Назначение и виды визитных карточек
Еще несколько лет назад визитные карточки были у нас ред-костью. Им просто не было места в жесткой, регламентированной административно-командной системе управления. Сейчас визит-ные карточки получают все большее распространение, посколь-ку они являются обязательным атрибутом при установлении де-ловых отношений с представителями фирм, особенно при первых встречах. Визитные карточки активно применяются на Западе.
В некоторых странах, таких, как Япония, Китай, Корея и Гонконг, они в большинстве случаев заменяют любой документ.
Основное назначение визитных карточек – представление де-ловых и официальных лиц друг другу при первом знакомстве. Их также можно использовать для информирования о своем су-ществовании лиц, в контактах с которыми вы заинтересованы. Это своего рода заочное представительство, мягкая, ненавязчи-вая форма проявления вашего интереса к адресату. Визитные кар-точки используют также для поддержания контактов (поздравле-ния с праздником или иным событием, выражения признатель-ности, благодарности, сопровождения подарка, сувенира, цветов, выражения соболезнования).
Визитные карточки печатаются на плотной белой бумаге или на тонком картоне в форме небольшого прямоугольника на рус-ском языке, а на обороте – на английском, французском или на языке страны пребывания. В ней надо максимально полно указать не только свою должность (не «заместитель директора», а «заме-ститель директора по финансовым вопросам»), но и реальную сферу интересов, полномочия; обязательно должны быть указа-ны почтовый адрес фирмы, номер телефона, факса и телефакса, а также телефон секретаря. Маленькая и вполне невинная хитрость
Глава 5. Письменные и электронные виды делового общения
заключается в том, что при наличии на карточке 2-3 телефонов у иностранцев создается впечатление, что они имеют дело с солид-ной фирмой, обладающей большим штатом сотрудников.
Из визитных карточек, полученных ранее, можно узнать не-которые сведения о партнерах. Например, если фирма имеет соб-ственное здание, а не арендует помещение, это признак финансо-вой прочности. С другой стороны, если фирма, арендуя офис, за-нимает весь этаж в шикарном деловом небоскребе в центре горо-да – это одно, а если она ютится где-то на задворках, хотя и в соб-ственном доме, – это совсем другое. Наличие на карточке номе-ров внутренней связи указывает на то, что у компании есть соб-ственный коммутатор, а это свидетельствует о многочисленности ее персонала и, значит, о солидности.
Существует большое количество видов визитных карточек.
Назовем лишь наиболее распространенные.
Стандартная карточка. Фамилия,имя и отчество печатаютсяпрописным шрифтом, должность – строчными буквами. Обычно указываются адрес фирмы и телефон (в том числе и домашний). Иногда указываются телекс и факс. Этот вид карточки использу-ется при состоявшемся знакомстве.
Карточка для специальных и представительских целей. Ука-зываются адрес и телефон фирмы. Если вам вручают такую кар-точку, значит, ее владелец не настроен на продолжение контакта. Он просто представляет себя. Не просите его написать свои ко-ординаты: если бы он хотел их дать, то вручил бы вам другую визитную карточку. В отдельных случаях карточку для специ-альных и представительских целей можно получить и от хоро-шо знакомого партнера, когда он посылает вам сувенир с этой карточкой, имея в виду, что его координаты вам хорошо из-вестны.
Карточка фирмы. Используется для поздравления от именифирмы. Например, в День независимости (национальный празд-
Деловая этика
ник США) от имени вашей фирмы вы посылаете корзину цветов в фирму вашего партнера и вкладываете такую карточку.
Можно также встретить карточки с фотографией. Бывают кар-точки, сложенные как книжки, с указанием того, как проехать к фирме, где производится парковка автомобилей и т. п.
В менее официальных случаях и в зависимости от характера отношений с адресатом на визитных карточках делаются и дру-гие надписи, обязательно в третьем лице. Например: «Благодарит за новогоднее поздравление», «Поздравление с национальным праздником», «Благодарит за внимание», «С наилучшими поже-ланиями» и т. д.