Формуляр современного управленческого документа

Вопросы документирования, составления и оформления документа в законодательных и нормативных актах. Унификация документов. Внутривидовая унификация. Развитие унификации и стандартизации документов временные государственные стандарты на документы. Особенности организационно-распорядительных документов. ГОСТ Р 6.30-2003 "Требования к оформлению документов" и изменения к нему. Реквизиты, регламентируемые государственным стандартом.

Бланк документа. Виды бланков. Состав бланка, порядок pacположения реквизитов в бланке. Бланки с угловым и центрованным расположением реквизитов. Правила конструирования бланка. Бланки с изображением государственного герба и герба субъекта федерации.

Автор документа. Порядок обозначения наименования организации - автора документа. Справочные данные об авторе, их состав, размещение на бланке. Авторы личных документов. Подпись, печать как признаки автора. Вид документа, его развитие. Виды документов, определяемые законо­дательными и нормативными актами. Связь видов документов и функций управления. Указание вида документа, его место и назначение в формуляре документа. Зависимость формы документа от его вида. Обозначение адресата. Правила написания адресата и место указания адресата в формуляре документа. Отражение сферы действия документа в его адресате. Порядок оформления документа с несколькими адресатами. Порядок оформления почтового адреса.

Дата документа. Значение датирования документа. Авторские даты (со­ставление, подписание), даты, относящиеся к содержанию. Даты, характе­ризующие элементы формуляра. Даты обработки документов. Порядок офор­мления дат.

Состав удостоверения документов. Назначение подписания документов. Правила подписи документов различных категорий. Место подписи в фор­муляре документа. Электронная подпись.

Печати и их назначение. Виды печатей. Государственная гербовая пе­чать. Законодательство об изготовлении и пользовании печатями. Порядок проставления печати на документах.

Утверждение документов. Способы утверждения. Состав грифа утверж­дения, порядок его оформления, место в формуляре документа.

Согласование документа. Порядок и виды согласования. Визы и гриф Согласования, их оформление, место в формуляре документа.

Отметки на документах. Их роль в прохождении и исполнении документа, место в формуляре документа. Особое назначение резолюции. Требование к её содержанию и оформлению. Отметки о взятии документа на контроль, об исполнении документа и др. Юридическая сила документа.

Контрольные вопросы и задания

1. Что такое реквизит документа и формуляр документа?

2. Каковы особенности формуляра официального документа?

3. При каких условиях документ приобретает юридическую силу?

4. Раскройте понятие «метаданные». Каковы их основные элементы?

Литература

1. Басаков, М. И. Делопроизводство (Документационное обеспечение

управления): учеб. пособие / М. И. Басаков. - Феникс. 2014.- 256 с.

2. Делопроизводство / Е. Н. Басовская, Т. А. Быкова, Л. М. Вялова, Е. М. Емышева, Т. В. Кузнецова, Л. В. Санкина // под. общ ред. Т. В. Кузнецовой. -- М.: Форум; ИНФРА-М, 2014. – 256 с.

3. Илюшенко, М. П.История делопроизводства в дореволюционной России: учеб. пособие / М. П. Илюшенко. - М.,1993. - 80 с.

4. Илюшенко, М. П. Формуляр документа: учеб. пособие / М. П. Илюшенко, Т. В. Кузнецова. - М.: МГИАИ, 1986.- 86 с.

5. Ларин, М. В. Управление документами на основе международного стандарта ИСО15489-2001: метод. пособие / М. В. Ларин,

О. И. Рысков. – М.: ВНИИДАД, 2005.

6. Ларьков, Н. С. Документоведение: учеб. пособие / Н. С. Ларьков. – М.: Восток-Запад, 2010. – 427 с.

7. Лопатникова, Е. А. Делопроизводство: образцы документов с комментариями / Е. А. Лопатникова. - М.: Омега-Л, 2009.- 318 с.

8. Рысков, О. И. Метаданные в делопроизводстве: зарубежный опыт стандартизации / О. И. Рысков //Делопроизводство.-2004.-№ 4. -С.43-46.

9. Чуковенко, А. Ю. Оформление документов / А. Ю. Чуковенко,

В. Ф. Янковая. – М.: Дело, 2001. - 232 с.

10. ГОСТ Р 7.0.8.-2013 Делопроизводство и архивное дело. Термины и

определения.

Тема 7. Текст документа

Понятие "текст документа" при различных способах документирования. Сценарий подготовки документа. Содержание простых и сложных документов. Порядок изложения текста документа. Требования четкости и ясности текста документа. Логическая структура текста. Взаимосвязь содержания и формы документа. Формализация текста документа. Элементы текста. Понятие "заголовок документа". Назначение заголов­ка, его место в формуляре документа. Приложения к тексту и порядок их оформления. Редактирование текста.

Унификация текста документа

Унификация документа как одно из направлений его совершенствования. Предпосылки унификации. Метод унификации. Унификация структуры текста. Элементы формализации. Формализован­ный характер текстов учетной документации. Унификация языковых средств. Формы унификации: типовой и трафаретный тексты, таблица, анкета, графики, диаграммы.