Средств, акта внутрипроверочной комиссии.

Учетные документы в зависимости от их назначения подразделяются на первичные документы, книги и карточки учета, документы вспомогательного характера. Первичные документы накладные, наряды, чековые требования, раздаточно-сдаточные ведомости, акты, производственный и раздаточный лист и аттестаты -служат для оформления операций, связанных с движением и изменением качественного состояния материальных средств, и являются основанием для записей учетных данных в книгах и карточках учета. В книгах и карточках учета отражаются наличие, движение и качественное состояние материальных средств за определенный период по подразделениям, складу, столовой, хлебопекарне, подсобному хозяйству и в целом за воинскую часть. Учетные документы вспомогательного характера -сводные ведомости, доверенности, сопроводительные листы, листы отпуска горячей пищи, раскладки, стеллажные ярлыки, описи материальных средств, извещения, донесения и подтверждения -способствуют выполнению операций, связанных с движением и изменением качественного состояния материальных средств.

При составлении и оформлении первичных учетных документов обязательно указываются все реквизиты документа (номер документа, основание и дата операции, наименование, единица измерения и количество материальных средств, подписи должностных лиц). Подпись начальника заверяется: на документах, предназначенных для отправки из воинской части, - мастичной гербовой печатью воинской части; на документах, предназначенных для обращения внутри воинской части, -мастичной печатью воинской части «Для внутренних хозяйственных документов».

Все первичные документы, составляемые в службе, регистрируются в специальной книге регистрации учетных документов, порядковый номер регистрации является номером документа. По документам, не подписанным правомочными должностными лицами, не зарегистрированным в книге регистрации и не имеющим печати, производить операции категорически запрещается. На всех исполненных первичных документах делаются отметки о записи в книгах (карточках) учета о произведенных операциях.

При оформлении в ведении книг и карточек учета должны соблюдаться следующие правила: в каждой книге учета листы номеруются, прошнуровываются, скрепляются мастичной печатью «Для пакетов» и подписываются начальником продовольственной службы воинской части; записи в книгах (карточках) учета производятся только на основании подлинных, законно и правильно оформленных первичных документов; итоги о приходе и расходе в книгах и карточках учета подводятся по отчетным периодам и за год, а также при инвентаризациях, ревизиях, передача должности материально ответственным лицом и в других необходимых случаях; книги и карточки учета ведутся до полного использования.

Все исполненные учетные документы вместе с приложениями подшиваются в дела строго в хронологическом порядке их поступления или исполнения; при этом на каждое дело формируются, как правило, по однотипным (приходным или расходным) документам. Приходные и расходные документы на продукцию подсобного хозяйства воинской части подшиваются в отдельное дело.

Заключительным этапом работы по инвентаризации, проверке и
документальной ревизии продовольственной службы является

составление акта.

Результаты инвентаризации оформляются актом, составляемым по произвольной форме. По содержанию акт должен отражать фактическое состояние дел в службе по проверяемым вопросам. При выявлении на складе излишних материальных средств их перечень и количество указывается в акте с приложениями по дальнейшему их использованию.

К акту прилагаются все акты снятия остатков, а также объяснения должностных лиц, разного рода справки и другие документы, поясняющие отдельные его положения и выводы. Акт подписывается председателем и членами внутренней проверочной комиссии (подкомиссии по продовольственной службе), а также в порядке ознакомления -начальником продовольственной службы и представляется командиру воинской части (соединения) на утверждение. Одновременно с актом инвентаризации командиру воинской части (соединения) представляются на утверждение расчеты на списание естественной убыли продовольствия и на списание посуды, пришедшей в негодность по истечении сроков эксплуатации, которые подписываются председателем комиссии (подкомиссии), начальником продовольственной службы и визируются заместителем командира воинской части (соединения) по тылу.

К актам прилагаются акты снятия остатков продовольствия, имущество службы и документов строгого учета. Кроме того, к актам могут прилагаться также объяснения должностных лиц, различного рода справки и другие документы, поясняющие отдельные положения и выводы акта, в том числе и расчеты на списание естественной убыли продовольствие и на списание пришедшей в негодность посуды, выслужившей установленные сроки эксплуатации.

Акт проверки хозяйственной деятельности и документальной ревизии по своему содержанию должен быть конкретным и основываться на документально подтвержденных фактах. Заключение и выводы, не подтвержденные документами, в акте не отражаются. Наряду с недостатками и нарушениями, выявленными при проверке или документальной ревизии, в акте отмечаются и положительные стороны хозяйственной деятельности продовольственной службы, ее достижения в обеспечения сохранности материальных средств, режима экономии и другие вопросы.

Исходя из этих требований акты проверки хозяйственной деятельности или документальной ревизии продовольственной службы по структуре должны отвечать требованиям Положения о войсковом (корабельном) хозяйстве Вооруженных Сил РК и по содержанию быть примерно следующими:

· состав комиссии, основания для проведения проверки или ревизии,
сроки их проведения, какой период охвачен проверкой (ревизией),
ответственные лица за проверяемый период;

· состояние продовольственной службы по обеспечению постоянной
боевой готовности воинской части (соединения);

· организация и состояние подготовки личного состава, организация
работы продовольственной службы и проведения хозяйственных
мероприятий;

· обоснованность заявок на материальные и денежные средства и степень
их удовлетворения вышестоящими довольствующими органами;

· результаты проверки фактического наличия и качественного состояния
материальных средств на складе и на других объектах
продовольственной службы;

· состояние складского хозяйства и организация хранения материальных
средств;

· закономерность, целесообразность совершения приходных и расходных
операций, их оформление первичными документами, своевременность и
полнота оприходования поступивших материальных средств, наличие и
качество оформления первичных документов; учет, хранение и
использование бланков строгого учета;

· организация учета и отчетности; наличие книг учета и их оформление,
качество и своевременность записей в книгах учета, соответствие
записей данным первичных документов, правильность выведения
остатков и итогов по книгам учета; состояние учета в
делопроизводстве, на складе, в столовой, на хлебозаводе и других
объектах продовольственной службы; соответствие отчетности данным
текущего учета и ее качество;

· организация питания личного состава и полнота доведения доведения
до личного состава положенных норм продовольственных пайков;

· состояние подсобного хозяйства, выполнение заданий по его развитию
и использованию продукции на плановое обеспечение и усиление
питания личного состава;

· правильность эксплуатации, хранения и ремонта техники и имущества
продовольственной службы;

· выводы и предложения, в которых отражаются оценка состояния
службы, положительные и отрицательные стороны в ее работе, оценка
работы и ее уровень специальной подготовки личного состава службы,
выявленные недостатки, предложения и мероприятия по их устранению
и улучшению работы службы.

При необходимости в акте отражаются и другие вопросы, вытекающие из особенностей работы и результатов проверки (ревизии) продовольственной службы. При обнаружении утрат, недостач или незаконного расходования материальных средств командиром воинской части (соединения) назначается расследование в целях выявления причин нарушений и виновных в этом лиц. По итогам расследования он принимает решение о возмещении причиненного ущерба и о степени ответственности каждого из виновных лиц.

Выявленные излишки на основании приказа записываются на приход, а недостачи, превышающие нормы естественной убыли, записываются в книгу недостач, после чего, списываются по книгам учета.

По итогам инвентаризации, проверки хозяйственной деятельности или ревизии председателем внутри проверочной комиссии (подкомиссии) или лицом, осуществляющим проверку или документальную ревизию, проводится разбор с детальным анализом положительных сторон в деятельности продовольственной службы, выявленных недостатков, причин их возникновения и указанием предложений по устранению недостатков.

Итоги инвентаризации, проверки хозяйственной деятельности и документальной ревизии продовольственной службы используются командирами частей (соединений) и вышестоящими командирами (начальниками), а также довольствующим органом для изучения состояния службы, обобщения и распространения положительного опыта и должностных лиц, выявления и устранения недостатков и упущений в их деятельности и дальнейшего улучшения продовольственного обеспечения.

Результаты инвентаризации или проверки хозяйственной деятельности (документальной ревизии) и их анализ объявляются в приказе командира воинской части (соединения) с указанием положительных сторон в работе продовольственной службы, выявленных недостатков, мероприятий по их устранению и внедрению положительного опыта работы службы.

Учебный вопрос: Подготовка и составление отчетности по

Продовольственной службе.

По окончании проверки записей по книгам учета и правильности выведенных по ним остатков ревизор приступает к сличению фактического наличия материальных средств с данными учета путем сопоставления цифровых показателей в ведомости фактического наличия по каждому виду материальных средств с остатками, выведенными в книгах учета по состоянию на день проверки. В случаях расхождения этих данных составляется ведомость выявленных недостач и излишков в количественном и денежном выражении, которая прикладывается к акту ревизии. Стоимость недостач и излишков исчисляется по розничным ценам пояса потребления. Основанием для оприходования выявленных излишков и недостач по одному наименованию, а также для списания недостач по книгам и карточкам учета и записи их в книгу учета недостач является приказ командира воинской части. Для установления причин образования недостач и излишков материальных средств и виновных в этом лиц приказом командира воинской части назначается административное расследование. О принятом решении по возмещению причиненного материального ущерба командир воинской части доносит начальнику, назначившему ревизию к установленному ревизором сроку.

Приходная и расходная части отчета являются основными, ибо здесь сосредоточены обобщенные данные об оборотах продовольствия за отчетный период. Тщательная проверка оборотов может быть осуществлена только в результате сверки показателей отчета с записями по книгам учета. При этом необходимо проверить, совпадают ли показанные в отчете остатки на начало квартала с остатками на конец квартала предыдущего отчета, а также приход и расход с записями по книгам учета, правильно ли выведен остаток на конец квартала и соответствует ли он акту снятия остатков на это же число; убедиться в правильности записей по прочему приходу и прочему расходу, определить, нет ли скрытия или уменьшения прихода (особенно от воинских эшелонов, команд, других воинских частей) и незаконного списания продовольствия; проверить справку о производственных заменах путем последовательности пересчета правильности каждого продукта с одновременной проверкой целесообразности и законности той или иной замены.

Проверкой отчетов-заявок по формам 2/ПРОД и 3/ПРОД устанавливается своевременность представления этих документов, наличие и правильность приложений, правильность начисления потребности посуды, инвентаря, оборудования, технических средств и соответствие этой потребности нормам обеспечения и исходным данным, правильность переноса остатков с предыдущего отчета, правильность списания, соответствие остатка по отчету-заявке фактическому остатку имущества, т.е. данным актов инвентаризации и книг учета.

III. Заключение - 5 мин.

-напоминаю тему, цель занятия, как они достигнуты;

-спрашиваю студентов, есть ли у них вопросы и замечания по данной
теме;

-провожу краткий опрос по пройденной теме с целью закрепления и
проверки усвоения материала;

-объявляю оценки, делаю краткие выводы;

- даю задание на самоподготовку.