Часть 4 – Создание сводных таблиц.

Цель работы: ознакомление с функциональными возможностями табличного процессора MS Excel, изучение возможностей табличного процессора посозданию, редактированию и форматированию электронных таблиц; использованию формул, функций; фильтрации и сортировки данных; изучение возможностей вставки диаграмм и графиков, создания сводных таблиц.

Часть 1. Общие сведения о табличном процессоре Microsoft Excel

Электронная таблица – самая распространенная и мощная информационная технология для профессиональной работы с данными. Для управления электронной таблицей созданы специальные программные продукты – табличные процессоры.

Microsoft Excel – один из самых мощных представителей семейства табличных процессоров. Главное достоинство электронной таблицы – это возможность мгновенного пересчета всех данных, связанных формульными зависимостями при изменении значения любого операнда.

Возможности Excel

1. составление финансовых и статистических отчетов,

2. проведение однотипных расчетов результатов над большими наборами данных,

3. прогнозирование научных экспериментов,

4. использование более 200 встроенных функций для всевозможных расчетов,

5. создание сводных таблиц разного уровня сложности,

6. построение по табличным данным диаграмм и графиков,

7. использование макрокоманд.

Запуск Excel

1. Через главное меню Пуск => Программы => Microsoft Office => Microsoft Excel.
2. Если пиктограмма MS Excel выведена на рабочий стол - двойной щелчок левой кнопкой мыши по пиктограмме.
3. Кнопка Пуск => Документы =>выбрать документ, набранный в Excel и щелкнуть по его имени. Excel загрузится, и выбранный документ будет открыт.

Выход из Excel

1. Через меню: Файл=> Выход.
2. Щелкнуть по кнопке Закрыть в правом верхнем углу
3. Alt + F4

Окно табличного процессора MS Excel

После загрузки Excel, открытое окно содержит:

1. Первая строка - название окна (Microsoft Excel) и имя файла, открытого в окне. Если файлу ещё не дано имя, в заголовке находится имя Книга 1. Каждому новому файлу автоматически будет присваиваться имя Книга 2,3,... пока он не будет сохранен под другим именем. В правом углу находятся кнопки управления окном: свернуть, развернуть (восстановить), закрыть.

2. Вторая строка: - меню Excel, каждый пункт которого содержит подменю. Любой из пунктов меню выбирается одинарным щелчком левой кнопки мыши (появляется ниспадающее меню).

3. Панель инструментов. (Полоска с кнопками, которые обеспечивают быстрое выполнение команд). Подводя стрелку мыши к кнопке, всплывает подсказка о назначении данной кнопки. Можно включать или выключать всплывающие подсказки: меню Вид => Панель инструментов=> Настройка => выбрать вкладку Параметры, в ней - “Отображать подсказки для кнопок”.

Если панель инструментов отсутствует, необходимо выбрать пункт меню Вид, Панель инструментов. Появится список возможных панелей инструментов (Стандартная, Форматирование и т. д.). Здесь же можно выбрать строку Настройка,откроется окно, в котором можно изменить параметры панели инструментов.

1. Строка формул, в которой отображается содержимое ячеек таблицы.
2. Полосы прокрутки. Они находятся справа и внизу документа. Перетаскивая мышью бегунок, можно быстро передвигаться по листу.

В целом окно Excel имеет вид

Рабочее поле – пространство, состоящее из ячеек, названий столбцов и строк.

Пункты меню

Файл- позволяет создать, открыть, сохранить книгу. Осуществить автоматический поиск файла по всем дискам, установить параметры страниц, распечатать документ, просмотреть предварительно текст перед печатью. При сохранении документа, ему автоматически присваивается расширение xls. Если выбрать пункт подменю «Сохранить как», можно изменить имя файла, тип и маршрут куда сохранять.В диалоговом окне при сохранении файла можно выбрать нужный диск и каталог.

При открытии уже существующего файла, выбирается пункт меню Файл => Открыть. При работе с несколькими файлами, в меню Файлсохраняется список их имён. Выбрав нужный файл, он загрузится в окно. В списке могут быть до 9 имён файлов. Задаётся список через меню Сервис=> Параметры=>вкладка Общие=> Помнить файлы.

Правка– этот пункт меню позволяет выделять, удалять, копировать фрагменты, осуществлять поиск нужного фрагмента по заданной модели, переходить к указанной странице по ее номеру, отменять или повторять команды.

Вид– в этом пункте выбирается форма представления файла на экране (как электронный документ, с разметкой страниц и др.); осуществляется управление элементами окна, масштабом; создание колонтитулов.

Вставка- возможность вставлять в текст различные объекты: сноски, примечания, рисунки, графики; проставлять нумерацию страниц; формировать оглавление.

Формат - форматирование ячеек.

Сервис - проверка орфографии, настройка параметров книги, запись макрокоманд.

Данные - сортировка, фильтрация данных, создание сводных таблиц.

Окно- работа в нескольких окнах, изменение размера и расположения окон.

? – справка (отдельная программа со своими окном и меню).

Часть 2. Создание, редактирование и форматирование электронных таблиц

Основные понятия электронных таблиц

Книга. Книга в Microsoft Excel представляет собой файл, используемый для обработки и хранения данных. Каждая книга может состоять из нескольких листов, поэтому в одном файле можно поместить разнообразные сведения и установить между ними необходимые связи.

MS Excel - многооконная программа, позволяющая одновременно загружать сколько угодно рабочих книг (файлов). Переход между файлами осуществляется с помощью комбинации клавиш: Ctrl + Tab или Ctrl + F6, или через меню Окно.

Лист. Лист служит для организации и анализа данных. Можно вводить и изменять данные одновременно на нескольких листах, а также выполнять вычисления на основе данных из нескольких листов. При создании диаграммы ее можно поместить на лист с соответствующими данными или на отдельный лист диаграммы.

Вкладки листов. Имена листов отображаются на вкладках в нижней части окна книги. Для перехода с одного листа на другой следует выбрать соответствующую вкладку, щелкнув по ней один раз левой кнопкой мыши. Если необходимо добавить листы: меню Вставка=> Рабочий лист. Чтобы назвать лист дважды щелкните левой кнопкой мыши на вкладке листа и введите имя.

Рабочий лист состоит из строк и столбцов. Каждый рабочий лист содержит 256 столбцов (они обозначены большими буквами латинского алфавита и далее двухбуквенными комбинациями от A от IV) и 65536 строк (они пронумерованы арабскими цифрами последовательно).

Пересечение строки и столбца называется ячейкой – это минимальный элемент для хранения данных. Каждая ячейка имеет свой адрес – это обозначение ячейки, сочетающее в себе номер строки и номер столбца, например: А1 или DE5691. Адреса ячеек используются при записи формул, определяющих взаимосвязь между значениями, расположенными в разных ячейках.

Чтобы обратиться к ячейке определенного листа, то к адресу добавляется название листа разделенное восклицательным знаком (Лист1!А1). Ячейка, выделенная рамкой, называется активной. Эта рамка в Excel играет роль курсора. В нее можно вводить данные: текст, число, формулу, встроенную функцию, дату, логическое выражение.… Переместить рамку активной ячейки можно с помощью клавиш управления курсором или мышью.

Совокупность ячеек называется диапазоном. Диапазон ячеек обозначают, указывая через двоеточие номера ячеек, расположенных в противоположных углах.

Например: диапазон по строке А1:F1, диапазон по столбцу А1:А20, диапазон блока А1:F20.

Если необходимо перечислить несколько диапазонов, их объединяют с помощью запятой (А1:А5, В1:В5).

Способы выделения

Чтобы выделить

a) диапазон, используйте метод протягивания указателя мыши от любого угла диапазона до противоположного угла по диагонали.

б) строку или столбец целиком – щелкните на заголовке столбца или строки. Протягиванием указателя по заголовкам можно выделить несколько идущих подряд столбцов (строк).

в) несколько диапазонов:

- выделить первый диапазон;

- нажать Ctrl и выделить другой диапазон и т.д.

- отпустить Ctrl

г) блоки смежных ячеек:

- нажать Shift, не отпуская сделать двойной щелчок по тому краю ячейки, в направлении которого делается выделение.

д) ячейки по типу содержимого:

- пункт меню Правка => Перейти (или клавиша F5)=> кнопка “Выделить”. Откроется окно “Выделение группы ячеек”:

“Формулы”- выделятся ячейки, содержащие формулы;

“Числа” – числа;

“Текст”- текст;

“Логические”- содержащие логические значения;

“Ошибки”- содержащие ошибки;

“Пустые ячейки” – пустые ячейки;

“Объекты”- графические объекты и др.

е) несколько рабочих листов:

- щелкнуть по имени первого выделяемого листа, затем щелкнуть по имени последнего листа с нажатой клавишей Shift – выделятся все листы между первым и последним отмеченным;

- щелкнуть по имени первого листа, нажать клавишу Ctrl, затем щелкать по именам остальных необходимых листов – выделятся эти листы.

Чтобы не выделять часто используемые ячейки или диапазоны, им можно дать имена: пункт меню Вставка=> Имя=> Присвоить. После этого для перемещения к именованным ячейкам, нажать F5 и выбрать нужное имя.

Чтобы перейти

а) в ячейку по содержимому: меню Правка =>Найти =>ввести фрагмент текста или число;

б) в ячейку по адресу: меню Правка => Перейти => в поле “Ссылка” ввести адрес нужной ячейки или диапазон.

в) из одного рабочего листа в другой: Ctrl + PgUp - предыдущий лист; Ctrl + PgDn - следующий лист или выбрать лист, щелкнув по вкладке листа в нижней части окна.

Типы входных данных Excel

В каждую ячейку пользователь может ввести данные одного из следующих возможных типов:

Ø Символьные (текстовые) данные имеют описательный характер, могут включать алфавитные, числовые и специальные символы.

Ø Числовые данные не могут содержать алфавитных и специальных символов, так как с ними не производятся математические операции, исключением является десятичная точка и знак минус.

Ø Формулы. Видимое на экране содержимое ячейки может быть результатом вычислений, произведенных по имеющейся, но не видимой в ней формуле. Формула может содержать ряд арифметических, логических и прочих действий, производимых с данными из других ячеек.

Ø Функции. Функция представляет собой программу с уникальным именем, для которого пользователь должен задать конкретные значения аргументов функции, стоящих в скобках после её имени. Функцию можно считать частным случаем формулы. Различают статистические, логические, финансовые и другие функции.

Ø Даты. Этот тип данных является особым типом. Он обеспечивает выполнение таких функций, как добавление к дате числа (пересчет даты вперед и назад) или вычисление разности двух дат (длительности периода). В Excel встроен календарь, начиная с 1900 г.

Форматы числовых данных в Excel

В Excel существуют и используются следующие форматы числовых данных:

ü Общий формат используется по умолчанию, обеспечивая запись числовых данных в том виде, как они вводятся.

ü Формат с фиксированным количеством десятичных знаков обеспечивает представление чисел с заданной пользователем точностью.

ü Процентный формат обеспечивает представление введенных данных со знаком %, умноженных на 100, с учетом установленной точности. Например, если установлена точность в один десятичный знак, то при вводе 0,123 на экране появится 12,3%, а при вводе 123 – 12300.0%.

ü Денежный формат обеспечивает такое представление чисел, где каждые три разряда числа разделены интервалом и предоставляет выбор обозначения денежной единицы.

ü Научный (экспоненциальный) формат используется для представления очень больших и очень малых чисел в виде двух компонент: мантиссы и порядка. Например, число 12345 запишется 1,2345Е+04 (если установлена точность 4 разряда) или 1,23Е+04 (при точности в 2 разряда), а число 0,0000012 запишется как 1,2Е-06.

ü Дробный формат используется для изображения чисел с различными долями и различным количеством значащих цифр числителя и знаменателя.

ü Дата обеспечивает выбор представления даты. Наиболее употребительны такие типы форматов дат:

ДД-МММ-ГГ (04-Янв-95);

МММ-ДД-ГГ (Янв-04- 95);

ДД-МММ (04-Янв);

МММ-ГГ (Янв-95).

ü Время обеспечивает выбор представления времени (14:45, 2:45 PM, 14:45:55, 2:45:55 РМ). Чтобы быстро ввести в ячейку текущую дату необходимо нажать Ctrl+; , а текущее время - Ctrl+: . В любом из перечисленных форматов даты и времени в качестве разделителя можно использовать : , / , - , пробел.

Установить необходимый формат числовых данных можно таким образом: меню Формат =>Ячейки =>Число => выбрать из списка форматов чисел необходимый. На панели инструментов “Форматирование” также есть множество кнопок, позволяющих изменить форматы данных.

Ввод и редактирование данных

Основным отличием работы электронных таблиц от текстового редактора является то, что после ввода данных в ячейку их необходимо зафиксировать, то есть дать понять программе, что вы закончили вводить информацию в эту конкретную ячейку. Зафиксировать данные можно одним из способов:

1. Нажать клавишу Enter.

2. Щелкнуть мышью по другой ячейке.

3. Воспользовавшись кнопками управления курсором на клавиатуре, перейти к другой ячейке.

Чтобы ввести данные необходимо:

- сделать ячейку активной;

- ввести данные;

- нажать Enter.

В ячейку можно ввести до 255 символов. Если число используется как текст, перед ним ставятся кавычки.

Если надпись длинная, соседняя ячейка будет ее перекрывать. Если число не помещается в ячейку, оно будет представлено знаками # # # #.

В этих случаях необходимо изменить ширину столбца:

1 способ: взяться мышью за разделительную линейку в заголовке столбца (курсор примет вид двух черточек со стрелками, направленными вправо и влево) и оттащить ее вправо (влево).

2 способ: меню Формат => Столбец => Ширина => задать нужную ширину

3 способ: выделить диапазон, меню Формат =>Столбец => Автоподбор ширины.

Аналогично поступают, если необходимо изменить высоту строки:

1 способ: взяться мышью за разделительную линейку в заголовке строки (курсор примет вид двух черточек со стрелками, направленными вверх и вниз) и оттащить ее вверх (вниз).

2 способ: Формат => Строка => Высота => задать нужную высоту

3 способ: выделить диапазон, меню Формат =>Строка => Автоподбор высоты.

Чтобы изменить выравнивание данных в ячейке: меню Формат => Ячейки =>Выравнивание. В появившемся окне можно выбрать: горизонтальное или вертикальное выравнивание текста и его ориентация, а также выравнивание по левому, правому краю, по центру и др.

Excel содержит до 256 шрифтов. Шрифт можно изменить Формат =>Ячейка => Шрифт или через панель инструментов, либо через контекстное меню (щелчок правой кнопкой мыши на выделенном диапазоне) Формат =>Ячейки => Шрифт. В открывшемся окне можно изменить вид, цвет размер шрифта, начертание (курсив, жирный и т.д), верхний и нижний индексы.

Чтобы изменить границы: Формат =>Ячейка => Граница.

Скрыть содержимое таблицы можно через меню Формат => Столбец => Скрыть. Скрыть строки: Формат => Строка => Скрыть.

Можно скрыть целый лист: Формат => Лист => Скрыть.

Для восстановления скрытой части таблицы соответственно: Формат => Строка => Отобразить или Формат => Строка => Отобразить, или Формат => Лист =>Отобразить.

В Excel можно также защищать данные от изменений: Меню Сервис=> Защита=> выбрать: защитить лист, защитить книгу, при желании можно ввести пароль (при вводе пароля учитывается регистр).

Защитить ячейку: Формат => Ячейка=> Защитить или скрыть формулы.

Защищаемые данные нельзя перемещать, редактировать, форматировать, удалять.

Чтобы снять защиту: Сервис=> Защита=> Снять защиту листа или книги.