Регламентация работ с документами в министерствах.
Когда ввели в России министерскую систему управления в государстве, смог измениться и документооборот в разных учреждениях. Дела, которые были направлены в министерство, попадали в канцелярию министра или прямо в департамент. В канцелярию министра могли поступать документы в виде указов верховной власти, переписки министра с иными министрами. Туда могли поступать еще и отзывы на его предписания и жалобы на решения департаментов, а также особо тайные дела.
Все дела, которые поступали в министерство делились на категории:
- Текущие дела (дела, которые поступали на общих основаниях в соответствии с установленным порядком);
- Донесения, ведомости, представления, переписка и др.;
- Чрезвычайные дела - для их решения требовалось принятие новых постановлений, или дела по обнаруженным злоупотреблениям;
- Дела, которые "не терпят времени", или срочные. Дела чрезвычайные и срочные рассматривались в первую очередь.
О том, что поступили дела, министру сообщал директор его канцелярии, директору департамента - правитель дел канцелярии департамента. Эта стадия была предварительным рассмотрением дела и не влекла за собой никаких решений, но могла определить дальнейший ход бумаги в министерстве. В целом, порядок движения дел в министерствах строжайшим образом регламентировали, и редко могли избежать участи в прохождении всего пути его подготовления и рассмотрения - от отдельного стола в составной части того или другого отделения, через директора департамента. Это касалось и дел, которые поступали на имя министра и решавшихся его властью. Кроме того, первоначально в министерском делопроизводстве преобладал "коллежский" порядок составления документов, при котором рассмотрение каждого вопроса требовало повторения "слово в слово" всех предыдущих документов. Дела при этом достигали огромных размеров.
В процессе (где-то к середине XIX в.) была усложнена регистрация документов - документ регистрировали на всех этапах его движения. О масштабах явления дает представление опубликованное в 1858 г. «Руководство к наглядному изучению административного порядка течения бумаг в России». По этому руководству в земском суде в процессе исполнения документ мог проходить 26 операций, в губернском правлении - 54, в департаменте министерства - 34, в совете министров - 4567. В XIX в. сохранилась журнальная форма регистрации. В каждом структурном подразделении регистрировались все входящие и исходящие документы.1
Поскольку всякое решение фиксировалось письменно на всех стадиях, то, конечно, делопроизводство понималось и как «правила, коими канцелярия руководствуется в составлении докладных записок, журналов, определений и актов вообще, и исполнительных бумаг».
Поскольку в XVIII в. была "иерархия властей и мест", которая определила систему "сношений" учреждений разных типов, то министерское делопроизводство просто должно было "вписаться" в сложившуюся систему, что и случилось. От вышестоящих учреждений министерства получали:
- от императора: указы, повеления;
- от Государственного совета: высочайше утвержденные мнения;
- от Сената - сенатские указы;
- от Комитета министров - выписки из журналов заседаний.
Министры в вышестоящие инстанции направляли разные документы в виде высочайших докладов (императору), мнений, предложений, представлений. С такими же учреждениями министерства могли обмениваться с помощью отношений, сообщений, официальных писем. Подведомственным местам и лицам отправляли предписания министров, от них могли получать документы в виде рапортов, донесений, представлений. Так, благодаря системе министерского делопроизводства дополнена сложившаяся еще в конце XVIII в. система документирования местных учреждений.
Личную стадию "производства дела" составляла "отправка дел", которая включала регистрирование отправляемой документации в журналах и прямо отправление (запечатывание в пакет, надписание адреса и др.). До половины XIX в., когда в России возникли почтовые конверты и марки, законом регламентировалось, что все исходящие бумаги отправляются в форме пакетов - документ превращали в конверт и запечатывали с помощью сургучной печати.1
_________________
1 Медушевский А.Н. Развитие аппарата управления Россией в первой четверти XIX века. // История СССР. - №6 - С. 136-151..
Для того чтобы зарегистрировать документы, которые направляют в вышестоящие учреждения и особым лицам, были собственные журналы. Особенность журналов заключалась в предусмотрении записи сведений (об исполнении отправленной бумаги), которые необходимо было сообщать каждое присутственное место особыми рапортами. По существу эти сведения применялись для того чтобы контролировать исполнение документов, потому что дело не было законченным, пока сотрудники не получали рапорта об исполнении или о невозможности исполнить решение по каким-либо причинам.1
Ревизия дел - проверка ведения дел - по "Общему учреждению министерств" была самостоятельным участком делопроизводства. Ревизия дел была функцией начальников отделений, директоров департаментов; в губерниях - начальников присутственных мест и самого губернатора. Начальники отделений могли проверить исполнение документов по столам и сообщить всю полученную информацию директору департамента, которому необходимо было проверять ежемесячно исполненные и неисполненные документы по регистрационным журналам и настольным реестрам и передавать всю информацию в ведомости министру. На основании данных ведомостей в конце каждого года в канцелярии составляли общую ведомость по всем существующим департаментам и канцеляриям министерства. Ревизия дел проверяла порядок хранения документации и дел, верности процесса составления этих дел, сроков рассмотрения дел, причин задержки в рассмотрении дел. Последняя стадия "производства дел" по "Общему учреждению министерств" - отчеты. Законом установили всего три вида отчетов: отчеты в суммах, отчеты в делах и отчеты в "видах и предположениях". Отчеты в суммах являлись финансовыми отчетами, отчеты в делах - отчетами о деятельности, последние отчеты представляли собой планы работы на следующий год. Отчеты готовились отделениями, каждым по своему направлению, затем обобщались в департаментах. На основе отчетов департаментов директор канцелярии составлял сводные отчеты по министерству.2
Несмотря на существенные изменения, которые претерпела система министерского делопроизводства, особенно в начальный период своего становления, к концу XIX в. жизнь требовала более гибких форм делопроизводства и его ускорения.
Для быстро изменяющихся общественных отношений система министерского делопроизводства оставалась большой и неповоротливой, несмотря на то, что в последней трети XIX в. сначала в делопроизводстве военного ведомства, а затем и в гражданских министерствах и учреждениях начинают применяться уже пишущие машинки. Их появление это было и вправду революционным шагом в процессе документирования деятельности учреждений. Оно смогло ускорить всю письменную работу канцелярии, смогло позволить одновременным образом делать пару копий документов, существенным образом сократив объем письменных работ. Помимо этого, текст стал более компактным из-за чего был сокращен объем документов.
_________________
1 Вялова Л.В. Тенденции сокращения документооборота в XIX веке. - 2000. - №2. - С. 80-85..
2 Емышева Е.М. Регламентация переписки правительственных и земских учреждений XIX века. - 2001. - №2. - С. 103-105.