Оформление авансового отчета о расходовании подотчетной суммы

В бухгалтерии предприятия подотчетным лицом заполняется авансовый отчет об использовании подотчетной суммы. К отчету прилагаются документы, подтверждающие выполненные затраты: квитанции приходных кассовых ордеров, накладные.

В результате составления авансового отчета может быть выявлено недоиспользование или перерасход подотчетной суммы. На остаток недоиспользованной суммы в бухгалтерии выписывается приходный кассовый ордер, по которому остаток наличных сдается в кассу. Данная операция отражается бухгалтерской проводкой дебет счета 50 «Касса» и кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». На сумму перерасхода выписывается расходный кассовый ордер, по которому из кассы подотчетному лицу выплачиваются наличные. Кассовая операция отражается в учете проводкой в дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредит счета 50 «Касса».

Практическое задание:

1. 14.02.2008г водителю-экспедитору ЗАО ЭПОС Крохину Д.Ю. по Расходному кассовому ордеру №2 от 14.02.2008г из кассы организации выданы под отчет 3000 руб. на приобретение МПЗ в мелкооптовом магазине ГУП «Маяк» и на предприятии ООО «Дубок»

2. 15.02.2008г на предприятии ГУП «Маяк» Крохиным Д.Ю. за наличные деньги приобретены материалы и выписана Накладная №142 от 15.02.2008г

№	Наименование	Цена	Количество (кг.)	Стоимость (с НДС)
	Шурупы 2 мм	9.6
	Шурупы 4 мм	8.4
	Шурупы 6 мм
	Шурупы 10 мм	6.6
	Шурупы 13 мм	7.2
ИТОГО

Получен счет-фактура №112 от 15.02.2008г, чек ККМ №101208 и квитанция к приходному кассовому ордеру №120, все документы на сумму 996 руб.

15.02.2008г на предприятии ООО «Дубок» Крохиным Д.Ю. за наличные деньги приобретены материалы и выписана Накладная №518 от 15.02.2008г

№	Наименование	Цена	Количество(л.)	Стоимость (с НДС)
	Морилка темная спиртовая	11.8		1 180
	Лак МЛП
ИТОГО			1 980

Получен счет-фактура №548 от 15.02.2008, чек ККМ №2412 и квитанция к приходному кассовому ордеру №160, все документы на сумму 1 980 руб.

3. 15.02.2008г приобретенные материалы доставлены на склад материалов, приняты кладовщиком и оприходованы складским ордером.

4. 15.02.2008г Крохин Д.Ю. предоставил в бухгалтерию Авансовый отчет №1, приложив к нему все документы. Отчет утвержден в сумме 2 976 руб.

Выполнение.

1. Выписать «Расходный кассовый ордер» (меню Банк и касса - Расходный кассовый ордер – Добавить новый с операцией - Выдача денежных средств подотчетнику) по данным 1-го пункта задания (рис.3.50)

Рисунок 3.50 Расходный кассовый ордер

2. Запишите в справочник «Номенклатура» в группу Материалы приобретенные материалы из 2-го пункта задания (7 наименований). Тип цен для них поставьте «Покупная (с НДС)», предварительно добавив этот тип цены в справочник «Типы цен номенклатуры» и поставив у него флажок «Цены включают НДС»

3. Оформить документ «Авансовый отчет» (меню Банк и Касса – Авансовый отчет - Добавить новый документ)

В шапке документа:

Дата: 15.02.2008г Организация: ЗАО ЭПОС

Физ.лицо: Крохин Д.Ю. Склад: Склад материалов

Тип цен выбирается в пункте меню Цены и валюта(рис.3.51)

Рисунок 3.51 Выбор Типа цен

В табличной части закладки Товары заполнить все наименования

(7 позиций) и поля. Поле счет-фактура в табличной части не заполнять (только дату и номер), оно заполнится автоматически после проведения документа (рис.3.52).

Рисунок 3.52 Авансовый отчет

В табличной части закладки Авансы выбрать, созданный в 1-м пункте «Расходный кассовый ордер».

Проведите документ (кнопка ОК). Два счета-фактуры к нему сформируются автоматически.

Посмотрите печатную форму созданного документа «Авансовый отчет» (кнопка Печать).

4. Введите новые записи в книгу покупок.

5. Оформите возврат неизрасходованной суммы. Для этого выпишите «Приходный кассовый ордер» от 16.02.2008г на неиспользованные 24 руб. с операцией Возврат денежных средств подотчетником.