Організація роботи архіву під час надзвичайних ситуацій
10.1. До надзвичайних ситуацій (далі – НС) в архіві належать:
оголошення режиму надзвичайного стану державного, регіонального, місцевого, об’єктового рівнів;
надзвичайні ситуації техногенного характеру (пожежі, вибухи у будівлях та спорудах архіву, раптове руйнування будівель та споруд архіву, аварії в електричних мережах, аварії з викиданням (загрозою викидання) небезпечних і шкідливих хімічних та радіоактивних речовин, у системах життєзабезпечення архіву, у системах зв'язку і телекомунікацій, на очисних спорудах);
надзвичайні ситуації природного характеру (землетруси, зсуви, обвали, повені, осипи, метеорологічні НС, пов'язані з атмосферними опадами, шквали, смерчі, снігові замети тощо);
надзвичайні ситуації соціального характеру, пов'язані з протиправними діями, які спричинили знищення, розкрадання або псування архівних документів та майна архіву, несанкціонованим доступом до архіву сторонніх осіб, відмовою від обслуговування архіву протипожежною або іншою позавідомчою охороною, страйком або іншими діями, пов'язаними з відмовою від виконання службових обов'язків частиною працівників архіву;
інші обставини, за яких керівник архіву приймає рішення щодо зміни режиму роботи архіву або призупинення його діяльності.
10.2. Залежно від виду можливих НС архів розробляє і періодично переглядає план заходів щодо організації роботи архіву в надзвичайних ситуаціях.
До розроблення планів заходів залучають фахівців у галузі будівництва та технічної експлуатації будівель, пожежної безпеки, охорони праці, цивільної оборони та інших відповідальних працівників архіву.
10.3. Плани заходів розробляють на підставі ґрунтовного аналізу чинників, які можуть спричинити НС, створити загрозу життю людей та забезпеченню збереженості документів архіву.
10.4. Під час укладання плану враховують:
недоліки технічного стану будівлі архіву, технологічного та інженерного обладнання;
географічні особливості місцезнаходження архіву (близькість річок, морів, рівень ґрунтових вод тощо);
близькість промислових об’єктів з викидами шкідливих речовин та інші фактори.
10.5. Незалежно від характеру можливої НС у планах завчасно передбачають проведення превентивних заходів, спрямованих на попередження НС, а також на максимальне зниження розмірів збитків і втрат у разі їх виникнення.
Плани та інші документи щодо мобілізаційної підготовки, цивільної оборони архіву розробляються у встановленому законодавством порядку.
10.6. З планом заходів та іншими нормативними документами, що визначають дії під час НС в архіві, повинні бути ознайомлені всі працівники архіву.
10.7. Після ліквідації НС наказом керівника архіву створюється комісія, яка проводить розслідування надзвичайної ситуації, встановлює розміри заподіяних НС втрат, визначає обсяги матеріальних і фінансових ресурсів, необхідних для ліквідації наслідків.
10.8. За висновками комісії укладають план відбудовних або ремонтних робіт і реставраційно-консерваційного оброблення документів.
10.9. У разі знищення внаслідок НС архівних документів складається акт про невиправні пошкодження документів за формою, наведеною в додатку 35.
VІ. Використання Національного архівного фонду
Доступ до документів НАФ
1.1. Архів забезпечує доступ до документів користувачам з часу їх надходження на зберігання з урахуванням обмежень, визначених законодавством, а також умов власника, встановлених під час передавання документів до архіву.
1.2. Громадяни України, іноземці та особи без громадянства, що перебувають в Україні на законних підставах, користуються правами доступу до документів архіву, довідкового апарату та баз даних.
1.3. Архів не може обмежувати або визначати умови використання відомостей, що містяться в архівних документах, доступ до яких не обмежено, отриманих користувачем у результаті їх самостійного пошуку, і не несе відповідальності за використання відомостей, що містяться в архівних документах, отриманих користувачем на законних підставах.
1.4. Архів зобов’язаний інформувати користувача про порядок оформлення дозволу на доступ до документів та баз даних.
1.5. Допуск до секретних документів та ознайомлення з ними здійснюються відповідно до Порядку організації та забезпечення режиму секретності в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 02 жовтня 2003 року № 1561-12.
Доступ до розсекречених документів надається на загальних підставах, якщо інше не передбачено законодавством.
1.6. Доступ до документів з інформацією про особу (персональних даних) надається з письмового дозволу фізичної особи (суб’єкта персональних даних), у разі її смерті - з дозволу спадкоємців.
Доступ до документів з грифом «Для службового користування» надається відповідно до вимог Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року № 1893.
Доступ до документів НАФ, що зберігаються в архіві та містять інформацію, віднесену до комерційної або іншої, передбаченої законодавством таємниці, надається з дозволу керівника архіву. Копіювання документів здійснюється з письмового дозволу фондоутворювача або його правонаступника (подальшого власника).
1.7. Обмеження доступу до документів НАФ не поширюються на працівників державних архівів, суду, правоохоронних та податкових органів, які виконують службові завдання, а також в інших, передбачених законодавством випадках.
1.8. Доступ до документів, переданих до архіву за договором з власником документів (у т.ч. на депоноване зберігання), визначає власник документів.
1.9. Доступ до документів, що є об’єктами авторського і суміжних прав та права інтелектуальної власності, надається на загальних підставах, якщо інше не передбачено письмовим розпорядженням суб’єкта права (фондоутворювача чи іншої особи) або його спадкоємців.
1.10. Про відмову в доступі до документів архів письмово інформує користувача із зазначенням вичерпних підстав відмови.
1.11. Авторське право на створені архівом довідники, документальні видання належить архіву.
Авторське право на створені архівом у співавторстві інформаційні продукти належить всім співавторам.