Использование встроенных функций EXCEL

ВВЕДЕНИЕ

Электронные таблицы предоставляют пользователю широкий спектр возможностей для выполнения инженерных и экономических расчетов. Электронная таблица – одна из самых распространенных и удобных информационных технологий для обработки данных, требующих вычислений и представляемых в табличном виде. Типичным примером применения электронных таблиц является составление смет, финансовых планов и бюджетов, а также различные вычисления.

В настоящее время наиболее популярным программным продуктом среди электронных таблиц является MS Excel, входящий в пакет Microsoft Office. Цель данного учебного пособия – помочь студенту получить навыки самостоятельного решения экономических задач различного уровня сложности.

В данном курсе студент должен не только освоить основные понятия, связанные с электронными таблицами Excel, но и уметь создавать не только их, но и диаграммы, работать с электронными таблицами как с базами данных, осуществляя сортировку, фильтрацию данных, выполнять выборку данных из таблицы по запросу, создавать итоговые и сводные таблицы, решать задачи с использованием надстройки Подбор параметра, а также линейные, дискретные и транспортные задачи и задачи оптимизации с помощью надстройки Поиск решения, что способствует развитию навыков алгоритмического мышления, а также и другие задачи.

Знания, умения и навыки, полученные при работе с электронными таблицами Excel – залог успешной работы на компьютере при выполнении курсовых и дипломных работ, а также для дальнейшей трудовой деятельности будущего специалиста.

В результате изучения курса студент должен

иметь:

· представление об электронных таблицах как универсальном инструменте ведения больших таблиц с расчетами,

знать:

· основы работы электронных таблиц Excel;

· возможности решения задач в электронных таблицах Excel,

уметь:

· создавать, редактировать и форматировать таблицы;

· использовать встроенные функции Excel;

· строить и редактировать диаграммы;

· работать с надстройкой Подбор параметра и Поиск решения.

Пособие состоит из двух частей.

Первая часть посвящена изложению основ работы с электронными таблицами, а также рассмотрению некоторых специальных возможностей Excel. Изложение теоретического материала иллюстрируется примерами, которые демонстрируют решение конкретных задач с применением электронных таблиц. Для самоконтроля знаний студентов в конце каждого раздела даны контрольные вопросы. Вторая часть содержит 9 лабораторных работ, которые должны быть выполнены в соответствии с индивидуальным заданием. В случае необходимости можно воспользоваться справочной системой Excel.

Отчет по каждой лабораторной работе должен содержать:

1) титульный лист;

2) задания для выполнения лабораторной работы;

3) пояснительную записку, включающую необходимые формулы и выводы по работе.

Порядок выполнения лабораторных работ:

1) получение индивидуального задания для выполнения лабораторной работы (номер варианта индивидуального задания соответствует порядковому номеру студента в списке группы);

2) теоретическое освоение материала в объеме изученных разделов настоящего пособия;

3) выполнение задания на персональном компьютере;

4) оформление отчета.

I. КРАТКИЕ ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ СВЕДЕНИЯ

ИНТЕРФЕЙС СРЕДЫ EXCEL

Структура Excel

При организации данных в Excel используются следующие понятия: книга, рабочий лист, строка, столбец, ячейка и диапазон ячеек.

Книга является синонимом файла с расширением .xls. Книга содержит рабочие листы.

Рабочий лист является основным рабочим пространством для пользователя. В одной книге может быть до 255 листов. По умолчанию в книге создается три листа (настроить количество листов можно через меню СЕРВИС, пункт ПАРАМЕТРЫ, вкладка ОБЩИЕ). Один лист имеет 256 колонок и 65536 строк, которые образуют ячейки Общее количество ячеек на одном листе 16777216. Рабочим листам можно присваивать имена длиной до 31 символа. В именах запрещается использовать знаки * : ; / \ ? [ ]. По умолчанию листам присваиваются имена Лист1, Лист2 и т д.

Строка – элемент, адрес которого выражается числом от 1 до 65536.

Столбец – элемент, адрес которого выражается буквами латинского алфавита и их сочетаниями от А до Z.

Ячейка – элемент, образующийся на пересечении строки и столбца. Адрес ячейки формируется из буквенного адреса строки и числового адреса столбца, например: С8. Такая запись адреса называется относительной адресацией. Кроме такой адресации есть адресация R1C1 (номер строки и номер столбца). Также ячейке может быть присвоено имя, отражающее тот или иной аспект решаемой задачи. Например, вместо имени А4 ячейку можно назвать ПРОЧНОСТЬ, если в этой ячейке находятся данные прочности.

Диапазонячеек имеет вид прямоугольной области из смежных клеток. Адрес диапазона задается адресами левой верхней ячейки и нижней правой, разделенных двоеточием, например: A1:C5.

Чтобы обратиться к ячейке или диапазону, находящемуся в другой книге, следует пользоваться полным именем ячейки или диапазона. Полное имя включает в себя имена диска, папки, книги (заключается в прямоугольные скобки), листа (с восклицательным знаком в конце) и ячейки (или диапазона) (рис. 1.1). Например:

Рис. 1.1. Полное имя ячейки

Элементы интерфейса

На рис. 1.2 приведена схема основного экрана Excel с поясняющими выносками [1], [6].

Рис. 1.2. Схема основного экрана Excel

Рассмотрим элементы интерфейса подробнее.

Заголовок окна. Здесь приведены названия приложения (Microsoft Excel) и текущего документа (Книга 1). В заголовке также размещены стандартные кнопки управления окном в операционной системе Windows.

Главное меню и панели инструментов. Некоторые функции главного меню доступны через многочисленные подчиненные меню и вкладки. Для удобства работы многие функции главного меню продублированы кнопками-пиктограммами, частично расположенными на панелях инструментов, частично скрытыми.

Строка формул. Строка формул предназначена для ввода данных и формул. На рис. 1.3 представлена структура строки формул.

Рис. 1.3. Структура строки формул

Поле имени выполняет следующие функции.

1. Отображение адреса текущей ячейки.

2. Отображение числа захватываемых строк и столбцов в процессе выделения диапазона.

3. Поиск и выделение ячейки по ее имени.

4. Переименование ячеек и диапазонов.

Кнопка просмотра списка имен служит для просмотра имен ячеек и диапазонов.

Кнопка отмены ввода аналогична клавише Esc.

Кнопка подтверждения ввода аналогична клавише Enter.

Кнопка вызова мастера функций вызывает диалоговое окно МАСТЕР ФУНКЦИИ, облегчающее правильный ввод функции.

Поле ввода данных используется для ввода данных и формул.

Рабочий лист – основное пространство для работы. Лист обрамлен бордюром, в клетках которого указаны имена строк и столбцов. Клетки бордюра выполняют роль кнопок, щелкая по которым мышью можно выделять строки или столбцы целиком (при наведении курсора на клетку бордюра курсор принимает вид черной стрелки). На пересечении строк и столбцов в верхнем левом углу рабочего листа расположена кнопка ВЫДЕЛИТЬ ВСЕ (рис. 1.2).

Ярлычки рабочих листов и кнопки прокрутки ярлычков служат для быстрого перехода на нужный лист.

Фиксаторы разбивки листа – это две кнопки, расположенные рядом с полосами прокрутки листа (рис. 1.2). Если перетащить кнопку, расположенную у вертикальной полосы прокрутки, вниз, то лист разделится на две части по высоте, а если кнопку, расположенную у горизонтальной полосы прокрутки, перетащить влево, то лист разделится на две части по ширине.

Строка состояния служит для отображения текущего режима, состояния некоторых управляющих клавиш, для вывода подсказок относительно текущих действий и доступа к калькулятору.

Различают следующие типы текущего режима.

Готово – возможен доступ к меню и пиктограммам и перемещение по ячейкам листа.

Ввод – режим ввода информации в ячейку, при котором большая часть пунктов меню недоступна.

Правка – режим редактирования уже введенных данных в ячейке (переход в режим происходит после двойного щелчка на непустой ячейке).

Указать – режим включается при копировании, выделенная ячейка или диапазон ограничиваются бегущей пунктирной линией.

Калькулятор расположен на строке состояния справа от места указания текущего режима. Калькулятор вызывается щелчком правой кнопки мыши по свободному полю строки состояния, а затем в контекстном меню выбирается нужная операция. Чтобы отключить микрокалькулятор необходимо щелкнуть в контекстном меню на пункте Нет.

Курсор–вид курсора указывает на возможные действия и показывает местоположение пользователя в интерфейсе Excel. Например:

	– курсор выделения ячейки и диапазона ячеек;
	– курсор ввода данных в режиме ввода и правки;
	– курсор перемещения и копирования, возникающий при сближении с границей ячейки или диапазона ячеек.

Управлять внешним видом рабочего листа можно в меню СЕРВИС (СЕРВИС – ПАРАМЕТРЫ – вкладка ВИД) (рис. 1.4).

Рис. 1.4. Настройка внешнего вида рабочего листа

Контрольные вопросы к разделу 1

1. Что такое электронная таблица?

2. Что такое табличный процессор?

3. Какое главное достоинство электронных таблиц?

4. Каковы возможности электронных таблиц?

5. Что представляет собой имя строки?

6. Что представляет собой имя столбца?

7. Что такое ячейка?

8. Что представляет собой адрес ячейки?

9. Что такое блок ячеек?

10. Как задается адрес блока ячеек?

11. Какая ячейка называется активной (текущей)?

12. Что такое рабочая книга?

13. Перечислите основные элементы окна Excel.

ВВОД ДАННЫХ

В электронных таблицах данные заносятся в ячейки [1], [3], [6]. В каждую ячейку пользователь может ввести следующие данные: текст (символы), числа, формулы.

Установками, принимаемыми по умолчанию на уровне всех ячеек таблицы, как правило, являются:

- ширина ячейки – 9 разрядов;

- левое выравнивание для текстовых (символьных) данных;

- основной формат для цифровых данных с выравниванием вправо.

Типы данных Excel

Символьные (текстовые) данные– это любая последовательность символов. В качестве их первого символа часто используется апостроф, а иногда – кавычки. Так, например, запись '653 распознается как набор символов, имеющих вид цифр 653, которые не обозначают количества и не могут использоваться в арифметических операциях. Данные текстового типа используются для заголовков таблиц, заголовков строк и столбцов, а также для комментариев. Например: Ведомость по начислению премии; Группа № 115 и т. д.

В одну ячейку возможен ввод до 32 000 символов. Чтобы настроить автоматический перенос символов на следующую строку внутри ячейки, необходимо выполнить следующее.

С помощью меню

1. В меню ФОРМАТ выберите пункт ЯЧЕЙКА.

2. В появившемся диалоговом окне ФОРМАТ ЯЧЕЕК установите флажок ПЕРЕНОСИТЬ ПО СЛОВАМ (рис. 2.1).

Рис. 2.1. Диалоговое окно «Формат ячеек»

С помощью клавиатуры

1. В нужном месте строки нажмите одновременно две клавиши Alt и Enter, создастся новая строка.

Числовые данные.Вводимые числовые данные хранятся в памяти с точностью, с которой они были введены. Результаты вычислений могут быть представлены с любой требуемой точностью в пределах до 15 значимых цифр. Дробная часть отделяется от целой запятой (или точкой), например: -20; 256,28; ,251.

Дата и время.Особым типом входных данных являютсядаты и время. Для представления дат и времени специального типа данных в Excel не предусмотрено. Для этого используются числовые данные, но представленные в формате ДАТА и Время. Этот тип данных обеспечивает выполнение таких функций, как добавление к дате числа (пересчет даты вперед и назад) или вычисление разности двух дат (длительности периода). Даты имеют внутренний (например, дата может выражаться количеством дней от начала 1900 года или порядковым номером дня по Юлианскому календарю) и внешний формат. Внешний формат используется для ввода и отображения дат, например:

- ДД-ММ-ГГ(04-10-11);

- ДД.ММ.ГГ (04.10.11);

- ДД-МММ (04-Янв) и т.д.

Формулы – это выражения, состоящие из числовых величин, адресов ячеек и функций, соединенных знаками арифметических операций. При написании формулы должны начинаться со знака "=" (равно).

Арифметические операции:

^ – возведение в степень;

* – умножение;

/ – деление;

+ – сложение;

- – вычитание.

Приоритеты арифметических операций: возведение в степень, умножение и деление, сложение и вычитание. Арифметические операции выполняются слева направо в порядке их приоритетов. Указанный ход выполнения операций может быть изменен круглыми скобками – действие, находящееся в скобках, имеет более высокий приоритет.

Основные правила записи формул.

1. Формулы записываются в строку (двухэтажные формулы с числителем и знаменателем недопустимы).

2. Все знаки арифметических действий должны присутствовать в явном виде (особенно это касается часто подразумеваемого и опускаемого знака умножить).

3. Количество правых и левых скобок должно быть одинаковым.

При записи формул могут применяться логические операции.

Логические операции

= — равно;

< — меньше;

> — больше;

<> — не равно;

<= — меньше равно;

>= — больше равно.

Логические операции могут применяться к числовым и символьным данным, при этом допускается сравнение символа с числом (буква всегда «больше» любого числа). Результатом логической операции являются слова ИСТИНА или ЛОЖЬ. В арифметических операциях логическое значение ЛОЖЬ интерпретируется как 0, а ИСТИНА – как 1. Воспользуемся этим для организации проверки знака чисел.

1. Введите в ячейки некоторого диапазона, например: С1:С4, любые числовые данные.

2. Запишите в ячейку С5 следующее выражение

=(C1>0)*(C2>0)*(C3>0)*(C4>0) (2.1)

3. Щелкните по кнопке ввод (зеленая галочка в строке формул).

4. Если числа в ячейках С1:С4 неотрицательны, то есть каждое из неравенств дает в результате ИСТИНА (или 1), то выражение (2.1) равносильно следующему:

=1*1*1*1 (2.2)

т. е. равно 1. Если хотя бы одно из чисел отрицательно или равно нулю, то в ячейке С5 появится 0.

В ячейке, в которой находится формула, виден только результат вычислений над данными, содержащимися в А5 и Н8, саму формулу можно увидеть в строке ввода, когда данная ячейка станет активной. При записи адресов в формулу во избежание ошибок ввода целесообразно не набирать адреса на клавиатуре вручную, а просто щелкать левой кнопкой мыши по соответствующим ячейкам – после щелчка они будут автоматически внесены в формулу. С клавиатуры остается ввести знаки арифметических действий и скобки.

Примеры записи формул.

Пример записи формулы приведен на рисунке 2.2.

На рис. 2.2 константы хранятся в ячейках С1:С5, а результат вычислений =(С1^С2+С3)/С4*4 показан в ячейке А1.

Рис. 2.2. Пример записи формулы

В формулах может использоваться относительная, абсолютная и смешанная адресации. В формуле на рис. 2.2 использована относительная адресация. Особенность относительнойадресации в том, что она не привязана жестко к ячейкам листа и при копировании и перемещении формулы адреса, записанные в ней, изменятся.

Чтобы при копировании и перемещении формул ссылки на ячейки не изменялись, следует использовать абсолютную адресацию. Для этого надо перед координатами в адресе поставить знаки доллара, например: $A$1. Для набора знака $ можно после ввода адреса ячейки нажать функциональную клавишу F4.

Если требуется зафиксировать не весь адрес, а только номер строки или только букву столбца, то знак доллара следует поставить только перед фиксируемой координатой, например: $СЗ, A$5 и такая адресация называется смешанная. Для этих целей также можно использовать функциональную клавишу F4. Только нажать ее надо несколько раз, следя за последовательным изменением порядка расстановки знаков доллара.

Особое внимание следует обратить на использование формул при работе с массивами. Массивы – это множество ячеек, содержащих данные определенного типа. Он может рассматриваться как единый элемент, к которому допустимо применение арифметических операций и операций отношения.

1. Введите два числовых массива: первый массив в диапазон А1:А4, второй в диапазон В1:В4. Требуется сложить эти массивы поэлементно и результат вывести в ячейки С1:С4.

2. Выделите ячейки диапазона С1:С4.

3. В ячейку С1 в строке формул запишите формулу

=A1:A4+B1:B4 (2.3)

4. Нажмите одновременно три клавиши Ctrl, Shift и Enter.

5. Убедитесь, что в ячейках С1:С4 появились результаты сложения элементов массивов, в строке формул – фигурные скобки, как признак операции обработки массивов (рис. 2.3).

Рис. 2.3. Результат сложения массивов

В вычислениях часто используются функции. Функция представляет собой программу с уникальным именем, для которой пользователь должен задать конкретные значения аргументов, стоящих в скобках после ее имени. Функцию (так же, как и число) можно считать частным случаем формулы. В Excel насчитывается более 400 встроенных функций. Различают математические, статистические, логические, финансовые и другие функции.

Примеры функций:

СУММ (B2:B6, B9) – функция вычисления суммы значений чисел, находящихся в ячейках В2, ВЗ, В4, В5, В6 и В9.

МАХ (А1:А8) – функция нахождения максимального значения в диапазоне ячеек от А1
до А8.

Ввести в ячейку формулу, содержащую функции, можно с клавиатуры или с помощью мастера функций, который можно вызвать, выбрав левой кнопкой мыши кнопку f_х в строке формул или на панели инструментов, а также в основном меню ВСТАВКА пункт Функция (рис. 2.4).

Рис. 2.4. Мастер функций

Мастер функций за два шага позволит записать любую функцию:

1) на первом шаге выбирается функция; непосредственно под списком выводится краткое описание действия выбранной функции и правила записи аргументов, а слева внизу диалогового окна имеется ссылка на справку с подробным описанием выбранной функции;

2) на втором шаге задаются аргументы функции. Значения аргументов можно ввести вручную или выделить мышью ячейки на рабочем листе.

Рассмотрим некоторые из них подробно.

Использование встроенных функций EXCEL

1. СУММ(число1, число2,…) – суммирует аргументы. В качестве аргументов может быть задан диапазон.

Например, для подсчета суммарного объема производства изделий за первые шесть месяцев года используем функцию суммирования (рис.2.5).

Рис. 2.5. Вычисление суммы

Для подсчета суммы в примере можно использовать также функцию Автосуммирование. Для этого необходимо выделить диапазон ВЗ:В8 и на Панели инструментов нажать кнопку автосуммирования S (рис.2.5). В ячейке В9появится формула СУММ(ВЗ:В8).

Для того чтобы посмотреть какие формулы записаны во всей таблице в ячейках расчета, можно настроить отображение в таблице нечисловых результатов (рис. 2.6). Для этого войдите в меню СЕРВИС, выберите пункт Параметры, в диалоговом окне войдите на вкладку Вид, в группе Параметры окна поставьте флажок Формулы и щелкните по кнопке ОК.

Рис. 2.6. Вывод формул

2. СЧЁТ (значение1; значение2;...) – функция подсчитывает количество чисел в списке аргументов. Например: СЧЁТ(А1:А9).

3. СРЗНАЧ (число1; число2;…).Возвращает среднее (арифметическое) своих аргументов, которые могут быть числами или именами, массивами или ссылками на ячейки с числами. Например: СРЗНАЧ(A3:А10).

4. КОРЕНЬ (число). Функция вычисляет квадратный корень из положительного числа. Если число отрицательное (ожидается, что может быть отрицательным в процессе расчетов), то следует использовать функцию модуля числа.

5. АВS (число) – функция возвращает модуль числа (рис. 2.7)

Рис. 2.7. Примеры использования функции КОРЕНЬ()

6. ЕХР (число) – возвращает экспоненту числа. Функция вычисляет результат возведения в степень основания натурального логарифма (е=2,71878…) Степень указывается в скобках как аргумент функции. Например: EXP(3)=e³.

7. LN (число) – вычисляет натуральный логарифм числа. Данная функция является обратной по отношению к EXP().

8. LOG (число; основание) – вычисляет логарифм числа по заданному основанию. Например: LOG(23,3).

9. МАКС (диапазон) – функция служит для поиска максимального элемента в диапазоне, указанном в качестве аргумента.

10. МИН (диапазон) – функция служит для поиска минимального элемента в диапазоне, указанном в качестве аргумента.

11. ЕСЛИ (условие; выражение 1; выражение 2) –логическая функция ЕСЛИ() проверяет условие, записанное первым в списке аргументов, на истинность. Если условие оказывается истинным, то управление передается к выражению 1, а выражение 2 игнорируется. Если условие оказывается ложным, то управление передается к выражению 2, а выражение 1 игнорируется. Таким образом, реализуется алгоритм разветвляющегося вычислительного процесса, имитирующего ход принятия решения. На языке записи алгоритма в виде блок-схем логические действия изображаются в виде ромба с двумя исходящими от него линиями, символизирующими два возможных взаимоисключающих варианта дальнейшего хода вычислительного процесса (рис. 2.8).

Рис. 2.8. Логическое действие в виде блок-схемы

В качестве выражений могут быть записаны адреса ячеек, символьные константы, а также другие логические функции. Аргументы отделяются друг от друга точкой с запятой.

Рассмотрим пример применения функции ЕСЛИ().[4]

Пример 2.1. В зависимости от значений переменных F и R переменная У должна принимать следующие символьные значения:

(2.1)

Пусть переменной F соответствует ячейка А1, переменной R – ячейка А2, а переменной У – ячейка A3. В этом случае задачу можно сформулировать так: сравнить числовые значения, записанные в ячейках А1 и А2, и вывести полученный результат сравнения в ячейку A3 в виде символьных констант «F>R» и «F<=R».

1. Введите в ячейки А1 и А2 любые числовые константы, например 7 и 4 (рис. 2.9).

2. В ячейку A3 запишите формулу, основанную на логической функции ЕСЛИ().

3. Подтвердите ввод и убедитесь в правильности полученного результата (рис. 2.9).

Рис. 2.9. Пример решения с использование функции ЕСЛИ()

12. Логическая функция И () – функция также называется функцией логического умножения и имеет следующий синтаксис:

И(условие 1;условие 2; ...)

В качестве аргументов функция использует условия (для примера показано два условия, но может быть больше). Функция возвращает значение ИСТИНА, если все входящие условия истины. Если хотя бы одно условие окажется ложным, то функция возвращает значение ЛОЖЬ.

13. Логическая функция ИЛИ () – функция также называется функцией логического сложения и имеет следующий синтаксис:

ИЛИ(условие 1; условие 2;...)

Функция возвращает значение ИСТИНА, если хотя бы одно из условий истинно. Функции И() и ИЛИ() часто применяются совместно с функцией ЕСЛИ() в качестве вложенных функций.

Пример 2.2. Определим наибольшее из трех чисел.

1. Запишите числа, подлежащие сравнению, в ячейки A1, A2, A3.

2. Запишите в ячейку А4 формулу (рис. 2.10), содержащую вложение функций ЕСЛИ() и И().

Рис. 2.10. Пример записи функций ЕСЛИ() и И()

Вложение функции И() позволяет сформировать проверку одновременного выполнения двух условий для определения, что А1 больше А2 и A3, Если оба условия истинны, то в ячейку А4 выводится текст А1 наибольшее. Если нет, то управление передается второй функции ЕСЛИ() с вложенной функцией И() и проверяется одновременное выполнение двух условий для определения, что A2 больше А1 и A3. Если оба условия истинны, то в ячейку А4 выводится текст А2 наибольшее. Если нет, то в ячейку выводится текст A3 наибольшее.

Пример 2.3. Необходимо выяснить, есть ли среди трех чисел отрицательные.

1. Введите исходные числа в ячейки A1, A2, A3.

2. В ячейку А4 запишите формулу с вложенной логической функцией ИЛИ() (рис. 2.11).

Рис. 2.11. Пример записи формулы с вложенной функцией ИЛИ()

Если хотя бы одно из условий окажется истинным, то функция ИЛИ возвратит значение ИСТИНА, управление передастся второму аргументу и в ячейку А4 будет выведен текст Есть отрицательные числа. Если ни одно из условий не окажется истинным, то функция ИЛИ возвратит значение ЛОЖЬ и в ячейку А4 будет выведен текст Отрицательных чисел нет.

Пример 2.4. Составить формулу, которая выдавала бы текст приветствия на вводимое время следующим образом:

от 0 до 7 часов – «Доброй ночи»

от 7 до 11 часов – «Доброе утро»

от 11 до 18 часов – «Добрый день»

от 18 до 24 часов – «Добрый вечер»

Предусмотреть защиту от неправильного ввода: время суток не может выражаться отрицательными числами и числами больше 24.

1. Формализуйте задачу. Представьте условия задачи как диапазон числовых значений, каждому из которых надо поставить в соответствие символьную константу: «Доброй ночи», «Доброе утро» и т. д.

2. Составьте исходную таблицу (рис. 2.12). Текущее время будет вводиться в ячейку В2, рабочая формула будет введена в ячейку ВЗ и там же будет выводиться текст приветствия.

3. Используя логические функции ЕСЛИ(), И(), ИЛИ(), составьте и запишите в ячейку ВЗ рабочую формулу (рис. 2.12).

Рис. 2.12. Пример записи и решения задачи 2.4

Формула составлена по принципу вложения: четыре вложения функции ЕСЛИ() в саму себя, четыре вложения функции И() в функцию ЕСЛИ(), одно вложение функции ИЛИ() в ЕСЛИ(). Формула имеет следующую структуру:

=ЕСЛИ(И(условия);«сообщение»;ЕСЛИ(И(условия);«сообщение»;

ЕСЛИ(И(условия);«сообщение»;ЕСЛИ(И(условия);«сообщение»;

ЕСЛИ(ИЛИ(условия);«сообщение»))))).

Результат решения задачи представлен на рисунке 2.13.

Рис. 2.13. Полученный результат решения задачи 4

14. РАНГ (Число; Ссылка; Порядок) – функция возвращает ранг числа в списке чисел: его порядковый номер относительно других чисел в списке. Первые два аргумента являются обязательными. Третий аргумент определяет способ упорядочения. Если он равен нулю или опущен, то наилучшим считается наибольшее число и ему присваивается ранг, равный 1. Если третий аргумент равен любому ненулевому числу, то наилучшим считается наименьшее число и ему присваивается ранг, равный 1. Например:=РАНГ(A2;$A$2:$A$6).Наибольшему числу будет присвоен ранг 1.

Рассмотрим пример использования функции РАНГ.

Пример 2.5.Ячейки A2:A6содержат числовые данные (рис. 2.14). Присвоить числам ранг при условии, что наилучшим считается наибольшее число, и поместить результат в ячейках B2:B6.

Для решения такой задачи используется статистическая функция =РАНГ(Число; Ссылка; Порядок). Первые два аргумента являются обязательными. Третий аргумент определяет способ упорядочения. Если он равен нулю или опущен, то наилучшим считается наибольшее число, и ему присваивается ранг, равный 1. Если третий аргумент равен любому ненулевому числу, то наилучшим считается наименьшее число, и ему присваивается ранг, равный 1.

Таким образом, в ячейку B2нужно ввести формулу: =РАНГ(A2;$A$2:$A$6)и скопировать ее в ячейки B3:B6 (рис. 2.14).

Рис. 2.14. Определение ранга

16. СУММЕСЛИ( диапазон; критерий; диапазон суммирования) – функция суммирует ячейки, заданные указанным условием. Например: =СУММЕСЛИ(A1:A6;">160000";B1:B6).

17. ВПР(искомое значение; таблица массив; номер столбца; параметр) – функция называется «вертикальный поисковый ряд». Ищет значение в первом столбце массива и возвращает значение из ячейки в найденной строке и указанном столбце. По умолчанию таблица должна быть отсортирована по возрастанию. Например: =ВПР(C3;$G$3:$H$8;2).Функция ВПРнаходит точно такое же значение ячейки C3в первом столбце диапазона $G$3:$H$8и возвращает соответствующее значение второго столбца этого диапазона, так как третий аргумент равен двум.

На примере покажем, как автоматизировать процесс ввода однотипных, но различных формул, используя функцию вертикального просмотра ВПР.

Пример 2.6.Два цеха производят продукцию трех видов – прибор «Альфа» артикулов А1 и А2, прибор «Бета» артикулов Б1 и Б2, прибор «Гамма» артикулов В1 и В2. Цех 1 выпускает приборы «Альфа» и «Бета». Цех 2 выпускает приборы «Бета» и «Гамма». Имеются данные о количестве приборов, произведенных каждым цехом за январь месяц. Известны также издержки, приходящиеся на единицу продукции каждого артикула.

Определить общие издержки каждого цеха по приборам каждого артикула в январе. Определить количество приборов «Бета», изготовленных первым цехом и вторым цехом в январе.

В ячейках A1:E10 и G1:H8(рис.2.15) содержатся исходные данные задачи. Результат решения приведен в ячейках E3:E10. С математической точки зрения задача решается элементарно. Для расчета общих издержек в ячейку E3вводится формула: =ВПР(C3;$G$3:$H$8;2)*D3и размножается на ячейки диапазона E3:E10. Функция ВПРнаходит точно такое же значение ячейки C3в первом столбце диапазона $G$3:$H$8и возвращает соответствующее значение второго столбца этого диапазона, так как третий аргумент равен двум.

Рис. 2.15. Результат решения задачи 2.6.

Для определения количества приборов «Бета», изготовленных первым цехом и вторым цехом в январе, введенные текстовые данные для задач требуют объединения ячеек: A12:C12, A13:C13, A14:C14 и A15:C15. Для расчета количества приборов «Бета», изготовленных первым цехом и вторым цехом в январе, нужно ввести в ячейки D12 и D13следующие формулы:

=СУММЕСЛИ(B3:B6;B5;D3:D6)

=СУММЕСЛИ (B7:B10;B7;D7:D10).

Для расчета количества приборов «Бета», изготовленных обоими цехами в январе, нужно ввести в ячейку D14следующую формулу: =СУММЕСЛИ(B3:B10;B5;D3:D10).

Для расчета количества приборов «Бета» артикула Б1, изготовленных обоими цехами в январе, нужно ввести в ячейку D15 следующую формулу: =СУММЕСЛИ(C3:C10;C5;D3:D10).

18. ГПР(искомое значение; таблица; номер строки; параметр) – функция называется «горизонтальный поисковый ряд», так как производит поиск параметра искомое значение в самой верхней строке диапазона поиска. Счет номеров строк для параметра номер строки начинается с единицы. Таким образом, функция ищет значение в верхней строке таблицы и возвращает значение ячейки, находящейся в указанной строке того же столбца. Параметр определяет тип поиска: 0 (или ЛОЖЬ) – точный поиск, 1 (или ИСТИНА) – приблизительный.

Рассмотрим пример применения функции ГПР.

Пример 2.7. Имеется обширная электронная таблица, в которой записаны индексы товаров и их цены (рис. 2.18). Приведен небольшой фрагмент этой большой таблицы. Менеджеру по продажам нужно срочно узнать цены ряда товаров по их индексам. Поскольку таблица большая, поиск «вручную» неэффективен. Что следует сделать менеджеру?

1. Менеджеру следует составить таблицу Запрос (рис. 2.18) с двумя рабочими ячейками Индекс товара и Цена товара.

2. В ячейку Индекс товара менеджер должен ввести индекс интересующего его товара, а в ячейку Цена товара записать формулу для поиска и чтения содержимого ячейки. В формуле следует использовать функцию ГПР(), так как поиск входа в диапазон возможен только по значению индекса, который записан в верхней строке диапазона (рис. 2.17).

Рис. 2.17. Запись функции ГПР

3. Введите в ячейку А9индекс СК. Подтвердите ввод и убедитесь, что в ячейке А9 получено значение цены товара с индексом СК.

В качестве искомого значения возможно использовать символы, заключенные в кавычки. Можно вместо символа указать адрес ячейки А9.

Рис. 2.18. Результат решения примера 2.7

19 СЧЁТЕСЛИ(диапазон; критерий)–функция подсчитывает количество непустых ячеек в удовлетворяющих заданному условию.Например: =СЧЁТЕСЛИ(A1:A6;">10000") – подсчитывает в диапазоне A1:A6 количество значений, которые больше 10000.

Рассмотрим пример применения функции СЧЁТЕСЛИ.

Пример 2.8. Для таблицы рисунка 2.19 определить число поездок, сделанных Петровым.

Создайте вспомогательную мини-таблицу Число ездок и запишите
в ячейку В13 функцию СЧЕТЕСЛИ() (рис. 2.19) В этом случае вы указываете адрес ячейки, в которой записана фамилия интересующего вас водителя (А4 – это Петров) Можно поступить иначе. Создайте вспомогательную таблицу с двумя полями Фамилия и Число поездок. В ячейку А14 будете вводить фамилию водителя. В функции СЧЕТЕСЛИ() на месте параметра критерий стоит адрес этой ячейки. Или же можно указывать фамилию, заключенную в кавычки, прямо в функции в позиции критерий.

Рис. 2.19. Результат решения примера 2.8

Контрольные вопросы к разделу 2

1. Перечислите типы данных Excel.

2. Как выравниваются числовые данные в ячейке таблицы по умолчанию?

3. Как выравниваются текстовые данные в ячейке таблицы по умолчанию?

4. Какие существуют способы записи формул в ячейки?

5. Для чего предназначены абсолютные и относительные ссылки?

6. Какими способами можно вычислить сумму?

7. Какова ширина ячейки по умолчанию?

8. Как работает функция ЕСЛИ?

9. Каково назначение функции РАНГ?

10. Каково назначение функции ВПР и ГПР?

РЕДАКТИРОВАНИЕ ДАННЫХ

Выделение ячеек

Выделение ячеек является важнейшим техническим приемом при работе с Excel. Преобразование данных производится только над выделенными объектами, т. е. вначале надо выделить ячейки, а затем указать, что с ними делать. [3], [6]

Выделение одиночной ячейки производится простым переходом в нее щелчком мыши или с помощью клавиатуры. Выделенная таким образом ячейка будет обрамлена жирной линией, а в правом нижнем углу появится очень важный элемент – маленький черный квадрат, называемый маркером заполнения (рис.3.1). Адрес и содержимое выделенной ячейки отображается в строке формул.

Рис. 3.1. Выделение одиночной ячейки

Выделение строки или столбца можно производить мышью или с помощью клавиатуры.

С помощью мыши: щелкнуть мышью по цифре-заголовку строки или по букве-заголовку столбца (на бордюре). После выделения вся строка или столбец закрашивается в темный цвет (кроме самой первой ячейки), а в правом нижнем углу выделенной цифры или буквы бордюра отображается маркер заполнения (рис. 3.2).

С помощью клавиатуры для выделения столбца нажать две клавиши Ctrl и Пробел, а для строки –Shift и Пробел.

Рис. 3.2. Выделение строки

Выделение нескольких смежных ячеек, образующих непрерывную прямоугольную область можно выполнить:

С помощью мыши

Способ 1: щелкнуть мышью на любой из угловых ячеек прямоугольной области и, не отпуская кнопку мыши, перетащить курсор в противоположный угол области. Курсор во время этой операции сохраняет вид белого креста. Перетаскивать курсор можно по всем четырем диагональным направлениям. Выделенная область отмечается цветом, кроме исходной ячейки, от которой велось построение и которая является текущей.

Способ 2: (для выделения больших прямоугольных областей): щелкнуть мышью на первой угловой ячейке, нажать и удерживать клавишу Shift и щелкнуть на ячейке, расположенной в противоположенном углу области. Выделится вся область.

С помощью клавиатуры

Способ 1: установить курсор на любой из угловых ячеек, удерживая нажатой клавишу Shift, с помощью клавиш со стрелками выделить остальную часть области.

Способ 2: установить курсор на исходной ячейке, нажать и отпустить клавишу F8, клавишами со стрелками выделить прямоугольную область, нажать и отпустить клавишу F8.

Выделение несмежных ячеек и прямоугольных областей – щелкнуть мышью на первой ячейке (или выделить первую прямоугольную область); удерживая нажатой клавишу Ctrl, выделить вторую ячейку (или прямоугольную область) и т.д.

Выделение всего листа

Способ 1: щелкнуть мышью на кнопке ВЫДЕЛИТЬ ВСЕ.

Способ 2: нажать три кнопки Ctrl+Shift+Пробел.

Способ 3: нажать Ctrl+A (А латинская).