Основные аспекты управленческого контроля
Выделяют экономический, политический, правовой, социально-психологический, организационный и информационный аспекты.
Экономический аспект.
В данном случае необходимо исходить из характеристики понятия «эффективности контроля». Эффективность контроля — это соотношение достигнутого результата к цели или достижение цели с наименьшими затратами времени, сил и средств. Степень эффективности тем выше, чем меньше усилий и средств затрачивается на достижение положительного результата.
При этом можно выделить контрольные черты, которым и должен обладать эффективный контроль:
— стратегическая направленность контроля. Контроль должен отражать общие приоритеты организации;
— ориентация на результаты;
— соответствие делу. Контроль должен соответствовать контролируемому виду деятельности;
— своевременность контроля. Система эффективного контроля — это система, которая дает нужную информацию нужным людям до того, как произойдет кризис;
— гибкость контроля;
— простота контроля. Контроль должен соответствовать потребностям и возможностям людей, взаимодействующих с системой контроля и реализующих ее;
— экономичность контроля.
Политический и правовой контроль.
Правовое регулирование осуществляется посредством применения законодательных норм. При этом следует учесть, что правовые нормы нередко отличаются от требований, предъявляемых к ним временем и условиями жизни.
В настоящее время политическое регулирование осуществляется на основе конституционных норм, «задающих правила игры» для государственного управления в целом, и контрольных действий государственных органов в частности.
Социально-психологический аспект.
Контроль, прежде всего, оказывает влияние на психологию людей. Сам факт существования контроля воздействует на их сознание и поведение, на их отношение к своим обязанностям.
Организационно-процедурный аспект.
В процедурном аспекте контроль предстает, во-первых, как деятельность по обработке данных с включением этапов сбора, обработки и хранения информации, во-вторых, как действия, операции и процедуры, выполняемые работниками контрольных органов.
Существует несколько подходов к выделению стадий процесса контроля.
Первый подход предполагает выделение следующих трех стадий:
— стадию констатации, т. е. установления, выявления фактического положения дел;
— стадию анализа, т. е. сравнения фактического положения с заданным режимом, намеченными целями и оценки характера допущенных отклонений;
— стадию разработки мер по корректировке управления, устранению отклонений.
Согласно другому подходу контроль включает в себя стадии установления нормативов, норм функционирования и измерения фактического результата исполнения, деятельности, сопоставления с намеченным и оценку полученных результатов, а также корректировку возникших отклонений.
Основные виды контроля
Контроль является фундаментальным элементом процесса управления.
Основными видами контроля по срокам осуществления являются следующие:
— предварительный;
— текущий;
— заключительный.
По форме осуществления все эти виды контроля практически идентичны, так как имеют одну и ту же цель, которая заключается в том, чтобы фактически получаемые результаты были как можно ближе к требуемым, но различаются они только временем осуществления.
Предварительный контроль.
Этот вид контроля называется предварительным, так как он осуществляется до фактического начала работ. Основными средствами осуществления предварительного контроля являются реализация определенной политики, процедур, правил и линий поведения. Прежде всего он применяется по отношению к трудовым, материальным и финансовым ресурсам.
Текущий контроль
осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Он производится в виде контроля работы подчиненного его непосредственным начальником. Текущий контроль не проводится одновременно с выполнением самой работы, а базируется на измерении фактических результатов после проведения работы.
Заключительный контроль
осуществляется после того, как работа закончена или истекло отведенное для нее время. Хотя заключительный контроль и осуществляется слишком поздно, чтобы реагировать на проблемы в момент их возникновения, тем не менее он имеет две важные функции. Одна из них состоит в том, что заключительный контроль дает информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Вторая функция состоит в том, чтобы способствовать мотивации.
- Власть в организации (на листике)
- Этапы установления контроля
Основные этапы контроля
В процедуре котроля имеется три четко разграниченных этапа:
— выработка стандартов и критериев;
— сопоставление с ними реальных результатов;
— принятие необходимых корректирующих действий.
На каждом этапе реализуется определенный комплекс различных мер.
Первый этап
процедуры контроля демонстрирует, насколько близко слиты функции контроля и планирования. Стандарты — это определенные цели, которые поддаются измерению и основываются на процессе планирования. Все стандарты, используемые для контроля, должны быть выбраны из многочисленных целей и стратегий организации.
Цели, которые могут быть использованы в качестве стандартов для контроля, отличают две важные особенности. Они характеризуются наличием временных рамок, в которых должна быть выполнена работа, и определенного критерия, по отношению к которому можно оценить степень выполнения работы. Определенный критерий и период времени называются показателями результативности. Он определяет то, что должно быть получено для достижения поставленных целей. Подобные показатели позволяют менеджеру сопоставить реально сделанную работу с запланированной и ответить на следующие важные вопросы: «Что мы должны сделать, чтобы достичь относительно запланированных целей?» и «Что осталось несделанным?»
Второй этап
процесса контроля состоит в сопоставлении достигнутых результатов с установленными стандартами. На этом этапе менеджер должен определить то, насколько достигнутые результаты соответствуют его ожиданиям.
Масштаб допустимых отклонений устанавливает руководство высшего звена. В пределах масштаба, отклонение полученных результатов от намеченных не должно вызывать тревоги.
Измерение результатов, позволяющих установить соблюдение стандартов, — наиболее трудный и дорогостоящий элемент контроля, так как любая система сбора и обработки информации относительно дорога. Стоимость проведения измерений зачастую бывает наиболее крупным элементом затрат во всем процессе контроля, и зачастую именно этот фактор определяет целесообразность контроля.
Для того чтобы система контроля действовала эффективно, необходимо довести до сведения соответствующих работников организации как установленные стандарты, так и достигнутые результаты. Подобная информация должна быть точной, поступать вовремя и доводиться до сведения ответственных за соответствующий участок работников в виде, позволяющем легко принимать необходимые решения и действия. На заключительной стадии этого этапа контроля должна быть дана оценка информации о результатах.
На третьем этапе
менеджер должен выбрать одну их трех линий поведения:
— ничего не предпринимать;
— устранить отклонения;
— пересмотреть стандарты.
Человеческие ресурсы являются неотъемлемым элементом контроля, как, впрочем, и всех других стадий управления. Поэтому при разработке процедуры контроля менеджер должен принимать во внимание поведение людей.
Контроль оказывает сильное влияние на организацию поведения системы. Неудачно спроектированные системы контроля могут сделать поведение работников ориентированным на них, т. е. люди будут стремиться к удовлетворению требований контроля, а не к достижению поставленных целей. Такие воздействия могут также привести к выдаче неверной информации.
Проблем, возникающих вследствие воздействия системы контроля, можно избежать, задавая приемлемые стандарты контроля, устанавливая двустороннюю связь, задавая напряженные, но достижимые стандарты контроля, избегая излишнего контроля, а также вознаграждая за достижение заданных стандартов контроля.
- Типы группового взаимодействия
В течение жизни человек полноценно функционирует в различных социальных группах, которые обеспечивают условия для самореализации личности в различных аспектах.
Группа (нем. Gruppe, итал. Gruppo, провалы, grop - "узел", groppar - связывать) - совокупность людей, объединенных общностью интересов, деятельности, а также совокупностью предметов, объединенных общностью признаков или свойств.
Впервые понятие "группа" встречаем в ХУП в. в среде художников и скульпторов. В XIX веке группа стала предметом широкого и осознанного научно-психологического интереса в России (К. Кавелин, П. Лавров, И. Михайловский, Г. Плеханов, А. Потебня и другие), Германии (В. Вундт, Г. Зиммель, Ф . Теннис), в Англии (Д. Милль, Г. Спенсер), Италии (С. Сигеле), Франции (Э. Дюркгейм, Г. Лебон, Г. Тарг), США (Ф. Гиддинс, Ч. Кули, Э. Росс, А. Смолл, У. Томас). В начале XX в. советские ученые В. Бехтерев. Н. Ланге, А. Залужный и их американские коллеги Ф. Олпорт, Ф. Трешер, У. Мак-Дугалл приходят к единому выводу, что взаимодействие с другими людьми и даже их присутствие - реальная или мнимая - существенно влияют на мысли, чувства и поведение человека. Исследования Э. Мэйо, Дж. Морено, М. Шерифа, К. Левина заложили основы современного понимания природы внутри- групповых процессов.
Ученые плодотворно работают над классификации социальных групп. Розризняеють пять типов социальных общностей: глобальный (человечество в целом); субглобальний (мегагрупы) социетальный - • отдельные общества и страны, их население, а в случае однородности национального состава - нации, субсоциетальний (большие группы); микрогруппы (малые группы).
В рамках нашего исследования будем рассматривать особенности взаимодействия в малых социальных группах. Известно, что к факторам возникновения малых социальных групп можно отнести необходимость решать некий комплекс общественных задач. Понятно, что в ходе их реализации четко очерчиваются особенности группового взаимодействия, которая заключается в совместной целенаправленной деятельности членов группы. Они должны выполнять определенные рабочие функции: обмениваться информацией, согласовывать свои действия с логикой трудового процесса, выполнять определенные требования. Это совокупность взаимоотношений, обусловленная объективными социальными отношениями, к которым человек привлекается независимо от ее симпатий-антипатий.
Такие отношения строятся по административным, технологическим или правовым принципам. Официально они фиксируются и охраняются социальными институтами, законодательством или хотя бы инструкциями и правилами и связанные с выполнением какой-то конкретного дела.
Как известно, формальная структура группы обеспечивает внешние коммуникативные связи, с помощью которых осуществляется общение людей в работе, учебе и других видах деятельности. Главными особенностями такой структуры, по мнению Яна Щепанского, являются: разделение труда и специализация функций; иерархия должностей; наличие системы координации действий; установление постоянных линий коммуникации и схематических способов передачи информации.
В социологии и социальной психологии подобные отношения называют по-разному: формальными или официальными, деловыми или функциональными. Соответственно и группы, объединенные такими отношениями, называют формальными или официальными. В организационном и функциональном аспектах они всегда связаны с организациями и группами более широкого уровня.
Очевидно, если существуют формальные группы, то есть и неформальные. Они возникают сами, без санкций общества как внутри формальной группы, так и вне ее. Главным стимулом их деятельности есть общее желание, интересы, потребности членов группы в общении, взаимные симпатии друг к другу. Выделение формальных и неформальных групп Элтона Мейо считается крупнейшим открытием теории человеческих отношений.
Кроме формальных-неформальных групп есть много типов групп:
Лабораторные-природные. Они специально создаются для выполнения экспериментальных заданий в лабораторных условиях, и группы, существующие в реальных жизненных ситуациях, имеют определенную историю, сложившуюся структуру, уровень развития.
Первичные-вторичные группы. Отличаются силой воздействия на личность, значимостью для члена группы, ролью в социализации личности. Первичные группы - это круг ближайшего окружения (семья, школьный класс, студенческая группа). Вторичные - это круг дальнейшего и более широкого окружения, где общение происходит не так интенсивно (школа, факультет, предприятие).
Закрытые-открытые группы. Информация об их деятельности доступна или недоступна для широкой общественности граждан. Государственные, частные учреждения, фирмы, организации могут рассматриваться как открытые, так и закрытые группы.
Группы членства - референтные. Выделение группы основывается на признании того, насколько она значима для лица в ориентации на определенные ценности, нормы и влияет на поведение человека.
А. Потапова различает еще и такие типы малых социальных групп: условные, реальные, формальные, неформальные, диффузные, ассоциативные, корпорация, коллектив, референтная, первичная, вторичная.
А. Коваленко и М. Корнев считают, что малые группы делятся на две разновидности: группы формирующихся НЕ сплоченные совместной деятельностью, и сформированы группы , или коллективы.
Ученые не пришли к согласию относительно количественного состава малой группы Так, Н. Власова считает идеальным размером группы - от 5 до 9 человек, максимально до 15 Существует другая точка зрения на эту проблему: начиная от 7--10 до 45 и более человек. Так, известный психолог Константин Платонов считает, что учебная или экскурсионная группа будет эффективной, если будет состоять из 20- 25 человек; оптимальное количество группы ученых, которые разрабатывают конкретную проблему и должны контактировать друг с другом и с руководителем - 5-7 человек; группы по изучению иностранного языка - 3 5 лиц и т.
Итак, группа как совокупный субъект деятельности и общения является тем центром, где пересекаются субъект-объектные связи лица, социальные и психологические детерминанты регуляции его поведения. Это делает группу сложным образованием, предопределяет ее функции, признаки и характер воздействия на личность. В общем плане "группу" А. Коваленко и М. Корнев рассматривают как конкретную общность людей, включенных в типичных для них видов и форм деятельности и объединенных системой отношений, поведение и деятельность которых регулируется общими целями, нормами, ценностями.
Н. Власова убеждена, что именно ценности группы объединены и улучшают взаимоотношения между членами группы. К ним она относит: чувство гордости за свою организацию (учреждение, фирму, предприятие и т.д.), стремление к достижению общей цели, заботу о прибыльности всех дел, коллективный труд, планирование работа, контроль результатов, профессиональный рост, позитивное отношение к нововведениям, внимательное отношение к заказчикам, честность. Мы разделяем точку зрения специалиста.
Когда мы говорим о взаимодействии в группе, необходимо учитывать влияние определенных тенденций, которые формируются в зависимости от статуса, роли и позиции, которую занимают субъекты общения. Это такие тенденции, как устремленность к зависимости, независимости, общения, замкнутости, "борьбы", избегание «борьбы». Каждая из тенденций имеет внешние и внутренние характеристики.
Итак, группа - это конкретное объединение лиц, включенных в типичных для них видов и форм деятельности, регулируются общими целями, нормами поведения, ценностями. Для субъектов общения важно определить, к какому типу группе они принадлежат, потому что это определяет общую стратегию общения. Кроме того, на групповое взаимодействие влияет лидер.
- Методы и санкции, применяемые для контроля
методы контроля.
Метод явного контроля, специфика которого в том, что:
А) контролирующая инстанция заранее извещает объект контроля о своих действиях;
Б) цели и задачи контроля четко сформулированы;
В) контроль осуществляется открыто;
Г) результаты контроля доводятся до сведения всех заинтересованных лиц
Метод неявного контроля – контроль осуществляется как бы между прочим, не вызывая к себе постороннего внимания людей и не отвлекая их от дел (контроль сотрудников со стороны непосредственного руководителя).
Метод скрытого (тайного) контроля –широко используется органами государственной безопасности
Метод тотального контроля – это контроль всех сторон деятельности человека, группы или организации. Используется при аттестации, аккредитации. Применим только как разовая акция к деятельности организации или работника.
Метод выборного контроля – контроль отдельных сторон деятельности, т.е. проверяются не все, а что-то по выбору
Метод стратегического контроля – охватывает только определенные стратегические пункты (оборона)
Метод предвосхищающего – нацелен на обнаружение возможных отклонений до их появления
Метод супервизорского контроля – супервизорство - особый метод контроля, используемый, когда специалист наблюдает за начинающим работником, и в случае необходимости готов оказать ему помощь или даже заменить его.
Различают четыре типа санкций: формальные позитивные, неформальные позитивные, формальные негативные и неформальные негативные санкции. Формальные позитивные санкции - это публичное одобрение со стороны официальных организаций, оформленное документами с подписями и печатями: премии, награждение орденами, званиями, продвижение по службе и т.п. Неформальные позитивные санкции - это публичное одобрение, не исходящее от официальных организаций: улыбка, комплимент, аплодисменты и т.п. Формальные негативные санкции составляют наказания, предусмотренные законами, указами, инструкциями, штраф, заключение под стражу, арест, отлучение от церкви и т.п. Неформальные негативные санкции - это наказания, не предусмотренные законом: пренебрежение, порицание, нотация, распускание слухов и клевета. Нормы и санкции составляют единое целое, если у какой-либо нормы отсутствуют соответствующие санкции, то норма теряет свою регулирующую силу. Выбор типа социального контроля и социальных санкций зависит не только от типа организации, но и от ее размера - чем больше организация, тем более формализовано управление.
- Основные подходы к изучению власти
Процессы управления в организации невозможны, если у руководителей отсутствуют прерогативы власти, или властные полномочия. Только используя властные полномочия руководителя, можно скоординировать действия работников, имеющих разные цели, потребности и интересы, осуществлять контроль за поведением, который необходим для организации, но далеко не всегда понимается и принимается рядовыми работниками.
Изучение властных отношений сталкивается со значительными трудностями, которые обусловлены в первую очередь различной трактовкой сущности власти. Термин «власть» связан с основным противоречием социологии, заключающемся в расстановке приоритетов — личность (взаимодействующие личности) и личностное сознание, коллектив (группа, организация) и коллективное сознание. Дополнительную сложность придает то, что основные положения подходов к определению сущности власти справедливы и теснейшим образом связаны между собой, однако часто несовместимы при решении практических задач использования власти. Данное противоречие отразилось в существовании трех основных подходов к определению сущности власти:
1) признание власти как неотъемлемого, имманентного личностного атрибута, существование которого обусловлено особенностями внутренней структуры личности;
2) трактовка власти как специфического типа межличностных отношений;
3) признание власти только как свойства социальной системы, когда она рассматривается как необходимый атрибут структуры организации, представляемой в виде социальной системы.