Отчеты, их назначение и использование. Виды отчетов. Структура отчета. Технология создания

Отчет – это объект базы данных, который предназначен для вывода информации из баз данных, прежде всего на принтер. Отчеты позволяют выбрать из баз данных нужную пользователю информацию, оформлять ее в виде документа, перед выводом на печать просмотреть на экране. Источником данных для отчета может служить таблица или запрос. Кроме данных, полученных из таблиц, в отчете могут отображаться вычисляемые поля, например, итоговые суммы.

Виды отчетов:

- Одноколонный отчет (в столбец) – длинный столбец текста, содержащий надписи полей, их значения из всех записей таблицы или запроса;

- Многоколонный отчет – создается из отчета в одну колонку и позволяет вывести данные отчета в несколько колонок;

- Табличный отчет – отчет, имеющий табличную форму;

- Отчет с группировкой данных и подведением итогов - создается из табличного отчета объединением данных в группы с подсчетом итогов;

- Перекрестный отчет – строится на основе перекрестных запросов и содержит итоговые данные;

- Составной отчет – отчет, имеющий сложную структуру, включающий один или несколько отчетов;

- Составной документ - отчет, полученный слиянием документов с Word;

- Почтовые наклейки – специальный тип многоколонного отчета, предназначенный для печати имен и адресов групп;

- Отчет по связанным таблицам – отчет, позволяющий выводить данные из нескольких таблиц, имеющих связь один – ко - многим.

Структура отчета.

Отчет может состоять из следующих разделов:

- Заголовок отчета – отображается только на первой странице и определяет высоту области заголовка отчета, который может содержать текст, графику и другие элементы управления;

- Верхний колонтитул – выводится наверху каждой страницы; как правило, содержит заголовки столбцов;

- Заголовок группы – печатается перед первой записью, входящей в группу; обычно содержит итоговые данные по записям, входящим в группу;

- Область данных – предназначена для отображения записей источника данных отчета;

- Область примечания группы – отображается после обработки последней записи группы; обычно содержит итоговые данные по записям, входящими в группу;

- Нижний колонтитул – выводится внизу каждой страницы; содержит, например, номер страницы отчета, дату печати отчета и т.д.;

- Раздел примечаний - отображается только внизу последней странице; помещают поля с итоговыми значениями по всем записям, включенным в отчет.

Отчет может быть создан с помощью пиктограмм группы Отчеты вкладки СОЗДАНИЕ:

- пиктограммы Отчет – создать можно простой отчет на основе данных текущего запроса или таблицы, к которому можно добавить дополнительные компоненты, например группы или итоги;

- пиктограммы Пустой отчет – создать можно пустой отчет в который можно добавить поля и элементы управления;

- пиктограммы Мастер отчет – программное средство, которое позволяет создавать отчет в диалоге с пользователем;

- пиктограммы Конструктора – создание нового пустого отчета в режиме конструктора.

Обычно при создании отчета используют следующие способы: Мастер отчетов позволяет ускорить процесс создания отчета, работа в нем производится в пошаговом режиме в диалоге с пользователем и доработать созданный мастером отчет можно в режиме Конструктора.

Раздел Область данных может содержать вычисляемые поля, предназначенные для отображения в отчетах значений выражений на основе исходных данных.

В режиме Конструктора доступны такие свойства отчета как группировка, сортировка и поиск данных, которые вызываются пиктограммой Группировка группы Группировка и итоги. В диалоговом окне Группировка,Сортировкаиитоги можно определить поле или выражение, по которому будут сгруппированы данные, а также сгруппированные данные можно отсортировать по возрастанию или убыванию (рис. 10.10). Access позволяет группировать данные двумя способами – по категориям и по диапазону значений, которое может быть как числовым, так и алфавитным.

Рис. 10.10. Диалоговое окно Группировка, Сортировка и итоги