Материально-техническое оснащение архива
Для того, чтобы обеспечить должный порядок архивного хранения документов на предприятии, необходимо наличие специального оборудования. Ниже представлен минимальный набор материально-технического оснащения, позволяющий функционировать архиву юридического лица, с учетом выполнения порядка хранения документов:
- металлические сборные стационарные или мобильные стеллажи с механическим или электрическим приводом;
- сейфы и металлические шкафы для хранения документов по личному составу, документации с грифом коммерческая (банковская) тайна, учетных и справочных документов архива;
- столы (длиной не мене 1,5 м) для раскладки документов, принимаемых на хранение в архив;
- картотеки (картотечные шкафы) для принимаемого регистрационного и учетного аппарата, если он ведется в традиционной бумажной форме и кадровых карточек по форме Т-2;
- множительный аппарат для создания фонда пользования копий к документам архива;
- персональный компьютер для ведения оперативных работ, а также всех необходимых статистических, учетных объемных показателей архива, создания иснформационно-поисковой системы к документам архива, также подключенной к общим автоматизированным системам, имеющимся в организации.;
- средства измерения температуры и относительной влажности в архивохранилищ (гигрометры, термометры, психометры);
- средства пожаротушения.
Средства размещения документов в архивохранилищах, как правило, требуют наибольших затрат, и поэтому к их выбору следует подходить с особой тщательностью.
Условно можно выделить следующие средства размещения документов в архивах, наиболее часто применяющегося на практике:
- картотеки (картотечные шкафы) для принимаемого регистрационного и учетного аппарата, если он ведется в традиционной бумажной форме и кадровых карточек по форме Т-2;
- сейфы и металлические шкафы для хранения документов по личному составу, документации с грифом коммерческая (банковская) тайна, учетных и справочных документов архива
- стеллажное оборудование
- средства хранения информации в электронном виде.
Выбор в пользу того или иного типа средств размещения документов в архивохранилищах зависит от ряда факторов: видов документов, степени заполняемости хранилища (объема документов временного свыше 10 лет и постоянного хранения, подлежащих передаче на архивное хранение, размеров помещения и проч.) Особое значение имеет тип документов, сдаваемых в архив. Так, для управленческих документов, создаваемых, практически, в каждой организации, подходит стандартное стеллажное оборудование, предлагаемое основными поставщиками на рынке.
Проектная, научно-техническая и конструкторская документация размещается, как правило, в ином специализированом оборудовании [7]
Стеллажное оборудование является наиболее распространенным средством размещения документов в архивах, поэтому на его характеристике остановимся несколько подробнее.
Таблица 2. Виды стеллажного оборудования и их характеристики
| Вид стеллажного оборудования | Преимущества | Недостатки |
| Стационарные стеллажи (стандартные, угловые, мезонинные) | - Сравнительно невысокая стоимость (от 1700 рублей); - эксплуатационные характеристики: обладают высокой несущей способностью, отличаются надежностью, устойчивостью, износостойкостью и прочностью - При монтаже не требуют особых временных затрат, навыков; - Обеспечение свободного доступа к архивным документам; -Возможность размещения документов неформатных размеров | - Использование таких стеллажей возможно лишь при наличии достаточной площади, выделяемой под хранение документов, когда вопрос об экономии площадей не имеет большого значения. |
| Мобильные стеллажи | Экономия до 50% пространства помещения за счёт передвижения стеллажей по рельсам и оставления единственного прохода | Высокая стоимость (от 20 000 рублей за один стеллаж) |
Таким образом, выбор в пользу того или иного стеллажа будет зависеть, в первую очередь, от материально-технических ресурсов организации. С другой стороны, если вопрос об экономии площадей здания приоритетнее, то преимущество мобильных стеллажей будет очевидным.
Для определения оптимального количества стеллажей и других видов размещения документов в архивохранилище следует произвести необходимые расчеты. Наиболее распространенным считаются следующие типы расчетов:
1) Учет дел по сводной номенклатуре;
2) Физический подсчет всех дел, хранящихся в каждом структурном подразделении у сотрудников. Расчеты проводятся на следующих предварительных условиях. Так, стеллаж длиной 1 м вмещает 30 папок типа «Корона» или 50 папок-скоросшивателей; обычный архивный стеллаж высотой 2 м 30 см имеет 12 полок. Таким образом, на одном стеллаже может быть размещено максимум - 600 дел, минимум - 350-400 дел.
Для расчета площадей необходимо знать количество дел, подлежащих хранению, а также учитывать, сколько дел поступит на хранение как минимум в ближайшие три-пять лет. При этом важно учитывать порядок хранения документов по личному составу (личные дела, личные карточки, лицевые счета, приказы по личному составу и др.), а также документов с грифом коммерческая или банковская тайна. Они должны храниться не на открытых стеллажах, а в сейфах или металлических шкафах. Аналогичные требования к порядку архивного хранения имеют учетные и справочные документы (номенклатуры и описи дел, указатели, картотеки, паспорт архива и проч.).[7]
Важным этапом в порядке хранения архивных документов является монтаж стеллажей. Согласно «основным правилам архивов организаций», расстояние между рядами стеллажей – пожарный проход – должно быть не менее 120 см, а расстояние (проход) между стеллажами – 75 см. Около входа в хранилище с каждой стороны, согласно требованиям пожарной безопасности, должно быть свободное (не менее 1 м) пространство. При монтаже стеллажей в архивохранилище следует соблюдать ряд дополнительных положений порядка хранения документов в архиве: так, стеллажи должны быть установлены перпендикулярно стенам с оконными проемами; не желательно размещение средств хранения (стеллажей, шкафов) вплотную к наружным стенам здания, источникам тепла и электроэнергии; документы на стеллажах могут быть упакованы в коробки или связки, на которых должны быть проставлены необходимые учетные данные; фотодокументы упаковываются в конверты и должны храниться в специальных коробках или папках. Для закрепления места хранения документов в хранилищах составляют постеллажные и при пофондовые топографические указатели
( последние – при большом объеме фондов).
Карточки постеллажного топографического указателя (таблицы 3,4) составляют на каждый стеллаж и располагают по порядку номеров стеллажей в пределах каждого хранилища, а карточки пофондового топографического указателя составляются на фонд и располагаются в порядке номеров фондов (таблица 5). При необходимости архивом организации может проводиться топографирование хранящихся в архиве документов с учетом структурных подразделений организации.
Таблица 3. Форма карточки постеллажного топографического указателя (лицевая сторона)
ХРАНИЛИЩЕ № ___
| Шкаф N | Полка N | Фонд N | Опись N (н/д) | Дела с N ____________________ по N ____________________ | Примечание |
Таблица 4. Форма карточки постеллажного топографического указателя
(оборотная сторона)
Таблица 5. Форма карточки пофондового топографического указателя[5]
Наименование организации
КАРТОЧКА ПОФОНДОВОГО
ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ
ФОНД N ___________ ХРАНИЛИЩЕ N __________
Название фонда ___________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
| Опись N | Дела с N _____ по N _________ | Стеллаж N | Шкаф N | Полка N | Примечание |
Вопросы и задания:
1.Перечислите состав основных требований, предъявляемых к помещению архивохранилища
2. Перечислите факторы разрушения документов и меры предотвращения их воздействию по следующей схеме (с указанием мероприятий, выполняемых в рамках соблюдения соответствующих режимов сохранности документов):
| Факторы разрушения документов | Меры предотвращения их развития |
3.Выполните задания 8.1, 9.1. рабочей тетради
* Исходя из степени заполняемости помещения архивохранилища, рассчитайте количество необходимых для него стеллажей
Источники и литература