ВОПРОС№21. Систематизация и хранение информации. Библиографическая карточка.

Под систематизацией понимается приведение в систему, т.е. к определенному порядку в расположении.

Для четкой организации документационного обеспечения управления документы в период их подготовки и в процессе исполнения должны быть систематизированы, а для повторного использования, подготовки управленческих решений, выдачи справок социального и служебного характера - сохранены, так как информация, содержащаяся в исполненных документах необходима для дальнейшей работы организации. Именно поэтому систематизация документов и, следовательно, содержащейся в них информации - одна из важнейших задач в документационном обеспечении управления. документ архивный номенклатура каталогизация

Систематизация документов должна обеспечивать быстрый и точный доступ к необходимым документам, а также оградить их от несанкционированной утечки информации.

Информация, получаемая в ходе прочтения материала и предназначаемая для дальнейшего использования, может быть фиксирована в виде: плана, выписки, аннотации, конспекта.

Библиографическая карточка-карточка, содержащая библиографическое описание источника информации, сведения об авторе, заглавие, подзаголовочные данные (номер тома, жанр, читательское назначение), выходные данные (год и место издания, издательство), надзаголовочные данные (серия, учреждение, подготовившее издание), количественную характеристику источника (страницы, объем в учетно-издательских листах, тираж, цена), примечания (сведения о библиографии, иллюстрациях и т.д.). Библиографические карточки позволяют получить оперативную информацию о вышедших публикациях, используются для укомплектования справочно-информационных фондов)

ВОПРОС№22. Тезисы – основные положения текста, в них коротко, но четко выделены и сформулированы главные мысли автора по тому или иному вопросу.

По содержанию, по представленному в них материалу тезисы бывают первичным, оригинальным научным произведением либо вторичным текстом. Оригинальные тезисы пишутся как сжатое отражение собственного доклада, статьи автора. Вторичные тезисы создаются на основе первичных текстов, принадлежащих другому автору.

В тезисах кратко и логично излагается развитие темы. Каждый тезис освещает особую микротему. В отличие от плана, который даже в развернутой форме только называет рассматриваемые вопросы, тезисы должны раскрывать решение этих вопросов.

Логика изложения в тезисах должна быть по возможности обозначена формально и/или графически.

Формальное выражение логических взаимосвязей между тезисами может быть следующим:

· вводные слова в начале каждого тезиса (во-первых, во-вторых…);

· оппозиционные фразы (внешние факторы – внутренние причины);

· классификационные фразы (поле глаголов движения, поле глаголов действия, поле глаголов состояния).

Графически логика изложения может быть подчеркнута нумерацией каждого тезиса.

Стремление к краткости обусловливает в тезисах отсутствие, как правило, примеров, цитат, а также лаконизм стиля

ВОПРОС№23. План – это «скелет» текста, он компактно отражает последовательность изложения материала. Как форма записи обычно значительно более подробно передает содержание частей текста, чем оглавление книги или подзаголовки статей. План бывает простым и сложным.

Принципы составления плана

1. пункты плана можно и должно фиксировать уже во время первоначального чтения.

2. В дальнейшем план может исправляться и уточняться

3. Составляя план при чтении, прежде всего, стараются определить те места, где кончается одна мысль и начинается другая.

4. Важно не только выделить главные мысли в абзацах или других местах книжного текста, но и отметить то существенное, что связывает ряд частей текста.

5. при составлении плана, особенно когда он предназначен для подготовки тезисов, не обращать внимание на подзаголовки и абзацы книги.

6. последовательность пунктов не обязательно должна совпадать с порядком изложения в книге.

7. Поэтому полезно рядом с пунктами плана проставлять нужные номера страниц источника и своих записей.

ВОПРОС№24. Конспект – это последовательная фиксация информации, отобранной и обдуманной в процессе чтения. Данный вид работы с источником предполагает исключение второстепенной информации объяснительного, разъяснительного, иллюстративного характера. Конспекты бывают:

· плановые (каждому вопросу плана соответствует определенная часть конспекта);

· текстуальные (состоящие из цитат);

· свободные (сочетающие выписки, цитаты, тезисы);

· тематические (содержащие ответ на поставленный вопрос по нескольким источникам).

· Обзорные ( обзоры на опр. Тему с использ. Одного или чаще нескольких источников.)

· Хронологические (обзор зронологической последовательности событий на фоне отражения самих событий. Является более краткий и конкретный чем обзорнй)

При написании конспекта следует:

1. иметь перед собой четкую постановку проблемы

2. при прочтении текста правильно выделить главные вопросы;

3. при изложении материала основные теоретические положения, определения, выводы автора оформлять в виде цитат (в кавычках) с обязательным указанием страниц.

ВОПРОС№25. Аннотация – краткая характеристика документа, его часть или группы документов с точки зрения назначения, содержания, формы и др. особенностей.

При составлении аннотации рекомендуется:

1. прочитанный текст разбить на смысловые части, в каждой из которых следует выделить основную мысль и сформулировать ее своими словами;

2. перечислить основные мысли, проблемы, затронутые автором, его выводы, предложения. Определить значимость текста;

3. использовать глаголы констатирующего характера (автор анализирует, доказывает, излагает, обосновывает и т.д.), а также стандартные оценочные словосочетания (уделяет особое внимание, особенно детально анализирует, затрагивает важный актуальный вопрос (проблему), убедительно доказывает).