Уведомление о конфиденциальности. Confidential
Данное уведомление означает, что письмо может быть вскрыто только адресатом или доверенным лицом. Запись делается под датой или адресом, а также на конверте.
January 10, 2012
CONFIDENTIAL
6.Адресат. Inside address / Recipient’s address
Адрес получателя указывается под адресом отправителя на противоположной стороне страницы. Обратите внимание на рекомендуемый порядок написания:
| Название фирмы/фамилия/должность или звание Название дома или здания Номер дома и название улицы, проспекта и т.п. Город и его почтовый индекс Страна | Prof. John S. Rogers Industrial House 34-41 Craig Road Bolton BL4 8YF UK |
Указание на желательность ознакомления. For the attention of
Указание For the attention of Mr. D. Robinson (Вниманию господина Д.Робинсона) означает желательность ознакомления с содержанием письма, адресованного организации, какого-то определенного лица. Оно может быть необходимо в случаях, когда отправитель не обладает полной информацией об адресате. Обычно такое указание помещается под внутренним адресом.
| International Industries Ltd. 1-5 Greenfield Road Liverpool L22 0PL UNITED KINGDOM For the attention of the Production Manager (сокращенный вариант: Attn.: Production Manager) Dear Sirs, |
Обращение. Salutation
Обращение, которое также является формой приветствия, помещается под внутренним адресом без отступа от левой границы текста. Конкретная форма обращения зависит от адресата:
Dear Sir: (Уважаемый господин!) – при обращении к мужчине, имя которого вам неизвестно.
Dear Sirs: (Уважаемые господа!) – при обращении в организацию (фирму).
Dear Madam: (Уважаемая госпожа!) – при обращении к женщине (замужней или незамужней), имя которой вам неизвестно.
Dear Sir or Madam: (Уважаемый/ая господин/госпожа!) – при обращении к человеку, имя и пол которого вам неизвестны.
Dear Mr. (или Dr., Prof.) Smith: (без инициалов или имени) при обращении к мужчине, имя которого вам известно.
Gentlemen: (Господа!) – при обращении в организацию (фирму) в США.
После вступительного обращения ставится запятая (в Англии) или двоеточие (в США).
Заголовок к тексту. Subject
В заголовке к тексту письма дается его краткое и точное название. Он помещается после обращения к адресату и открывается словом Subject или сокращением Re (от “regarding” – “относящийся к”), где все слова кроме артиклей, предлогов и союзов пишутся с прописной буквы, например:
| Dear Mr. Thomson: Subject: New Enrollment Rules |
| Dear Sirs, Re: Letter of Credit No. 12/1416 |
Текст письма. Body of the letter
Текст письма разбивается на абзацы. В Англии абзацы начинаются с красной строки с отступом в 5-7 интервалов от левого поля, а между абзацами пропускается одна строка. В США для выделения абзацев отступ слева не делается, вместо этого используется двойной интервал между строк. В начальном абзаце рекомендуется изложить сущность проблемы или определить состояние дел, а в заключительном – подвести итог с учетом изложенной информации. Если суть делового письма проста, оно оформляется в виде одного абзаца. В тех случаях, когда отправитель заинтересован в скорейшем ответе, текст завершается соответствующей просьбой: “I am looking forward to hearing from you soon”.
Завершение. Close
Если письмо начинается с Dear Sir or Dear Madam (то есть без указания имени), оно заканчивается словами Yours faithfully, после которых ниже следует подпись отправителя и еще строчкой ниже – имя и фамилия отправителя.
Если письмо начинается с Dear Mrs. Robinson, Dear Prof. Swales – оно заканчивается словами Yours sincerely (Sincerely yours). В США даже официальные письма иногда завершают словами Yours truly (Truly yours).
После заключительной формулы ставится запятая.
Подпись. Signature
Для подписи обычно оставляют пробел в 3-5 строчных интервалов. Помимо собственной подписи, в блок входит указание имени и фамилии автора сообщения, его должности или звания, например:
| Yours faithfully, (подпись) John Brown Sales Manager | Yours sincerely, (подпись) J. Howart, Ph. D. Department Head |
Иногда в деловой переписке перед подписью стоит аббревиатура p.p. (от “per pro” – “for and on behalf of” – от имени, за). Секретари часто ставят этот термин, когда подписывают письма от имени своих начальников, например:
| Yours faithfully, (подпись Mary Thomson) Mary Thomson (Mrs.) p.p. J. Mill Managing Director |