Принципы управленческого контроля

Эффективное управление организацией невозможно без четко отлаженной системы контроля за результатами деятельности и про­цессами, протекающими внутри нее и во внешнем окружении.

Контроль является одной из основных функций управления.

Контроль - деятельность по формированию стандартов, проверке и оценке их исполнения, осуществлению корректирующих шагов.

По степени охвата объекта контроль может быть сплошным или выборочным (при проверке большой партии изделий объекты отби­раются и испытываются наугад), требовать или не требовать разру­шения последних, происходить в нормальном или усиленном режи­ме. Контроль осуществляется руководителем, специально назна­ченными для этого лицами (контролерами), а также самими работниками (самоконтроль).

Контролю подлежат, прежде всего, важнейшие характеристики производственного, технического, кадрового потенциала, финансо­вого состояния фирмы, промежуточные и конечные результаты вы­полнения плановых заданий, показатели расходования ресурсов, экономическая эффективность и качество, величина запасов и прочее.

Контроль решает в системе управления несколько задач:

1. Помогает изучить положение дел в организации и об­наружить в ее внутренней или внешней среде факторы, которые мо­гут оказать существенное влияние на ее деятельность.

2. Позволяет отследить нечетко выраженные тенденции развития, их направление, глубину и соответственно скорректиро­вать планы.

3. Помогает своевременно выявить неизбежные в работе любой организации нарушения и изъяны, ошибки, промахи и опера­тивно принять необходимые меры для их устранения.

4. Результаты контроля служат основой оценки и воз­награждения персонала.

5. Ориентирует, на что нужно обращать особое внимание в дальнейшем.

В процессе контроля могут иметь место объективные и субъек­тивные ошибки. К ним можно отнести контроль по случаю, не упре­ждающий отклонения, а осуществляемый им вдогонку; тотальный контроль, порождающий несамостоятельность и иждивенчество лю­дей; отсутствие информирования контролируемых о результатах; по­верхностный контроль из-за недоверия, например, за отлучками с рабочего места.

Контроль осуществляется в соответствии с определенными принципами:

1. Привлечение максимального числа сотрудников, то есть, прежде всего, контроль должен быть всеохватывающим, т. е. держать в поле зрения основные сферы деятельности органи­зации и процессы, протекающие в ней. Речь, разумеется, идет не о мелочности, требовании проверять все; это дорого и практиче­ски невозможно. Здесь нужен разумный подход, позволяющий вместе с тем получить полную и объективную картину происходящего.

Такой контроль не под силу одному человеку или даже небольшой группе людей. К нему нужно привлекать весь персонал органи­зации или его значительную часть, ибо лучший контроль — это само­контроль заинтересованных в результатах своего труда исполнителей.

2. Система контроля должна иметь четкую стратегическую направ­ленность, заданную приоритетами развития организации. Второсте­пенные сферы ее деятельности тщательно проверять целесообразно далеко не всегда, а некоторые и вовсе не имеет смысла, так как это отвлекает много сил и средств.

3. Направленность на предотвращение ошибок. Главная цель контроля не поиск, а предотвращение ошибок, что значительно дешевле. Поэтому контроль представляет собой неотъ­емлемый элемент процесса планирования на всех его стадиях.

4. Гибкость. Эффективный контроль должен увязываться не только с процес­сом планирования, но и с изменениями в структуре организации и системе управления ею, поэтому важным требованием, предъяв­ляемым к нему, является гибкость.

5. Своевременность. Контроль должен быть своевременным, позволять устранять на­рушения прежде, чем они примут опасные размеры, иначе он будет вечно опаздывать и окажется на практике бесполезным.

6. Экономичность. Важным требованием к системе контроля является экономич­ность. Последняя означает, что выгоды, приносимые контролем, должны превышать затраты на его проведение. Поэтому минимизи­руются все связанные с контролем издержки: на технические средст­ва, сбор, переработку и хранение информации. Отсутствие экономи­ческого эффекта от контроля свидетельствует о том, что он не улуч­шает степени владения руководством реальной ситуацией.

7. Индивидуализированность. Эффективный контроль индивидуализирован, нацелен на кон­кретные процессы, результаты, требует учета личных качеств людей, их положения, связей в коллективе.

8. Ориентированность на человека означает не только объектив­ность контроля, но и его доброжелательность, исключение какой бы то ни было слежки за людьми, поисков «козлов отпущения», созда­ние благоприятного морально-психологического климата. А это воз­можно лишь в условиях максимальной открытости, гласности его проведения.

В то же время желательно избегать чрезмерного контроля над людьми, тем более из недоверия к ним, ибо, кроме пустой траты средств и лишних эмоций, это ничего не дает. С другой стороны, слабый контроль, а тем более бесконтрольность являются признаком, свидетельствующим о безразличном отношении руководства к работникам и делам организации. Нужно иметь в виду, что возможность лишний раз побеседовать с руководителем, установить с ним тесный контакт, обсудить всевозможные проблемы соответствует же­ланию большинства исполнителей.

9. Наконец, контроль должен соответствовать характеру контролируемого процесса, а цель его — должна быть понятной всем.