Тема 3. Организация и ее жизненная среда

Понятие организации и ее структура

Признаки организации

Классификация организаций

Внутренняя и внешняя среда организации и ее элементы

Законы организации

Содержание понятия «среда организации»

Организация – управленческая деятельность, направленная на обеспечение упорядочения процесса управления в целом.

Организовать – значит спланировать и определить функции и действия, необходимые для выполнения работы, а также объединить их в рамках рабочей группы или подразделения.

Единство людей, образующих коллектив, и условий их деятельности образуют организацию.

Условия эти могут быть самыми разными - мате­риальными (помещения, мебель, компьютеры); экономическими (денежные средства); правовыми (разного рода документы — прика­зы, инструкции, договоры).

Ор­ганизация преобразует на основе соответствующих технологий находящиеся в ее распоряжении материальные, трудовые, информацион­ные ресурсы и с помощью этого обеспечивает достижение целей входящих в нее лиц. В этом состоит ее главная функция.

Основным элементом организации, определяющим ее ха­рактер, основные цели, направленность развития, является коллектив. Ведь она — это, прежде всего, совокупность людей, а не вещей.

Расширение рыночных отношений ведет к усилению роли орга­низаций в жизни общества. Сегодня в большинстве случаев люди вступают в хозяйственные отношения между собой не от собственно­го имени, а как представители организации (они могут быть владель­цами, руководителями, сотрудниками).

Однажды возникнув, организация приобретает ту или иную сте­пень самостоятельности, позволяющую ей вступать в определенные отношения со своими создателями. В ее рамках создатели использу­ют организацию для достижения своих целей — извлечения дохода, занятия интересной, важной, престижной деятельностью, получения нужной информации, обеспечения власти, безопасности, социаль­ной защищенности.

Организация, в свою очередь, применяет возможности объеди­няемых ею людей для собственного укрепления и развития. Поэтому она ожидает от своих участников наличия определенных опыта, зна­ний, квалификации, признания своих целей и ценностей, активного участия в делах, исполнительности, ответственности, дисциплины, подчинения установившимся нормам поведения.

В идеале взаимоотношения между человеком и организацией должны быть сбалансированы. Но баланс может нарушаться в результате злоупотреблений с той и с другой стороны, когда либо орга­низация низводит людей до положения винтиков, либо люди исполь­зуют организацию в своих корыстных целях, наносят ущерб ее потен­циалу и репутации. В том и другом случаях результат оказывается одинаковым — организация ослабевает и перестает нормально вы­полнять свои функции.

Организация представляет собой единство функций и структуры. О функциях мы уже говорили — это задачи, которые она призвана решать. Основными среди них являются две — достижение цели соз­давших ее лиц и поддержание собственного существования.

Структура организации, то есть упорядоченное соотношение ее взаимосвязанных частей, существует в трех формах:

1. Техническая структура представлена совокупностью материаль­ных объектов и процессов (помещение, оборудование, условия труда, технологии), которые в единстве образуют базу остальных. Как пра­вило, их трудно изменить, поэтому техническая структура является жесткой.

В производственной организации она во многом определяет профессионально-квалификационный состав персонала, влияет на характер и содержание труда, связи между людьми.

2. Социальная структура образуется совокупностью самих ее участ­ников и связей между ними. Сюда включают формальные и нефор­мальные группы, должности, служебные и личные связи, ценности, нормы поведения, сферы влияния, линии подчинения и прочее. Все элементы социальной структуры являются изменчивыми, а потому называются мягкими.

3. Социотехническая структура — это совокупность рабочих мест, объединяющая работников пространственно и технологиче­ски. Она интегрирует жесткую техническую и гибкую социальную структуры.

Признаки организации

Как любое явление, объект или процесс, организация обладает рядом признаков.

1. Наличие цели, придающей смысл ее су­ществованию. Без цели нет и не может быть организации. Обычно цель состоит в удовлетворении потребностей входящих в нее людей. Она может достигаться непосредственно, а может и опосредованно, через удовлетворение потребностей окружающих. Например, фирма может получить доход только путем производства и продажи нужной обществу продукции.

2. Обособленность, прояв­ляющаяся в замкнутости внутренних процессов и наличии границ, отделяющих ее от внешнего окружения. Эти границы могут быть прозрачными или непрозрачными, материальными в виде стен и за­боров или виртуальными, основывающимися на разного рода правах, предписаниях и запретах.

3. Наличие связей между ее отдель­ными элементами. Эти связи бывают экономическими, технологиче­скими, управленческими, информационными, социальными и т. п. и обеспечивают единство всех ее частей.

4. Способность к саморе­гулированию, предполагающая самостоятельное решение тех или иных вопросов внутренней жизни и возможность по-своему, с учетом конкретных обстоятельств реализовыватъ внешние команды.

Такое саморегулирование осуществляется внутриорганизационным центром, координирующим деятельность участников, обеспечивающим их интеграцию, единство, а в конечном итоге — целостность организации. Таким центром может быть дирекция, правле­ние, инициативная группа или отдельное лицо.

5. Организационная культура, представляющая собой единство норм по­веления и ценностей коллектива, с одной стороны, и соответствую­щих материальных элементов — с другой. Культура организации счи­тается сегодня фактором конкуренции первого порядка.

6. Устойчивость, то есть способность функционировать и развиваться в условию внешних и внутренних возмущающих воздействий, сохраняя при этом равновесие

Устойчивость относится к структуре организации и к ее функци­ям. Поскольку структура составляет основу организации, струк­турная устойчивость первична. Она достигается за счет простоты и стабильности самой структуры, избыточности ресурсов, само­стоятельности участников организации, их постоянной готовности к изменениям и составляет основу механизма самоподдержки и са­морегуляции.

Классификация организаций

На организацию можно взглянуть с разных точек зрения — ее происхождения, взаимоотношения со своими участниками, клиента­ми, партнерами; механизма функционирования и прочих факторов. Рассмотрим этот вопрос подробнее.

Классификация организаций:

1. С точки зрения происхождения выделяют:

- естественные;

- искус­ственные организации.

Первые (естественные) вырастают как бы сами по себе и ориентированы на ре­шение собственных проблем создателей (клуб по интересам). Исходя из этого формируется их структура и распределяются ресурсы. Такие организации независимы, гибки, зачастую включают из­быточные в данный момент элементы (подразделения, должности, рабочие места). Координация действий участников может основы­ваться на взаимном соглашении. Это помогает им приспосабливать­ся к изменениям и придает большую устойчивость.

Искусственные организации (например, министерство) создают­ся по определенному плану для достижения заранее заданных извне целей. Последние определяют их структуру, включающую, как пра­вило, только необходимые звенья. Координацию обеспечивает еди­ный центр. Заданность цели и структуры приводит к тому, что на практике такие организации хотя стабильны и прогнозируемы, но недостаточно гибки, плохо приспосабливаются к переменам, а часто и нежизнеспособны.

2. По правовому положению:

- официальные;

- неофициальные, т. е. юридически неузаконенные.

Естественно возникшие организации поначалу обычно являются неофициальными, т. е. юридически неузаконенными. Связи между их участниками носят неформальный характер; иными словами, не предписаны заранее.

Однако со временем неофициальные организации приобретают пра­вовой статус, систему внутренних норм и регламентов и таким обра­зом, формализуются. А в недрах официальных возникают неофици­альные группы и складываются неформальные отношения в виде совокупности незапрограммированных контактов, основанных на добровольном выборе партнеров (неформальные организации).

3. По характеру внутренних контактов:

- официальная (формальная);

- неофициальная (неформальная),

Формальные и неформальные организации в совокупности образуют реальную организацию.

Социологи выделяют два вида неформальных организаций. Во-первых, неформальную, которая помогает решать задачи фор­мальной способами, отличными от официально предписанных. Дело в том, что все необходимые действия членов организации нельзя за­ранее предусмотреть. Поэтому в случае затруднений, чтобы работа не остановилась, люди часто вынуждены вступать в не предусмотрен­ные регламентами, хотя и не запрещенные, личные контакты. Такие контакты как раз и образует неформальную организацию как совокупность неформальных деловых связей, дополняющих формальные. Во-вторых, существует психологическая неформальная организа­ция. В ее рамках люди удовлетворяют свою потребность в общении, а также оказывают помощь и осуществляют поддержку, которые им не оказывает администрация. Такая организация принимает вид не­формального коллектива, не имеющего деловой (или, говоря науч­ным языком, инструментальной) направленности.

Большинство людей одновременно пребывают в формальной и неформальной организациях. В результате они одновре­менно находятся под воздействием, с одной стороны, официальных требований администрации, а с другой стороны, неформального кол­лектива. Если эти требования совпадают или не противоречат друг дру­гу, человек станет охотно поддерживать официальную линию. Но в случае их несовпадения, предпочтение, как правило, будет отдаваться неофициальным организациям, несмотря на возможную серьезную конфронтацию с администрацией.

Как правило, ни одна организация не может быть только формаль­ной или только неформальной — это ее крайние формы, а на деле она содержит как те, так и другие элементы. В зависимости от ситуации доля формальных и неформальных отношений постоянно колеблется. Одна часть организации функционирует на базе преимущественно формальных принципов (например, бухгалтерия); другая — нефор­мальных (научные, маркетинговые и иные подразделения).

4. С точки зрения особенностей взаимоотношений с участниками выделяются:

- унитарные;

- плюралистические орга­низации.

Унитарные (от лат. unitas — единство) организации представля­ют собой сплоченную команду, работающую ради достижения це­лей, заданных извне. Единство, направленность действий и дисци­плина поддерживаются здесь с помощью жесткой власти, подавле­ния инициативы, ограничения свободы людей, их идеологической обработки.

Плюралистическая (от лат. pluralis — множественный) организа­ция представляет собой добровольное объединение участников, за­интересованных в собственной выгоде, достигаемой через общую. Поэтому в их рамках имеет место преимущественно взаимодействие, основанное на договорах и соглашениях, а власть используется для координации деятельности самостоятельных участников.

5. По отношению к своим членам выделяют организации:

- первичные;

- вторичные.

Первичность означает, что организация для объединяемых ею людей выступает как нечто внешнее, возникшее и существующее независимо от них. Включаясь в уже действующую организацию, люди признают ее главенство над собой, невозможность влиять на решение принципиальных вопросов; подчиняются ее требованиям и правилам. Примером первичной организации может служить армия.

Вторичные организации создаются самими участниками. Последние наделяют их опреде­ленными правами и ресурсами, устанавливают «правила игры», кото­рым сами на определенных условиях готовы подчиняться. Такие ор­ганизации существуют как корпоративные и ассоциативные.

К корпоративным относятся те организации, члены которых готовы для достижения своих целей временно жертвовать своей независимо­стью. Организация согласовывает индивидуальные цели и способствует их реализации путем подчинения общей цели, формально выступаю­щей как цель самой организации. Примером является акционерное об­щество, руководство которого в промежутке между общими собрания­ми диктует участникам свою волю. В то же время на самом собрании уже сами участники определяют судьбу организации.

Организация ассоциативного типа создается для повседневной координации деятельности без потери ими независимости участни­ками. Поэтому решения здесь принимаются со всеобщего согласия, в соответствии с чем происходит и распределение имеющихся ресур­сов. Примером такой организации является ООН.

6. Исходя из особенностей взаимодействия отдельных элементов организации подразделяются на:

- механистические;

- органические.

Первые (механистические) характеризуются незыблемостью границ, преобладанием жестких вертикальных связей, официальным характером отноше­ний, всесторонней регламентацией и запрограммированностью дея­тельности. Они напоминают технические устройства, например ча­сы. Такая модель эффективна в условиях стабильной, предсказуемой среды при решении простых, повторяющихся задач. Механистическими по своей сути являются все государственные организации, а также крупные и средние фирмы, функционирующие в традиционных отраслях экономики, слабо подверженных воздействию НТР и конкурентной борьбы.

Органическим организациям свойственны размытость границ, значительная самостоятель­ность отдельных звеньев, их широкая специализация, немногочислен­ность правил и процедур, свобода выбора вариантов деятельности, оценка ее результатов на основе реального рыночного эффект, а не централизованно установленных показателей, преобладание нефор­мальных отношений. Такие организации лучше механистических взаимодействуют с окружением и приспосабливаются к постоян­ным изменениям в нем. Обычно они связаны с научными исследо­ваниями, разработками, внедрением их результатов в практику.

В то же время на практике в зависимости от характера производ­ственной и хозяйственной деятельности, традиций, способностей коллектива и руководства часто имеет место разумное сочетание обе­их форм.

7. По целям можно говорить о:

- деловых;

- общест­венных организациях.

Деловые организации — фирмы, учреждения, ассоциации и прочие, которые создаются для достижения конкретной так называемой ин­струментальной цели, связанной с реализацией общественных интересов. Это обеспечивает удовлетворение потребностей и самих членов организации. Например, корпорация, продав товары и услу­ги, нужные обществу, получает средства для выплаты заработной платы работникам и дивидендов акционерам.

Общественные организации предназначены для удовлетворения по­требностей своих участников во взаимопомощи, общении, самовыра­жении. Иногда их цели ориентируются на создание новых об­щественных ценностей (экологическое движение, борьба за мир).

Эффективность разных типов организаций определяется тем, на­сколько она способствует достижению стоящих целей при миними­зации затрат и разного рода неблагоприятных последствий.

В 1980-х гг. американские исследователи Т. Питере и Р. Уотермен выдвинули положение о том, что современная организация должна отвечать трем требованиям:

1) быть результативной, с точки зрения бизнеса,

2) регулярно обновляться,

3) осуществлять профилактику стаг­нации (застоя).

Основой этого, по их мнению, являются три «стол­па»: устойчивость, ломка традиций и предприимчивость.