Основные направления, цели, формы использования архивных документов
Направления использования архивных документов:
ü укрепление российской государственности;
ü удовлетворение информационных потребностей общества;
ü обеспечение законных прав и интересов граждан.
Цели использования архивных документов:
ü политические;
ü организационно-управленческие;
ü научные;
ü экономические;
ü культурно-просветительные;
ü учебные;
ü социально-правовые (обеспечение прав граждан).
Формы использования архивных документов:
ü информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами и в инициативном порядке;
ü представление документов пользователям для исследований;
ü экспонирование документов на выставках;
ü использование документов в средствах массовой информации;
ü проведение информационных мероприятий;
ü выдача документов во временное пользование;
ü публикация документов.
Основные требования к работе по использованию архивных документов
Основные требования к работе по использованию архивных документов:
ü использование документов производится с разрешения руководства архива;
ü обеспечение физической сохранности документов во время их использования;
ü используемые потребителями дела должны быть полностью обработаны и оформлены;
ü при пользовании делами запрещается делать пометки и подчеркивания в документе, загибать листы, закладывать в дела посторонние предметы, курить и принимать пищу во время просмотра дел, снимать копии документов через копирку или кальку, работать с документами в экстремальных условиях.
Первоначальным этапом работ по использованию архивных документов является поиск документной информации в архивах по архивным шифрам на основании путеводителей, каталогов, справочников, описей, другого научно-справочного аппарата.
Этапы поиска документной информации
Этапы поиска документной информации:
ü установление фондообразователя, в архиве которого могут отложиться необходимые документы;
ü установление архива, в котором может находиться фонд необходимого фондообразователя;
ü определение в архиве номера фонда необходимого фондообразователя;
ü определение в фонде номера описи и единицы хранения с необходимыми документами;
ü визуальный просмотр единицы хранения с целью выявления необходимых документов.
В основе поиска находится определение архивного шифра (по схеме: архив — фонд — опись — единица хранения), по которому можно найти требуемый документ в архивохранилище. После выявления единицы хранения можно использовать хранящиеся в ней документы.
Вопрос 36. Информационное обеспечение пользователей
Характеристика информационного обеспечения пользователей
Информационное обеспечение пользователей может быть либо
по их запросам, либо по инициативе архива. Оно предусматривает выявление архивом информации по документам, подготовку и представление пользователям информационных документов.
Исполнение запросов осуществляется при наличии в запросе названия организации или фамилии, имени, отчества запрашивающего лица, их почтового адреса, темы запроса, хронологических рамок запрашиваемой информации. Чем полнее информация в запросе, тем больше исходных данных для его выполнения.
Инициативное информирование предполагает ознакомление потребителя с документами архива. Оно может осуществляться в виде информационного письма, сообщающего о составе и содержании хранящихся документов и дающего рекомендации по их использованию, или в виде тематического перечня документов по какой-либо конкретной теме с указанием их хронологии и поисковых данных.
Понятие, содержание запроса и виды ответов архива
Основным видом запросов являются социально-правовые запросы, преимущественно касающиеся пенсионных вопросов, подтверждения трудового стажа, размера зарплаты.
Сроки исполнения ответа на запрос:
ü 5 дней — для пересылки непрофильного запроса в другой архив и извещения об этом запрашивающего;
ü 15 дней — для исполнения запроса по научно-справочному аппарату архива;
ü 30 дней — при выполнении ответа по документам архива, срок может быть удвоен при выполнении особо сложных запросов.
Поиск данных для ответа на запрос идет по документам архива. Ответом архива являются архивная справка, архивная выписка, архивная копия.
Архивная справка — официальный документ, имеющий юридическую силу и содержании) архивную информацию о предмете запроса с указанием поисковых данных документов.
Архивная выписка — копия части текста архивного документа, оформленная юридически при помощи подписи исполнителя и печати архива.
Архивная копия — официальный документ архива, воспроизводящий архивный документ с указанием его поисковых данных, заверенный подписью исполнителя и печатью архива.
Составление архивной справки предполагает изучение научно-справочного аппарата архива для выявления необходимых документов, изучение выявленных документов, составление справки.
Основными требованиями к тексту справки являются точность, сжатость, доступность текста, изложение материала в соответствии с хронологией событий и поисковыми данными. В конце архивной справки приводится сводный список использованных документов с их поисковыми данными. Справка печатается на бланке архива, подписывается его руководителем, скрепляется печатью архива.
При выполнении ответов на запросы возможны их следующие варианты:
ü справки, выписки, копии - бесплатно;
ü тематические перечни документов, тематические подборки документов, тематические обзоры документов — могут быть платными договорными услугами.
При отсутствии в архиве необходимых для выполнения запроса документов составляется отрицательный ответ на запрос с полным обоснованием отказа и рекомендациями по дальнейшему поиску документов.
Если архив предпринимает инициативное информирование потребителей о наличии в нем тех или иных документов, в этом случае составляются списки потенциальных потребителей, тематики возможной информации. Затем происходит выявление документов по данной тематике и составление информационных писем, в которых указываются перечень и стоимость информационных услуг архива. Итогом работы должны стать договор о сотрудничестве с потребителем или его заказ на копирование информации.