Тема 8. Особенности официально-деловой документации в нефтегазовой сфере
Цель:изучить основные правила построения документации в нефтегазовой сфере.
Знания и умения, приобретаемые студентом в результате освоения темы практического занятия, формируемые компетенции и их части:знание основных правил построения деловой документации в нефтегазовой сфере. Овладение умениями составления различных видов документов.
Актуальность темы заключается в том, что большую часть общения делового человека составляет письменное общение. Деловые документы имеют строгие правила их оформления, которые необходимо знать, чтобы и в процессе письменного общения иметь образ компетентного специалиста.
ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ
Деловая коммуникация пронизывает все виды деятельности организации, является важным рабочим инструментом для интеграции ее подразделений, средством, с помощью которого повышается эффективность труда, реализуются поставленные работниками цели, обеспечивается необходимый уровень взаимодействия с деловыми партнерами, конкурирующими фирмами, потребителями, поставщиками, клиентами[50].
Большую часть общения делового человека составляет письменное общение.
Письменное сообщение имеет следующие преимущества перед устным сообщением.
1.Оно дает возможность длительного хранения содержащейся в нем информации. На факт общения можно сослаться позднее и подтвердить это документально. Деловое сообщение предполагает обратную связь между адресантом и адресатом, поэтому коммуникацию легко можно проконтролировать.
2.При работе с письменным текстом у составителя есть возможность подумать, привести в порядок свои мысли и в случае необходимости откорректировать сообщение, поэтому оно часто более тщательно сформулировано, чем устное сообщение. Кроме того, полученное сообщение, как правило, не требует мгновенного восприятия и реакции, что обеспечивает более рациональное распределение рабочего времени.
3.Письменная коммуникация вызывает меньше эмоциональных реакций, поскольку больше внимания уделяется сознательному восприятию информации[51].
В письменных сообщениях наглядно проявляются общая культура, грамотность, компетентность пишущего, что позволяет адресату составить представление о нем как о личности.
К недостаткам письменной коммуникации относят:
1.Восприятие сведений в сообщении напрямую зависит от качества его составления. Плохо написанные тексты, за которыми следуют многочисленные письменные и устные объяснения, делают конечное сообщение непонятным и путаным.
2.Отсутствует поддержка коммуникации невербальными средствами.
3.Необходимо учитывать затраты, связанные с осуществлением операций с сообщением (составление, получение, ознакомление, хранение и др.), – временные, финансовые, материальные[52].
В российской культуре делового общения предпочтение отдается устной форме общения, поскольку мы традиционно придаем большее значение информации, которая передается при непосредственном контакте; в западных компаниях важнейшей частью делового общения является письменная коммуникация.
Деловая письменная коммуникация – средство формирования профессионального имиджа и эффективный инструмент организации и поддержания деловых контактов. Специалисты в этой области Дж.М. Лейхифф и Дж.М. Пенроуз предлагают 10 правил, которым необходимо следовать для того, чтобы письменная коммуникация была эффективной.
1. Тактичность. При составлении текста необходимо:
· обращаться к личности, а не к категории;
· избегать указаний на пол. Одним из способов является использование множественного числа. Например: Служащие будут продвигаться по службе на основании их способностей и трудового стажа вместо Любой служащий будет продвигаться по службе, исходя из его способностей и трудового стажа;
· концентрировать внимание на восприятии получателя.
2. Персональность. При написании текста необходимо передавать позицию «вы», что означает необходимость сосредоточиться на нуждах и интересах вашего адресата, а не на своих собственных.
3. Позитивность. Эффективная письменная коммуникация должна иметь позитивный тон.
4. Энергичность, активность.
5. Цельность. В деловой корреспонденции каждое предложение должно содержать только одну мысль. При составлении предложения необходимо убедиться, что в нем нет нескольких не связанных друг с другом мыслей.
6. Связность. Сведения, изложенные в тексте, должны быть логически связаны.
7. Ясность. Эта особенность включает в себя выбор слов, структуры предложения и абзаца, а также общую организацию сообщения.
8. Краткость. В сообщении не должно быть многословных выражений, избитых фраз, ненужных повторений и абстрактных слов.
9. Удобочитаемость. Текст должен легко пониматься читающим.
10. Элементы унификации. Унифицированное сообщение свободно от двух недостатков – грамматических ошибок и проблем с форматом[53].
Главными признаками официально-деловой письменной речи являются регламентированность отношений между автором и адресатом, стандартизация и унификация, т.е. сведение документационного потока к единым формам и стандартам (единообразное размещение реквизитов на бланках, сокращение их форматов, применение трафаретных текстов и др.).
Стандарты: ГОСТ (межгосударственный); ОСТ (отраслевой); СТП (стандарт предприятий и учреждений), СТО (стандарт организации).
Главным текстовым продуктом деловой речи является документ– письменный деловой текст, имеющий юридическую (правовую) значимость. Документ – это средство закрепления различными способами на специальных материалах информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.
Документ – полифункциональный текст, у которого есть общие и специальные задачи. Общие функции документаследующие:
1) информационная: любой документ создается для сохранения информации;
2) социальная: документ порожден той или иной социальной потребностью;
3) коммуникативная: документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры;
4) культурная: документ – это средство закрепления и передачи культурных традиций, отражения этапов развития цивилизации.
Специальные функции документа:
1) управленческая: документ является инструментом управления;
2) правовая: документ – средство закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе;
3) исторического источника: документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества[54].
Цельюписьменного делового общения, целью документа является:
· привлечение внимания к проблеме, инициирование делового общения;
· информирование адресата;
· побуждение к действию;
· придание юридического статуса какому-либо событию;
· решение конфликтных ситуаций и т.п.
Каждый документ имеет обязательные элементы оформления – реквизиты. В реквизиты входят:
· наименование автора документа;
· наименование адресата;
· подпись;
· дата;
· номер документа;
· гриф утверждения;
· печать и др.
По композиционным особенностям деловые бумаги делятся на одноаспектные и многоаспектные. Структура аспекта: первая часть включает информацию об имевших место фактах, событиях; вторая часть называет желаемые или предполагаемые события, которые выражаются при помощи речевых действий, таких как просьба, предложение, требование.
Существуют несколько способов классификации документов официально-делового стиля:
· По отражаемым в них видам деятельности выделяют документы по общим и административным вопросам и документы по функциям управления.
· По месту составления выделяется внутренняя и внешняя документация.
· По содержанию документы делятся на простые (посвященные одному вопросу) и сложные.
· По форме документы бывают индивидуальные, трафаретные и типовые.
· По срокам исполнения – срочные и несрочные.
· По виду оформления – подлинные, копии, выписки и дубликаты.
· По происхождению – служебные и личные (именные).
Ко всем письменным деловым текстам предъявляются определенные требования:
· соответствие жанру документа;
· достоверность и объективность;
· точность, исключающая двоякое понимание текста;
· лаконизм формулировок (объем);
· стандартность языка;
· нейтральный тон изложения, прямой порядок слов;
· соблюдение норм официального этикета[55].
Для выполнения вышеназванных требований во всех жанрах письменных деловых текстов используются следующие лексические и грамматические средства, отличающие письменную деловую речь от других разновидностей речи:
· нетерминологические слова, употребляющиеся преимущественно в административно-канцелярской речи: надлежащий, вышеуказанный, вышеназванный, нижеподписавшийся, настоящий (= этот)…;
· отглагольные существительные: исполнение, нахождение, невыполнение, несоблюдение, проведение…;
· сложные предлоги: в целях (чего?), в отношении (чего?), в силу (чего?), в связи с (чем?), на основании (чего?), согласно (чему?), благодаря (чему?), вопреки (чему?)…;
· устойчивые словосочетания «прилагательное + существительное»: назначенное время, вышестоящие органы, установленный порядок, предварительная договоренность…;
· «расщепленные» сказуемые: оказать помощь / поддержку / содействие, произвести реконструкцию, провести расследование, поставить подпись, оказать влияние, выразить благодарность…;
· «нанизывания» родительного падежа в цепочке имен существительных: с целью получения новых результатов; для применения мер общественного воздействия…;
· страдательный залог: оплата гарантируется, документы прилагаются, предложение одобрено…
Данные языковые особенности характерны в целом для письменной деловой речи, однако у каждого письменного делового жанра существует своя специфика, которую необходимо рассмотреть отдельно.
В официально-деловом стиле выделяют личную документацию (автобиография, резюме, заявление, объяснительная записка и др.), организационно-распорядительную документацию (приказ, постановление, распоряжение, договор и др.), информационно-справочную документацию (акт, служебная записка, аналитическая записка, докладная записка и др.), официально-деловые письма, письменные сообщения (коммерческие письма, письмо-оферта (предложение), письмо-рекламация (претензия), письмо-запрос, информационное письмо, гарантийное письмо, письмо подтверждение, электронные письма и др.).
В нефтегазовой сфере, конечно же, можно встретить практически все из перечисленных видов деловых писем. Мы рассмотрим только те, которые наиболее часто используются в профессиональной коммуникации между инженерами, координаторами, супервайзерами и др. К такой документации относится прежде всего информационно-справочная документация и различные письма.
В информационно-справочной документации отражаются сведения о реальном положении дел в системе управления. К таким документам относятся:
1. Акт–документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события. Акт составляется при передаче материальных ценностей; списании пришедшего в негодность имущества; в случае несоответствия заявленных в сопроводительных документах ценностей, как приложение к рекламации и т.д.
Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной. В констатирующей части указывается распорядительный документ, на основании которого составляется акт; событие, действие, которое послужило причиной составления акта; номер акта и дата. Эта часть документа заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.
Например:
Составлен в 3–х экземплярах:
1–й экземпляр –
2–й экземпляр –
3–й экземпляр –
В основной части излагаются установленные факты, делаются выводы и формулируется заключение. Если акт составлен комиссией, то первым указывается ее председатель, фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса.
2. Служебная записка как самостоятельный вид документа отсутствует в общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД). При этом данный документ широко используется в деловой практике.
Служебная записка – информационно-справочный документ внутренней деловой переписки, принятый в компании. В отличие от докладной записки, она обеспечивает коммуникацию подразделений организации на горизонтальном уровне и составляется работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Служебная записка – инструмент коммуникации между структурными подразделениями учреждения либо сотрудниками, которые не находятся в прямом подчинении, поэтому обычно она направляется от одного руководителя к другому или от одного сотрудника к другому только в случае их равнозначного должностного статуса (в противном случае это будет докладная записка)[56].
Трафарет служебной записки
| _________ Кому _______ ______________________ Служебная записка «____» __________ 200__ г. №________ _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________. Наименование должности руководителя подразделения подпись И.О. Фамилия 123–45–67 (контактный телефон) |
Целью служебной записки является освещение каких-либо деловых вопросов, касающихся работы отдела или конкретного сотрудника, решение которых зависит от другого структурного подразделения компании либо сотрудника. Например, просьба о чем-либо, предложение чего-либо, инструкция, извещение и пр. Служебная записка, объясняющая причины невыполнения планов и направляемая в вышестоящее подразделение, становится объяснительной запиской.
Если в организации не ведется электронный документооборот, оформление служебной записки осуществляется на листе формата А4.
Необходимые элементы документа:
· «шапка», где указывается, кому она адресована (должность, фамилия, имя, отчество в дательном падеже);
· дата составления и номер служебной записки;
· наименование документа (Служебная записка);
· заголовок к тексту документа (говорит о предмете служебной записки);
· текст документа;
· должность составителя, подпись и расшифровка подписи – фамилия, имя, отчество автора служебной записки.
Пример служебной записки
| Исполнительному директору ООО «Влада» Петрову Сергею Витальевичу инженера по буровым растворам Машкова Александра Анатольевича Служебная записка от 30.09.2016 г. №2016–10–11111–ЦН О выдаче продукции Прошу Вас согласовать завоз реагентов на Южно-Тамбейское месторождение куст №25. Остаток неиспользованных реагентов будет возвращен на склад. Инженер Машков А.А. А.А Машков 8652-3201254 |
3. Докладная записка – информационно-справочный документ, который составляется на имя руководителя компании или вышестоящей инстанции, пишется либо по инициативе работника, либо по требованию руководства.
Цель составления – информировать руководство о сложившейся ситуации и побудить к принятию определенного решения.
Иногда докладная записка может носить просто информационный характер, т.е. информировать о завершении или ходе выполнения работ, задач.
Пример докладной записки
| Отдел координации Исполнительному директору ООО «РОСТИС» Петрову Сергею Витальевичу Докладная записка 10.10.2016 № 12 О некомпетентности сотрудника Довожу до Вашего сведения, что при бурении скважины на кусте №25 Южно-Тамбейского месторождения, инженер Иванов И.И. недобросовестно выполняет свои обязанности, допускает ошибки, которые затрудняют работу. Прошу рассмотреть вопрос об отстранении Иванова И.И. от работы. Координатор ООО «РОСТИС» подпись А.А. Машков |
В зависимости от адресата докладные записки могут быть:
· внутренними – направляемыми руководителю структурного подразделения или организации;
· внешними – адресуемыми в вышестоящие инстанции или руководящие структуры.
Внутренняя докладная записка подается руководителю, оформляется на простом листке бумаги, подписывается составителем.
Внешняя докладная записка оформляется на фирменном бланке организации.
Содержание докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей.
В первой части – констатирующей – излагаются причины, факты и события, которые послужили поводом для ее написания.
Во второй части – анализирующей – дается анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения.
Третья часть – резюмирующая – включает в себя выводы и предложения конкретных действий, которые необходимо предпринять. Анализирующей части в докладной записке может не быть, в этом случае записка состоит лишь из описания ситуации, выводов и предложений составителя записки[57].
Официальные письма.
Оформление писем должно соответствовать стандарту.
1.Деловое письмо составляется на фирменном бланке компании, где должны быть указаны обязательные реквизиты. Бланк включает логотип компании; наименование компании – отправителя письма (полное наименование, без сокращений и аббревиатур); адрес компании (кроме традиционных данных включает также контактный телефон, факс, название официального сайта компании, идентификационный номер налогоплательщика). В бланке могут указываться дата создания и регистрационный номер документа. Если письмо инициативное, бланк должен содержать присвоенный письму индивидуальный исходящий номер; если это письмо-ответ, – ссылку на номер и дату входящего документа.
Пример бланка делового письма
2.Письмо необходимо печатать с использованием полей: левое поле должно быть не менее 3 см (для подшивки документов), справа – не менее 1,5 см. Для официальной деловой переписки обычно применяют шрифт Times New Roman с 12-м размером шрифта и одинарным интервалом.
3.«Шапка» делового письма должна содержать наименование компании-получателя с указанием ФИО и должности лица-получателя (в правом верхнем углу). В левом верхнем углу под шапкой указывается дата написания и регистрационный номер (исходящий). Например: 21.05.02 № 01–07/111
Если деловое письмо является письмом-ответом, то в нем помимо исходящего номера необходимо дать ссылку на дату и номер инициативного документа, на который вы отвечаете. Ссылочную дату и номер перепишите из инициативного письма. Например: 27.06.02 № 01–07/113 на № 03–21/135 от 03.06.02.
По мере необходимости после даты и номера документа указывается его заголовок.
4.Деловое письмо должно содержать обращение к получателю письма. В ГОСТе Р 6.30-97 не нашел разрешения вопрос о правилах обращения к получателю документа. Наиболее часто употребляемыми формами обращения являются следующие:
Уважаемый Сергей Петрович!
Господин Титов!
Сергей Петрович!
Уважаемый господин Титов!
Уважаемый г-н Титов!
Уважаемая госпожа Петрова!
Уважаемые господа! (употребляется, когда неизвестны имена получателей письма).
Глубокоуважаемый товарищ Петров!
При обращении к должностным лицам высших и центральных федеральных органов власти, президентам (председателям) обществ, компаний, фирм, а также к духовным лицам различных вероисповеданий, допускается обращение с указанием должности без фамилии. Например: Господин Президент! Ваше Преосвященство!
5.В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.), т.к. должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации. При этом местоимение мы в деловом тексте обычно не пишется.
Допускается форма изложения текста от третьего лица единственного числа, например: Дирекция компании не возражает.
Форма изложения текста письма от первого лица единственного лица (прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможна в двух случаях:
· письмо оформляется на должностном бланке;
· письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.
В конце делового письма должны присутствовать данные отправителя (ФИО, должность, подпись).
6.Свидетельством того, что с письмом ознакомились, является резолюция руководителя, включающая указание или отношение к информации, число и подпись. Она ставится под углом в левой части письма, для чего на первой странице оставляют поля шириной не менее 5 см, а на последующих – не менее 2 см. Отношение к информации обычно выражается словами Согласен, Не согласен. Нередко можно встретить неопределенное Не возражаю.
Когда видишь такую резолюцию, а зачастую они следуют одна под другой, создается впечатление, чаще всего небезосновательное, что должностное лицо стремится уклониться от ответственности.
Резолюции, заключающие в себе указание, могут быть как общие, так и конкретные. Общие указания выражаются словами К руководству, К исполнению, К сведению. Конкретные указания формулируются в повелительном наклонении или неопределенной форме глагола и адресуются подчиненным лицам (одному или нескольким), например: Никифорову Ф.С. Срочно обеспечьте отгрузку товара. Однако императивный тон изложения резолюции недопустим, когдаон адресуется не подчиненным, а смежникам. После указания руководитель может выразить личное отношение к состоянию дел, например: Сидорову П.Н.! Прошу разобраться и доложить. На мой взгляд, следует обратить внимание на подбор кадров в группу обеспечения. Слово «прошу» смягчает приказной тон резолюции и придает оттенок уважения к исполнителю.
В тоже время резолюция, адресованная подчиненному, – это фактически распоряжение, указание, содержащее предписывающие действия. Поэтому недостаточно ограничиваться общими ремарками, тем более в виде вопросов Ваше мнение?, Ваши соображения? и т.п. Правильнее в таких случаях писать: Доложите ваше мнение по данному вопросу. или Прошу доложить о возможности решения вопроса.
Тон резолюции должен быть доброжелательным, без оскорблений и унижений. Юмор в деловых отношениях необходим, но ему не место в резолюциях, которые носят характер юридического императива. Резолюция – это не просто распоряжение. Она является показателем стиля руководства, по ней можно судить о степени оперативности, компетентности, характере должностного лица. Поэтому следует обращать внимание не только на содержание распоряжения, но и на его форму: стиль, язык, тон, оформление.
Ряд писем (письма-подтверждения, сопроводительные письма, некоторые информационные письма) не требуют развернутой резолюции. В таких случаях принято ограничиваться указанием исполнителя.
Писать Для ознакомления, Для сведения, Для исполнения, Для руководства, когда стоит фамилия исполнителя, не рекомендуется.Если письмо содержит несколько вопросов, то резолюция руководителя, ознакомившегося с письмом, может быть многократной, т.е. состоящей из нескольких резолюций по каждому или некоторым из вопросов, затрагиваемых в письме.
Умение наложить правильную, четкую, лаконичную резолюцию не только свидетельствует о высокой деловой культуре должностного лица, но и способствует более быстрому прохождению документов, решению содержащихся в них вопросов и, в конечном счете, – успеху дела[58].
Структура письма
Вступление.Делается для того, чтобы адресат сразу имел возможность получить четкое представление, о чем письмо.
Заголовок во вступлении – это тема письма, которая в краткой форме определяет его цель. Например: Касательно заказа на поставку запчастей, Об изменении цен на продукцию.
Обращение: лучше употреблять персональное обращение, по возможности постарайтесь узнать и указать фамилию либо должность адресата. Например: Уважаемый господин Волков!, Уважаемая Наталья Ивановна!, Уважаемый господин директор!, Уважаемые партнеры!
В обращении не принято употреблять инициалы адресата.
Цель письма – краткая формулировка основной причины, по которой отправляется данное деловое письмо. Например: Обращаюсь с письмом в связи с…, Согласно телефонному разговору…, Компания «Y» предлагает…, Доводим до Вашего сведения, что…
Основная часть– изложение основной сути делового письма. Основная часть должна состоять из нескольких взаимосвязанных между собой и выстроенных в логическом порядке предложений. Заканчивается этот раздел подведением итогов с выражением надежды, уверенности, извинения и т.п. – в зависимости от темы письма.
Заключение– вежливая подпись. Заключительные фразы зависят от темы письма и степени знакомства с адресатом. Например: С уважением…, Искренне Ваш… Под этими фразами указывается ваша должность и подпись – фамилия, имя, отчество. Если вы довольно хорошо знакомы с адресатом, можете просто написать: С наилучшими пожеланиями, Всего наилучшего без указания должности.
Пример бланка делового письма
Пример делового письма
| ЗАО «РОСТИС» Директору Ивановский пр., д.7, ЗАО «Цемент+» Г. Москва, 190050 И.И. Иванову тел./факс (495)310-56-28 ОКПО 25968456 ОГРН 1127600380785 ИНН/КПП 7807032114/781001002 На №125-12/10 от 12.11.2016 О задержке поставки реагентов Уважаемый Иван Иванович! Сообщаем Вам, что обязательства по контракту от 02.10.2016 №251 о поставке реагентов не выполняются. Напоминаем, что согласованный нами срок отгрузки итек две недели назад. Дальнейшая задержка поставки может привести к прекращению совметсной деятельности. Расчитываем на принятие Вами срочных мер. Просим о результатах сообщить . Директор (подпись) О.А. Петров И.К. Ельцов 310-56-30 |
Алгоритм составления письма
Используйте черновик.
1. Работа над вступительной частью.
1.1 Сформулируйте цель (например: склонить читателя к сотрудничеству).
1.2 Определите характеристики потенциальных адресатов (род деятельности; уровень образования; возраст аудитории; позиция в иерархии; компетентность).
2. Работа над основным содержанием.
2.1 Идеи. Запишите все идеи, даже те, в которых вы сомневаетесь. →Вернитесь к основной цели письма и особенностям потенциальных получателей. → Самые привлекательные идеи включите в окончательный список.
2.2 Фактический материал. Соберите фактический материал: конкретные примеры, данные исследований, результаты испытаний, отзывы потребителей и др. → Поработайте с внутренними документами вашей компании, просмотрите публикации в тематических изданиях и других СМИ. → Проведите анализ собранной информации, перепроверьте все факты.
2.3 Разделите содержание письма на вступление, основную часть и заключение.
2.4 Напишите предварительный вариант вашего послания.
3. Редактирование.
3.1 Убедитесь, что каждая тема была отражена в отдельном абзаце. Проверьте связность текста. Сделайте редакторскую правку.
3.2 Подготовьте окончательный вариант письма[59].
Компания ОАО «Лукойл»предъявляет следующие требования к деловой переписке: «Деловая переписка является наиболее распространенным видом деловой связи. К деловой переписке предъявляются более высокие, по сравнению с устной речью, требования точности, логичности, однозначности, грамотности. Умение работников вести переписку способствует созданию благоприятного впечатления о Компании в целом. В целях соблюдения требований деловой переписки необходимо соблюдать следующие правила:
1.Ясно представлять себе, о чем писать, как аргументировать и какой цели добиваться. При этом необходимо убедиться, что именно письмо является наиболее эффективным способом разрешения вопроса.
2.Логично и точно излагать мысль.
3.Все данные тщательно проверять и визировать.
4.Писать просто и понятно. Следует избегать многословия, штампов, неточностей, двусмысленностей, профессионализмов, ошибок и ненужных сокращений.
5.Проявлять вежливость и корректность.
6.При отправке письма почтой точно указывать почтовый адрес и индекс получателя.
7.При отправке электронного письма указывать вашу фамилию, имя, отчество, номер рабочего телефона.
8.При использовании электронной почты оставлять специальное сообщение о временном отсутствии и координаты для связи в случае производственной необходимости.
9.Сохранять конфиденциальность информации, указанной в полученном письме»[60].
ВОПРОСЫ И ЗАДАНИЯ
Задание 1.Изучите представленный в данном разделе материал и ответьте на следующие вопросы:
1.Какие преимущества имеет письменное сообщение перед устным?
2.Какие правила существуют для повышения эффективности письменной коммуникации?
3.Что такое официальный документ? Какие функции он выполняет?
4.Перечислите виды документов в официально-деловом стиле.
5.Какие виды официально-деловых документов преобладают в нефтегазовой сфере? Опишите их особенности.
6.Какие требования к оформлению официально-деловых документов предъявляют нефтегазовые компании?
Задание 2. Определите по названию документа целевое назначение данного речевого жанра:
· приказ, инструкция,
· докладная записка, объяснительная записка,
· уголовное дело, заявление, рекламация,
· отчет, справка, акт.
Аргументируйте свое суждение. Назовите признаки официально-делового стиля, общие для всех названных жанров.
Задание 2. Объясните, почему клише не просто допустимо, но необходимо при создании речевых жанров официально-делового стиля.
Задание 3. Прочитайте требования к деловой переписки, предъявляемые в компании ОАО «Лукойл». Соответствуют ли они основным общепринятым требования?
Задание 4. Составьте служебную, объяснительную, докладную записки.
Задание 5. Проанализируйте представленные акты. Найдите ошибки и исправьте их.
Список рекомендуемой литературы:
1.Демин Ю.М. Современное деловое письмо / Ю.М. Демин. – М., 2004.
2.Казакова О.А. Деловая коммуникация: учебное пособие / О.А. Казакова, А.Н. Серебренникова, Е.М. Филиппова; Томский политехнический университет. – Томск, 2013.
3.Кузин Ф.А. Культура делового общения: практич. пособие / Ф.А. Кузин. – М., 2011.
4.Лагутина Т.М., Щуко Л.П. Деловое письмо: справочник /Т.М. Лагутина, Л.П. Щуко. – СПб., 2013.
5.Семенов Л.С. Практика дипломатического протокола и этикета / Л.С. Семенов. – М., 2012.
6.Ягер Д. Деловой протокол: стратегия личного успеха: пер. с англ. / Д. Ягер. – М., 2010.