Порядок выдачи наличных денежных денег под отчет. Документальное оформление, учет и аудит расчетов с подотчетными лицами

Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (ред. от 03.02.2015) "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства"

В 2015 году начали действие новые правила, касающиеся выдачи денег подотчет. Ранее выдавать деньги под отчет можно было только штатным сотрудникам, но в 2014 году появилось исключение. Теперь выдавать подотчет стало также возможно лицам, с которыми заключен гражданско-правовой договор.

При выдаче наличных подотчет, требуйте с сотрудника написать заявление. Это касается всех, кто работает в организации, без исключения. Связано это с тем, что на все суммы наличных, которые вы выдаете, необходим кассовый ордер, который выдается на основании этого заявления.

Подотчетными лицами являются работники организации, получившие под отчет наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные или командировочные расходы.

Порядок выдачи и списания подотчетных сумм в организации утверждается приказом, в котором определены:

перечень лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет;

срок, на который выдаются подотчетные суммы;

порядок представления и утверждения авансовых отчетов.

Денежные средства выдаются под отчет работникам организации из кассы. В последующем работники должны представить отчет об израсходованных суммах с приложением оправдательных документов.

Руководитель организации утверждает список лиц, получающих деньги под отчет на административно-хозяйственные расходы, размеры и сроки, на которые выдаются суммы. При выдаче денежных средств на командировочные расходы приказ издается в каждом случае отдельно.

Подотчетные суммы выдаются работникам в размерах и на сроки, определяемые руководителем организации.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему суммам.

Выдача подотчетных сумм из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам, в которых должно быть указано целевое назначение подотчетной суммы. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому лицу запрещается.

По истечении срока, на который были выданы подотчетные суммы подотчетные лица обязаны представить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением всех оправдательных документов, подтверждающих факт расходования и целевого использования денежных средств.

Авансовый отчет составляется форме № АО-1 «Авансовый отчет», проверяется бухгалтерией и утверждается руководителем организации.

На основании данных, отраженных в авансовом отчете, бухгалтерия списывает с подотчетного лица фактически израсходованные денежные средства.

Выданные, но не израсходованные подотчетным лицом суммы подлежат возврату в кассу организации, что оформляется приходным кассовым ордером.

В случае перерасхода (когда работник истратил сумму, большую, чем полученный аванс) работнику выплачивается разница между фактически потраченной суммой и суммой аванса, что оформляется расходным кассовым ордером.

Если деньги не возвращены

Если авансовый отчет не утвержден или не возвращен остаток, то деньги можно удержать из зарплаты (статья 137 ТК РФ). Для этого следует:

получить согласие работника на удержание соответствующей суммы (если работник не согласен на удержание, взыскать деньги можно через суд);

в течение месяца со дня истечения срока, установленного для возврата подотчетных средств, издать приказ руководителя организации об удержании (если пропустить срок, то взыскивать деньги придется в суде);

ознакомить с приказом работника.

Выдать работнику наличные деньги под отчет может потребоваться, например, в целях:

покупки товарно-материальных ценностей;

осуществления расходов в командировке;

расчетов по договорам, которые заключены от имени организации.

Все эти хозяйственные операции связаны с выдачей денежных средств из кассы предприятия или непосредственно из банка под отчет.

Подотчетные лица - это физические лица, которым выданы наличные деньги, а так же другие ценности, с обязанностью представления отчета об их использовании.

Раньше для выдачи наличных под отчет работнику нужно было написать заявление в произвольной форме с просьбой выдать средства. Руководитель указывал на заявлении сумму наличных денег, которую следует выдать подотчетному лицу, и срок, на который эти наличные выдавались (п. 4.4 Положения № 373-П).

Теперь ситуация иная. В заявлении о выдаче подотчетных сумм сотрудник может сам указать сумму и срок, на который он хочет получить деньги, а руководитель только подписывает документ (п. 6.3 Указания № 3210-У). Впрочем, руководитель вправе написать сумму и от руки. Ведь он может посчитать, что подотчетному лицу следует выдать меньше (или, наоборот, больше) средств по сравнению с запрошенной подотчетной суммой.

При этом учтите важный момент: выдача наличных денег под отчет проводится только при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученным под отчет денежным средствам.

Подотчетные суммы: авансовый отчет

Как и ранее, подотчетное лицо обязано не позднее, чем через три рабочих дня после истечения срока, на который произведена выдача денежных средств под отчет, собственно, отчитаться по полученным суммам. Если сотрудник выходит на работу позднее указанной даты, три рабочих дня для предъявления авансового отчета отсчитываются со дня выхода подотчетного лица на работу. Авансовый отчет представляется главному бухгалтеру или бухгалтеру, при их отсутствии – руководителю. К авансовому отчету работник обязан приложить подлинники документов, подтверждающих произведенные расходы из подотчетных сумм (командировочное удостоверение, квитанции, БСО, кассовые и товарные чеки и т. д.). Перечень оправдательных документов подотчетное лицо указывает на оборотной стороне авансового отчета.

Главный бухгалтер (или бухгалтер) проверяет авансовый отчет в срок, установленный локальным нормативным актом учреждения (например, положением о документообороте). Проверенный авансовый отчет утверждает руководитель учреждения. После этого товары (работы, услуги), приобретенные подотчетным лицом, принимаются к учету.

Под расходами на хозяйственно-операционные нужды подразумевают обычно расходы учреждения по приобретению канцелярских или хозяйственных товаров, материальных ценностей, ГСМ, на оплату мелкого ремонта, представительские расходы.

Оплачивая те или иные расходы, подотчетное лицо (работник) действует от имени учреждения, следовательно, должно соблюдать предельный размер расчетов наличными, который в соответствии с Указанием ЦБ РФ равен 100 000 руб. по одной сделке.

Первичными оправдательными документами, подтверждающими расходование подотчетных средств, являются товарный чек магазина накладные кассовые чеки квитанции к приходным кассовым ордерам акты выполненных работ, оказанных услуг счета-фактуры проездные документы акты закупки материальных ценностей у физических лиц. При выдаче денег под отчет для приобретения ТМЦ у юридического лица нужно выдать доверенность и зарегистрировать ее в журнале выданных доверенностей.

Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Особенности направления работников в служебные командировки перечислены в Положении «Об особенностях направления работников в служебные командировки», которое утверждено постановлением правительства от 13.10.08 №749 (ред. от 29.07.2015).

Обратите внимание, что с 8 января 2015 года постановлением Правительства РФ от 29.12.14 № 1595, отменены служебные удостоверения и служебные задания. Таким образом, при подготовке документов для отправки сотрудника в командировку использовать эти документы больше не нужно.

При направлении сотрудника в командировку работодатель обязан гарантировать работнику:

место работы;

средний заработок;

компенсацию расходов, которые связаны со служебной командировкой.

Такие обязанности работодателя установлены статьей 167 ТК РФ. Кроме того, в соответствии со статьей 168 ТК РФ, в случае направления в служебную командировку компания обязана возмещать работнику: расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, которые связаны с проживанием вне места постоянного жительства, а также иные расходы, произведенные работником, с разрешения или ведома работодателя.

Обратите внимание, что все гарантии и компенсации, которые связаны с направлением сотрудника в командировку и установлены Трудовым кодексом, действуют только в отношении сотрудников компании, которые заключили с работодателем трудовой договор.

Какими документами правильно оформить служебную командировку

Для того, чтобы направить сотрудника в командировку сначала нужно оформить «Приказ о направлении работника в командировку» по форме Т-9а. Строку, в которой содержится служебное задание нужно исключить.

Затем необходимо зафиксировать факт выбытия сотрудника в журнале учета командированных сотрудников. Он утвержден приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.09 № 739н. В этом журнале выбытия нужно заполнить: ФИО командированного работника, наименование организации, в которую командируется сотрудник, пункт назначения. Обратите внимание, что в связи с тем, что с 8 января 2015 года отменены командировочные удостоверения, то в строке о командировочном удостоверении нужно поставить прочерк.

Затем необходимо заполнить табель учета рабочего времени по формам Т-12 и Т-13. Дни командировки, в которые сотрудник отсутствует на рабочем месте, нужно заполнить кодом К. Если сотрудник в командировке трудился в свой выходной день, то в табеле учета рабочего времени нужно проставить сразу два кода: К и РВ. В соответствии со статьей 153 ТК РФ, работа в выходной день оплачивается в двойном размере.

После возвращения работника из командировки, бухгалтеру нужно составить авансовый отчет (форма АО-1) о суммах, которые были потрачены работником. Работник должен предоставить документы, которые подтверждают понесенные им расходы. Такими документами могут быть: чеки, приходные ордера, квитанции, договоры и т.д. Все это нужно приложить к авансовому отчету.

Какими документами подтвердить расходы и время фактического пребывания работника в командировке

После отмены командировочных удостоверений расходы, а также время фактического пребывания сотрудника в командировке нужно подтверждать проездными документами. Они должны

Если работник передвигался к месту командировки и обратно к месту работы на личном транспорте, то он должен составить служебную записку. В ней отражается фактический срок пребывания его в командировке. Служебная записка заполняется в произвольной форме. К ней сотрудник должен приложить документы, которые будут подтверждать использование им личного транспорта (квитанции, чеки, счета и т. д.). Служебная записка также прикладывается к авансовому отчету.

Кроме того, командированному работнику возмещаются расходы :

- на проезд, в том числе на такси ;

- на проживание, в том числе на аренду квартиры в месте командировки ;

- другие расходы, понесенные по распоряжению работодателя. Например, стоимость добровольного личного страхования на время командировки, аренды автомобиля в месте командировки, услуг VIP-залов в аэропортах и на вокзалах.

Порядок и размеры возмещения этих расходов определяются локальным нормативным актом вашей организации.

Перед отъездом работнику выдается аванс в сумме суточных, а также для оплаты проезда, проживания и других командировочных расходов

Организация может оплатить какие-то из командировочных расходов (например, билеты для проезда к месту командировки и обратно, услуги гостиницы) в безналичном порядке со своего расчетного счета. В этом случае выдавать работнику аванс для оплаты этих расходов не нужно.

Суточные выплачиваются работнику за каждый день командировки, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за каждый день в пути . Количество дней, за которые надо выплатить суточные, определяется :

- при проезде к месту командировки на личном или служебном автомобиле - по служебной записке, которую должен представить работник по возвращении из командировки. К служебной записке должны быть приложены документы, подтверждающие использование транспорта для проезда к месту командировки и обратно ;

- в иных случаях - по проездным документам.

Размер (норма) суточных для командировок по РФ и за границу устанавливается локальным нормативным актом вашей организации . При этом для заграничных командировок суточные рассчитываются :

- за день выезда из РФ - по нормам для командировок за границу;

- за день въезда в РФ - по нормам для командировок по РФ.

Дата выезда из РФ и въезда в РФ определяется :

- для командировок по РФ и в страны СНГ, с которыми есть межправительственные соглашения о том, что отметки в паспорте о пересечении границы не делаются, - по проездным документам;

- для командировок за границу - по отметкам в загранпаспорте о пересечении границы.

При однодневных командировках:

- по РФ - суточные не выплачиваются ;

- в другие страны - выплачиваются в размере 50% от нормы для командировок за границу.

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Выдача подотчетных сумм работникам отражается в учете записью:

Дебет сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Кредит сч.50 «Касса»

На основании авансового отчета и приложенных к нему оправдательных документов на израсходованные подотчетными лицами суммы делают записи:

Дебет сч. 08 «Вложения во внеоборотные активы»

Кредит сч. 71 «Расчеты с под отчетными лицами»

– на стоимость приобретенных основных средств или нематериальных активов;

Дебет сч. 10 «Материалы»

Кредит сч. 71 «Расчеты с под отчетными лицами»

– на стоимость приобретенных материалов, канцелярских принадлежностей и пр.

В бухгалтерском учете документально подтвержденная сумма командировочных расходов без налога на добавленную стоимость включается в состав производственных затрат записью:

Дебет сч. 20 «Основное производство»

Дебет сч.23 «Вспомогательные производства»

Дебет сч. 25 «Общепроизводственные расходы»

Дебет сч. 26 «Общехозяйственные расходы»

Кредит сч. 71 «Расчеты с под отчетными лицами».

Суммы НДС, уплаченные по расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, а также по расходам по найму жилого помещения, учитываются на счете 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» записью:

Дебет сч. 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»

Кредит сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Купленная иностранная валюта зачисляется в полном объеме на текущий валютный счет организации и может использоваться только для оплаты командировочных расходов в иностранной валюте через кассу организации.

Поступление иностранной валюты в кассу организации отражается в учете записью:

Дебет сч. 50 «Касса», субсчет 50-4 «Касса в иностранной валюте»

Кредит сч. 52 «Валютные счета», субсчет 52-2 «Текущие валютные счета».

При выдаче иностранной валюты работнику на командировочные расходы делают запись:

Дебет сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами», субсчет 71-2 «Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте»

Кредит сч. 50 «Касса», субсчет 50-4 «Касса в иностранной валюте».

Курсовые разницы, возникающие при изменении курса валют за время командировки, отражаются в составе прочих расходов и доходов.

Дебет 71 Кредит 91-1 Начислены положительные курсовые разницы по расчетам с подотчетными лицами в иностранной валюте на дату совершения операции и отчетную дату (конец месяца).

Дебет 91-2 Кредит 71 Начислены отрицательные курсовые разницы по расчетам с подотчетными лицами в иностранной валюте на дату совершения операции и отчетную дату (конец месяца).

Дебет 70 Кредит 71 - Удержана задолженность по подотчетным суммам из оплаты труда.

Аудит ден. средств

Цель – установление законности, достоверности и целесообразности совершения операций с денежными средствами предприятия и правильности отражения их в учете.

Задачи:

1. ознакомление с условиями хранения наличных денежных средств, ц/б и др. денежных документов в кассе

2. изучение порядка документального оформления операций по приходу, расходу ден. средств, ведения кассовой книги, учета кассовых операций

3. проверка соблюдения кассовой дисциплины – своевременности и полноты оприходования наличных денежных средств в кассу и возврата в банк сверхлимитных остатков, порядка выдачи и возврата в кассу подотчетных сумм.

4. целевое использовании полученных из банка по чекам средств, в том числе инвалютных

5. установление количества открытых в банках рублевых и инвалютных счетов, законности совершения операций по каждому счету

6. определения законности и целесообразности операций по поступлению и списанию средств с банковских счетов организаций, в том числе инвалютных, правильность их отражения в учете

7. проверка состояния расчетно-платежной дисциплины по заключенным договорам

Документы:

- кассовая книга

- РКО, ПКО

- отчет кассира с прилагаемыми первичными документами

- чековые книжки

- выписки банка по рублевым, инвалютным счетам с приложением первичных документов (пп, инкассовые поручения, аввизу, счета, заявления на открытие аккредитива)

- журнал регистрации (ПКО, РКО, платежных поручений)

- учетные регистры по счетам 50,51,52 и т.д.

- ГК, ОСВ

- бух. баланс, отчет о движении денежных средств.

Ошибки:

1. отсутствие первичных кассовых документов и оформление их с нарушением установленных требований

2. выплата подотчетным лицам на основе оправдательных документов, подтверждающих расход, но без оформления АО

3. не соблюдения лимита расчетов наличными денежными средствами между ЮЛ и ИП

4. проведение расчетов с покупателями без применения ККМ

5. не корректное отражение кассовых операций в учетных регистрах – не правильная корреспонденция счетов - исходя из 2 ошибки

6. арифметические ошибки при подсчете оборотов и остатков в учетных регистрах при неавтоматизированном ведении учета
Аудит расчетов с подотчетными лицами:

Цель – выражение мнения о достоверности отражения в учете и отчетности показателей дебиторской и кредиторской задолженности.

Задачи: установление правильности отражения в учете и отчетности расчетов с подотчетными лицами.

Отсутствие или ненадлежащее оформление оправдательных документов является следствием для вывода налоговых органов о квалификации данных расходов как экономически необоснованных и документально не подтвержденными.

Ошибки:

1. отсутствие первичной документации, подтверждающей возникновение дебиторской и кредиторской задолженности, либо их ненадлежащее оформление

2. нарушение порядка составления бух. отчетности в части формировании показателей о размере дебиторской и кредиторской задолженности, в части составления первичной документов, подтверждающих формирование этих показателей

3. отсутствие или ненадлежащее ведение аналитического учета, инвентаризации д и к задолженности

4. выдача денежных средств подотчет лицам не отчитавшимся по ранее выданным авансам

5. отсутствие первичных документов, подтверждающих расходы подотчетных лиц

6. неправомерное применение вычетов по НДС в части расходов понесенных подотчетных лицом