Exercise 7. Write an application letter for the position of a sales manager.

Exercise 8. Study texts 1, 2 in the Appendix and write your resume according to the following plan and a cover letter:

- objectives

- qualifications

- education

- languages

- work history

- personal

3.2. ПРОСТЫЕ КОММЕРЧЕСКИЕ ПИСЬМА

Как уже было сказано выше, деловые и коммерческие письма пишутся по установ­ленной форме, чаще на напечатанных типографским спо­собом бланках.

Для удобства изучения формы коммерческого пись­ма, написанного на английском языке, его принято де­лить на следующие части:

1) заголовок,

2) дата письма,

3) наименование и адрес получателя письма (внутрен­ний адрес),

4) вступительное обращение,

5) основной текст письма,

6) заключительная формула вежливости,

7) подпись,

8) указание на приложения.

Ширина поля с левой стороны листа должна быть не менее 2 см для удобства подшивки письма к соответ­ствующему делу. В деловых письмах стремятся, по воз­можности, избегать переноса слов.

Заголовок содержит наименование и адрес организа­ции или фирмы, отправляющей письмо, и ряд подробно­стей, а именно: адрес для телеграмм, номер факса, но­мера телефонов, названия коммерческих кодов (коммерческими кодами (codes) называются словари условных сокращений коммерческих терминов и фраз, ис­пользуемых при составлении телеграмм), упот­ребляемых для телеграфных сношений и т. п. Под на­званием организации часто указывается род ее деятель­ности. В заголовках писем английских акционерных компаний иногда проставляются фамилии директоров компании.

Названия российских фирм и компаний не переводятся на иностранные языки. Они пишутся латинским шрифтом в транскрипции, принятой для всех иностранных языков.

В конце названий многих английских торговых и про­мышленных предприятий, банков и т. д. стоит слово Limited (сокращенно Ltd.):

A. Smith & Сo.(Знак & — так называемый ampersand — часто употребля­ется в названиях фирм вместо and: & СО. читается and Company), Limited

The Sheffield Engineering Co., Ltd.

Слово Limited представляет собой сокращение выраже­ния limited liability company компания с ограниченной ответственностью. Это выражение означает, что ответ­ственность членов компании (акционеров) ограничивает­ся номинальной стоимостью приобретенных ими акций.

В США вместо слова Limitedпосле названий многих торгово-промышленных предприятий стоит слово Corporationили слово Incorporated(сокращенно Inc.). Corporationозначает соединение лиц, корпорация и в на­званиях американских фирм, банков и т. д. в большинстве случаев употребляется вместо stock corporationак­ционерная корпорация. Incorporated (Inc.) означает за­регистрированный как корпорация:

The American Mining Corporation James Smith and Company, Incorporated

Отсутствие слова Limited (Ltd.)в названиях английс­ких предприятий и слов Corporationили Incorporated (Inc.)в названиях американских предприятий указыва­ет на то, что данное предприятие является товарище­ством (partnership) члены которого отвечают по обяза­тельствам предприятия всем своим имуществом.

Образцы названий товариществ:

James Brown & Co. Robinson & Sons Bennet Bros.* Mills & Green

П р и м е ч a h и е. В так называемых коммандитных товари­ществах (limited partnership) один или несколько участников мо­гут не отвечать своим имуществом по обязательствам товарище­ства.

Часто в заголовке напечатано указание на ссылку, которую отправитель письма просит адресата упомянуть в своем ответе. В ссылках обычно приводятся инициалы составителя письма, инициалы того, кто письмо печатал, сокращенное обозначение отдела, номер дела и т. п.:

ДАТА ПИСЬМА

Дата отправления письма обычно пишется в правом углу под заголовком. Дата обозначается одним из сле­дующих способов:

1. 12^th September, 2000 читается: the twelfth of September, two

12 September, 2000 thousand

2. September 12^th, 2000 читается: September the twelfth, two

September 12, 2000 thousand

Предлог on и артикль перед датой не ставятся.

В Англии наиболее распространен первый способ обо­значения даты — 12th September, 2000. Этот же способ обычно употребляется в письмах, исходящих от россий­ских организаций. В США чаще всего применяется чет­вертый способ —September 12, 2000.

При обозначении даты по способам 1 и 3 необходи­мо обращать внимание на правильное написание по­рядкового числительного при помощи цифр и одного из окончаний st, nd, rd и th: 1^st, 21^st, 31^st, 2^nd, 22^nd, 3^rd, 23^rd, 4^th, 5^th и т. д.

Следует также иметь в виду, что перед числительны­ми, обозначающими год, обычно ставится запятая. Точ­ка в конце обозначения даты не обязательна.

Названия месяцев, кроме March, May, June и July, часто сокращаются:

January — Jan. September — Sept.

February — Feb. October — Oct.

April — Apr. November — Nov.

August — Aug. December — Dec.

Примечание. Следует избегать употребления в датах цифр вместо названий месяцев, поскольку цифровое обозначение даты может быть понято в различных странах по-разному. Так, дата 6.2.2000 будет понята в США как 2 июня 2000 г. ввиду того, что в этой стране принято указывать в датах сначала месяц, а затем число. В Англии, как и в России, такая дата означает 6 февраля 2000 г.

НАИМЕНОВАНИЕ И АДРЕС ПОЛУЧАТЕЛЯ ПИСЬМА (ВНУТРЕННИЙ АДРЕС)

1. Наименование и адрес организации или фамилия и адрес лица, которому направляется письмо, простав­ляются на левой стороне бланка письма у линии поля немного ниже строки с датой (В письмах, адресуемых государственным учреждениям или исходящих от таких учреждений, а также в дипломатической переписке внутренний адрес часто пишется в левом нижнем углу под подписью). Название организа­ции или фамилия лица обычно пишутся на отдельной строке.

Если письмо адресуется фирме, то перед ее названием принято ставить слово Messrs. Messrs.представляет со­бой сокращение французского слова Messieurs господа к употребляется со значением фирма обычно в том случае, когда в названии фирмы имеются фамилии каких-либо лиц. В конце слова Messrs. обычно ставится точка:

Messrs. A. Robinson and Sons Фирме А. Робинсон энд Санз Messrs. John Brown & Co., Ltd. Фирме Джон Браун энд Ко. Лимитед

Если в названии фирмы нет фамилий лиц, то слово Messrs. перед ним обычно не пишется.

The Sheffield Engineering Co., Limited Шеффильд Энджиниринг Ко.Лимитед (Названия торгово-промышленных предприятий не пере­водятся на русский язык, а транскрибируются русскими буквами)

The Modern Machine Tool Corporation Модерн Машин Тул Корпорейшн

В СШАслово Messrs. перед названием корпораций и акционерных обществ обычно не ставится.

Примечание. Слово Messrs. со значением фирма самостоя­тельно, т. е. без названия фирмы, не употребляется. Русскому сло­ву фирма, не сопровождаемому названием фирмы, соответству­ет в английском языке слово firm. Когда речь идет об английской акционерной компании или американской акционерной корпо­рации, то наряду со словом firm часто употребляются слова company и corporation.

При адресовании писем какой-либо фирме или дру­гой организации следует приводить название организа­ции полностью в таком же виде, в каком оно дано в за­головках писем, исходящих от этой организации, или в торговых справочниках, не допуская каких-либо сокра­щений или изменений. Так, вместо названия компании Robert Brown and Co., Ltd. не следует во внутреннем ад­ресе писать R. Brown and Co., Ltd., поскольку буква R может быть первой буквой не только слова Robert, но и слов Richard, Reginald и т. д.

2. Когда письмо адресуется отдельному лицу — муж­чине, то перед его фамилией ставится слово Mr., кото­рое представляет собой сокращение слова Mister мис­тер, господин и полностью никогда не пишется. В конце слова Mr. обычно ставится точка.

Перед фамилией лица следует указать его имя или пер­вые буквы имен*:

Mr. Harold Brown Mr. A. White Mr. M. D. Black

мистеру (или господину) Гарольду Брауну мистеру (или господину) А. Уайту мистеру (или господину) М. Д. Блэку

В Англии вместо Mr. иногда после фамилии лица пи­шется слово Esq.Слово Esq.представляет собой сокра­щение слова esquireэсквайр и полностью никогда не пи­шется. В конце слова Esq.ставится точка. Перед фами­лией лица необходимо и в этом случае указать его имя или инициалы:

Harold Brown, Esq. Гарольду Брауну, эсквайру

A. White, Esq. А. Уайту, эсквайру

B. М. D. Black, Esq. . М. Д. Блэку, эсквайру

Слово Esq. ранее употреблялось в Англии после фа­милии лиц, занимающих видное общественное положе­ние, а также лиц с университетским образованием. В на­стоящее время Esc[. имеет то же значение, что и Mr. В США слово Esq. употребляется очень редко.

Слова Mr. и Esq. самостоятельно, т. е. без фамилии лица, не употребляются.

П р и м е ч а н и е. В отличие от русского языка, в английском языке имя или первые буквы имен какого-нибудь лица (включая име­на или инициалы российских граждан) никогда не пишутся после фамилии, а всегда перед ней. Прописные буквы, встречаю­щиеся после фамилий каких-либо лиц, являются сокращениями, указывающими на принадлежность к определенной организа­ции, на звание или на орден, которым награждено это лицо: А. В. Smith, М. Р. (М. Р. = Member of Parliament член парламен­та); С. D. Brown, М. I. С. Е. (М. I. С. Е. = Member of the Institution of Civil Engineers член Института гражданских инженеров); Е. F. White, LL. D. (LL. D. = Doctor of Laws доктор юридических наук); Q. H. Black, К. С, V. О. (К. С. V. О. = Knight Commander of the Victorian Order кавалер ордена королевы Виктории).

Письма, посылаемые лицам, после фамилии которых име­ются подобные сокращения, адресуются следующим образом: А. В. Smith, Esq., M. Р.; С. D. Brown, Esq., M. I. С. Е. и т. д.

3. Иногда письмо адресуется должностному лицу в какой-нибудь организации. Когда фамилия лица, занима­ющего определенную должность в данной организации, неизвестна, то адресат обозначается следующим образом:

The Chairman, председателю компании

A. Smith & Co., Ltd. А. Смит энд Ко. Лимитед

Указание должности без фамилии лица, ее занимаю­щего, возможно, однако, лишь тогда, когда эта долж­ность является единственной в организации, указанной в адресе (Chairman председатель, President президент, председатель, Managing Director директор-распоряди­тель, Secretary секретарь. Chief Accountant главный бухгалтер). В этом случае перед названием должности ста­вится артикль the(The Chairman, The Secretary и т. д.). Если же известны как фамилия, так и должность адре­сата, то они пишутся следующим образом:

R. S. Jones, Esq., Chairman, A. Smith & Co. Ltd. - P. С. Джоунзу, эсквайру, председателю компании А. Смит энд Ко. Лимитед

Harold Brown, Esq., Director,The Sheffield Engineering Company, Ltd. Гарольду Брауну, эсквайру — директору компании Шеффильд Энджиниринг Компани Лимитед

Артикль перед названием должности в таких случаях не употребляется.

4. При адресовании писем замужним женщинам в Ан­глии и США употребляется слово Mrs. миссис, госпо­жа- За словом Mrs. следует обычно имя (или первая буква имени) и фамилия адресата:

Mrs. Mary Jones миссис (или госпоже) Мэри Джоунз

Mrs. D. Brown миссис (или госпоже) Д. Браун

В Англии и США после слова Mrs. часто пишут имя и фамилию мужа адресата:

Mrs. Harold Green миссис (или госпоже) Гарольд Грин

Mrs. R. Palmer миссис (или госпоже) Р. Палмер (Р является первой буквой имени мужа адресата)

Слово Mrs. полностью никогда не пишется и само­стоятельно, т. е. без фамилии лица, не употребляется. В конце слова Mrs.обычно ставится точка — так же, как после всех сокращенных слов.

При адресовании писем незамужним женщинам упот­ребляется слово Miss мисс, госпожа, за которым следу­ет имя адресата (или первая буква имени) и фамилия:

Miss Mary White мисс (или госпоже) Мэри Уайт

Miss L. Brown мисс (или госпоже) Л. Браун

Слово Miss без фамилии и имени не употребляется.

5. Имя и фамилию лица, которому адресуется пись­мо, следует писать так, как они даны в справочниках или в личной подписи лица на полученных от него письмах.

Если данное лицо подписывается James Robinson, то оно обозначается в адресе Mr. James Robinson, или James Robinson, Esq., а не

Mr. J. Robinson или J. Robinson, Esq.

6. После наименования организации или фамилии ад­ресата на отдельной строке пишется номер дома и на­звание улицы, а затем — также на отдельной строке — название города.

Номер дома всегда стоит перед названием улицы. Название города сопровождается в необходимых слу­чаях принятым обозначением почтового района.

Графство (в Англии) или штат (в США) пишутся после названия города. Если письмо адресуется за границу, то после названия города следует название страны.

После наименования организации или фамилии адре­сата ставится запятая. Запятая ставится также после на­звания улицы и перед обозначением почтового района, штата и страны. Между номером дома и названием ули­цы (площади и т. п.) запятая не обязательна.

Слова Street, Place, Avenue пишутся с прописной буквы.

Примеры:

1. Messrs. A. Smith & Company,

Limited,

25, Leadenhall Street,

10 London, E. C,

England.

2. The Modern Machine Tool,

Corporation,

300 Lincoln Place,

Chicago, Illinois,

U. S. A.

В приведенных примерах все строчки внутреннего адреса напечатаны без отступов, т. е. начинаются с ли­нии поля. Этот способ применяется в США и в послед­нее время находит все большее распространение в Анг­лии, где ранее строчки адреса обычно печатались с от­ступами.

Пример 1, напечатанный с отступами, выглядит сле­дующим образом:

Messrs. A. Smith & Company, Limited,

25, Leadenhall Street,

London, E. C.

England.

Вступительное обращение и заключительная формула вежливости

Вступительное обращение и заключительная форму­ла вежливости представляют собой общепринятые стандартные формулы, играющие в письмах ту же роль, какую в разговоре играют соответственно выражения good morning и good-bye.

Вступительное обращение помещается на левой сто­роне письма под внутренним адресом, а заключитель­ная формула — на правой стороне, в конце основного текста. Обе формулы пишутся на отдельных строках.

В настоящее время в деловых письмах наиболее рас­пространены нижеследующие формулы вежливости.

1. В письмах к фирмам и организациям: Вступительное обращение:

Deer Sirs Господа Уважаемые господа

Gentlemen Господа

Обращение Gentlemen употребляется главным обра­зом в США.

Заключительные формулы:

Yours faithfully С уважением

Faithfully yours

Yours truly

В СШАраспространена также формула Yours very truly и ряд других формул. В Англии наиболее употре­бительными формулами являются Dear Sirs и Yours faithfully. Эти же формулы используются в письмах ино­странных организаций, связанных с внешней торгов­лей.

2. В письмах к отдельным лицам:

Вступительное обращение:

Dear Sir

Dear Madam (как к заму лепим женщинам, так и к незамужним)

Заключительные формулы:

Yours faithfully Faithfully yours Yours truly Truly yours Yours very truly

Обращения Dear Sir и Dear Madam соответствуют дореволюционным русским формулам милостивый го­сударь и милостивая государыня или современным Ува­жаемый господии и Уважаемая госпожа

Обращения Dear Sir и Dear Madam к отдельным ли­цам являются строго официальными. Однако, если пись­мо адресуется хорошо знакомому лицу и не носит офи­циального характера, то во вступительном обращении слова Sir, Madam заменяются фамилией лица с предше­ствующим Mr., Mrs. или Miss; имя или инициалы адре­сата при этом обычно опускаются:

Dear Mr. Smith Dear Mrs.Brown Dear Miss White

Уважаемый мистер Смит Уважаемая миссис Браун Уважаемая мисс Уайт

В этих случаях в качестве заключительной формулы обычно употребляется Yours sincerelyили Yours very sincerelyискренне Ваш

После вступительного обращения ставится запятая (в Англии) или двоеточие (в США), а после заключитель­ной формулы — запятая.

Когда отправитель письма, адресованного какой-ни­будь организации, желает, чтобы письмо было прочита­но определенным лицом в этой организации, то передвступительным обращением (или под ним) ставится сле­дующая надпись:

For the Attention of Mr. D. Robinson Attention: Mr. D. Robinson

Вниманию господина д.Робинсона

Такая надпись обычно подчеркивается для того, что­бы она бросалась в глаза сотруднику, разбирающему почту в данной организации, и была направлена соот­ветствующему лицу.

Вступительное приветствие в этих случаях всегда пи­шется во множественном числе, т. е. Dear Sirs или Gentlemen, поскольку письмо адресуется организации, а не отдельному лицу:

Messrs. A. Smith & Co., Limited,

25 Leadenhall Street,

London, E. C,

England.

Attention Mr. D. Robinson

Dear Sirs,

We have received your letter…

Правила употребления прописных букв в коммерческих письмах

С прописной буквы начинают следующие слова:

1. Имена существительные собственные и прилага­тельные, обозначающие национальную принадлежность (English, French и т. д.). .

2. Все слова (включая сокращения) в названиях фирм и организаций, за исключением союзов, предлогов и ар­тиклей. Артикль the пишется с прописной буквы, когда он является первым словом в строке:

A. Smith and Company, Limited The Modern Engineering Co., Incorporated 23

3. Сокращения Mr., Mrs., Messrs., Esq. и слово Miss:

Mr. John J.Carson A. B. Smith, Esq. Mrs. A. Green Messrs. Black & White

4. Все слова в обозначениях должностей или занима­емого положения, за исключением предлогов и артик­лей:

President президент, председатель

Chairman of the Board of Directors председатель совета директоров

Chief Accountant главный бухгалтер

5. Все слова в названиях отделов в организациях, за исключением союзов, предлогов и артиклей:

Accounts Department бухгалтерия

Department of Fire Insurance отдел страхования от пожара

6. Все слова (включая сокращения) в названиях горо­дов, штатов, улиц, дорог, бульваров, площадей, райо­нов, зданий, гостиниц, в обозначениях этажей, квартир, комнат:

6 Main Street, Grand Avenue, New York, N. Y. Bush House, London, W. C. Hotel Savoy, Room 28.

7. Названия месяцев (полные и сокращенные) и на­звания дней.

8. Слова в обращениях Dear Sirs, Gentlemen, Dear Sir, Dear Madam

9. Первое слово в заключительных приветствиях Yours faithfully, Faithfully yours, Yours truly, Truly yours, Yours sincerely.

10. Все слова в указании на предмет, тему или содер­жание письма, за исключением союзов, предлогов и ар­тиклей

Your Order for Two Steam Engines Ваш заказ на две паровые машины

11. Наименование предлагаемых, купленных или про­данных товаров и названия некоторых документов.

12. Слова в надписях, указывающих на способ от­правки письма: Air-Mail, Registered.

Некоторые правила употребления знаков препинания в коммерческих письмах

1. В конце всех сокращенных слов ставится точка (Mr., Mrs., Messrs, Co., Ltd., Inc., Sept., Oct., и т.д.). Когда первая и последняя буквы сокращенного слова совпадают с такими же буквами полного слова, то точка в конце сокращенного слова может не ставиться.

2. Если дата письма обозначена таким образом, что сначала стоит числительное, а затем месяц и год, то месяц отделяется от года запятой. Если название меся­ца сокращено, то после него ставится точка, а затем за­пятая:

11th September, 2000 11th Sept., 2000

Если числительное следует за названием месяца, то оно отделяется от года запятой:

September 11,2000

Точка после обозначения года не является обязатель­ной.

3. В названиях фирм перед словом Limited или Incorporated, а также перед сокращениями этих слов ча­сто ставится запятая, которая, однако, не является обя­зательной:

The Modern Machine Tool Company, Ltd. Smith, White and Co., Inc.

4. Между названием города и названием штата или страны, а также перед обозначением почтового района ставится запятая:

Chicago, Illinois Glasgow, England London, E. C.

5. В адресах на конверте или над текстом письма за­пятые обычно ставятся после названия организации или фамилии адресата и перед названием района, города, штата и страны.

Между номером дома и названием улицы (площади и т. д.) запятая часто не ставится:

The British Engineering Co., Ltd., 12 City New Road, London, E. C. 1.

Запятая ставится также перед сокращением Esq. (§ 4) и перед словами, обозначающими должность и положение:

А. В. Smith, Esq., Managing Director, Smith & Brown, Ltd., 12 High Street, Manchester.

6. После приветствий Dear Sir, Dear Madam, Dear Sirs, Gentlemen в Англии ставится запятая, а в США — дво­еточие. Восклицательный знак после вступительного при­ветствия никогда не ставится (в отличие от русского язы­ка):

Dear Sirs,

In answer to your letter...

Gentlemen:

We have received your letter ...

7. В выражениях типа Вниманию господина ... пос­ле слова Attentionставится двоеточие (если после него нет предлога of). Двоеточие ставится также после слова Re или ге в надписях, указывающих на предмет или тему письма:

Attention: Mr. Henry Watson Re: Order No. 225

8. После заключительных приветственных формул Yours faithfully, Yours truly и т. д. всегда ставится запятая, отделяющая приветствие от подписи. Строчки подписи запятыми не разделяются.

3.3. ПИСЬМО-ЗАПРОС

(Inquiry)

Письмо-запрос (inquiry, или enquiry) компания посылает, когда хочет:

_получить подробную информацию о товарах (goods);

_ узнать, имеются ли они в наличии (availability of

goods);

— уточнить время и сроки поставки (delivery dates);

—получить информацию об условиях поставки и скидках (terms and discounts), способе транспортировки (method of trans­portation), страховании (insurance);

—получить информацию о ценах на товары (prices of goods);

— получить каталоги (catalogues) и образцы товара (samples of goods), и т. п.

При написании писем-запросов следует как можно более подробно изложить суть вопроса (to give full details), что позволит Вашему деловому партнеру сократить время на составление ответа.

В случае, если Вы обращаетесь с запросом в данную компа­нию первый раз, в письмо желательно включить следующие пункты:

1. Указание на источник информации о данной компании и ее товаре.

2. Суть вопроса.

3. Краткие сведения о Вашей компании.

4. Выражение надежды на сотрудничество.

Причем совсем не обязательно строго придерживаться Данной последовательности. При повторном запросе в письмо обычно включается только второй пункт. Как и большинство Других деловых писем, письмо-запрос, как правило, печатается на фирменном бланке, на котором указаны название компании-управителя запроса, ее почтовый адрес, номера телефонов и факса.

Exercise 9. Study the sample of the letters in the Appendix and translate the following phrases and sentences:

— We read your advertisement in….

— With regard to your advertisement in ... of... , we would ask you ...

— We have heard of у our products from

— We have seen your current catalogue showing

— We are interested in buying (importing etc.)

— Please inform us (let us know) as soon as possible ...

— Would you please inform us if it is possible to deliver ...

— Please let us know what quantities уоu are able to deliver till...

— We would ask you to let us have a quotation for ...

— Would you kindly quote your prices and terms of delivery (terms of payment, etc.) for ...

— We would like to have further details about

— We would like to represent your products in the Russian mar­ket

— Please send us samples of... (your catalogues, leaflets, etc.)

— As distributors we have a large network of...

— In connection with this …

— We are distributors (importers, retailers, etc.) of …

— We would like to get in touch with manufacturers of

— There is a large market

— For over … years our company has imported from western countries…

— Our company was founded…

— We usually effect payment by letter of credit

— If your prices are competitive (the samples meet the standards, your equipment compiles with our requirements, etc.) we may be able to let you have regular orders.

— We look forward to your early reply.

— Your prompt answer will (would) be appreciated.