Текстовый процессор word. режимы просмотра документов, их назначение и технология использования. перемещение по документу

В текстовом процессоре Word существуют следующие режимы просмотра документа:

· обычный режим;

· режим Web-документа;

· режим разметки страницы;

· режим структуры документа;

· схема документа;

· во весь экран;

· режим предварительного просмотра.

Установка режима производится соответствующей командой меню Вид (для режима предварительного просмотра — меню Файл). Кроме того, четыре первых режима можно вызывать, нажав соответствующую кнопку, находящуюся слева внизу экрана.

Обычный режим просмотра является основным для набора, редактирования и форматирования документов.

В режиме Web-документа можно просматривать и редактировать документ в том виде, в каком он отображается в обозревателе.

Режим схемы документа предназначен для просмотра документов и их схемы на экране дисплея. Для облегчения чтения текст в каждом абзаце представлен по возможности крупнее и размещен точно в окне текста. Слева от окна текста текущего фрагмента документа отображается схема документа, где'представлены заголовки подразделов разных документов. Щелкнув мышью по соответствующему заголовку, можно переместиться в нужный подраздел. Уровень иерархии выводимых разделов можно изменять.

В режиме разметки страницы документ соответствует печатному образу: многоколончатый текст, колонтитулы, сноски и встроенные объекты. Данный режим является единственно возможным при работе с кадрами. Кадр (Надпись в Word 2000) — это прямоугольная область документа, содержащая блок текста, таблицу, график или диаграмму, а также зарезервированная пустая область для последующей вставки в нее объектов любого вида. Применительно к кадру можно выполнять такие операции, как удаление, копирование, перемещение, изменение размеров кадра, а также использовать обрамле-ше и заполнение его содержимого.

Режим просмотра структуры документа позволяет проанализировать структуру сложного иерархического (окумента, изменить и организовать ее, позволяет автоматизированно создать оглавление документа и формировать заголовки документа. Документ имеет струкурные элементы различных иерархических уровней (от до 7). Для каждого структурного элемента формирует заголовок. Структурирование документа выполняется как для вновь создаваемых документов, так и для уже действующих.

При выполнении команды Структура документа меню Вид на экране появляется панель инструментов Структура, с помощью которой можно организовать структурное оформление заголовков и текста документа.

Для изменения уровня иерархии осуществляется выделение абзацев и их сдвиг с помощью кнопок панели инструментов на определенный уровень иерархии.

Для проверки корректности структуры документа осуществляются структурные просмотры — закрытие/раскрытие документа до определенного иерархического уровня. Заголовки, имеющие слева графический символ «серый плюс», имеют скрытые иерархически подчиненные структурные элементы, «серый минус» свидетельствует об отсутствии последних.

Изменение структуры документа предполагает:

· добавление/удаление структурных элементов документа или текста;

· изменение иерархического уровня структурных элементов документа;

· перемещение структурных элементов по вертикали на том же уровне иерархии;

· перемещение в текст или восстановление заголовка из текста.

Для подобных структурных изменений требуется выделить необходимые элементы и воспользоваться пиктограммами структурирования.

Команда Оглавление и указатели меню Вставка позволяют создать оглавление структурированного документа. На вкладке Оглавление этой команды можно выбрать формат оглавления и настроить его вид.

На панели инструментов Структура есть кнопка Главный документ, нажатие которой позволяет реализовать режим просмотра главного документа. Главный документ целесообразно использовать для больших по размеру документов, состоящих из поддокументов, хранимых в виде самостоятельных файлов. В режиме просмотра главного документа можно работать со всеми поддокументами как с одним большим документом и обеспечивать взаимосвязь всех частей главного документа.

Режим предварительного просмотра позволяет просмотреть печатные страницы документа в уменьшенном виде для проверки правильности разбиения текста на страницы. При вызове команды на экране появляется панель инструментов просмотра печати, с помощью которой можно указывать требуемый масштаб увеличения изображения, выводить на экран несколько печатных страниц и т. д. В режиме предварительного просмотра возможна также корректировка печатного текста.

В режиме просмотра во весь экран можно видеть текст документа без лишних экранных элементов. В данном режиме выбирать команды можно только с помощью «горячих» клавиш или из контекстного меню.

Перемещение по документу при просмотре и редактировании возможно:

· клавишными командами (Ctrl+Home, Ctrl+End);

· клавишами управления курсором;

· манипулятором «мышь» с использованием вертикальной и горизонтальной полос прокрутки.

Форматирование абзаца

Для изменения параметров абзаца фрагмента текста, содержащего несколько абзацев, все абзацы нужно выделить. Вместе с тем, при форматировании одного абзаца его выделять не обязательно. Достаточно, чтобы курсор находился в любой позиции абзаца.

К основным параметрам абзаца относятся ниже перечисленные:

• Выравнивание относительно левого и правого края. У данного параметра существует четыре значения: "по левому краю", "по правому краю", "по центру" и "по ширине". Левое выравнивание и выравнивание по ширине используется в основном тексте документа. Выравнивание по ширине достигается за счёт вставки пробелов между словами, в этом случае текст имеет ровные границы. Выравнивание по центру применяется в заголовках, в титульных листах, рекламе, объявлениях. Выравнивание по правому краю используется в таблицах с числовыми данными.
• Параметр уровня текста. Данный параметр структурирует документ по уровням, что позволяет разбивать его на темы, параграфы, пункты и т.д. Значение уровня устанавливается для заголовков, что необходимо для автоматического генерирования оглавления документа.
• Отступы абзаца от левой и правой границы документа. Эти величины указываются в сантиметрах.
• Первая строка. Так называется красная строка абзаца. Может быть оформлена как отступ или выступ или отсутствовать.
• Отступ от соседних абзацев указывается в пунктах.
• Междустрочный интервал определяет расстояние по вертикали, между строками текста в абзаце Интервал может быть одинарным, полуторным, двойным или задаваться кратным множителю. В Microsoft Word 2010 значение интервала по умолчанию для большинства наборов экспресс-стилей составляет 1,15 между строками и предусматривает пустую строку между абзацами.

Установить параметры форматирования абзаца можно следующими способами:

• найти соответствующую кнопку на вкладке ленты "Главная" в подменю "Абзац";
• выполнить команду контекстного меню "Абзац";
• средствами клавиатурных команд Microsoft Word:
• Ctrl+L - Выравнивание по левому краю,
• Ctrl+R - выравнивание по правому краю,
• Ctrl+E - выравнивание по центру,
• Ctrl+J - всестороннее выравнивание,
• Ctrl+M - создать отступ от левого края,
• Ctrl+Shift+M - уменьшить отступ от левого края,
• Ctrl+1 - установить одинарный межстрочный интервал,
• Ctrl+2 - Установить двойной межстрочный интервал,
• Ctrl+5 - установить полуторный межстрочный интервал,
• Ctrl+Q - вернуться к параметрам форматирования абзаца по умолчанию.

В подменю "Абзац" вкладки ленты "Главная" расположены кнопки "Выровнять по левому краю", "Выровнять по правому краю", "Выровнять по центру", "выровнять по ширине", отвечающие за выравнивание. Там же находятся кнопки "Увеличить отступ", "Уменьшить отступ", регулирующие отступы абзаца от левого и правого края. Междустрочный интервал устанавливается средствами кнопочного меню.

При активизации кнопочного меню "Абзац" открывается стандартное диалоговое окно. На вкладке "Отступы и интервалы" можно выбрать выравнивание, структурный уровень абзаца.

Комбинированный список "Первая строка" отвечает за создание красной строки абзаца.

Примечание. В Word 2010 в отличие от Word 2003 повторное нажатие клавиатурных команд выравнивание, возвращает выравнивание по умолчанию, т.е. левое выравнивание.

О параметрах абзацев

Понятие абзаца

Абзацем называют фрагмент текста от одного нажатия клавиши Enter до следующего. Абзацем также является фрагмент от начала документа до первого нажатия клавиши Enter. В ячейках таблицы абзацем является фрагмент от начала ячейки до ближайшего нажатия клавиши Enter или знака конца ячейки.

Абзацы могут иметь разный размер: от одной строки до любого количества строк. Может существовать пустой абзац, не содержащий текста. При выделении абзаца важно, чтобы в область выделения был включен непечатаемый знак конца абзаца. Для отображения этих знаков во вкладке Главная в группе Абзац можно нажать кнопку Отобразить все знаки ( рис. 7.1).

увеличить изображение
Рис. 7.1.Абзацы в документе

При установке параметров для одного абзаца выделять его не обязательно. Достаточно, если в этом абзаце будет находиться курсор. Если же оформляется сразу несколько абзацев, их необходимо выделить.