Видавання документів з архівосховища

2.1. Видавання документів з архівосховища в тимчасове користування за межами архіву здійснюється з дозволу керівника архіву:

фондоутворювачам (утворювачам документів), судовим, правоохоронним та іншим уповноваженим органам за наявності гарантійного листа від них;

юридичним особам для користування за наявності договору про експонування (копіювання) документів із зазначенням умов, в яких перебуватимуть документи під час експонування (копіювання), а також наказу керівника архіву; акта грошової оцінки документів;

спеціалізованим закладам, юридичним чи фізичним особам для проведення реставраційно-консерваційних робіт, створення страхового фонду документів за наявності договору з ними.

2.2. Видавання документів у тимчасове користування за межами України здійснюють з дозволу Укрдержархіву за поданням архіву за наявності державної гарантії країни, що приймає, письмового підтвердження архівом наявності копій страхового фонду документів, що видаються, та їх задовільного фізичного стану.

У разі видавання документів (у тому числі копій, що підлягають поверненню) за межі України вони підлягають страхуванню відповідно до законодавства.

У разі видавання документів для проведення робіт за межами України обов’язково здійснюється грошова оцінка документів відповідно до пунктів 2.31-2.34 глави 2 розділу ІI цих Правил. Визначену ціну зазначають у переліку документів, що додають до відповідного договору.

Вивезення документів за межі України здійснюють відповідно до законодавства про вивезення, ввезення та повернення культурних цінностей.

Видавання документів за межі України здійснюється лише за наявності в архіві їх страхових копій.

2.3. Видавання документів з архівосховища в межах архіву здійснюється відповідно до порядку, затвердженого наказом керівника архіву.

2.4. З архівосховища не видають:

оригінали документів за наявності копій фонду користування (можуть бути видані у виняткових випадках лише з письмового дозволу керівника архіву за наявності страхових копій і страхової оцінки документів);

оригінали унікальних документів (можуть бути видані лише працівникам архівної установи або представникам спеціалізованих закладів для проведення реставраційних робіт або спеціальних досліджень носіїв інформації та зовнішніх ознак документів);

документи, що перебувають у незадовільному фізичному стані (за винятком видавання для проведення невідкладних реставраційно-ремонтних робіт);

документи, що не пройшли наукового описування і технічного оформлення, для користування і проведення робіт, пов’язаних зі створенням страхового фонду і фонду користування та поліпшенням фізико-хімічного стану;

документи під час проведення перевіряння їх наявності та стану, проведення реставраційних та інших видів робіт з ними, під час ремонту приміщень сховищ, масового переміщення документів, у разі настання надзвичайної ситуації природного або техногенного характеру;

документи обмеженого доступу, допуск до яких надається у встановленому законодавством порядку.

2.5. Норми видавання документів з архівосховища архів встановлює самостійно з огляду на стан документів, призначених для видавання, наявність необхідної кількості працівників, віддаленість архівосховищ від місць користування документами та з урахуванням рекомендацій Укрдержархіву.

2.6. Документи з архівосховища видають на такі строки:

для користування в читальному залі архіву оригінали документів – на десять робочих днів, копії документів - на один місяць;

для проведення реставраційних робіт або спеціальних досліджень носіїв інформації та зовнішніх ознак працівникам архівної установи або представникам спеціалізованих закладів оригінали унікальних документів - на п’ять робочих днів;

для виконання запитів працівникам архіву - на десять робочих днів;

для користування за межами архіву, у тому числі для експонування на виставках, юридичним особам – до одного місяця;

для тимчасового користування судово-слідчим органам - до шести місяців;

релігійним організаціям документи богослужбового характеру (предмети культу) можуть видаватися в тимчасове користування на строк, що не перевищує одного року, за умови проведення їх грошової оцінки, а також страхування одержувачем;

для створення страхового фонду та фонду користування і спеціального оброблення на строк, що визначається планами роботи архіву та угодами на проведення відповідних робіт сторонніми організаціями.

2.7. Продовження встановлених строків перебування документів НАФ у користуванні за межами архіву допускається з дозволу керівництва архіву лише на підставі письмового звернення (у довільній формі) користувача з поясненням причин необхідності продовження користування виданими документами та підтвердження працівниками архіву, за дорученням керівництва архіву, їх наявності і дотримання умов зберігання.

2.8. Продовження строків перебування документів у користуванні за межами України здійснюється за погодженням з Укрдержархівом на підставі договору про продовження строку користування за умови письмового підтвердження користувачем наявності виданих документів і дотримання умов їх зберігання, а також пред’явлення страхового поліса та державної гарантії країни, що приймає.

2.9. Підготовка документів до видавання з архівосховища передбачає:

виймання одиниць зберігання із засобів зберігання на стелажах;

звіряння пошукових даних і заголовків (анотацій) із описами справ, документів, для аудіовізуальних документів - звіряння відповідності облікових номерів та інших даних на пакованні;

поаркушне перевіряння справ, документів;

технічне опрацювання документів (за необхідності).

2.10. На місце вилучених документів підкладають картку-замінник одиниці зберігання, що укладають на кожну окрему одиницю зберігання за формою, наведеною в додатку 23. Допускається вести одну картку – замінник на всі документи, що зберігаються в окремому пакованні.

2.11. Усі одиниці зберігання, що видають з архівосховища, повинні мати архівний шифр, аркуш користування, аркуш-засвідчувач.

2.12. Документи з паперовими носіями, що на час видавання не пронумеровані та незброшуровані, нумерують і оправляють (окрім документів особового походження, листівок, фотографій).

2.13. Видавання документів та копій фонду користування з архівосховища здійснюють на підставі належним чином оформлених замовлень чи розпорядження керівника архіву і реєструють у відповідних книгах видавання документів з архівосховища та книгах видавання фонду користування: до сектору користування документами, до робочих кімнат або лабораторії архіву, у тимчасове користування за межами архіву.

Зазначені книги ведуть окремо по кожному архівосховищу та виду видавання.

2.14. Видавання документів до лабораторії архіву для копіювання оформлюють на підставі замовлення на видавання документів до робочих кімнат або лабораторії, укладеного працівником лабораторії в необхідній кількості примірників за формою, наведеною в додатку 26.

Після реєстрації замовлення в лабораторії в книзі обліку замовлень та проставляння його номера на всіх примірниках замовлення контрольний примірник замовлення повертають зберігачу фондів.

Інші примірники залишаються в лабораторії і супроводжують документи на всіх етапах роботи з ними до моменту повернення їх до архівосховища.

2.15. Виконані замовлення на видавання документів для користувачів передають разом з виданими документами до структурного підрозділу, що забезпечує користування, і зберігають в особових справах користувачів.

Усі інші замовлення (у тому числі контрольний примірник на видавання документів до лабораторії) знаходяться в зберігача фондів впродовж строку, визначеного керівником архіву для їх зберігання, але не менше одного календарного року.

2.16. Видавання документів у тимчасове користування за межами архіву оформлюють актом про видавання справ у тимчасове користування, що укладають за наявності усіх інших необхідних документів. У графі «Примітки» акта зазначають особливості оформлення і фізичного стану документів.

2.17. Щоквартально за книгами видавання документів перевіряють дотримання строків, на які документи були видані. У разі виявлення неповернутих вчасно документів завідувач архівосховища вживає заходів щодо їх повернення.

У випадку необхідності продовження строку користування документами замовлення на видавання документів переоформляють завчасно.

Неповернуті вчасно без поважних причин документи негайно повертають до архівосховища.

2.18. Для контролю за збереженістю документів профільний структурний підрозділ у плановому порядку або за розпорядженням керівника архіву здійснює перевіряння наявності і стану збереженості виданих документів під час користування ними.

2.19. Архів попереджає користувачів щодо відповідальності за збереженість виданих їм для користування документів згідно з чинним законодавством.

2.20. Повернення документів, виданих у тимчасове користування за межами архіву, фіксується у книгах видавання відповідною поміткою в присутності працівників архіву та представників юридичних осіб, які повернули документи після користування.

Поаркушне перевіряння документів під час повернення їх користувачами здійснює працівник структурного підрозділу користування, в інших випадках - зберігач фондів.

2.21. Під час повернення документів до архівосховища працівником архіву здійснюється перевіряння їх фізичного стану. У випадку виявлення пошкоджень документів (у тому числі внесення виправлень до тексту) під час користування ними складається акт у довільній формі, який підписується працівником архіву, що прийняв документи, та особою, що їх повернула, і подається на розгляд керівника архіву.