Теоретико-методологические аспекты делового туризма: понятие, классификация
С развитием экономической системы в целом и бизнеса в частности стал очень востребован такой вид путешествий, как деловой туризм. Ещё совсем недавно об этом понятии можно было прочитать только в специальных учебниках, посвящённых маркетингу и менеджменту, а сейчас этот термин используется повсеместно. Особенно в бизнес-кругах.
С каждым годом деловые, культурные и научные связи между регионами и странами становятся все более интенсивными. Деловой туризм играет в этом важную роль. Развитие национальной экономики и интеграция ее в мировой рынок тоже немыслимы без развития сферы делового туризма. Деловая коммуникация, обмен технологиями и информацией, поиск новых рынков, поиск партнеров для инвестиций и совместных проектов, продвижение компаний через PR-акции, обучение персонала и внедрение корпоративной культуры – всё это деловой туризм. Также через участие в выставках и конгрессах, через бизнес-образование, деловой туризм становится одним из ресурсов развития компаний и одним из важнейших условий успешного бизнеса, являясь при этом неотъемлемой частью жизни современного делового человека.[1]
В более близком понимании к сегодняшним реалиям бизнес-туризм зародился в начале 19 века. С развитием транспортных путей сообщения люди стали чаще ездить в другие города, налаживать деловые связи. С появлением поездов и телеграфа стало больше возможностей для общения, люди стали более лояльными и открытыми. Деловой туризм начал процветать. А с эпохой развития самолётостроения бизнес-путешествия стали просто незаменимой частью жизни каждого бизнесмена.
Таким образом, к 21 веку человечество неплохо освоило механизм древнейших из всех видов поездок, и сегодня этим занимается целая ветвь индустрии туризма. Исходя из этого, можно дать следующее определение деловому туризму:
Деловой туризм – область индустрии туризма, обеспечивающая организацию и управление командировками (бизнес-поездками), совершаемых представителями компаний/организаций с деловыми (коммерческими) целями, либо организацию корпоративных мероприятий.[2]
Данный вид очень многогранен, объединяет корпоративную трэвел-индустрию и индустрию встреч, включая в себя: индивидуальные деловые поездки, поездки с целью обучения, участие в мероприятиях, проводимых финансовыми, промышленными и торговыми корпорациями, конференции. Сюда же относятся и инсентив-туры (от английского слова incentive – стимул) – поездки, организуемые компаниями в целях мотивации сотрудников, занятых в основном продвижением и продажей производимого этой компанией товара. Поездки, связанные с участием в съездах, конференциях, семинарах под эгидой политических, экономических, научных, культурных, религиозных и других организаций. Часть делового туризма занимают поездки с целью посещения торгово-промышленных выставок, ярмарок и участия в их работе.
Таким образом, без преувеличения можно сказать, что деловой туризм охватывает обширнейший спектр путешествий. В общем, всё то, из чего коммерческое предприятие сможет извлечь прямую финансовую выгоду.
Анализ понятийного аппарата позволяет выделить следующие основные цели совершения бизнес-поездок:
• Проведение встреч и деловых переговоров;
• Организация и проведение производственных совещаний и «круглых столов»;
• Инспекция работы представительств и филиалов;
• Установление и налаживание деловых контактов, привлечение новых клиентов, инвесторов, поставщиков и т. д.;
• Посещение профессиональных мероприятий (выставок, конференций и т.
д.);
• Обучение сотрудников, участие в тренингах и программах по обмену опытом;
• Обращение в государственные структуры различных стран, с целью получения сертификатов, лицензий, разрешений и т. д.
Как важная и достаточно сложная отрасль туристического бизнеса, от прочих видов туризма деловой отличается прежде всего денежной составляющей вопроса: от того, насколько удачно сложится поездка, зависит порой многомиллионная прибыль (или, наоборот, убыток) компании, так что риск здесь повышенный, а безответственность и неверный расчёт категорически недопустимы. Как у любого другого вида туризма – от экскурсионного и пляжного до шоппинга и лечебного – у делового есть свои важные особенности организации, тонко зависящие от направления, сезона, целей и многих других факторов поездки.
В первую очередь, понятие делового туризма можно разделить на непосредственно бизнес-туризм и сферу корпоративных мероприятий и встреч – MICE, которую часто с ним отождествляют. В международной практике термин MICE применяется с конца 80-х годов прошлого века. В России же он начал использоваться с 2002 года, благодаря усилиям Ассоциации делового туризма (Russian Business Travel Association, RBTA). Эту область индустрии делового туризма составляют четыре базовых элемента:
§ Meetings — корпоративные встречи, презентации, переговоры и т.д.;
§ Incentives — поощрительные или мотивационные туры и программы;
§ Conferences — конференции, конгрессы, съезды, форумы и т. д.;
§ Exhibitions — выставки, корпоративные события.
У каждой из этих групп в свою очередь есть важные особенности организации, зависящие от того, какой именно вид деловой поездки планируется.
Один из основных сегментов делового туризма – это выставки. В мире ежегодно проходит до 30 тысяч выставок всевозможной тематики, где бизнесмены могут пообщаться с коллегами, узнать о новинках своей отрасли и заключить контракты.[3]
Как правило, профессионалы каждой отдельно взятой сферы бизнеса отлично знают о времени проведения и дислокации тематических выставок и приходят к турагенту уже с конкретным запросом: хочу поехать туда-то в такие-то даты. Такая подготовленность неплохо упрощает задачу, но одновременно и усложняет её: даты строго фиксированы, опоздание на день или проблемы с расселением сведут на нет все преимущества личного визита.
Организовывая деловой визит на выставку, важно прежде всего позаботиться о формальной возможности посещения клиентом этой выставки (наличие визы, оформление пропуска, покупка билета, аккредитация, наличие необходимых документов), о проживании поблизости от выставочного комплекса и о доступности авиа- или железнодорожных билетов на нужные даты. Бронировать такую поездку нужно как можно более заранее: представьте, что помимо вашего клиента поселиться в ближайших отелях планируют ещё пара десятков тысяч бизнесменов со схожими целями. Аналогичным образом, лучше не тянуть с подачей документов на визу и посещение выставочного комплекса — если по одному из пунктов сроки будут поджимать, велика вероятность, что поездка сорвётся, как мы уже говорили, возможно, лишая бизнесмена и компанию солидной прибыли.
К крупнейшим в мире MICE-выставкам относятся IBTM (IBTM World, IBMT Arabia, IBTM Africa, IBTM America, IBTM China, IBTM India, AIME в АТР) и IMEX (IMEX America, IMEX in Frankfurt).
Следующая категория – это частные деловые поездки. Их вовсе необязательно проводить в пиковые даты (и сами клиенты стремятся избегать ажиотажа), а значит, возможностей забронировать наиболее подходящий отель и удобный перелёт будет больше.
Организация частной деловой поездки во многом легче выставочного туризма. Во-первых, как правило, здесь нет чётких дат, в которые клиент просто обязаны быть на месте. Коллеги и партнёры обычно охотно идут на подвижки в планировании встреч, понимая всю сложность бизнеса и мира высоких скоростей. Во-вторых, график самой поездки также можно передвигать, а назначенные встречи — менять местами, в отличие от обязательного выставочного хождения по стендам и экспонентам и необходимости подстраиваться под расписание встреч с потенциальным партнёром.
Однако организация частной поездки таит в себе другие трудности – в частности, необходимость наполнить ограниченный по времени визит клиента максимально возможным полезным времяпрепровождением. Значит, планинг должен быть выверен по часам, а в случае отмены какого-либо события это время не должно быть потеряно.
Если даты поездки делового туриста гибкие, имеет смысл ознакомиться с графиком выставок, культурных событий и спортивных мероприятий в регионе, чтобы выбрать спокойное время для поездки.
Организация конгрессов и конференций – масштабная работа, в которой волей-неволей приходится опираться на партнёров – выставочные комплексы и отели. Если при частном деловом визите практически вся ответственность лежит на вас, здесь не обойтись без плотного взаимодействия – а значит, ваши партнёры должны быть надёжными на сто процентов.
Конференция или конгресс – это масштабное деловое мероприятие для специалистов определенной отрасли, как правило, объединяющее коллег со всего мира или по крайней мере, из конкретного региона.
При этом от каждого участника этого события требуется активный вклад в общее дело – выступление с докладом, лекцией или презентацией. На конгрессы обычно едут вместе по меньшей мере несколько специалистов, так что вы будете иметь дело с группой. Необходимо забронировать авиабилеты на один рейс, организованно заселить клиентов в один отель, а также обеспечить проход на мероприятия. Разумеется, нужно заранее удостовериться, что визы, при их требовании, наличествуют у каждого участника.
Семинары и тренинги — направление делового туризма, рассчитанное на специалистов самых различных отраслей. В большинстве случаев они проводятся для повышения квалификации персонала. Это событие меньшего масштаба, нежели конгресс и семинар, как по числу участников, так и по «охвату» тем и интенсивности ежедневной программы. В семинар, как правило, едут знакомые друг с другом коллеги, поэтому дополнительная культурная составляющая совместного досуга не менее важна, чем официальная часть.
При организации семинара или тренинга также не обойтись без тесного сотрудничества с отелем или бизнес-центром. Стандартно необходимые услуги: проживание, аренда конференц-зала, оборудования (микрофоны, проектор и т.п.) – и их обеспечение целиком лежит на плечах принимающей стороны. Помимо прочего, необходимо будет позаботиться о трансфере, авиабилетах и развлекательной программе (если её не предоставляет отель).
Поощрительные инсентив-туры — практическая синекура для турагента, специализирующегося на деловом туризме. В таких поездках компания развлекает своих отличившихся работников, так что прессинг деловых встреч и переговоров здесь сведён к нулю. Важный нюанс организации инсентив-туров: скорее всего, вы будете иметь дело с большой группой — сзывают сюда сотрудников компании, клиентов, дилеров, торговых агентов, топ-менеджеров и так далее, поэтому работать придётся, что называется, «на опт» — это касается и бронирования авиабилетов, и трансфера, и расселения в отеле.
Ещё один ключевой момент — обеспечение обширной и интересной культпрограммы. Сюда могут войти и совместные экскурсии, и гала-ужин, и всевозможные квесты и спортивные состязания. Понятно, что это ложится на плечи турагента. Так что послабления в деловом графике компенсируются большей плотностью дополнительной программы.