примерная схема плана организации праздника:

•проверка акустических возможностей зала;

•определение способов украшения зала (декор, цветы, шары);

•выбор способа рассадки гостей для питания (банкет, шведский стол, фуршет, кофе-брейк и т.д.);

•определение места для переодевания артистов;

•составление регламента – расписания всего сценария культурной программы; •составление регламента выноса и подачи блюд;

•согласовать письменно с местным пожарным место проведения фейерверка; •согласовать письменно в договоре с организацией места проведения праздника, количество сотрудников, необходимых от службы места проведения праздника и их время работы

•подобрать призы и подарки таким образом, чтобы со временем, остались приятные воспоминания о мероприятии и др.

Проведение мероприятия.

Оптимальной представляется такая схема событийной организации корпоративного праздника: