Облік архівних документів, що зберігаються на правах депозиту

10.1. Документи, що надходять на депоноване зберігання, обліковують у книзі обліку приймання документів на депоноване зберігання із зазначенням дати укладання і строку дії договору та тимчасового облікового номера документів в архіві-депозитарії.

Впродовж усього періоду депонованого зберігання документи обліковують також у тимчасових аркушах фонду (для нефондової організації документів - в аркушах обліку) або картках-замінниках аркушів обліку.

10.2. Архівний шифр документів, що надійшли на депоноване зберігання, складається з наданого тимчасового облікового номера, перед яким записують індекс “Д” (депозит), з додаванням через похилу правобіжну риску постійного облікового номера фонду за основними обліковими документами їх власника (у разі нефондової організації документів проставляють нуль), наприклад: Д-1/2, Д- 27/0, Д-156/5.

10.3. Тимчасовий архівний шифр справи складається з тимчасового номера фонду та постійних облікових номерів опису і справи за обліковими документами власника. На обкладинках справ в архівних шифрах до постійних облікових номерів записують олівцем тимчасові облікові номери.

10.4. Облікові номери документів, надані власником, в архіві-депозитарії не перешифровують. Якщо упорядкування документів за домовленістю з власником здійснює архів-депозитарій, облікові номери документам надають на загальних підставах.

10.5. У разі надходження до архіву на правах депозиту архівного фонду разом з його документами передають аркуш фонду, карткові покажчики до аркуша фонду, справу фонду. Якщо такі документи відсутні, їх укладає за дорученням власника архів-депозитарій, а після закінчення строку депонованого зберігання повертає власнику разом з документами.

10.6. У разі упорядкування документів архів-депозитарій письмово повідомляє їх власнику про зміни в складі, обсязі і стані документів із зазначенням їх облікових номерів.

10.7. Документи НАФ, що перебувають на депонованому зберіганні, підлягають державному обліку на загальних засадах.

Облікові документи для централізованого державного обліку подає до архіву власник депонованих документів із зазначенням місця їх зберігання. У разі приймання на депоноване зберігання усіх документів НАФ, що належать одному власнику, облікові документи для централізованого державного обліку за дорученням власника може укладати архів-депозитарій.

10.8. Якщо власник депонованих документів передає право власності на них державі, документи обліковують в архіві на загальних засадах.

10.9. Умови обліку, упорядкування, зберігання та доступу до депонованих документів обумовлюються в договорі між власником документів та архівом-депозитарієм, який зберігають у справі фонду (справі документів нефондової організації).

11. Облік документів з кадрових питань (особового складу)

11.1. Облік документів з кадрових питань (особового складу), окрім документів, прийнятих на депоноване зберігання до архіву, здійснюють на загальних засадах.

Визначення кількості документів з кадрових питань (особового складу), що зберігаються в архіві, здійснюють за описами справ з кадрових питань (особового складу) і аркушами фондів шляхом підрахунку загальної кількості справ з кадрових питань (особового складу) з фіксуванням результатів по кожному фонду і сумарно по архіву в книзі обліку документів з кадрових питань (особового складу) (у довільній формі).

Зміни в обсязі справ з кадрових питань (особового складу), у тому числі після проведення експертизи їх цінності, в установленому законодавством порядку відображають в облікових документах.

11.2. Виявлення та облік документів з кадрових питань (особового складу) у фондах органів і організацій колишніх Комуністичної партії України та Ленінської комуністичної спілки молоді України здійснюють також під час проведення перевірки наявності справ, уточнення облікових документів та інших видів архівних робіт.

Підраховують обсяг справ з кадрових питань (особового складу), внесених до описів справ загального діловодства, у підсумкових записах до описів зазначають їх кількість («у тому числі справ з кадрових питань (особового складу)»).