Состав научно-вспомогательного фонда музея

7.1. В состав научно-вспомогательного фонда входят:

муляжи, макеты, слепки, реконструкции, копии, планы, карты, схемы, диаграммы, чертежи и другие наглядные материалы, специально изготовленные или воспроизведенные и используемые для раскрытия экспозиционно-выставочных тем;

подлинные предметы, представляющие интерес для фондов музея, но поступившие в неудовлетворительном состоянии сохранности, требующие значительной реставрации, а также предметы, не обладающие значительной музейной ценностью, но представляющие интерес в качестве вспомогательного иллюстративного или информационного материала;

массовые археологические предметы, (включая антропогенные, антропологические, палеозоологические, палеоботанические и иные объекты), прошедшие камеральную обработку;

массовые образцы естественнонаучных коллекций, прошедшие камеральную обработку;

негативы и фотоотпечатки, полученные в процессе фотофиксации музейных предметов.

7.2. Не включаются в состав научно-вспомогательного фонда мемориальные предметы и предметы из драгоценных металлов и драгоценных камней.

7.3. Предметы научно-вспомогательного фонда, в результате реставрационных работ или научного изучения которых установлено их историко-культурное, художественное и научное значение, подлежат переводу в состав основного фонда музея по решению ЭФЗК.

7.4. Решение об исключении предметов из состава научно-вспомогательного фонда в случае их утраты, разрушении, обмена, передачи в постоянное пользование производится на основании заключения ЭФЗК музея по разрешению его учредителя.

8. Состав фонда сырьевых материалов

8.1. В состав фонда сырьевых материалов входят законсервированные и снабженные полевыми описями предметы (объекты) неорганической и органической природы, предназначенные для аналитических лабораторных исследований и препарирования: шкурки, тушки, энтомологические сборы, засушенные растения для монтажа гербария, неотпрепарированные палеонтологические, геологические, минералогические образцы, фрагменты материалов (дерева, угля, металлов и т.п.), полученные при археологических раскопках, а также образцы натуральных предметов, подверженных порче и требующих частой замены, и т.п.

Включение предметов в фонд сырьевых материалов носит временный характер. В зависимости от результатов дальнейшей обработки они решением ЭФЗК могут быть переведены в основной или научно-вспомогательный фонд.

8.2. Исключение предметов из состава фонда сырьевых материалов производится по приказу директора музея на основании заключения ЭФЗК.

Состав экспериментального фонда музея

9.1. В состав экспериментального фонда входят авторские инсталляции с оригинальной художественной концепцией, состоящие из утилитарных предметов промышленного изготовления, выполненных, как правило, из недолговечных материалов, подверженных быстрому старению и деструктуризации (поролон, резина, баннерная ткань, пластик, органические вещества, определенные виды цветной фотографии и т.п.), либо из современных материалов, устойчивость которых к длительному использованию не определена и не проверена временем.

9.2. Исключение предметов, входящих в состав экспериментального фонда, производится по приказу директора музея на основании заключения ЭФЗК.

IV. Организация учета музейных предметов

Основные положения

10.1. Учет музейных предметов представляет собой определение их количества и состава, регистрацию в специальной учетной документации (далее – учетная документация) в целях идентификации, организации оптимального хранения, оперативного установления местонахождения, контроля за изменениями в составе и состоянием сохранности, научного изучения и эффективного использования.

10.2. Все музейные предметы, принятые музеем в постоянное или временное пользование, подлежат учету в порядке, определенном Едиными правилами.

Не допускается хранение и использование музейных предметов без учетных обозначений.

10.3. Учетные базы данных (БД) в музее обеспечивают информационную поддержку учета, ведение централизованного учета музейных предметов в автоматизированном режиме, оперативное представление сведений о наличии в музее того или иного музейного предмета.

Перечень реквизитов учетных БД формируется в соответствии с показателями основных учетных документов, установленных Едиными правилами.

10.4. Учетные БД музея должны быть совместимы с учетными БД Государственного каталога Музейного фонда Российской Федерации.

10.5. Учет музейных предметов, принятых в постоянное пользование, осуществляется в 3 ступени:

первая ступень учета (первичная регистрация) – актирование и регистрация в главной инвентарной книге (книге поступлений основного фонда), книге поступлений научно-вспомогательного фонда, книге поступлений фонда сырьевых материалов, книге поступлений экспериментального фонда.

вторая ступень учета – регистрация в инвентарных книгах (инвентаризация);

третья ступень учета – регистрация в специальных инвентарных книгах предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней.

10.6. Учет музейных предметов, принятых во временное пользование (на временное хранение) осуществляется в книгах поступлений предметов, принятых на экспертизу и книгах поступлений предметов, принятых во временное пользование, на основании соответствующих актов.

10.7. Учетная документация состоит из основных и вспомогательных учетных документов, подлежащих постоянному хранению в музее.

10.8. К основным учетным документам относятся:

акты приема и выдачи музейных предметов в постоянное и временное пользование;

акты приема музейных предметов и музейных коллекций на ответственное хранение;

главная инвентарная книга (книга поступлений основного фонда) с шифром «ГИК» или «КП» и коллекционные описи к ее суммарным номерам;

инвентарные книги с шифрами, соответствующими структуре основного фонда;

архивные описи на правах инвентарных книг;

специальные инвентарные книги для учета предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней;

полевые и экспедиционные описи;

книга поступлений научно-вспомогательного фонда с шифром «НВФ»;

книга учета предметов, принятых на экспертизу ЭФЗК, с шифром «ВХ-ЭФЗК»;

паспорт музейного предмета;

реставрационный паспорт музейного предмета.

10.9. К вспомогательным учетным документам относятся:

книга поступлений фонда сырьевых материалов с шифром «СФ»;

книга поступлений экспериментального фонда с шифром «ЭФ»;

книги поступлений хранительских отделов (в крупных музеях);

книга учета музейных предметов и культурных ценностей, принятых во временное пользование, с аббревиатурой «ВП»;

внутримузейные акты приема и выдачи;

журналы регистрации всех видов учетной документации;

топографические описи, предназначенные для получения оперативной информации о музейном предмете на конкретном месте хранения.

10.10. К научно-справочной документации относятся различные каталоги, описи, картотеки и иные документы, используемые для получения оперативной информации о музейных предметах.

10.11. Музеи могут вести следующие виды картотек:

учетную (генеральную), содержащуюинформациюо музейных предметах в порядке регистрации их в книгах поступлений;

инвентарную, содержащую информацию о музейных предметах в порядке их регистрации в инвентарных книгах и специальных инвентарных книгах;

топографическую, содержащую информацию о местах хранения музейных предметов;

картотеку сохранности, содержащая информацию о физическом состоянии сохранности каждого музейного предмета на момент поступления его в музей и дальнейших изменениях сохранности, включая сведения о реставрации, консервации и профилактике;

систематическую, состоящую из авторской, именной, предметной, хронологической, по историческим периодам, географическим районам, промышленным производствам, археологическим группам и т.д.

10.12. Ведение картотек может производиться как в рукописном, так и электронном виде при наличии в музее информационной системы (БД), содержащей данные о музейных предметах по учетной документации, результатам их научного изучения, реставрации и использования.

10.13. Форма и порядок ведения основных учетных документов определены Едиными правилами и являются обязательными для всех музеев.

Форма и порядок ведения вспомогательных учетных документов разрабатываются и утверждаются музеем.

10.14. Оформление учетных документов может производиться как в рукописном, так и в печатном виде (машинопись, компьютерная распечатка).

10.15. Главная инвентарная книга (книга поступлений основного фонда) ведется исключительно в рукописном виде.

10.16.Музей может формировать копию главной инвентарной книги (книгу поступлений основного фонда) в электронном виде для использования ее в качестве рабочего экземпляра.

10.17. Рукописные тома книг учета, относящихся к основным учетным документам, до их заполнения должны быть прошнурованы, пронумерованы, заверены подписями директора, главного хранителя, заведующего отделом учета, скреплены печатью музея, утверждены и скреплены печатью учредителя (приложение № 3).

Все книги учета изготовляются из высококачественной бумаги и оформляются в твердые переплеты.

10.18. Рукописные тома книг учета, относящихся к вспомогательным учетным документам, до их заполнения должны быть прошнурованы, пронумерованы, заверены подписями главного хранителя и заведующего отделом учета, утверждены директором и скреплены печатью музея.

10.19. Акты приема и выдачи музейных предметов в постоянное и временное пользование, а также акты приема на ответственное хранение составляются не менее чем в двух экземплярах, подписываются лицами, принявшими и сдавшими предметы, визируются или подписываются главным хранителем, утверждаются директором, скрепляются печатью музея и регистрируются в соответствующей журнале регистрации актов. Все подписи на актах должны быть расшифрованы.

Способ нумерации актов (валовая или ежегодная) определяется внутримузейной инструкцией.

В конце текущего года листы актов вместе с приложениями нумеруются постранично, брошюруются, к ним составляется опись, которая подписывается главным хранителем, заведующим отделом учета, утверждается директором и скрепляется печатью музея.

Внутримузейные акты утверждаются главным хранителем. В случае если главный хранитель фондов является ответственным хранителем включенных в акт музейных предметов, акт утверждается директором музея.

10.20. Порядок заверения главной инвентарной книги (книги поступлений основного фонда), которую ведут юридические и физические лица, являющиеся собственниками музейных предметов, включенных в состав негосударственной части Музейного фонда Российской Федерации, устанавливается собственником музейных предметов.

Записи в главной инвентарной книге (книге поступлений основного фонда) книге должны соответствовать списку, прилагаемому к приказу Министерства культуры Российской Федерации о включении данных культурных ценностей в состав негосударственной части Музейного фонда Российской Федерации.

10.21. Инвентарные книги, специальные инвентарные книги, книга поступлений научно-вспомогательного фонда могут оформляться в электронном виде при условии разработки музеем порядка защиты информации, содержащейся на электронном носителе.

Порядок защиты информации определяется внутримузейной инструкцией и должен предусматривать следующие основные требования:

идентичность информации на электронном носителе актам приема, главной инвентарной книги, описанию в паспорте музейного предмета;

заверение каждой распечатанной страницы (листа) подписями должностных лиц;

регулярность перенесения электронной информации на бумажный носитель;

определение объема тома книги учета (не менее 100 листов и не больше 300 листов в томе).

10.22. Завершенный том электронной книги учета, распечатанный на бумажном носителе, оформляется в соответствии с пунктом 10.17. Единых правил.

10.23. К каждому завершенному тому книги учета составляется акт, отражающий сведения об общем количестве музейных предметов, зарегистрированных в томе, об изменениях в объеме и составе музейных предметов, о пропущенных номерах и повторных записях и т.д. (далее - заверительный акт), (приложение № 4).

Заверительные акты составляются в двух экземплярах, один из которых вкладывается в соответствующий том книги учета, а другой хранится в отделе учета как самостоятельное дело.

Заверительные акты подписываются главным хранителем, заведующим отделом учета, а акты на инвентарные книги – главным хранителем, заведующим отделом хранения и ответственным хранителем, утверждаются руководителем и скрепляются печатью музея.

По мере внесения изменений в завершенные книги учета к заверительному акту составляется дополнение.

10.24. Все учетные документы ведутся аккуратно, без помарок и подчисток.

Изменения и исправления записей в них допускаются в исключительных случаях, связанных с изменениями или уточнениями в атрибуции предмета, состоянии сохранности, проведением ювелирной экспертизы и дополнительных технико-технологических исследований, выявленными техническими ошибками.

Изменения и исправления фиксируются в акте, который регистрируется в отделе учета и утверждается протоколом ЭФЗК (приложение № 5).

В случаях значительных изменений в атрибуции предмета, (авторство, школа, иконография, датировка и т.д.) основаниями для внесения изменений в учетную документацию являются решения ученого или реставрационного советов музея, а также заключения сторонних экспертов.

10.25. Информация об изменениях и исправления в книгах учета производится отделом учета красными чернилами со ссылкой на протокол ЭФЗК (или ученого и реставрационного советов), принявших решение о внесении исправлений.

10.26. Главная инвентарная книга, инвентарные книги и специальные инвентарные книги, выполненные в рукописном виде, подлежат страховому копированию (далее – страховые копии) на бумажном носителе путем сканирования или ксерокопирования каждого тома.

В случае внесения в них изменений, листы названных книг учета также сканируются или ксерокопируются и являются неотъемлемой частью страховой копии.

Страховые копии книг учета должны быть сброшюрованы, прошнурованы, заверены подписями директора и главного хранителя, скрепленными печатью музея, утверждены учредителем и скреплены печатью учредителя.

10.27. Страховые копии книг учета имеют равную с оригиналами силу и хранятся отдельно в условиях, обеспечивающих полную защиту и сохранность.

Замена книг учета

11.1. Замена (переписка) основных книг учета производится в исключительных случаях: ветхость, значительные повреждения или существенные несоответствия в установленной форме.

11.2. Замена главной инвентарной книги (книги поступлений основного фонда), инвентарных книг и специальных инвентарных книг музеев, находящихся в ведении Министерства культуры Российской Федерации, производится только по разрешению Министерства культуры Российской Федерации на основании письменного обращения руководителя федерального музея.

11.3. Замена главной инвентарной книги (книги поступлений основного фонда), инвентарных книг и специальных инвентарных книг музеев, находящихся в ведении субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления, иных юридических и физических лиц, являющихся собственниками музейных предметов, включенных в состав Музейного фонда Российской Федерации, также производится по разрешению Министерства культуры Российской Федерации на основании письменного обращения учредителя или собственника.

11.4. К обращению прилагается протокол ЭФЗК музея с обоснованием причины и способа замены старой книги учета (создание рукописного экземпляра, оцифровка, машинописный текст на бумажном носителе).

11.5. При замене главной инвентарной книги необходимым требованием является создание ее нового рукописного экземпляра.

11.6. Замена книги поступлений научно-вспомогательного фонда производится по разрешению учредителя на основании указанных выше документов.

11.7. Замена книг поступлений фонда сырьевых материалов и экспериментального фонда производится по приказу директора музея на основании заключения ЭФЗК.

11.8. В целях сохранения целостности изначальной информации и последовательности учетных обозначений музейных предметов при переписке любыми способами производится перенос всех ранее исключенных номеров с указанием документа, являющегося основанием для исключения.

11.9. По окончании работы по переписке главной инвентарной книги (книги поступлений основного фонда), инвентарных книг, специальных инвентарных книг составляется акт погашения старых книг учета (2 экземпляра), который с протоколом ЭФЗК представляется на утверждение в Министерство культуры Российской Федерации (приложение № 6).

11.10. Акт на погашение книги поступлений научно-вспомогательного фонда представляется на утверждение учредителю музея.

Акты на погашение книг поступлений фонда сырьевых материалов и экспериментального фонда утверждаются директором музея.

До утверждения актов на погашение действующими считаются старые книги учета.

11.11. Переписанные (новые) книги учета вне зависимости от способа исполнения подлежат оформлению и утверждению в порядке, установленном Едиными правилами.

11.12. Погашенные книги учета постоянно хранятся в музее.