Вопрос 43. Работа с персоналом архива

Организация труда персонала архива

В организацию труда персонала архива входит:

ü подбор и рациональная расстановка кадров;

ü эффективное использование материально-технических ресурсов;

ü создание для работников благоприятных условий труда.

Подбор работников происходит в соответствии со штатным расписанием архива. При этом учитываются личные и деловые качества, квалификация работников. При приеме на работу проводится инструктаж по технике безопасности и противо­пожарной безопасности, будущие работники знакомятся с распорядком работы архива, положением о нем.

Для определения соответствия работников занимаемым долж­ностям один раз в 4 года проводится их аттестация в соответ­ствии с утвержденными Росархивом 06.04.2001 Методическими рекомендациями по аттестации работников архивных органов и учреждений.

Для повышения квалификации работников на базе архивов пе­риодически проводятся курсы, совещания, семинары. При не­обходимости архивные работники могут повышать квалифика­цию в Институтах повышения квалификации при ВНИИДАД, РГПУ, Мосархиве. В случае несоответствия работника зани­маемой должности он отстраняется от нее.

Архивист может быть привлечен к ответственности за несоблю­дение условий обеспечения сохранности документов, утрату и несанкционированное уничтожение документов, необоснованный отказ в приеме документов на хранение, нарушение правил ис­пользования документов и доступа пользователей к ним.

Международный этический кодекс архивистов 1966 года

В соответствии с принятым в 1996 г. Международнымэтическим кодексомархивистов:

ü первейшей обязанностью архивистов является обеспечение со­хранности документов, переданных им на хранение;

ü объективность и беспристрастность архивистов являются ме­рилом их профессионализма;

ü архивисты должны оказывать сопротивление любому давлению, направленному на манипулирование с документами с целью сокрытия или искажения фактов;

ü архивисты должны фиксировать свои действия с документами, быть способными обосновать эти действия;

ü архивисты должны содействовать максимально широкому дос­тупу к документам и обеспечивать беспристрастное обслужи­вание пользователей;

ü архивисты должны учитывать соображения национальной безопасности, уважать право на тайну частной жизни людей, создавших документы или сведения о которых эти документы содержат;

ü архивисты должны использовать оказанное им доверие в об­щих интересах и избегать использования своего положения для нечестного удовлетворения своих или чужих интересов;

ü архивисты должны воздерживаться от действий, наносящих ущерб их профессиональной чистоте, объективности, беспри­страстности;

ü архивисты не должны извлекать для себя финансовую или какую-либо другую выгоду в ущерб организациям, исследователям, кол­легам;

ü архивисты должны воздерживаться от собирания подлинников архивных документов или участвовать в любых коммерческих сделках с документами в личных целях.

Основой работы архивных работников являются их должност­ные инструкции, определенные Квалификационным справоч­ником должностей руководителей, специалистов и других слу­жащих, утвержденным постановлением Минтруда РФ от 21.08.98 № 37 (ред. от 28.07.2003).

Заведующий архивом

Заведующий архивом возглавляет работу по организации и веде­нию архивного дела на предприятии, в учреждении, организации:

ü обеспечивает в соответствии с установленным порядком при­ем, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов;

ü руководит работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов;

ü оказывает методическую помощь в поиске необходимых доку­ментов;

ü инструктирует работников структурных подразделений о по­рядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив;

ü контролирует своевременность поступления в архив докумен­тов, законченных делопроизводством;

ü обеспечивает проведение работы по экспертизе ценности ар­хивных документов, формированию документов в дела посто­янного и временного хранения;

ü руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли;

ü осуществляет контроль за состоянием в помещениях архива усло­вий, необходимых для обеспечения сохранности документов;

ü организует работу по ведению учета документооборота и коли­чества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имею­щихся в документах архива;

ü составляет установленную отчетность, принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроиз­водства и организации архивного дела.

Заведующий архивом должен знать:

ü постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы архивов;

ü единую государственную систему делопроизводства, порядок оформления документов, поступающих в архив, и действую­щую систему их классификации;

ü структуру предприятия, учреждения, организации, основы организации производства, труда и управления, законодательство о труде, правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации:

ü среднее профессиональное образование;

ü стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.

Архивариус

Архивариус осуществляет работу по ведению архивного дела на предприятии:

ü организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив;

ü принимает и регистрирует поступившие на хранение от струк­турных подразделений документы, законченные делопроизвод­ством;

ü участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правиль­ность формирования и оформления при их передаче в архив;

ü шифрует, в соответствии с действующими правилами, единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет;

ü подготавливает сводные описи единиц постоянного и времен­ного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, списание и уничтожение мате­риалов, сроки хранения которых истекли;

ü ведет работу по созданию справочного аппарата по докумен­там, обеспечивает удобный и быстрый их поиск;

ü участвует в работе по экспертизе научной и практической цен­ности архивных документов;

ü следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, не­обходимых для обеспечения их сохранности;

ü контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива;

ü выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на осно­ве сведений, имеющихся в документах архива;

ü подготавливает данные для составления отчетности о работе архива;

ü принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.

Архивариус должен знать:

ü нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии;

ü порядок приема и сдачи документов в архив, их хранения и пользования ими;

ü единую государственную систему делопроизводства;

ü порядок составления описаний документов постоянного и вре­менного хранения и актов об уничтожении документов;

ü порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию;

ü порядок ведения учета и составления отчетности;

ü структуру предприятия;

ü основы организации труда, правила эксплуатации технических средств, основы трудового законодательства, правила внутрен­него трудового распорядка, правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации:

ü начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы;

ü или среднее (полное) общее образование и специальная подго­товка по установленной программе без предъявления требова­ний к стажу работы.