Автоматизация учета товарных операций

Для учета наличия и движения товаров программа Гедымин использует общесистемные справочники, которые сгруппированы в ветках раздела Справочники(рисунок 54).

Справочник ТМЦ предназначен для хранения информации по товарам и представлен в виде дерева товарных групп и товаров по ним. Окно описания объекта ТМЦ включает большое количество разных реквизитов, которые сгруппированы в закладках: Свойства, Единицы измерения, Налоги, Драгметаллы по ТМЦ, Штрих-коды, Изображение, Статистика, Общепит, Предельные наценки, Атрибуты.

В составе подраздела Справочники и прочие документы складаособо выделяют:

Ø Справочник отпускных цен - хранит информацию о ценах, которые доступны при формировании счетов- фактур и накладных на отпуск товара на сторону. Справочник формируется из полей карточки товара и прайс-листа.

Ø Справочник для формы 3 торг - хранит информацию о разделах, в разрезе которых строится отчет «Форма 3 торг». Хранится информация о наименовании раздела и номере строки, которая соответствует текущему разделу.

Рисунок 54 – Общесистемные справочники системы Гедымин

Товарные операции в программе Гедымин оформляются определенным набором документов, которые сгруппированы в разделе Торговля: Исследователь → Торговля (→ Валютная торговля). Документы по оформлению товарных операций можно условно разбить на четыре основных типа:

Ø приходные документы - Накладная на получения товара, Накладная на получение импортного товара, Акт выпуска готовой продукции и списания сырья, Возврат товара от покупателей и другие;

Ø документы резервирования - Счет-фактура (оптовая торговля), Счет-фактура (розничная торговля) и другие;

Ø расходные документы - Возврат товара поставщику, Отпуск товара на сторону (оптовая торговля), Отпуск товара на сторону с розничной торговли, Отпуск товара на экспорт, Реализация товара в розницу, Списание товара, Инвентаризация и другие;

Ø внутренние документы - Внутреннее перемещение товара, Выдача товара в торговое подразделение, Возврат с торговых подразделений, Переоценка товара и другие.

Отдельно ведутся заключенные с поставщиками и покупателями договора, которые формируются общим списком и различаются только заполнением полей: Исследователь → Бланки → Договор. В дальнейшем при заполнении шапки первичного документа используется информация из перечня Договоров.

В случае если организация реализует товар, на который государством установлены фиксированные цены, необходимо заполнять Прейскурант фиксированных розничных цен: Исследователь → Торговля → Прайсы → Прейскурант фиксированных розничных цен

Перед началом работы настраиваются параметры, связанные с работой конкретной организации сферы обращения: виды округлений приходных и отпускных цен, сумм, механизмы пересчета одних цен от других цен, порядок включения тары в документы по движению товаров, момент определения выручки от реализации в соответствии с учетной политикой и другие параметры. Настройка производится: Исследователь → Сервис → Складские параметры → Параметры складского учета(рисунок 55).

Рисунок 55 – Настройка параметров оптово-розничного склада

Ввод остатков по товарам осуществляется посредством формирования Накладной на получение товара: Исследователь → Торговля → 01. Накладная на получение товара. Документ формируется на дату меньше чем дата, с которой осуществляется учет документооборота в программе. В качестве поставщика – указывается либо реальный поставщик товаров, если такая информация имеется либо рабочая организация, если информации о поставщике отсутствует.

Весь товар, который закупается у сторонних организаций, оформляется в программе, через Накладную на получение товара, т.е. есть используется тот же документ, с помощью которого вводили остатки. При вводе прихода, необходимо указывать всю информацию, которая присутствует в накладной, полученную от поставщика – номер и серию накладной, дата накладной, поставщика, договор с поставщиком. При выборе договора, автоматически подставится условие поставки, которое было указано в договоре. Вместе с формированием приходных документов новые виды товаров будут добавляться в Справочник ТМЦ.

Для того чтобы сформировать по Накладной на получение товара бухгалтерские записи следует нажать экранную кнопку . Для просмотра и формирования печатных форм документов предназначена экранная кнопка Печать.

По каждому поступлению можно сформировать типовую форму товарной или товарно-транспортной накладной, которая будет отражать особенности источника поступления и формы торговли. Если накладная поступает для розничной торговли, то необходим отчет, который показывает расчет розничной цены по наименованиям - Приходная накладная с розничными ценами.

Для розничной торговли, можно распечатать этикетки на товар (ценник).

При осуществлении оптовой торговли организации обычно работают по двум основным принципам оплаты: по предоплате или с отсрочкой платежа (различные виды отсрочки от количества дней до факта реализации). При работе на условиях предоплаты обычно выписывается счет-фактура, по факту оплаты которой производит отгрузку товара: Исследователь → Торговля → Счет-фактура (оптовая торговля) или Счет-фактура (розничная торговля).

Документом, подтверждающим отпуск товара покупателю, является Накладная на отпуск товара на сторону: Исследователь → Торговля → Отпуск товара на сторону (оптовая торговля) или Отпуск товара на сторону (розничная торговля).Документ может быть сформирован из режима счетов фактур, из текущего режима, полностью вручную или тоже на основании счетов фактур.

Все другие товарные операции также оформляются посредством формирования и проведения документов. Например, для ведения импортно-экспортных операций в подразделе Валютная торговля существуют отдельные документы, настроенные на специфику работы с зарубежными поставщиками и покупателями

В результате текущих приходов и расходов товаров автоматически формируются остатки по подразделениям, которые можно просмотреть через Исследователь → Торговля →Остатки → Остатки в розничных и оптовых ценах.

Отчеты по товарным операциям в табличной форме, а также функции построения графиков и диаграмм по движению товаров (рисунок 56) объединены в ветке отчеты по торговому складу:Исследователь → Торговля → Отчеты по торговому складу(рисунок 57).

Рисунок 56 - Состав отчетов по товарным операциям

Рисунок 57 - График отгрузок, оплат