Значение визитных карточек в обществе
Необходимым элементом деловых отношений являются визитные карточки. Обмен ими является обязательным атрибутом первой встречи с деловым партнером. В этикете бизнеса они играют огромную роль, особенно в Японии, Китае, Корее, Гонконге, и в большинстве случаев заменяют любой документ, в том числе удостоверение личности. Так как менеджер часто представляет свою фирму во внешней среде, ему следует понимать роль и значение визитных карточек.
Деловые визитные карточки – это неотъемлемый атрибут современного делового общения. Первое представление, как правило, начинается с обмена визитными карточками. К настоящему времени сложились определенные общепринятые нормы их применения. В основе этих норм лежит простое понимание, что ваша визитная карточка – это то, что остается у вашего знакомого, собеседника, делового партнера после очной или заочной встречи в вами. Карточка должна не только содержать те сведения, которые вы хотели бы о себе оставить, но и содействовать сохранению у вашего партнера того имиджа, к созданию которого вы стремитесь. В наше время визитная карточка вручается человеку, с которым хотят познакомиться поближе или собираются продолжить деловые отношения.
В современной практике используются деловые, личные и семейные визитные карточки. Встречаются случаи и комбинированных визитных карточек, содержащих как служебные, так и личные данные о ее владельце.
В Европе визитная карточка уже давно стала важным инструментом налаживания деловых контактов, поддержания отношений. Вы можете порою оскорбить своего партнера по переговорам, не дав ему свою визитную карточку. Особенно сильны эти традиции в южных странах Европы – во Франции, Италии, Испании, Португалии. Любое знакомство с деловыми людьми в этих странах начинается с обязательного обмена визитными карточками, потому при деловом общении всегда необходимо иметь с собой достаточное их количество. Если в ответ на протянутую визитную карточку вы не дадите свою, то следует извиниться, объяснив причину и пообещав послать ее при первой возможности. Каким бы непродолжительным ни было ваше первое знакомство, при следующей встрече бизнесмен, имеющий вашу визитную карточку, не станет относиться к вам как к абсолютно незнакомому человеку.
Разновидностью деловой и личной визитки является комбинированная визитная карточка, где наряду со служебным адресом (в левом нижнем углу) указывается и домашний адрес (в правом нижнем углу). Такие карточки уместны для научных и творческих работников, которые часто работают дома. Женщины, как правило, не указывают на таких карточках домашний адрес, ограничиваясь номером телефона.
Общие требования к шрифту визитных карточек заключается в том, что он должен быть легко читаем. Имя, как правило, выделяется легко читаемым полужирным шрифтом слегка большего размера. Не рекомендуется использовать сложные готические или декоративные шрифты. Нужно быть осторожным с использованием курсивного начертания шрифтов, особенно если у вас редкая или труднопроизносимая фамилия или же речь идет о карточке на иностранном языке.
С помощью визитной карточки вы передаете (или получаете) необходимую первичную информацию новому партнеру: почтовый адрес фирмы, телефоны, факсы, e-mail.
Визитная карточка позволяет быстро найти координаты нужного человека, его служебный телефон, имя и отчество, если вы его нетвердо запомнили.
Визитная карточка — одна из составляющих имиджа фирмы и личного имиджа ее владельца. Она является выражением как индивидуального стиля и вкуса человека, так и фирменного корпоративного стиля.
Размер и шрифт визитной карточки строго не регламентируются, они зависят от местной практики и вкуса владельца. Однако наиболее распространены размеры 50 х 90 мм[6].
Классический вариант — визитная карточка на бумаге, картоне белого цвета с матовой поверхностью, строгим черным шрифтом. Другие цвета могут использоваться только в изображении рекламного знака фирмы в левом верхнем углу карточки или в написании названия компании, если это ее фирменный цвет: например, ОАО "Газпром" пишется голубым цветом.
Разнообразие цветовых оформлений визитных карточек в России зачастую говорит об отсутствии культуры у владельца: попадаются то партийные (тиснение золотом на красном фоне), то "траурные" (золото на черном фоне), то "надгробные доски" (золото на мраморе). Появились визитные карточки с фотографиями, что считается не лучшим стилем.
Деловым людям желательно не проявлять эксцентричности ни в выборе материала, ни в цвете. Вычурно оформленная визитная карточка настораживает, а небрежно оформленная может вызвать предубеждение. Опечатки на визитной карточке недопустимы.
Так, например, в ОАО "Газпром" на переговоры по предоставлению многомиллионного кредита пришел представитель Инвестиционной компании, на визитной карточке которого была опечатка "Ивестиционная компания". Это вызвало недоумение и недоверие к фирме.
Встречаются ламинированные визитные карточки, что также неправильно, так как не дают возможности делать записи на полученной карточке о ее хозяине, сфере деятельности и т. п. Для делового человека делать для себя визитные карточки большего, чем принято, размера является также плохим тоном. Чтобы хранить такую карточку в картотеке, ее нужно обрезать или загибать.
В обычной деловой практике на визитных карточках, как правило, указывается фамилия, имя, отчество владельца, а также его место работы, адрес офиса, должность, служебный телефон, факс, e-mail. При написании должности нужно указать область полномочий. Например, не просто начальник отдела, а "начальник инвестиционного отдела".
Плохо, если крупным шрифтом на вашей визитке будет набрано название организации или фирмы, где вы работаете, а не ваши имя, отчество и фамилия. Визитная карточка должна представлять лично вас, а не фирму, в которой вы работаете.
Текст визитки печатается на родном языке (для нашей страны — на русском). В российском бизнесе сложилась такая практика: с одной стороны визитки текст печатается на русском языке, а с обратной стороны — на английском. Если строго следовать протокольным требованиям, то это не совсем верно: текст визитной карточки должен быть только на одной стороне, чтобы на чистой стороне можно было делать записи. Поэтому визитные карточки лучше иметь двух вариантов: на родном языке и на английском, как наиболее распространенном языке межнационального общения. Но в случае, если вы постоянно сотрудничаете с представителями какой-либо страны, будет проявлением уважения к партнерам, если у вас будут визитные карточки на их родном языке.
Если визитка напечатана на иностранном языке, фамилия и имя пишутся полностью, а отчество обозначается одной заглавной буквой. В иностранных языках понятие "отчество" отсутствует, и его могут воспринять как второе имя.
Номер домашнего телефона на стандартной визитке не проставляется. Это информация конфиденциального характера. При необходимости его можно написать от руки. Это знак уважения и доверия к человеку, которому вручается визитная карточка.
Лицам отдельных профессий, у которых нет присутственного офиса, можно указывать на визитной карточке свой домашний телефон. Это, как правило, адвокаты, страховые агенты, представители творческих профессий. Так, если на визитной карточке нет адреса фирмы, скорее всего, это визитная карточка частнопрактикующего врача, юриста и т. п.
Заказывать визитные карточки рекомендуется по 200 штук. Если закажите меньше — быстро разойдутся, больше — могут измениться ваше положение на фирме или координаты, и визитки станут непригодными. При изменении адреса или должности следует вручить деловому партнеру новую визитную карточку или по почте (можно с курьером) отправить старую и новую визитные карточки. Новый номер телефона в крайнем случае можно написать и от руки. А вот вписывать от руки новую должность считается неприличным. При изменении должности необходимо срочно печатать новые визитки[7].
При знакомстве первым вручает визитную карточку тот, чей ранг или чье должностное положение ниже. Если социальный статус собеседников равный, первым предлагает визитную карточку младший по возрасту.
Карточку полагается передавать партнеру так, чтобы он мог сразу прочитать ее вслух. Свою фамилию, имя и отчество, особенно если они труднопроизносимые, следует назвать вслух. Неправильное ударение в фамилии или имени может привести к курьезам или неприятностям.
Вручают визитную карточку правой рукой, при контактах с церемонными азиатами — обеими руками. При этом вручающий и принимающий обмениваются легкими поклонами. Приняв визитную карточку, нужно прочитать ее содержание, поблагодарить и убрать в кейс, папку или положить перед собой на стол.
Ни в коем случае нельзя мять чужие визитные карточки, делать на них пометки, вертеть в руках на глазах у хозяина. Это воспринимается как неуважение.
Деловому человеку рекомендуется всегда иметь при себе не менее десяти своих визитных карточек. Он будет нелепо выглядеть, когда в ответ на визитную карточку начнет разыскивать листок бумаги для того, чтобы записать свой телефон или просто продиктует его устно. Отсутствие визитной карточки может стать помехой в установлении и поддержании деловых отношений.
Существуют также визитные карточки фирмы, предприятия, организации. В них указывается полное официальное название фирмы, ее логотип, почтовый адрес и адрес в Интернете, телефоны секретариата, направление деятельности, могут быть адреса и телефоны филиалов за рубежом. Такие карточки применяются для представительских целей, в том числе на презентациях, выставках, ярмарках, при вручении подарков, сувениров, поздравлений от имени фирмы.
Визитные карточки, полученные от деловых партнеров, стоит сохранить, для чего следует предусмотреть для них соответствующее место хранения. Удобны для хранения карточек специальные визитницы или визиткарды.
Все полученные карточки для удобства пользования целесообразно систематизировать с учетом сферы деятельности их владельцев, по организациям или по алфавиту.
Визитные карточки, собранные на протяжении ряда лет активной деятельности фирмы, делового человека, могут составить ценное досье, стать основой картотеки действующих или потенциальных партнеров, клиентов, различных "полезных" людей и организаций.
При проведении больших мероприятий типа симпозиумов, конференций и т. п. их организаторы заказывают большие визитные карточки — бейджи, которые, в отличие от визиток, никому не отдаются. Они представляют собой прямоугольный значок, который носится на левой стороне костюма. Бейдж содержит необходимые данные о личности и профессии его владельца: фамилию, имя, отчество, должность, название фирмы и прочие регалии. Сведения, касающиеся титулов, званий и других заслуг, располагаются ниже имени. Например, Забегаев Александр Петрович, вице-президент, д.э.н., профессор.