Глава 16. как проработать 45 минут?

Сесть и сосредоточенно проработать хотя бы 45 минут – это чудесно, – скажут

многие читатели. – Но если я не отвлекусь от работы сам, меня непременно отвлекут

другие! Кто же оставит меня в покое на такое длительное время?! Наиболее занятые

люди (те самые, которым надо много успеть) обычно занимают немаловажные посты на

работе. К ним каждые пять минут обращаются: лично, по электронной почте или по

телефону.

И ведь это работа – нужно отвечать, реагировать, делать. Чаще всего – бросив все.

Большинство собеседников именно с этих слов начинают разговор: «Бросай все... , тебя

все ждут... , это очень срочно...»

Тем не менее, мне хотелось бы открыть своим читателям одну великую тайну:

вещей, связанных с работой, которые не могут подождать от 15 до 45 минут, почти нет.

Люди всего лишь обращаются к вам, когда это удобнее всего для них, а из

срочных дел половину называют таковыми только ради того, чтобы исполнитель более

или менее серьезно отнесся к заданию. Просто потому, что большинство людей плохо

работают, игнорируют половину заданий и слишком долго все откладывают, если их не

пугать и не подгонять постоянно.

Если дело действительно можно

сделать за пять минут, надо его сделать за эти пять минут. При этом, если вас озадачили

заданием, а у вас открыт какой–то просит, над которым вы планировали поработать еще

20 минут, в большинстве случаев можно спокойно закончить свое, прежде чем бросаться

на другое.

Если же есть хоть малейшее подозрение, что никаких 15 минут не получится, на

задание объективно нужно полчаса, а на фоне общей суматохи и усталости, вероятнее

всего, получится полтора часа, лучше сразу честно спросить всех, как насчет того, чтобы

сдать это дело утром, чтобы оценить шанс на такой вариант, обычно достаточно одного

трезвого взгляда на задачу, что же касается любимых коллег, которые звонят, пишут и

подходят каждую минуту, – их можно попросить подождать! Эта великая мысль

почему–то мало кому приходит в голову. Равно как и гениальная идея полчаса не

подходить к телефону. Все мобильные и немобильные телефоны давно оснащены

автоответчиками, и надо приучать собеседников ими пользоваться.

в больших фирмах

существуют таск-менеджеры. Ими полезно пользоваться, и не менее полезно приучать к

тому же самому коллег. В такие таск-менеджеры можно кратко вписать задание, после

чего исполнителю автоматически приходит сообщение о том, что забот прибавилось.

Такая форма обмена заданиями приучает к тому, чтобы коротко и ясно формулировать

задачи в несколько строк.

Вписывая задание в чей–то план, сотрудник сразу видит очередь, в которую

«становится». Если перед ним у человека уже вписано 50 планов, можно себе

представить, когда ждать от него результатов. Также можно выставить для задачи очень

высокий приоритет, но иногда именно в таких программах становится видно, что

срочных дел у человека на сегодня уже пять, соответственно, он в них тонет. И лучше

передать эту работу другому, если она действительно такая срочная. Таким образом,

взгляд в список чьих–то задач отменяет множество диалогов. Сотруднику не нужно

объяснять, как он занят, почему не может отреагировать моментально и что у него еще

на повестке дня. Все это про него написано в интернете!

Все, кто пользуется такими системами, экономят много времени себе и другим. Во

времена, когда у меня не было на работе таск-менеджера, я коротко описывала свои

планы на записках и прикрепляла их на доску над столом. Когда кто–то приходил с

новым заданием, указывала ему на эту доску, и многое сразу становилось ясно. Главное

– не бояться просить людей подождать, отстать, перезвонить через 15 минут, не

отвлекать еще полчаса. Или просто не реагировать какое–то время, спокойно занимаясь

своими делами. Не нужно бояться, что кто–то вас осудит, ведь вы заняты самым святым

делом – вы самоотверженно работаете, у вас план.

Глава 18 Что считать победой, а что – поражением?

Главное,

что все люди, каким–то образом задумавшиеся о своем времени и о том, на что его

потратить, очень быстро избавляются от самой главной проблемы творческого человека:

они больше никогда не оказываются перед белым листом с мыслью –«Что бы