Правила оформления электронного сообщения
Сегодня почти вся деловая переписка ведётся цифровыми сообщениями по электронной почте. Электронные письма короче и теплее бумажных и по тону близки языку телефонирования. В отличие от всегда формальных деловых писем, деловые сообщения обычно стилистически нейтральны. Они также позволяют мгновенно обмениваться документацией в виде оцифрованных или распознанных приложений. Формальные же сообщения годятся для делового знакомства.
Стандартное электронное письмо на английском языке состоит из самого письма и заголовка. Заголовок английского электронного письма может иметь следующие поля:
From: - имя и адрес отправителя.
Sender: - отправитель письма пишет от чужого имени. Письмо от чьего-то имени отправлено другой персоной (например, секретарем от имени начальника).
To: - имя и адрес получателя. Имя и адрес может быть написано несколько раз (если письмо адресовано нескольким получателям)
cc: - содержит имена и адреса получателей письма, к которым направляется копия этого письма.
bcc: - содержит имена и адреса получателей письма, чьи адреса не следует показывать другим получателям. Каждый из получателей письма не будет видеть в этом поле других получателей из поля bcc.
Reply-To: - имя и адрес, куда следует адресовать ответы на это письмо.
In-Reply-To: указывает на письмо, для которого это письмо является ответом. С помощью этого поля выстраиваются цепочки переписки.
Subject: - тема письма.
Date: - дата написания письма.
Почтовое вступление:
Деловые сообщения начинаются с Dear… и заканчиваются Bestwishes или (Best) regards. В тексте автор что-то утверждает, сообщает, спрашивает, отвечает, обсуждает, просит… Суть следует излагать в первом абзаце.
Примеры формального вступления:
| Followingourmeeting / phoneconversation, … | В продолжение нашей встречи / наших переговоров … |
| With reference to … | Со ссылкойна… |
| Regarding our … | Относительно… |
| I’m writing to confirm … | Пишуподтвердить… |
Примеры формальных завершений:
| For additional information, please | За подробностями, пожалуйста, |
| We look forward to doing business with you | Будем рады сотрудничеству с вами |
Электронные сообщения, отправляемые с помощью сотовых телефонов и Интернета, стали очень удобным и популярным способом общения. Особый стиль и язык таких сообщений не всегда просто понять.
Создание текста электронных сообщений основано на следующих правилах:
Слова нужно по возможности сокращать:
Wd = would
Короткие слова могут заменяться всего одной буквой:
You = u
В некоторых случаях буквы заменяются цифрами:
Gr8 = great
W8 –wait
2 = to, too
4 = four, for
Символы могут использоваться для обозначения слогов и звуков:
например, знак % может заменять “oo” Sh%l – shool,
а обозначение доллара $ – вместо “ss”.
Текст электронного сообщения может не подчиняться правилам грамматики и пунктуации.
Основные фразы и сокращения, используемые в электронных сообщениях:
SMS = Short Message Service
2 = To/too/two
2day = Today
2moro = Tomorrow
4 = For
@ = At
ASAP = As soon as possible
ATM = At the moment
B = Be
B/C = Because
B4 = Before
C = See/sea
CU = See you
CUL8R = See You Later
D u wnt 2 go out 2nit? = Do you want to go out tonight
Esp = Especially
H2 = How to
ILBL8 = I’ll be late
L8 = Late
L8r = Later
LMK = Let me know
Mob = Mobile
Msg = Message
Neva = Never
No1 = No one
NMP = Not my problem
OIC = Oh, I see
OK = Okay
Pls = Please
Pobl = Possible
Ppl = People
R = Are
RUF2 = Are you free to talk?
Spk = Speak
Thnq = Thank you
THX/TNX = Thanks
U = You
Un4gtebl = Unforgettable
UOK? = You OK?
YR = Your/You’re
Usu = Usually
WWW = World Wide Web
Wknd = Weekend
W/O = Without
W8 = Wait
Wer r u = Where are you
YM = You mean
YR = Year, right!
XLNT = Exellent
Для выражения мнения:
AFAIK = As far as I know
AFAIUI = As far as I understand it
ILBAT = I will be able to
IMO = In my opinion
Правила оформления делового письма
Деловые письма в разных странах по своей форме одинаковы. Как правило, деловые письма пишутся на бланке фирмы и состоят из 9 элементов:
1. Дата.
2. Внутренний адрес – имя и адрес лица, которому адресуется письмо.
3. Вступительное обращение – приветствие.
4. Указание на содержание письма, или о чем оно (необязательно).
5. Текст письма – изложение сути вопроса.
6. Заключительная формула вежливости.
7. Подпись
8. Указание на приложения.
9. Указание на копии.
ОБРАЗЕЦ РАСПОЛОЖЕНИЯ ЭЛЕМЕНТОВ ПИСЬМА
| 1. Дата Nov. 10, 2013 2. Внутренний адрес Mr. George Ganson 113 Carpenter Ave, 11579 Sea Cliff, NY, USA 3. Приветствие Dear Mr. Ganson, 4. Тема письма Re: Offer of goods 5. Текст письма Thank you very much for your offer of goods sent to us. We shall keep you informed as to our decision concerning the terms and conditions of your offer. 6. Заключительная формула вежливости Very truly yours. 7. Подпись J.B. Priestly 8. Указание на приложения 2 Enclosures 9. Указание на копии cc: J. Smith |
Дата
В английских деловых письмах дата (день, месяц, год) печатается справа. Обычно дата печатается полностью, а не в цифровом выражении.
Вот варианты написания одной и той же даты:
10 th October, 2012; 10 October, 2012;
October 10 th, 2012; October 10, 2012
Название месяцев можно писать в сокращении. Названия месяцев, кроме March, May, June, July сокращаются следующим образом:
| January – Jan. February – Feb. April – Apr. August – Aug. | September – Sept. October – Oct. November – Nov. December – Dec. |
В американских деловых письмах дата пишется иначе, чем в русских, так как обозначается сначала месяц, затем день и год.
Дату не следует писать в цифровом выражении, поскольку это легко может ввести в заблуждение, 2 сентября 2012 года в американском варианте будет Sept. 10, 2012.
Внутренний адрес
Внутренний адрес (название и адрес фирмы-получателя письма) пишется от начала поля слева, с тем, чтобы его было видно в прозрачном окошечке конверта (при наличии такого конверта), если письмо сложено правильно.