Основные этапы проектирования работ в организации: анализ, параметры и взаимозависимости работ
Описание процесса работы принято называть проектированием и от него во многом зависит успех этого процесса. Проектирование работы делят на два вида: формальное – постановка задач, определение целевых показателей и расчет ожидаемых отклонений и не формальное – межличностные отношения работников, взаимосвязи поставленных задач, требования к квалификации. Проектирование работ – это своего рода дизайн работы. Перепроектирование работы наступает, когда руководство предприятия принимает решение пересмотреть способы решения поставленных задач. На рисунке 1 будут представлены факторы, оказывающие влияние на процесс проектирования и перепроектирования работ.
Рисунок 1 – Факторы, влияющие на проектирование работ
Анализ работы Анализ работы проводится с целью объективного описания работы, ее содержания, требований, предъявляемых к ней, ее окружения. Для этого разработано много методов. При анализе работы оценивается ее содержание, т.е. те действия, которые необходимо совершить для решения поставленных задач. Для анализа содержания работы используется функциональный анализ, который описывает: что работник делает по отношению к другим работникам и другим работам; какие методы и операции следует использовать; какие машины и оборудование используются при выполнении данной работы; какой продукт/услуга производится в процессе выполнения работы. Все пункты содержат описание работы, кроме последнего, он содержит результат. Функциональный анализ работы основывается на ее описании по каждой из четырех позиций. Данный метод широко используется на практике для подготовки штатных расписаний.
Параметры работы Основание для выделения параметров работ считают анализ ее результатов. К параметрам относят: масштаб – количество задач или операций, которые ответственное лицо должно выполнить. Чем больше зада и операций должен совершить работник, тем больше времени займет выполнение работы; сложность – качественный параметр. Этот параметр показывает степень самостоятельности в принятии решений и степень знания процесса; межличностные отношения – установление связей между исполнителем и другими работниками в ходе выполнения работы. При формировании структуры организации важно учитывать и рассматривать межличностные отношения как параметр работы. Это важно, так как функции завершаются рабочими отношениями. Взаимосвязь между работами в организации составляет ее структуру (рис.3).
Рисунок 3 – Связи между работами в организации
Природа и характер отношений на работе зависят от решения руководителя и тесно связаны с такими элементами структуры, как масштаб управляемости и создание участков работы, служб и подразделений в организации, организационная культура.
Типы взаимозависимости работ Принято выделять четыре типа взаимозависимости работ (рис. 2). Первый тип – складывающаяся взаимозависимость. Возникает, когда для успешного выполнения работы не необходимости взаимодействия с другими работниками. В качестве примера можно привести рассылку писем клиентам и партнёрам группой сотрудников предприятия. Второй тип – это последовательная взаимозависимость, которая возникает в случае, когда для того, чтобы выполнить работу исполнитель должен дождаться, выполнения некоторых операций предыдущим работником. Третий тип, чем то похож на второй и здесь речь пойдет о связанной взаимосвязи. Связанная взаимозависимость – это момент, когда окончание работ одного исполнителя становится началом работ другого, и наоборот.
Типы взаимозависимости работ Принято выделять четыре типа взаимозависимости работ (рис. 2). Первый тип – складывающаяся взаимозависимость. Возникает, когда для успешного выполнения работы не необходимости взаимодействия с другими работниками. В качестве примера можно привести рассылку писем клиентам и партнёрам группой сотрудников предприятия. Второй тип – это последовательная взаимозависимость, которая возникает в случае, когда для того, чтобы выполнить работу исполнитель должен дождаться, выполнения некоторых операций предыдущим работником. Третий тип, чем то похож на второй и здесь речь пойдет о связанной взаимосвязи. Связанная взаимозависимость – это момент, когда окончание работ одного исполнителя становится началом работ другого, и наоборот. Рисунок 2 – Типы взаимозависимости работ Четвертый тип – это групповая взаимозависимость, строящаяся на одновременном взаимодействии всех участников процесса и включающая в себя все взаимозависимости.
Рисунок 2 – Типы взаимозависимости работ Четвертый тип – это групповая взаимозависимость, строящаяся на одновременном взаимодействии всех участников процесса и включающая в себя все взаимозависимости.