ІІ. Організація формування НАФ та комплектування архіву

Про затвердження Правил роботи архівних установ України

Відповідно до статті 22 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» та з метою регламентації основних питань функціонування архівних установ України, що здійснюють формування, облік, зберігання документів Національного архівного фонду та використання відомостей, що в них містяться, НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Правила роботи архівних установ України, що додаються.

2. Департаменту взаємодії з органами влади (Зеркаль О.В.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 «Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади».

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на Голову Державної архівної служби України Гінзбург О.П.

Міністр

О. Лавринович

	ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ Міністерства юстиції України 08.04.2013 № 656/5
	Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 10 квітня 2013 р. за № 584/23116

ПРАВИЛА роботи архівних установ України

І. Загальні положення

1.1. Правила роботи архівних установ України (далі – Правила) встановлюють вимоги щодо забезпечення формування, обліку, зберігання та використання Національного архівного фонду (далі – НАФ), документи якого є власністю держави та власністю територіальних громад.

1.2. У цих Правилах терміни вживаються у таких значеннях:

архівна довідка – документ архівної установи, оформлений відповідно до законодавства, що містить інформацію про предмет запиту на підставі архівних документів із зазначенням їх пошукових даних;

архівна установа, архів, архівний підрозділ, архівний відділ – це відповідно установа чи структурний підрозділ, що забезпечує облік і зберігання архівних документів, використання відомостей, що в них містяться, та формування НАФ і/або здійснює управління, науково-дослідну та інформаційну діяльність у сфері архівної справи і діловодства;

архівний фонд – сукупність архівних документів, сформована архівною установою на підставі зв'язку між документами і (або) їх утворювачами;

аудіовізуальний документ – документ, зміст якого представлено у вигляді зображення і (або) запису звуку, для фіксування і (або) відтворювання яких застосовують відповідну апаратуру;

державна архівна установа – архівна установа, що здійснює свою діяльність за рахунок коштів Державного бюджету України;

джерела комплектування архіву – юридичні або фізичні особи, які є утворювачами чи власниками документів НАФ, що підлягають передаванню до архіву в обов'язковому порядку або на підставі угоди;

джерела формування НАФ – юридичні або фізичні особи, що є утворювачами чи власниками документів Фонду;

довідковий апарат – довідники у будь-якій формі (путівники, описи, каталоги, покажчики, бази даних, номенклатури справ тощо), призначені для пошуку архівних документів або відомостей, що містяться в них;

документаційний (документальний) фонд – сукупність службових документів, що нагромадилися або зібрані в процесі діяльності юридичної особи, склад і процес формування якого визначають нормативні документи;

експертиза цінності документів – всебічне вивчення документів з метою внесення їх до НАФ або вилучення з нього, проведення грошової оцінки документів НАФ, віднесення їх до унікальних і встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до НАФ;

електронний документ – документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа;

зона комплектування – адміністративно-територіальна одиниця, в якій перебувають юридичні і фізичні особи, і (або) сфера суспільних відносин, на які поширюються повноваження державного архіву (архівного відділу районної, районної у місті Києві і Севастополі держадміністрації, міської ради);

комплекс науково-технічної документації (далі – НТД)– сукупність документів, що утворюються в процесі розроблення науково-дослідної проблеми (теми), конструювання продукту промислового виробництва, технології його виготовлення, проектування об’єкта капітального будівництва, одиниця обліку НТД у фонді;

користувач архівними документами – фізична або юридична особа, яка відповідно до законодавства ознайомлюється з архівними документами;

правовий доступ до архівних документів – сукупність правових норм, що визначають режим доступу, порядок отримання дозволу на допуск до інформації з обмеженим доступом;

приватне архівне зібрання – зібрання архівних документів, що є власністю однієї або кількох осіб;

секретні документи – документи, що містять секретну інформацію, на які нанесені обов’язкові реквізити (гриф секретності та реєстраційний номер);

унікальний документ – документ НАФ, що становить виняткову культурну цінність, має важливе значення для формування національної самосвідомості Українського народу і визначає його вклад у всесвітню культурну спадщину;

утворювач документів – юридична чи фізична особа, яка створила або зібрала документи, з яких сформовано документаційний фонд;

фондоутворювач – юридична чи фізична особа, у результаті діяльності якої сформовано документаційний та відповідно архівний фонд;

формування НАФ – систематичне поповнення НАФ документами, що мають культурну цінність, та вилучення з нього документів, що втратили таку цінність.

1.3. Ці Правила є обов’язковими для виконання архівними установами, які зберігають документи НАФ: центральними та галузевими державними архівами, Державним архівом в Автономній Республіці Крим, державними архівами областей, міст Києва і Севастополя, архівними відділами районних, районних у містах Києві і Севастополі державних адміністрацій, архівними відділами міських рад, архівними підрозділами державних наукових установ, а також музеїв та бібліотек, що перебувають у державній чи комунальній власності, архівними установами Національної академії наук (далі архіви).

1.4. Державні наукові установи, музеї та бібліотеки керуються цими Правилами в частині, пов’язаній з функціонуванням НАФ.

1.5. Вимоги цих Правил щодо загальних для архівів норм поширюються на архіви, що зберігають науково-технічні, аудіовізуальні та електронні документи.

ІІ. Організація формування НАФ та комплектування архіву