Специальные почтовые отметки. Special mailing indication

Номер документа. Reference

Номер документа указывается для удобства работы с корреспонденцией. Например, при получении письма (Your Ref. – Ваша ссылка) и при ответе на письмо (Our Ref. – Наша ссылка). Это соответствует русским обозначениям входящей и исходящей корреспонденции.

Номер документа может быть цифровой (например, 661/17, где 661- порядковый номер документа, а 17 – номер отдела или подразделения), буквенный (например, DS/MR, где DS – это инициалы автора, а MR – инициалы секретаря), или смешанный, буквенно-цифровой (Our ref: mb/AP/101).

Дата. Date

Дата указывается под адресом отправителя в правой или левой части страницы. Иногда между датой и адресом отправителя пропускается строка. Приняты следующие способы написания даты:

August 10^th, 2012 10^th August, 2012

August 10, 2012 10August, 2012

Форма 10/08/2012 употребляется крайне редко, так как в Великобритании это означает 10 августа 2012 г., а в США – 8 октября 2012 г.

Специальные почтовые отметки. Special mailing indication

Если письмо посылается не обычной почтой, об этом может быть сделано специальное указание под строкой с датой, например:

January 10, 2012

EXRESS MAIL

Уведомление о конфиденциальности. Confidential

Данное уведомление означает, что письмо может быть вскрыто только адресатом или доверенным лицом. Запись делается под датой или адресом, а также на конверте.

January 10, 2012

CONFIDENTIAL

6.Адресат. Inside address / Recipient’s address

Адрес получателя указывается под адресом отправителя на противоположной стороне страницы. Обратите внимание на рекомендуемый порядок написания:

Название фирмы/фамилия/должность или звание Название дома или здания Номер дома и название улицы, проспекта и т.п. Город и его почтовый индекс Страна

Prof. John S. Rogers Industrial House 34-41 Craig Road Bolton BL4 8YF UK

Указание на желательность ознакомления. For the attention of

Указание For the attention of Mr. D. Robinson (Вниманию господина Д.Робинсона) означает желательность ознакомления с содержанием письма, адресованного организации, какого-то определенного лица. Оно может быть необходимо в случаях, когда отправитель не обладает полной информацией об адресате. Обычно такое указание помещается под внутренним адресом.

International Industries Ltd. 1-5 Greenfield Road Liverpool L22 0PL UNITED KINGDOM For the attention of the Production Manager (сокращенный вариант: Attn.: Production Manager) Dear Sirs,

Обращение. Salutation

Обращение, которое также является формой приветствия, помещается под внутренним адресом без отступа от левой границы текста. Конкретная форма обращения зависит от адресата:

Dear Sir: (Уважаемый господин!) – при обращении к мужчине, имя которого вам неизвестно.

Dear Sirs: (Уважаемые господа!) – при обращении в организацию (фирму).

Dear Madam: (Уважаемая госпожа!) – при обращении к женщине (замужней или незамужней), имя которой вам неизвестно.

Dear Sir or Madam: (Уважаемый/ая господин/госпожа!) – при обращении к человеку, имя и пол которого вам неизвестны.

Dear Mr. (или Dr., Prof.) Smith: (без инициалов или имени) при обращении к мужчине, имя которого вам известно.

Gentlemen: (Господа!) – при обращении в организацию (фирму) в США.

После вступительного обращения ставится запятая (в Англии) или двоеточие (в США).

Заголовок к тексту. Subject

В заголовке к тексту письма дается его краткое и точное название. Он помещается после обращения к адресату и открывается словом Subject или сокращением Re (от “regarding” – “относящийся к”), где все слова кроме артиклей, предлогов и союзов пишутся с прописной буквы, например:

Dear Mr. Thomson: Subject: New Enrollment Rules

Dear Sirs, Re: Letter of Credit No. 12/1416

Завершение. Close

Если письмо начинается с Dear Sir or Dear Madam (то есть без указания имени), оно заканчивается словами Yours faithfully, после которых ниже следует подпись отправителя и еще строчкой ниже – имя и фамилия отправителя.

Если письмо начинается с Dear Mrs. Robinson, Dear Prof. Swales – оно заканчивается словами Yours sincerely (Sincerely yours). В США даже официальные письма иногда завершают словами Yours truly (Truly yours).

После заключительной формулы ставится запятая.

Подпись. Signature

Для подписи обычно оставляют пробел в 3-5 строчных интервалов. Помимо собственной подписи, в блок входит указание имени и фамилии автора сообщения, его должности или звания, например:

Yours faithfully, (подпись) John Brown Sales Manager

Yours sincerely, (подпись) J. Howart, Ph. D. Department Head

Иногда в деловой переписке перед подписью стоит аббревиатура p.p. (от “per pro” – “for and on behalf of” – от имени, за). Секретари часто ставят этот термин, когда подписывают письма от имени своих начальников, например:

Yours faithfully, (подпись Mary Thomson) Mary Thomson (Mrs.) p.p. J. Mill Managing Director

Копии письма. Copies

Копии одного письма могут рассылаться нескольким лицам. При этом делается пометка c.c. (carbon copy), например:

c.c.: Prof. S. Johnson; Dr. Thomas Burke

Адрес на конверте

В правом верхнем углу помещается марка или штамп, заменяющий марку. Под маркой в правом верхнем углу крупным шрифтом дается указание на способ доставки, например: REGISTERED (Заказное), AIR-MAIL (Авиа), EXPRESS DELIVERY (Со срочной доставкой), TO BE CALLED FOR (До востребования) и т.п.

Порядок написания адреса на конверте такой же, как и в самом письме.

Имя, фамилия отправителя Название фирмы Номер квартиры/дома, название улицы Город, штат/район, почтовый индекс Страна

Марка Способ доставки Имя, фамилия получателя Номер квартиры/дома, название улицы Город, штат/район, почтовый индекс Страна

Mr. L. Crane B. Cottwold & Co.Ltd. 15 Newell Street Birmingham B3 3EL UK

Stamp EXPRESS DELIVERY International Industries Ltd. 1-5 Greenfield Road Liverpool L22 0PL UK

Упражнения

Номер документа. Reference

Дата. Date

August 10^th, 2012 10^th August, 2012

August 10, 2012 10August, 2012

Специальные почтовые отметки. Special mailing indication

January 10, 2012