Обязательные атрибуты делового письма

Письмо принято делить на следующие части:

- сведения об отправителе: обычно содержатся в титуле бланка предприятия-отправителя (название, почтовый адрес, те­лефон, телекс, телефакс);

- внутренний адрес или адрес получателя;

- дата письма;

- вступительное обращение;

- собственно содержание письма;

- заключительная формула вежливости;

- подпись (или подписи) отправителя, желательно с расши­фровкой фамилии и указанием должности;

- ссылка на возможно направляемые приложением доку­менты.

Они располагаются налисте следующим образом:

ЗАГОЛОВОК (сведения об отправителе) ВНУТРЕННИЙ АДРЕС ДАТА ОТПРАВИТЕЛЯ ВСТУПИТЕЛЬНОЕ ОБРАЩЕНИЕ

ТЕКСТ ПИСЬМА

ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНАЯ ФОРМУЛА ВЕЖЛИВОСТИ ПОДПИСЬ УКАЗАНИЕ НА ПРИЛОЖЕНИЯ

Как правило, номера для ссылки адреса или для ссылки отправителя употребляются только в случае, если ранее была переписка по данному вопросу. В остальных случаях эти атрибу­ты в письмах к зарубежным партнерам указывать не следует.

ЗАГОЛОВОК (сведения об отправителе) может быть напеча­тан типографским способом на русском и английском языках.

ВНУТРЕННИЙ АДРЕС включает: фамилию адресата, дол­жность, название фирмы (без сокращений), ее адрес (дом, ули­ца), город, графство (в Англии) или штат (в США) и затем название страны.

В случае, если деловая переписка осуществляется посредс­твом телексов или телефаксов, указывают и их номера. Приме­ы написания внутренних адресов:

1. Mr. Russel Cheetham

Director of East European Department

The Wоrld Bank

1818 M.Street, N.W.

Washington, D.C. 20433 U.S.A

2. Mr. Arthur S. Obernayer

President

Amfrican Soviet Economic

Educational Television

239 Chestnut Street,

West Newton, Massachusetts, 02165 USA.

Tel: (617) 244-0180

Fax: (617) 244-2496

3. Messrs Smith & Co. Ltd.,

25 Leadenhall Street,

LondDn, E.C.

England

4. The Chairman

A. Smith & Co., Ltd.

25 Leadenhall Street,

London, E.C.

England

5. Mrs. John Long,

25 Leadenhall Street,

London, E.C.

England

6. Miss Mary Brown,

25 Leadenhall Street,

London, E.C.

England

Третий пример содержит обращение Messrs. (сокращено от фр. messieurs — господа), т.к. в названии фирмы имеются фамилии определенных лиц, а деловое письмо адресовано фирме без указания конкретного должностного лица.

Четвертый вариант употребляется, когда письмо адресуется должностному лицу в какой-либо организации или фирме и его фамилия неизвестна.

В пятом примере письмо адресовано замужней женщине. Причем после обращения Mrs. часто пишут имя мужа-адресата: John Long.

И, наконец, в шестом примере письмо адресовано незамуж­ней женщине с указанием имени и фамилии.

ДАТА ОТПРАВЛЕНИЯ ПИСЬМА располагается, как прави­ло, в правом верхнем углу и обозначается одним из следующих способов:

a) 16 th April, 1991

b) April 16 th, 1991

c) April 16, 1991|

Следует обращать внимание на правильное написание по­рядкового числительного при помощи цифр и окончаний: lat, 21st, 2nd, 22nd, 3d, 4th, 24th...

Месяц нужно писать словом, так как цифровое обозначение может быть понято по-разному.

Запомните следующую схему:

в Англии: в США:

6.10.91 10.6.91

день, месяц, год месяц, день, год

ВСТУПИТЕЛЬНОЕ ОБРАЩЕНИЕ. На левой стороне письма, на два-три интервала ниже внутреннего адреса, помещается всту­пительное обращение. Оно должно согласовываться с адресом.

ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНАЯ ФОРМУЛА ВЕЖЛИВОСТИ. На пра­вой стороне письма после основного текста помещается заклю­чительная формула; вежливости. Она должна согласовываться с характером' обращения. Как вступительная, так и заключитель­ная формулы пишутся с отдельной строки. Можно рекомендо­вать следующие формулы вежливости:

Строго официальное письмо

Вступительное обращение Заключительная формула

вежливости

Dear Sir Yours truly,

Gentlemen Yours very truly,

DearMadam Yours Faithfully.

Dear Sire,

Gentlemen Уважаемые господа

В первом случае после вступительного обращения ставится запятая (в Англии). Во втором—двоеточие (в США).

Менее официальное письмо

Вступительное обращение Заключительная формула

вежливости

Dear Mr. Smith Yours Sincerely

Dear Mrs. Brown Yours very sincerely

Dear Miss Brown

MyDearJohn Yours cordially

После формулы вежливости перед подписью ставится запя­тая. Она необходима перед этой формулой, если употреблено такое выражение, как, например:

I remain,

Youre sincerely,

John Brown.

ПОДПИСЬ помещается на правой стороне листа, сразу под заключительной формулой вежливости.

Если нужно указать должность лица, подписавшего письмо, то ее название печатается на машинке ниже подписи:

Yours truly,

Margaret Carson

Secretary

Женщина, подписывая письмо, ставит не только фамилию, но и имя полностью.

ПРИЛОЖЕНИЯ. Если к письму приложены какие-нибудь материалы, то в левом углу письма, ниже подписи, пишется слово (End.— прилагается) и указывается число приложений.

Если отправитель письма желает, чтобы оно было прочита­но определенным лицом, то перед вступительным обращением ставится надпись типа «Вниманию г-на Брауна»:

Attention of Mr. Brown;

For the Attention of Mr. Brown;

Attention: Mr. Brown.

Часто в деловых письмах дается краткое указание относи­тельно содержания письма. Оно помещается между вступитель­ным обращением и основным текстом и всегда подчеркивается. Все слова в этом указании, кроме артиклей, предлогов и сою­зов, пишутся с прописной буквы.

Например:

Dear Sirs,

Re: Lettefr of...

We have received your letter of...

Re — сокращение латинского выражения «in re» — по делу. Употребляется в значении «касательно, относительно».

На официальных пригласительных письмах после текста письма справа печатается сокращение R.S.V.P. (франц. Repondez s'il vous plait), что означает: «пожалуйста, пришлите ответ».

КОНВЕРТ. Адрес на конверте пишется так же, как и вну­тренний адрес. Над адресом крупным шрифтом печатаются сло­ва, указывающие на способ отправки (заказное, авиа, со срочной доставкой, до востребования и т.д.). Обратный адрес пишется в нижней части лицевой стороны конверта, а иногда на его обо­ротной стороне.

ОБЩИЙ ВИД ДЕЛОВОГО ПИСЬМА:

Заголовок

Внутренний адрес

Дата

Вниманию г-на

Вступительное обращение

Указание на содержание

Текст письма

Заключительная формула

Подпись

Указание на приложения

Следует обратить внимание, что указанный выше вариант делового письма является наиболее распространенным, однако не единственным. Возможны и другие варианты.

В случае, когда нужно, чтобы письмо передали какому-нибудь определенному лицу нераспечатанным, необходимо на­писать: для передачи.