Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, составляет формуляр документа.

КОЛЛЕДЖ

Лабораторный практикум по дисциплине

«Документационное обеспечение управления»

для специальностей «Право и организация социального обеспечения»,
«Банковское дело», «Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям)»

Самара, 2015

Лабораторный практикум составлен на основании ФГОС СПО специальностей 40.02.01 Право и организация социального обеспечения, 38.02.07 Банковское дело, 38.02.01 Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям), учебных планов специальностей, примерной рабочей программы.

Составитель: Севрюшкина Н.А.

Рассмотрено и утверждено на заседаниях ЦМК по профессиональным циклам учебных планов специальностей 40.02.01, 38.02.07, 38.02.01.

Согласовано с директором колледжа.

Лабораторный практикум по дисциплине «Документационное обеспечение управления» предназначен для студентов специальностей 40.02.01 Право и организация социального обеспечения, 38.02.07 Банковское дело, 38.02.01 Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям) и создан для эффективного освоения студентами учебного материала.

Содержание

Введение. 4

Лабораторная работа №1 Реквизиты, формуляры и бланки документов. 5

Лабораторная работа №2 Оформление организационных документов. 20

Лабораторная работа №3 Оформление распорядительных документов. 26

Лабораторная работа №4 Оформление информационно-справочной документации 39

Лабораторная работа №5 Оформление документов по личному составу организации 48

Введение

Цель курса «Документационное обеспечение управления» - изучение современных требований, предъявляемых к составлению и оформлению управленческих документов, организации их движения, учета и хранения.

Задачи курса: показать взаимосвязь информации и документа, проследить эволюцию документа как носителя информации, развитие способов документирования; проанализировать функции документа и образование систем документации; сформировать у студентов рациональные подходы к организации работы с документами.

Лабораторный практикум по дисциплине «Документационное обеспечение управления» предназначен для закрепления знаний, полученных студентами из лекционного курса, а также, изучения современной технологии документационного обеспечения.

В процессе выполнения лабораторных работ студенты научатся:

- оформлять документацию в соответствии с требованиями государственных стандартов;

- использовать компьютерную технику в режиме пользователя;

- применять в профессиональной деятельности приемы делового и управ­ленческого общения.

Лабораторная работа №1
Реквизиты, формуляры и бланки документов

ТЕОРИЯ

Каждый документ состоит из набора отдельных элементов, которые получили название реквизитов: автор документа, текст, номер и дата, адресат, подпись печать и др.

Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, составляет формуляр документа.

Бланк документа — набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Расположение реквизитов на бланках всех видов предусмотрено государственным стандартом в двух вариантах: продольном и угловом.

В первом случае все реквизи­ты бланка располагают вдоль верхнего поля и выравни­вают либо по ширине, либо по центру.

При угловом рас­положении реквизитов они размещаются в левом верхнемуглу листа и выравниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площади.

Наибольшее распространение получили угловые бланки для писем и продольные для организационных и распорядительных документов.

В любой организации создается как минимум два вида бланков:

- для писем (используется в большинстве случаев общения организации с внешним миром);

- общий бланк (применяется для оформления документов, используемых внутри организации).

Если общий бланк дополнить наименованием вида документа, он становится бланком этого вида (например, приказа, протокола, акта).

Общие правила изготовления бланков и документоворганизации

1. Для изготовления бланков используют в основном форматы бумаги А4 (210 х 297 мм) и А5 (210 х 148 мм), меньший формат бланков используется для документов небольшого (до семи строк) объема.

2. Бланки документов, также как и, непосредственно, документы должны быть изготовлены с учетом размеров полей. Размеры полей должны быть не менее: левое, верхнее, нижнее — 20 мм; правое — 10 мм.

3. При изготовлении бланков обычно используются типографские шрифты размером от 6 до 16 кегля. Реквизит "наименование организации" допускается печатать рисованными шрифтами от 6 до 24 кегля. Размер шрифта выбирают в зависимости от "длины" (т. е. от количества знаков в наименовании организации-автора).

4. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word с использованием шрифтов Times New Roman Суг размером 12, 13, 14, через 1—2 интервала.

5. Все реквизиты документа (кроме текста), которые состоят из нескольких строк, печатают через один меж­строчный интервал. Составные части реквизитов отде­ляют друг от друга 1,5—2 интервалами. Реквизиты от­деляют друг от друга 2—3 интервалами. Максимальная длина строки каждого отдельного реквизита (кроме тек­ста) — 28 знаков (примерно 1/3 строки).

6. Текст документа печатают, отступив 2—4 интервала от реквизита «Заголовок к тексту», на бланках А4 — через полтора межстрочных интервала, на бланках А5 — через один межстрочный интервал. В текстах докумен­тов не рекомендуется применять подчеркивание, а так­же иные способы выделения слов, фраз или абзацев. Допускается печатать текст документа на двух сто­ронах листа бумаги.

7. В документах, составленных на двух и более стра­ницах, вторая и последующие страницы нумеруются. Номер страницы проставляется посередине верхнего поля арабскими цифрами без кавычек, дефисов и слова «страница», стр.

8. От границы левого поля печатают:

- реквизиты «Заголовок к тексту», «Текст» (без абза­цев), «Отметка о наличии приложений», «Фамилия исполнителя и номер его телефона», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименование должности в реквизитах «Подпись», «Гриф согласования», заверительные надписи «Верно»;

- слова «Примечания» и. «Основание» — если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию;

- в приказах, распоряжениях слова «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ»;

- в протоколах слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «РЕШИЛИ».