Визначення документа в стандартах з діловодства та архівної справи

Перший державний стандарт, у якому було подано дефініцію "документа" в

цьому значенні, — це "Діловодство та архівна справа". Перша редакція цього

стандарту — ГОСТ 16487-70 — давала таке визначення: "документ _______— засіб

закріплення різним способом на спеціальному матеріалі інформації про факти, події,

явища об'єктивної дійсності та розумової діяльності людини" [1].

Слово "засіб" — нейтральне, воно не має точного змісту. Його можна

розуміти по-різному. Документ дійсно є засобом закріплення інформації, бо саме

завдяки документу інформація зберігається і передається в часі. Але "засоби

закріплення інформації" можна розуміти і в тому смислі, що це "авторучка та

чорнила, пензель, типографська фарба та матриці тощо" [2], які, безумовно, не є

документами. Тому від слова "засіб" у визначенні "документа" пізніше вимушені

були відмовитися.

Вислів "різним способом" теж не сподобався користувачам стандарту; було

запропоновано замінити його на "винайденим людиною способом". Вислів "на

спеціальному матеріалі" в цьому випадку здавався непотрібним.

Характеристика "інформації" у цій дефініції документа практично

дорівнювалася поняттю "соціальна інформація", тому було ухвалено від будь-якої

характеристики відмовитися.

Як підсумок, друга редакція того ж стандарту — ГОСТ 16487-83 — дала таке

визначення "документа": "матеріальний об'єкт із інформацією, закріпленою

винайденим людиною способом для її передачі в часі та просторі" [3].

Ця дефініція "документа" дійсно стала більш узагальненою, ніж попередня.

Проте обсяг поняття, що його визначає ця дефініція, значно більший, ніж у поняття

"Документ IV". Документ за такою дефініцією дорівнюється Документу І, бо

"закріплення інформації винайденим людиною способом" притаманне для

документа в будь-якому значенні. Навіть предмети, що зберігаються в

природничому музеї, пристосовані для передачі інформації в суспільстві саме

"винайденим людиною способом".

Державний стандарт України ДСТУ 2732-94 "Діловодство й архівна справа.

Сайт "Професійні ресурси документознавства"

www.documentoved.at.ua

Терміни та визначення" запропонував ще одне визначення документа:

"матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений

у заведеному порядку і має у відповідності з чинним законодавством юридичну

силу" [4]. Обмеження обсягу поняття "документ" тут стосуються не характеристики

матеріалу об'єкта чи способу фіксації інформації, а способу "оформлення"

документа і наявності в нього "юридичної сили". На жаль, вислів "оформлений у

заведеному порядку" не пояснює, який саме порядок мається на увазі. Документи в

будь-якому значенні потребують "оформлення" в певному порядку, тільки цей

порядок — різний для Документа VIII або Документа VII, VI, V, IV і т.д.

"Юридичну силу" документи мають теж в різному значенні. Беззаперечна

юридична сила Документа VIII, Документа VII. У значенні "Документ VI"

документами вважаються також такі записи, що відбивають юридичні факти, але не

всі ці документи мають офіційно "юридичну силу" через відсутність такого

оформлення, що характерне для Документа VII.

Можна припустити, що наведена дефініція відповідає значенню "Документ

VII". Але всі видання, які можна віднести до значення "Документ IV", теж

"оформлюються у заведеному порядку" і "мають у відповідності з чинним

законодавством юридичну силу", хоча б завдяки тому, що будь-яке видання

здійснюється за відповідальністю певних осіб чи установ: автора, редактора,

видавництва тощо. Таким чином, дане визначення не дозволяє точно встановити

обсяг поняття "документ". Скоріше за все, "документ" в цьому розумінні не

перевищує рівня Документа IV, тобто він охоплює тільки "записану інформацію",

але, можливо, що ця дефініція дорівнюється значенню Документа VII.

З іншого боку, документами в цьому державному стандарті вважаються як

офіційні документи ("створені організацією або посадовою особою і відповідно

оформлені"), так і документи особового характеру ("створені особою поза сферою її

службової діяльності"). Рівень юридичної сили і відповідного оформлення у перших

і других може бути різний.

У всякому випадку слід зазначити прагнення архівістів до встановлення

доволі широкого значення поняття "документ", такого, щоб могло охопити

матеріали різного походження і різного змісту, що створюються і функціонують у

суспільстві, а після виконання свого безпосереднього призначення підлягають

зберіганню в архівах "через свою суспільну вагомість". Але остання

стандартизована дефініція "документа" недостатньо чітко встановлює межі цього

поняття.