Вопрос 39. Учет использования архивных документов

Цели учета использования архивных документов

Учет использования архивных документов необходим для дальнейшего планирования и совершенствования работы архива, прежде всего развития научно-справочного аппарата, изучения эффективности использования отдельных категорий и групп документов, проведения маркетинговых исследований рынка, информации.

Учетные документы архива подразделяются:

ü на первичные;

ü обобщающие;

ü итоговые.

Первичные документы ведомственного архива

Первичные документы ведомственного архива — это:

ü журнал учета подготовленных информационных документов;

ü журнал учета культурно-просветительских и пропагандистских мероприятий;

ü журнал регистрации выданных копий, архивных справок и вы­писок из документов;

ü журнал или контрольная картотека учета социально-правовых запросов;

ü журнал регистрации исследователей и посещений читального зала;

ü книга выдачи дел из хранилища;

ü лист использования дела;

ü личное дело исследователя.

Первичные документы государственного архива

Первичные документы государственного архива:

ü карточка учета форм использования документов;

ü карточка учета тем исследований в читальном зале;

ü журнал регистрации пользователей в читальном зале;

ü требования на выдачу дел;

ü личное дело пользователя;

ü картотека или журнал регистрации запросов российских или иностранных пользователей;

ü журнал письменных обращений граждан, поступивших через приемную;

ü карточка учета изданий архива;

ü лист использования дела.

Вторичная обобщающая информация

На основе вышеуказанных документов создается вторичная обобщающая документация — сводные таблицы:

ü работы архива по формам использования по годам;

ü количества поступивших и исполненных запросов по годам, периодам;

ü категорий потребителей информации по годам;

ü тематики исследований по годам;

ü количества публикаций по видам;

ü количества использованных фондов по годам и дел по годам и фондам;

ü количества выданных копий по годам.

Аналитические обзоры

Итоговой аналитической информацией, основанной на первичной и вторичной информации, являются аналитические обзоры, научные отчеты, заключения, графики, диаграммы, составляемые Росархивом. На их основе идет планирование работы архивной системы, выделяются приоритетные направления ее развития.

Анализ использования архивных документов проводится на ос­нове изучения интенсивности и эффективности использования.

Интенсивность использования изучается на основе следующих показателей:

ü количество обращений пользователей в архив за год;

ü количество обращений пользователей по целям использования за год;

ü категории потребителей информации.

Отдельным показателеминтенсивности использования доку­ментов является число обращений:

ü к хронологическим группам документов;

ü разным темам исследования;

ü разным видам исторических источников;

ü к каждому фонду за год;

ü к фондам разных категорий за год.

Эффективность использованияизучается на основе показателей:

ü количественных — отношение количества единиц хранения в ар­хиве к количеству использованных единиц хранения, отноше­ние количества использованных дел к количеству результативно использованных дел, отношение количества учреждений, к ко­торым архив обратился с информационными письмами, к коли­честву учреждений, обратившихся в архив с запросами по своей истории или заказавшими копии документов;

ü неколичественных — качественные показатели работы архива в области использования документов (качество работы, отклик общественности на эту работу);

ü абсолютных — количество публикаций, ссылок, копий, связан­ных с документами архива.