Диалогические жанры устной научной речи
Дискуссия– свободное публичное обсуждение какого-либо спорного научного вопроса.
Научная беседа – научное сообщение, доклад, сопровождаемый обменом мнениями, обсуждением научных проблем с собеседниками. Основная цель данного жанра - передача информации собеседникам для пробуждения у них интереса к новой проблеме (информативная беседа) или знакомство собеседников с новой темой (беседа-лекция).
ВОПРОСЫ И ЗАДАНИЯ
Задание 1.Изучите представленный в данном разделе материал и ответьте на следующие вопросы:
1.Какие особенности имеет устная научная речь?
2.Какие виды устной научной речи важны для Вас? Почему?
3.Какие разновидности и формы устной научной устной речи вы знаете?
4.В чем заключаются особенности ситуации устного научного общения?
5.Что представляет собой устный ответ студента по теме и ответ-доказательство?
6.Что представляет собой научный доклад как жанр? Расскажите об этапах подготовки к докладу. Какова его структура?
7.Расскажите о требованиях к докладу?
8.В чем специфика стендового доклада? Расскажите о его структуре и требованиях к нему.
9.Чем научное сообщение отличается от доклада?
10.Что такое рецензия? Какова ее общая структура?
11.Каковы общие требования к выступлению на защите курсовой работы и ВКР? Какова общая структура защитного слова? Какие рекомендации даются для выступающих?
12.Что такое лекция? Дайте ей характеристику. Какие лекции бывают? Какова структура данного устно-научного жанра?
13.Каких рекомендаций нужно придерживаться при конспектировании лекций?
14.Когда вы фиксируете основные положения лекции, как вы это делаете? Оцените себя как слушателя (в каких ситуациях вы настроены или не настроены на восприятие лекции? Что помогает или что мешает вашему восприятию информации? Какие из рекомендаций конспектирования вы выполняете?).
15.Дайте определения дискуссии и научной беседе как диалогическим жанрам устной научной речи.
Задание 2.Прослушайте несколько устных ответов учащихся вашей группы по заданным темам и проанализируйте их с точки зрения содержания, структуры и языкового оформления. Оцените их, мотивируйте свою оценку.
Задание 3.Найдите в научных журналах, газетах или СМИ интересные для учащихся вашей группы статьи научно-популярного характера. Подготовьте на их основе устное реферативное сообщение на 2–3 минуты. Выступите с ним перед одногруппниками.
Задание 4. Переработайте текст какой-либо научной статьи по специальности в текст сообщения. Запишите этот текст. Выступите с сообщением в аудитории.
Задание 5.Самостоятельно сформулируйте интересную для вас тему научной работы. Составьте введение потенциального научного исследования.
Задание 6. Выполните практикум по нормам русского языка.
1.Расставьте ударение в словах.
Ободрить, казаки, километр, гнала, кухонный, набело, начатый, согнутый, новорожденный, облегчить, оптовый, подняла, подростковый, сорит, свекла, симметрия, сироты, баловать, сливовый, творог, убыстрить, хозяева, догмат, давнишний, форзац, коклюш, щавель, туфля, танцовщица, бармен, благовест, украинский, ходатайство, афера, столяр, присовокупить, завидно, принудить, христианин, звонишь, исчерпать, красивее, ракушка, баловень, кровоточащий, включишь.
2.Расставьте знаки препинания.
1. У меня сегодня много дела надо память до конца бить надо чтоб душа окаменела надо снова научиться жить. (Ахм.) 2. И Базаров и Аркадий ответили ей безмолвным поклоном сели в экипаж и уже нигде не останавливались отправившись домой в Марьино куда и прибыли благополучно на следующий день утром. (Тург.) 3. Кроме чаек в море никого не было (М.Г.) 4. В соседств со сводками говорившими о продолжавшихся приграничных сражениях эти заметки приобрели пожалуй даже успокоительный характер. (Сим.) 5. Бежать нельзя вокруг винтовки. (Сев.) 6. Он шел низко сгибаясь и считая про себя оставшуюся до привала последнюю тысячу шагов. (Сим.) 7. Поэт в России больше чем поэт. (Евт.) 8. Свет появлялся у далекого леса как белая звезда медленно полз навстречу погасал за бугром потом снова возникало серебряное его свечение и было слышно ночное спокойное журчание мотора. (Пауст.) 9. Это уже из одного того было видно что если и поступал в число воспитателей свежий сильный человек с самыми искренними и гуманными намерениями то спустя два года если только он сам не уходил раньше он опускался и махал рукой на прежние бредни. (Купр.)
Список рекомендуемой литературы:
1. Введенская Л.А., Черкасова М.Н. Русский язык и культура речи: учебное пособие / Л.А. Введенская, М.Н. Черкасова. – Ростов-на-Дону, 2004.
2. Зверева Е.Н. Основы культуры речи: теоретический курс / Е.Н. Зверева. – М., 2008.
3. Маслов В.Г. Культура русской речи / В.Г. Маслов. – М., 2010.
4.Плещенко Т.П., Федотова Н.В., Чечет Р.Г. Стилистика и культуры речи: учебное пособие / Т. П. Плещенко, Н. В. Федотова, Р. Г. Чечет. –М., 2001.
5. Русский язык и культура речи: учебник для бакалавров / Под ред. В. И. Максимова, А. В. Голубевой. – М., 2013.
6. Русский язык и культура речи: учебник / Под ред. проф. В.И. Максимова. – М., 2001.
7. Шупенина В. И. Культура речи: учебное пособие / В.И. Шупенина. – Омск, 2005.
Тема 25. Правила подготовки и проведения деловых переговоров в нефтегазовой сфере
Цель:научить правильно подготавливать и проводить деловые переговоры.
Знания и умения, приобретаемые студентом в результате освоения темы практического занятия, формируемые компетенции и их части:знание основных стадий, принципов и приемов успешных переговоров.
Актуальность темы заключается в том, что деловые переговоры – это неотъемлемая часть профессиональной коммуникации и делового общения. Они обладают сложной структурой. Каждая стадия переговоров имеет определенные особенности, которые необходимо знать и правильно применять на практике для успешного общения.
ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ
Чтобы достигнуть какой-либо цели в деловой сфере, человеку необходимо обменяться мнениями с коллегами или деловыми партнерами, то есть вступить в переговоры. Одни переговоры могут иметь горизонтальную структуру коммуникации – переговоры в равных условиях, а другие – вертикальную – переговоры между подчиненным и руководителем.
Независимо от структуры коммуникации любые переговоры состоят из трех основных стадий (Рисунок 25.1.), которые в свою очередь состоят из нескольких этапов.
Рисунок 25.1.Стадии переговоров
Стадия подготовки переговоров предусматривает осуществление следующих этапов (Рисунок 25.2.).
Рисунок 25.2. Стадия подготовки переговоров
Стадия процесса переговоров включает следующие этапы (Рисунок 25.3.).
Рисунок 25.3. Стадия процесса переговоров
Стадия достижения согласия включает следующие этапы (Рисунок 25.4.).
Рисунок 25.4. Стадия достижения согласия
Приведем некоторые правила техники ведения переговоров.
1.Придерживаясь правил этикета, следует избегать высказываний, унижающих партнера. В крайнем случае – лучше прервать переговоры (но не делать негативных оценок).
2.Не игнорируйте мнение собеседника. Диалог эффективен только при умении слушать. Значительно снижают результат высказывания, которые вытекают из мыслей самого слушающего, не затрагивая мысли или чувства, выраженные собеседником, то, что говорит партнер, не принимается во внимание, его высказываниями пренебрегают.
3.Не допускайте назойливых выспрашиваний. Если собеседник задает партнеру вопрос за вопросом, явно стараясь разузнать что-то, не объясняя свои цели, установите с ним цели и задачи переговоров или объявите перерыв для консультации с руководством.
4.Не следует делать замечания в ходе беседы. В ходе разговора собеседник часто пытается направить ход переговоров в нужное ему русло.
5.В ходе переговоров допускаются уточнения. Если вы неверно определили то, что является главным, говорящий имеет возможность поправить вас.
6.Не допускайте перефразирования, так как перефразирование может заключать в себе новую расстановку акцентов, обобщение или повторение только тех слов партнера, в которых заключено главное противоречие или главная идея.
7.Следует развивать мысль партнера только в заданных рамках. В противном случае это переходит в игнорирование. Развивая мысль партнера, можно добавить то, что готов был сказать партнер, но не сказал. Можно вывести следствие из слов партнера, уточнить то, что он имел в виду.
8.Не допускайте влияния своего эмоционального состояния на ход переговоров, ибо ваше состояние в данной ситуации хорошо сочетается с техникой перефразирования.
9.По этой же причине не допускайте описания эмоционального состояния партнера.
10.Правильно выбирайте момент подведения промежуточных итогов. Это уместно после особенно длительной реплики партнера.
Иногда переговоры ведутся нечестно. Для этого используются обман и тактика позиционного нажима.
Обман – наиболее распространенный трюк – заведомо ложные утверждения по поводу достоинств предмета договора. Если у вас появились сомнения, проверяйте факты, но позаботьтесь, чтобы это не воспринималось как выпад против личности партнера. В этом состоит важный принцип переговоров по существу дела – ведение переговоров за рамками доверия-недоверия.
Целесообразно обсудить случаи возможного невыполнения договора и предусмотреть их последствия. Например, у вас нет уверенности, что вторая сторона выполнит свои обещания в намеченный срок, тогда вы можете обсудить возможность 50%-ного сокращения стоимости заказанного товара или услуги.
Тактика позиционного нажима чаще всего выражается в отказе от переговоров или угрозе их прекратить. Выходом из ситуации может явиться предложение обсудить причины такого поведения партнера. Если это уловка, целью которой является принуждение вас к серьезным уступкам, а не действительное расхождение интересов, то конструктивным выходом может стать ваша принципиальная позиция, демонстрирующая несогласие вести переговоры на каких-либо предварительных условиях. Тем более, что как правило переговоры на таких условиях ставят вас в заведомо невыгодное положение.
Применяемая иногда опытными переговорщиками тактика усиления требований заключается в том, что, когда обсуждение закончено и все вопросы решены, партнер вновь к ним возвращается, увеличивая требования. Если это происходит неоднократно, и вы чувствуете завуалированные тактические приемы, имеет смысл указать партнеру, что вы понимаете ситуацию и можете прервать переговоры.
В заключение приведем правила, которые помогают убедить партнера по переговорам.
1.Очередность приводимых аргументов влияет на их убедительность. Наиболее убедителен следующий порядок аргументов: сильные – средние – самый сильный (козырная карта).
2.Для получения положительного решения по важному для вас вопросу поставьте его на третье место, предпослав ему два коротких, простых, приятных для собеседника вопроса, на которые он легко ответит.
3.Не загоняйте партнера в угол. Дайте ему возможность «сохранить лицо».
4.Убедительность аргументов в значительной степени зависит от имиджа и статуса убеждающего.
5.Не загоняйте себя в угол, не понижайте свой статус.
6.Не принижайте статус партнера.
7.К аргументам приятного нам партнера мы относимся снисходительно, а к аргументам неприятного – с предубеждением.
8.Желая переубедить, начните не с разделяющих вас вопросов, а с того, в чем вы согласны с партнером.
9.Будьте хорошим слушателем.
10.Проявите эмпатию – способность к постижению эмоционального состояния другого человека в форме сопереживания.
11.Проверяйте, правильно ли вы понимаете партнера.
12.Избегайте слов, действия и бездействия, способных привести к конфликту.
13.Следите за мимикой, жестами и позами своими и партнера.
14.Покажите, что предлагаемое вами соответствует каким-то интересам партнера.
ВОПРОСЫ И ЗАДАНИЯ
Задание 1.Изучите представленный в данном разделе материал и ответьте на следующие вопросы:
1.Что собой представляют деловые переговоры?
2.Из каких стадий состоят переговоры?
3.Опишите стадию подготовки переговоров.
4.Опишите стадию процесса переговоров.
5.Опишите стадию достижения согласия.
6.Перечислите правила техники ведения переговоров.
7.Какие приемы используются при нечестном ведении переговоров?
8.Приведите правила, которые помогают убедить партнера по переговорам.
Задание 2. Пройдите тест «Умеете ли вы вести деловые переговоры?»
1.Бывает ли, что вас удивляют реакции людей, с которыми вы сталкиваетесь в первый раз.
2.Есть ли у вас привычка договаривать фразы, начатые вашим собеседником, т.к. вам кажется, что вы угадали его мысль, а говорит он слишком медленно?
3.Часто ли вы жалуетесь, что вам не дают всего необходимого для того, чтобы успешно закончить порученную вам работу?
4.критикуют мнение, которое вы разделяете, или коллектив, в котором вы работаете, возражаете ли вы (или хотя бы возникает у вас такое желание)?
5.Способны ли вы предвидеть, чем вы будете заниматься в ближайшие 6 месяцев?
6.Если вы попадаете на совещание, где есть незнакомые вам люди, стараетесь ли вы скрыть ваше мнение по обсуждаемым вопросам?
7.Считаете ли вы, что в любых переговорах всегда кто-то становится победителем, а кто-то обязательно проигрывает?
8.Говорят ли о вас, что вы упорны и твердолобы?
9.Считаете ли вы, что на переговорах всегда надо запрашивать вдвое больше того, что вы хотите получить в конечном итоге?
10.Трудно ли вам скрыть свое плохое настроение, например, когда вы играете в карты и проигрываете?
11.Считаете ли вы необходимым возразить по всем пунктам тому, кто на совещании высказал мнение, противоположное вашему?
12.Неприятна ли вам частая смена видов деятельности?
13.Заняли ли вы ту должность и получили ли ту зарплату, которые наметили для себя несколько лет назад?
14.Считаете ли вы допустимым пользоваться слабостями других для достижения своих целей?
15.Уверены ли вы, что можете легко найти аргументы, способные убедить других в вашей правоте?
16.Готовитесь ли вы старательно к встречам и совещаниям, в которых вам предстоит принять участие?
Ответы
Запишите себе по одному очку за каждый ответ, совпавший с данными ниже:
| 1, 2, 3, 4, 6, 7, 9, 14, 15, 16 – нет | 5, 8, 10, 11, 12, 13 – да |
0–5 баллов –Вы не рождены для переговоров. Лучше всего вам подобрать себе работу, где от вас этого и не потребуется.
6–11 баллов –Вы хорошо умеете вести переговоры, но есть опасность, что вы проявите властные черты своего характера в самый неподходящий момент. Вам стоит заняться повышением своей квалификации в этой сфере, а главное – учиться жестко держать себя в руках.
12–16 баллов –Вы всегда очень ловко ведете переговоры. Но будьте осторожны! Окружающие вас люди могут подумать, что за этой ловкостью скрывается нечестность и от вас лучше держаться подальше. А такое мнение на пользу не идет!
Задание 3. Предложите наиболее удачные фразы для начала переговоров (не менее 5 фраз).
Задание 4. Представьте, что вы возложили свою ответственность за ведение переговоров на нового, менее опытного коллегу. Опишите те советы, которые вы могли бы дать ему, когда он будет иметь дело со следующими партнерами:
1) Партнер, который чувствует опасность быть отозванным от ведения переговоров в случае их неудачи.
2) Некто кто все время требует предложений, и никогда не предлагает своих решений.
3) Некто, кто вел переговоры задолго до того, как вы появились на свет, кто знает все заранее, знает все уловки и собирается совершить еще одно завоевание.
4) Некто, кто никогда не уверен в обсуждаемом вопросе до самой последней минуты.
Задание 5.Вы готовы приступить к переговорам с лицом, которое имеет характеристики, перечисленные ниже. Что бы вы сделали, чтобы нейтрализовать или противодействовать этим особенностям характера.
1) Он очень занят и действует немного необдуманно. Он предпочитает вести переговоры без затраты дополнительного времени.
2) Он не уверен полностью в своем положении в подразделении, которое ему предложили представлять. Он обнаруживает потребность показать им, что он «жесткий» партнер в переговорах.
3) Он легко увлекается и склонен к нервозности и необдуманным поступкам.
4) У него достаточно хорошее чувство юмора, но он очень обижается, когда объект шуток – он сам.
Задание 6. Выполните практикум по нормам русского языка.
1.Расставьте ударение в словах.
Баловать, облегчить, закупорить, заплесневеть, пломбировать, премировать, лиловеть, кашлянуть, углубить, начать, ходатайствовать, опошлить – опошлеть, принудить, бомбардировать, экипировать, исчерпать, присовокупить, подбодрить, буксировать, озорничать.
2.Найдите и исправьте ошибки, связанные с неточным выбором слова и нарушением лексической сочетаемости слов.
1.Сейчас отечественные производители пытаются удешевить стоимость товаров.
2.Широкие испытания этого биоактивного крема привели к крайне положительным результатам.
3.Автор показывает, что Раскольникову свойственны такие чувства, как сострадание и взаимопомощь.
4.Изюминка в том, что всех выгоняли во двор, где лютый мороз.
5.Нет ничего важнее проявления гуманизма ко всей живой и неживой окружающей нас среде.
6.Это было сделано, чтобы выгодно жениться и пристроить свою судьбу.
7.Быть просто добрым, человековлюбленным мало.
8.Он не хотел, чтобы связь времен оторвалась.
9.Что может быть чудесней, чем любоваться сказочными проделками природы.
Список использованной литературы:
1.Гришина И. В. Давайте договоримся / Н. В. Гришина. – СПб., 1993.
2.Дерябо С.Д., Янин В.А. Гроссмейстер общения / С.Д. Дерябо, В.А. Янин. – М., 1996.
3.Лебедев Н. П. Уметь вести переговоры / Н. П. Лебедев. – М., 2011.
4.Лебедева М.М. Вам предстоят переговоры / М.М. Лебедев. – М., 2013.
5.Овчинников Б.В. Ваш психологический тип / Б.В. Овчинников. – СПб., 1994.
Тема 26. Правила подготовки и проведения служебных совещаний в нефтегазовой сфере
Цель:научить правильно организовывать и проводить служебные совещания в нефтегазовой сфере.
Знания и умения, приобретаемые студентом в результате освоения темы практического занятия, формируемые компетенции и их части:знание основных типов собеседников, этапов подготовки и проведения служебных совещаний; умение применять полученные знания на практике.
Актуальность темы заключается в том, что служебное совещание в профессиональном общении работников нефтегазовой сферы является одним из основных видов. К нему предъявляются особые требования, которые необходимо знать будущему специалисту в этой сфере деятельности.
ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ
Одним из основных видов профессиональной коммуникации в нефтегазовой сфере является служебное совещание. Большую роль играют селекторные совещания.
Прежде чем говорить об особенностях этого вида профессиональной коммуникации, необходимо описать типы собеседников в них, которые по-разному ведут себя в процессе общения. Одни стремятся установить взаимопонимания, а другие нацелены на его разрушение, тем самым делая общение неосуществимым.
Традиционно выделяют следующие типы собеседников: «понимающий», «оценщик», «толкователь», «сердобольный», «диагност», «пиявка», «фельдфебель», «заяц».
«Понимающий» – это искусный слушатель, который умеет слышать собеседника, правильно интерпретирует то, что он говорит, не навязывает свою точку зрения.
Гораздо чаще встречаются типы собеседников, которые не способствуют взаимопониманию: «оценщик», «толкователь», «сердобольный», «диагност», «пиявка».
«Оценщик»– это безапелляционный собеседник. Он оценивает каждую сказанную фразу через призму собственных жизненных установок. Желает, чтобы все было так, как он считает. Может в речи использовать ненормативную лексику. Вступая в коммуникацию с таким человеком, необходимо оставаться уверенным в собственной компетентности, в критический момент давать возможность ему остыть, т.е. периодически приостанавливать беседу.
«Толкователь» – рассудительный слушатель, постоянно как полиграф осмысливает сказанные фразы. В общении с ним необходимо не мешать ему делать различные умозаключения. Примером таких собеседников являются врачи, учителя.
«Сердобольный» – это сочувствующий собеседник. Его можно противопоставить «оценщику». Он всегда сопереживает, поддерживает мнение говорящего, советует не обращать внимание на проблемы. Вся его речь может быть сведена к фразе: «Все проходит, пройдет и это!»
«Диагност» – пристрастный и анализирующий слушатель, напоминающий следователя на допросе. С таким собеседником лучше всего воспользоваться приемом «отзеркаливания»: начать в ответ также перебивать, задавать вопросы.
«Пиявка» – это навязчивый собеседник, который не отстанет, пока не удовлетворит свою потребность в общении полностью. Необходимо его вовремя остановить. Если не получается справиться самому, можно обратиться за помощью к другим собеседникам.
Можно столкнуться и со следующей коммуникативной ситуацией, когда общение вовсе невозможно, и коммуникант в роли «фельдфебеля» или «зайца».
«Фельдфебель» – это собеседник, который способен только снисходительно-повелительно выслушать, а в ответ сказать, что разговор окончен, я занят, освободите помещение и т.д.
«Заяц» – это собеседник, который боится или стесняется вступать в разговор. Такое поведение свойственно многим людям, оказавшимся в незнакомой обстановке, на публике. Преодолеть страх можно только, работая над собой.
Вступая в коммуникацию, необходимо помнить слова американского психолога Д. Кейрси: «Не пытайся изменить другого человека, если видишь, что он отличается от тебя. Не удивляйся, если он не следует тому, что ты считаешь образцом поведения. Постарайся понять и оценить положительные черты характера человека, с которым общаешься»[39].
Деловое совещание – это установленная форма делового и профессионального общения в коллективе по обсуждению производственных вопросов и проблем, требующих совместного осмысления и решения. В процессе делового совещания принимают участие коммуникативный лидер (например, руководитель подразделения, отдела или один из ведущих сотрудников, которому поручено подготовить и провести совещание) и участники совещания, в компетенции которых находятся проблемные вопросы.
Можно различать типы совещаний в зависимости от управленческих функций. Так, Н. Власова в книге «...И проснешься боссом» рассматривает следующие типы совещаний.
1. Совещания по планированию. На рассмотрение выносятся вопросы, касающиеся целеполагания, стратегии и тактики деятельности фирмы (организации), ресурсы, необходимые для реализации планов.
2. Совещания по мотивации труда.На таких совещания решаются проблемы, связанные с организацией рабочего процесса, дисциплины, мотивации сотрудников, корпоративной культуры.
3. Совещания по внутрифирменной организации.Такие совещания организуются для решения вопросов, касающихся формирования структуры организации в целом или ее подразделений, координации действий этих подразделений, распределения должностных обязанностей и т.д.
4. Совещания по контролю за деятельностью работниковпосвящены обсуждению результатов, которых достигли или не достигли работники, рассмотрению причин, повлиявших на это.
5. Совещания, специфические для фирмы (предприятия).Обсуждаются оперативные вопросы управления в связи с ситуацией в фирме, инновации и возможности их внедрения, проблемы выживаемости, конкурентоспособности, имиджа фирмы, ее стиля.
Чтобы подготовить совещание необходимо:
1. Определить цель совещания– это описание ожидаемого результата, нужного типа решения, желательного итога работы. Тема совещания – это предмет обсуждения. Чем более точно и в нужном направлении сформулирован предмет обсуждения, тем больше шансов получить нужный результат. Тема должна быть актуальной, конкретно сформулированной и представляющей интерес для участников совещания. Очень важно выносить на совещание лишь те темы, которые не удается решить отдельным специалистам в рабочем порядке и требуется коллективное осмысление.
2. Подготовить и разослать всем участникам повестку совещания, в которой обязательно должны быть отражены следующие пункты:
1)тема совещания;
2)цель совещания;
3)перечень обсуждаемых вопросов;
4)время начала и окончания совещания;
5)место, где оно будет проходить;
6)фамилии и должности докладчиков, выступающих по основной информации людей и ответственных за подготовку вопросов;
7)время, отведенное на каждый вопрос;
8)место, где можно ознакомиться с материалами по каждому вопросу.
3. Определить время проведения совещания. Желательно совещания всегда проводить в определенное время (за исключением внеплановых, экстренных заседаний), лучше в конце трудового дня или во второй его половине. Длительность совещания не должна превышать полутора-двух часов, так как человек не в состоянии более двух часов подряд концентрировать внимание.
4. Определить число участников. Максимальное количество участников должно быть 6-7 человек.
5. Организовать правильно пространственную среду. Важно правильно во время совещания рассадить его участников, учитывая их взаимоотношения в коллективе. Люди, которые будут находится друг против другом могут вступать в конфликт намного чаще чем те, которые будут сидеть рядом. Это надо учитывать организатору совещания[40].
Для того, чтобы совещание прошло успешно, необходимо его организатору, как предлагает П.А. Панфилова, ответить на следующие вопросы:
1.Есть ли необходимость в совещание?
2.Можно ли заменить совещание?
3.Должен ли я лично принимать в нем участие?
4.Возможно ли сведение моего участия до минимума?
5.Что сделать, чтобы сократить число участников до минимума?
6.Правильно ли выбрано время или необходимо его перенести?
7.Закрыто ли для посторонних помещение?
8.Есть ли все необходимые материалы?
9.Каковы цели отдельных пунктов повестки дня?
10.Указано ли время для отдельных тем обсуждения и кто из сотрудников должен непременно в этом участвовать?
11.Как лучше рассадить участников совещания и какие приемы создания творческой атмосферы использовать?[41]
Еще одним условие успешности совещания является соблюдение руководителем следующих рекомендаций:
1)начать вовремя;
2)сообщить о регламенте;
3)согласовать правила работы, уточнить повестку дня;
4)назначить ответственного за регламент и протокол;
5)предупредить о «снятии» выступлений не по существу вопроса;
6)если используется критика, то требовать ее конструктивности – называть конкретные факты и их причины, не переходить на личность, а высказываться по поводу действий и ошибок, предлагать пути решения проблемы, устранения просчета, недостатка;
7)жестко вести совещание по пути к намеченным целям, для этого обеспечить отдачу от каждого участника и придать конструктивный характер обсуждению в целом;
8)регулировать направленность и деловитость выступлений, для этого следует не допускать затягивания выступлений, стимулируя конкретность, наличие содержательного анализа, реальных предложений, решений, идей;
9)соблюдать корректность дискуссии;
10)использовать разнообразные приемы для активизации внимания участников совещания;
11)подводя итоги совещания, обобщить все сказанное, сформулировать выводы, определить задачи на будущее;
12)завершить точно в назначенное время;
13)в заключение оптимизировать ситуацию, настроить персонал на эффективную работу.
Желательно в разговоре употреблять местоимение «Я», тем самым человек будете показывать готовность взять именно на себя ответственность. В процессе проведения совещания после прослушанной информации необходимо задавать вопрос «Почему?» вместе с вопросами «Как?», «Что?». Говорить нужно о своих поступках и оценивать свои действия.
Каждое совещание необходимо анализировать, выявлять ошибки и стараться следующий раз их не допускать. Для этого Панфилова А.П. предлагает ответить на следующие вопросы:
1.Правильно ли были приглашены участники совещания?
2.Правильно ли они были рассажены?
3.Был ли интерес у участников к проблеме в процессе совещания?
4.Появлялись ли во время совещания неожиданные, плохо контролируемые стратегии решения проблем?
5.Появлялись ли у участников совещания разногласия между индивидуальными и групповыми целями?
6.Одинаково ли все присутствующие понимали проблему? Было ли идентичным понимание самой проблемы, если нет, то почему?
7.Была ли дискуссия конструктивной, или она шла хаотично, беспредметно, некорректно?
8.Возникали ли между участниками совещания противоречия, конфликты, если да, то что послужило поводом, причиной?
9.Были ли согласован разнообразные мнения и позиции участников, каким образом, были ли те, кому не дали возможности высказаться?
10.Время было потрачено на поиск причин и виновных или на поиск конструктивных решений?
11.По поводу принятого решения были ли сделаны прогнозы эффективности, риска, появления потенциальных проблем, если да, то почему?[42]
Особенности совещаний в нефтегазовой сфере заключаются в том, что они, как правило, проходят в виде селекторных совещаний с использованием телефонных и телекоммуникационных систем.
Все вышеперечисленные правила проведения совещаний также относятся к такого рода совещанием, за исключение того, что:
1)начать необходимо вовремя, желательно даже выйти на связь на 10 минут раньше, чтобы проверить связь;
2)необходимо учитывать разницу во времени;
3)заранее невозможно определить место расположение участников;
4)обязательно надо включить данные о месторасположении и общие личные данные участников;
5)чаще задавать отдельные вопросы конкретным сотрудникам, чтобы все были вовлечены в диалог.
Селекторные совещания способствуют проявлению лидерских и управленческих качеств.
ВОПРОСЫ И ЗАДАНИЯ
Задание 1.Изучите представленный в данном разделе материал и ответьте на следующие вопросы:
1.Перечислите и дайте определение типам собеседников.
2.Дайте определение деловому совещанию.
3.Охарактеризуйте основные типы совещаний.
4.Как необходимо готовиться к совещанию?
5.Какие типы участников выделяет Х. Мак Кормак?
Задание 2.Проанализируйте и определите к какому типу собеседника обычно относитесь Вы или Ваш одногруппник.
Задание 3.Пройдите тест и определите, можете ли Вы повести за собой людей или Вы ведомый человек
«Властный ли у Вас характер?»
Отвечайте «да» или «нет».
1.Умеете ли вы отказывать другим в их просьбах?
2.Избегаете ли разногласий, даже если думаете, что правы?
3.Легко ли подчиняетесь правилам и предписаниям?
4.Часто ли извиняетесь?
5.Вы перестанете носить одежду, если кто–то посмеется над ней?
6.Стараетесь ли модно одеваться?
7.Если одежда неудобная, но к лицу, будете ли вы носить ее?
8.Приходилось ли вам когда-нибудь грозить водителям или пешеходам?
9.Вы нетерпеливы к людям, которые не сразу понимают, чего от них хотят?
10.Употребляете ли нецензурные выражения?
11.Демонстрируете ли вы превосходство над другими людьми?
12.Мнения, высказываемые по телевизору, раздражают вас?
13.Можете ли честно сказать другому, что вас не устраивает качество выполненной им работы?
14.Вы всегда говорите то, что думаете, невзирая на последствия?
15.Считаете ли вы себя нетерпимым?
16.Раздражаетесь, если проигрываете в споре?
17.Важные решения в жизни принимают за вас другие, не так ли?
18.Вы тратите деньги только на себя и свои удовольствия?
19.Одеваетесь ли вы так, чтобы привлечь внимание?
20.Нормально ли чувствуете себя в толпе?
Подсчитайте очки
Каждый положительный ответ приносит 1 очко, отрицательный – ноль. Однако с 9-го по 18-й, а также 20-й вопросы оцениваются наоборот: «нет» – 1 очко, «да» – 0.
Результаты:
14–20 очков. Вы не лидер. Предпочитаете чужие подсказки, нежели собственные решения. В трудных случаях вам бы хотелось полагаться на руководство и выполнять его приказания.
7–13очков.У вас непостоянный характер, однако можете руководить и организовывать. Вам нравится советовать другим, что делать. Но, вероятно, вам не хватает того грамма агрессивности, который превращает человека в настоящего лидера.
6 очков или меньше.Вы родились лидером, имеете властный характер и, вероятно, болезненно воспринимаете, когда вам указывают, что делать. Если не удается занять важный пост, то вы можете стать бунтарем.
Задание 4.Вам предстоит провести совещание, предусмотренное календарным планом или в связи с возникновением непредвиденной ситуации. Например, произошла аварийная ситуация на скважине, которая находится на удаленном расстоянии от Вас. Вы в совещании задействуете инженерный состав своей компании разных отделов. Какую подготовительную работу вы должны выполнить, чтобы обеспечить эффективность совещания?
Задание 5.Объясните, как поступать в данной ситуации.
В самый напряженный период бурения скважины на удаленном расстоянии от регионального центра один из сотрудников заболел. Его срочно госпитализируют. Каждый из подчиненных занят вы