How to finish a letter
УТВЕРЖДЕНО
Методическим советом
Протокол №____
От «___»_______20__ г.
ПРАКТИКУМ
по дисциплине
«Иностранный (английский) язык делового общения»
для студентов- бакалавров и магистрантов
очной и заочной форм обучения
Рассмотрено на заседании
кафедры иностранных языков
протокол № 1
от 29. 08. 2014 г.
зав. кафедрой ин. яз., к.ф.н., доцент Нестерова С.В.
Пермь 2014
Методические рекомендации и практические задания разработаны на основе Федеральных Государственных образовательных стандартов ВПО третьего поколения и программы по иностранным языкам РЭУ им. Г.В. Плеханова.
Авторы-составители:
1. Авхачева И.А. - кандидат педагогических наук, доцент кафедры иностранных языков и межкультурной коммуникации Пермского национального исследовательского политехнического университета.
2. Анкудинова О.Ю. - ст. преподаватель кафедры иностранных языков Пермского института (филиала) РЭУ им. Г.В. Плеханова.
Рецензенты: Самсонова М.В. – кандидат филологических наук, профессор Пермского государственного национального исследовательского университета; Нестерова С.В. – кандидат филологических наук, доцент, зав. кафедрой иностранных языков Пермского института (филиала) РЭУ. им. Г.В. Плеханова.
Предисловие
Данное пособие предназначено для активизации лексико-грамматического материала и формирования речевых навыков, предусмотренных программой дисциплины “Иностранный язык делового общения”.
В основе настоящего практикума языковой материал и образцы речевых произведений, используемые англоязычными авторами в авторитетных учебных и справочных пособиях по деловому английскому. Обработка, которой подверглись материалы этих источников, касалась изменения содержания отдельных речевых произведений, сокращения объема, не затрагивая при этом их существенные структурные, языковые и стилистические характеристики. Это дает основания утверждать, что предлагаемые материалы и задания моделируют ситуации общения, максимально приближенные по своим характеристикам к реальным.
Наличие в пособии списка аббревиатур с их расшифровкой, списка клишированных фраз, привязанных к определенным структурным частям делового письма, списка наиболее часто встречающихся в деловом английском сокращений, относящихся к разным областям, а также необходимого минимума комментариев позволяет студентам осуществлять необходимый самоконтроль своих учебных действий, самостоятельно оценивать правильность выполнения целого ряда заданий. Можно рекомендовать данный практикум для организации самостоятельной работы студентов как в аудитории, так и вне ее.
В виде приложения к практикуму существует отдельный файл с образцами вариантов ответов и отдельных эталонных речевых произведений, предназначенный для преподавателя. Подобная организация материала исключает для студентов возможность
воспользоваться ответами прежде, чем они самостоятельно выполнят предлагаемые задания.
PART ONE
BUSINESS WRITING: LETTERS, FAXES, E-MAILS& TELEXES
Standard phrases of a business letter corresponding to its layout
How to start a letter
Dear Sir or Madam
Dear Mr/Mrs/Ms/Miss Logan
Dear James
The reference and reasons for writing
With reference to your advertisement in The Daily News, …
With reference to your letter of the 25th April, …
With reference to your phone call today, …
Thank you for your letter of May 15th.
I am writing to enquire about…
I am writing to apologize for…
I am writing to confirm …
I am writing to advise you that…
This is to inform you that…
In accordance with your request for the information about…
How to make a request
Could you possibly …?
I would be grateful if you could…
I would appreciate if you could complete the form …
Would you be so good as to send us …
Would you please let me know about your decision as soon as possible.
Please open a letter of credit to cover the shipment of spare parts…
Replying positively
I would be delighted to do business with your company.
We are happy to accept your invitation to attend the sales conference …
I am sending you the Board recommendations you are interested in.
Here is the brochure on the new product you asked for.
I’ll fax you the sales figures you need by 6 p.m.
Giving bad news or making a negative reply to the request
Unfortunately [ e.g.:we can’t accept your offer]
I regret to say that [e.g.:we are unable to grant you a higher discount]
I’m afraid that [ e.g.: no meetings are possible next week]
Enclosing documents
I am enclosing two copies of …
Please find enclosed the draft contract.
Closing remarks and thanks
Thank you for your help.
Please contact us again if you have any questions.
If you need further details please do not hesitate to contact us.
Please let me know if there are any problems with …
Reference to future contact
We look forward to see you at the production meeting next Monday.
I look forward to hearing from you soon.
We look forward to receiving the copy shortly.
I look forward to having the pleasure of presenting you with the award in person.
How to finish a letter
Yours sincerely (If you know the person’s name)
Yours faithfully (If you don’t know the name )
Best wishes (If the person is a close business contact or friend)
Tasks and exercises
1. Write the Russian equivalent phrases. Use a dictionary if necessary.
2. Translate the following sentences into English. Make use of the phrases given above.
Пожалуйста, дайте нам знать, когда прибывает рейс.
В связи с Вашим запросом от 4 октября сообщаем, что все платежи осуществлены вовремя.
Настоящим уведомляем Вас об отправке партии обуви…
Мы будем рады подписать контракт о поставках, как только наши юристы подготовят все документы.
С нетерпением ждем открытия Ваших новых ресторанов быстрого питания в городах нашего региона.
Я был(а) бы Вам признателен/признательна, если бы Вы выслали копию как можно скорее.
Я пишу, чтобы подтвердить наш заказ от 20 декабря сего года.
Я сожалею, что не смогу присутствовать на совещании лично.
Согласно Вашей просьбе о предоставлении информации высылаю копию балансового отчета.
К письму прилагаю наш последний каталог.
Если у Вас возникнут вопросы, незамедлительно свяжитесь со мной или моим помощником.
К сожалению, мука и сахар временно на складе отсутствуют.
3. Use phrases from the list above to complete these letters.
A
Dear Mr Brigger
(1)__________________ our conversation (2) ___________________that we are ready to place an order with your company on condition you grant a bigger discount.
(3)______________________ the draft contract with new prices.
(4)______________________ reply as soon as possible.
(5)____________________
Ernesto Rinaldi
Deputy Director
В
(1)__________________
(2)__________________ invitation letter of September 29th. (3)_______________ to take part in the trade fair which is to be held in Chester next summer.
(4)_________________ the new models of bicycles you asked me about. (5)_________________ the list of the equipment and fixtures we may need to arrange the demonstration of our bicycles. (6)_________________ inform me shortly if everything we need is available?
(7)___________________________
(8)___________________________
Martin D.Crowl
Marketing Manager
C
(1)___________Thatcher
(2)___________ that we can’t deliver sports shoes Ref. No. 9568 before the end of May. (3)_______________ inform us about your decision to place an order with us on condition that we deliver after the 1st of June. I’ll put you on the waiting list then.
(4)____________________ the two copies of the order form in case you want to do business with us and place an order despite late delivery.
(5)________________________________
Yours sincerely
Mary Fulbright
Overseas Sales Manager
D
Dear Jackie
(1)_________________ of October 22nd. (2)__________________your order for tennis rackets (3)_____________________ that 200 cases you ordered left our warehouse yesterday and should arrive at the destination by tomorrow at the latest. (4)______________ if there is any delay.
(5)___________________if you confirm the delivery by fax.
(6)___________________ from you soon.
(7)_____________________
Peter
PS (8) _________________ the copy of the Bill of Lading dated Oct.24th.
4. Translate the following letters into Еnglish ________________________________
Уважаемый господин Коше
В связи с Вашим письмом от 13 апреля пишу, чтобы сообщить Вам о проведении ежегодной конференции торговых представителей в начале июня.
Я отправлю Вам точную информацию о сроках проведения конференции на следующей неделе по факсу. Не могли бы Вы по получении этой информации сообщить нам дату Вашего приезда, чтобы мы могли забронировать гостиницу заблаговременно.
В письме Вы найдете регистрационную форму участника конференции и программу.
Если у Вас возникнут вопросы, обращайтесь к нам. Наш контактный телефон 0800-68-68-08 (круглосуточно)
Розалия Дюфо
Менеджер по работе с персоналом
________________________________
Useful words and phrases:
торговый представитель – sales representative
ежегодный – annual
отправить по факсу – to fax
по получении – on receipt
забронировать(гостиницу) – to book (a hotel)
круглосуточно – 24 hours (24 hrs)
* * *
Уважаемые господа
Благодарим Вас за Ваше письмо от 18 января, с просьбой сообщить о наших требованиях по отгрузке заказанного товара.
Как Вы знаете, мы планировали установить систему сигнализации в здании в марте. Поэтому планировали оформить заказ как срочный. К сожалению, подрядчики приостановили работы из-за аварии на линии электроснабжения. Боюсь, на данный момент что нам придется аннулировать заказ.
Поскольку мы не отправили письменное подтверждение, то не должны платить неустойку. Однако, мы готовы компенсировать Ваши потери в разумных пределах, рассчитывая на дальнейшее взаимовыгодное сотрудничество с Вашей фирмой.
Ждем Вашего скорейшего ответа на наше предложение.
Искренне Ваш
Майкл Сэллинджер
Менеджер по производству
______________________________
Useful words and phrases:
требования по отгрузке-shipment requirements (for)
с просьбой сообщить - enquiring
система сигнализации – alarm system
срочный заказ – urgent order
подрядчики – contractors
авария на линии электроснабжения – power supply breakdown
аннулировать – to cancel
отправить письменное подтверждение – to confirm in writing
платить неустойку- to make a cancellation payment; to pay for cancellation
взаимовыгодное сотрудничество – mutually beneficial cooperation
* * *
Уважаемая мисс Дэвидсон
В связи с нашим вчерашним разговором по телефону я пишу Вам, чтобы подтвердить, что мы можем организовать завтрак на 15 человек в нашем ресторане в пятницу 24 февраля.
Предлагаю Вам два варианта меню. Мы были бы очень признательны, если бы Вы дали нам знать, какой из них Вы предпочитаете, не позднее пятницы 16 февраля.
Меню # 1 Меню #2
Дыня c пармской ветчиной Луковый суп
Жареный цыпленок со специями Свинина в яблочном соусе
Шоколадное пирожное Крем карамель
Если у Вас появятся дополнительные вопросы, сразу же обращайтесь к нам.
С наилучшими пожеланиями
Колин Скотт
Менеджер по оформлению заказов
___________________________