Практична робота №2. MS Access. Робота з формами

Мета

Уміти створювати форми, вставляти у форми елементи керу­вання, вводити дані, створювати підпорядковані форми.

План

1. Поняття форми, призначення і переваги форм.

2. Способи створення форм.

3. Елементи керування.

Теоретичні відомості

1. Поняття форми, призначення і переваги форм.Є два

головні способи подання даних з БД для візуального огляду: 1) у вигляді таблиці; 2) у вигляді форми.

Форма подібна до бланка чи карточки (рис. 56). Прикладами форми є будь-який бланк, сторінки з паспорта, карточка з досьє чи бібліографічна карточка на книжку в бібліотеці.

Рис. 56. Приклад форми.

У програмі MS Access прийнято створювати базу даних спо чатку у вигляді таблиці, а потім відображати її у вигляді форм.

Перехід до форм, окрім ліпшої візуалізації даних, дає низк] додаткових можливостей. На формі можна зручно розташувати

♦ поля типу OLE з картинками, фотографіями тощо;

♦ елементи керування (кнопки, перемикачі тощо);

♦ надписи (заголовки форм, рубрик); можна розрисувати форму чи задати фоновий рисунок-заставку, зокрема, сутінки, глобус„ хмари тощо;

♦ обчислювальні поля (це також елементи керування) для відображення результатів обчислень, виконаних на базі наявних полів;

♦ закладки (багатосторінкові форми, де поля групують зо змістом на різних закладках);

♦ підпорядковані форми тощо.

2. Способистворення форм.Є декілька способів створення форм, а саме:

♦ автоматично за допомогою команди Автоформа;

♦ за допомогою майстра форм;

♦ вручну за допомогою конструктора форм;

♦ комбінований.

Наприклад, виконавши команду Автоформа => У СТОВПЄЦЬ, отримаємо форму, в якій усі поля з таблиці будуть розташовані в стовпець і вирівняні до лівого краю.

Використання майстра форм дає змогу швидко відібрати потрібні поля з таблиці для розміщення на формі або розташувати на одній формі поля з різних таблиць.

Для створення стандартних баз даних (адресних книжок, телефонних довідників тощо) також є майстри. Достатньо виконати вказівки майстра — і структура бази даних готова (часто їх недоліком є надлишкова кількість полів).

Початківцям створювати форму вручну не рекомендують. Спочатку варто створити форму командою Автоформа або Майс-тер форм, а потім змінити форму за допомогою конструктора форм. Такий спосіб називають комбінованим.

3. Елементи керування. Розглянемо можливості конструк-тораформ. Для конструювання форми використовують панель елементівкерування з кнопками (рис.57).

Щоб вставити елемент керування, його треба вибрати на панелі і клацнути на формі у точці вставляння.

За допомогою кнопки Запуск майстра можна в діалоговому j режимі вставити у форму інші елементи: кнопки, перемикачі тощо.

Вибратиоб'єкт

Вставляти текст

Група перемикачів

Радіокнопка

Поле зі списком

Кнопка

Вільна рамка об'єкта OLE

Перехід до нової сторінки

Підпорядкована форма/звіт

Прямокутник

Запуск майстра

Вставляти поле

Вимикач

Прапорець

Список

Рисунок

Рамка з посиланням на OLE

Набір закладок

Лінія

Додаткові елементи

Рис. 57. Панель елементів керування.

З метою виконання обчислень над полями у формі створю­ють нове поле, наприклад, з назвою Сума (для обчислення суми (балів учня з усіх предметів), і задають йому значення у вигляді формули ==[Мат]+[Інф]+[Фіз]+[Літ]+[Мова]. Кутові дужки можна не писати, якщо назви полів не містять пропусків.

Ввести конкретні дані у форму можна в режимі форми за допомогою команд з меню Записи => Ввести дані або кнопки |£*J.

Щоб був естетичний вигляд, об'єкти на формі вирівнюють чи переміщують у режимі конструктора. Для вирівнювання вибраних об'єктів використовують команду Вирівняти з меню Формат. Для переміщення вибраного об'єкта вказівник миші треба навести на його межу і, коли він набуде вигляду долоні, ми конати перетягування. Поле буде переміщатися разом зі своїм підписом. Щоб ці елементи перемістити окремо, вказівник потрібно навести на верхній лівий маркер поля або підпису, де мін має набути вигляду вказівного пальця, піднятого вгору, і виконати переміщення.

Словник

Адресна книжка Адресная книга Address Book

Автоформа Автоформа AutoForm

У стовпець У столбец Columnar

Джерело даних Источник данных Data Source

Сутінки Сумерки Dusk

Кнопкова форма Кнопочная форма Switchboard

Звіт Отчет Report

Область даних Область данных Details

Ввести дані Ввод данных Entry Data

Вигляд Вид View

Конструктор Конструктор Design Form

Падання розмірів Задание размеров Size Mode

За розмірами рамки За размерами рамки Stretch/Zoom

Переходи по записах Переходы по записям Record Navigation

Підпорядкована форма Подчиненная форма Subform

Хід роботи

1. Запустіть програму опрацювання бази даних.

2. Використайте майстра для створення стандартної БД «Адресна книжка»(в Access 97) чи «Контакти» в новіших версіях.

У вікні MS Access 97 увімкніть другу радіокнопку, яка викликає майстра стандартних баз даних, або виконайте команди Файл => Створити нову БД => Перейдіть на закладку Бази даних. Виберіть значок Адресна книжка.mdz. => OK =>Дайте назву фай- лові, наприклад, Прізвище2 => Створити. Як ви назвали файл? У новіших MS Access перейдіть до створення форми і за допо- могою області задач (ВИГЛЯД => Область задач) пошукайте на своєму комп'ютері шаблон-базу даних Contact Management. 3. Спостерігайте за роботою майстра, який все зробить сам.Натисніть на кнопку Далі. У наступному вікні ознайомтеся з назвами полів, які будуть у базі. Увімкніть додаткове поле Імена дітей, клацнувши на його перемикачі. Увімкніть пере-микач «Так, додати зразки даних». Натисніть на кнопку Далі. Задаючи вигляд оформлення екрана, виберіть стиль Сутінки (але перегляньте й інші картинки-заставки). Які заставки ви переглянули і яка вам найбільше сподобалася? Виберіть будь-який вигляд оформлення звіту. Коли майстер запи-тає про заголовок БД, уведіть «Адресна книжка такого-то». Натисніть на кнопку ГОТОВО і відкрийте створену БД, якщо вона не відкриється автоматично.

4. Розгляньте головну кнопкову форму і натисніть на кнопку введення даних.

5. Розгляньте створену БД — двосторінкову форму, погор- тайте записи і введіть в форму дані для п'яти осіб.

Користуйтеся кнопками гортання, які є внизу форми. Індекси, дати і номери телефонів вводьте за американськими зразками.

6. Закрийте форму "Адреси" і на головній кнопковій формі натисніть на кнопку Перегляд звітів.

Які звіти є у цій БД? Перегляньте перший звіт. Закрийте його. Перегляньте ще один звіт. Закрийте його. Закрийте БД. Для цього у головній кнопковій формі натисніть на останню кнопку Вихід.

7. Відкрийте БД, у якій є ваша таблиця Оцінки.

8. Створіть форму для таблиці Оцінки.

У головному вікні БД виберіть закладку Форми і виконайте команду Створити (натисніть на кнопку Створити).

9. Активізуйте майстра форм і виконайте його вказівки (кроки).

У вікні Нова форма виберіть майстра форм і обов'язково задайте у полі списку джерело даних — таблицю Оцінки => ОК.

10. Виберіть поля, які повинні бути у вашій формі (крок 2).Виберіть усі поля серед доступних кнопкою » і натисніть Далі.

11. Виберіть зовнішній вигляд форми (крок 3).Задайте вигляд в один стовпець => Далі.

Які ще є способи розташування полів у формі?

12. Виберіть стиль форми (фон, заставку): камінь або глобус (крок 4).

Які є стилі форми? Який стиль вам найбільше до вподоби?

13. Надайте формі ім'я (крок 5).

Уведіть ім'я: Оцінки=> Увімкніть режим автовідкривання форми (перший вимикач) =>ГОТОВО.

14. Перегляньте усі записи.

Користуйтеся кнопками гортання у нижній частині форми.

Вставте новий запис.

Для цього скористайтесь кнопкою серед кнопок гортання.

16. Перейдіть у режим конструктора для вставляння нових елементів у форму.

Вигляд => Конструктор. Це можна зробити двома способами: за допомогою меню або (це швидше) крайньої ліворуч кнопки ВИГЛЯД на панелі інструментів. Переконайтеся, що на екрані є панель елементів керування. Якщо її немає, то виконайте команди Вигляд=>Панель елементів.

17. Збільшіть розміри вікна конструктора і його частин методом перетягування меж.

18. Форма може містити заголовок і примітки. Підготуйте форму для введення заголовка і приміток.

ВИГЛЯД => Заголовки/Примітки. Наведіть вказівник миші на розмежувальні лінії частин форми і перетягніть їх, щоб під-готувати місце для вставляння об'єктів.

19. Уведіть заголовок форми і розмалюйте його.

Уведіть великими буквами заголовок: ОЦІНКИ СТУДЕНТІВ. Для цього натисніть на кнопку Аа на панелі елементів і клацніть у полі заголовка у введіть текст заголовка, натисніть на клавішу вводу. Клацніть над текстом, щоб перетворити заголовок в об'єкт. Від-форматуйте заголовок: змініть його розміри і розташування; змініть розмір шрифту і його стиль, кольори букв, фону, меж тощо.

20. У правому нижньому куті форми вставте текст з назвою класу чи групи (великим шрифтом).

21. У полі приміток вставте текст: Виконав (-ла) прізвище.Якщо немає вільного місця у частинах форми, то треба перетягнути об'єкти у формі на інші місця, щоб звільнити місце.

Однак ліпше задати розміри усіх частин форми, викликавшії їхні контекстні меню і виконавши такі команди: Властивості =>Макет (Format) => Висота =>Ввести потрібне значення.

22. У поле заголовка вставте картинку з ClipArt Gallary або фотографію групи як рисунок з файлу.

Клацніть мишею у полі заголовка. Виконайте команди з меню Вставити => Об'єкт => Microsoft ClipArt => Виберіть і вставте картинку. Змініть розміри рамки і правильно впишіть картин-ку у вибрану рамку командами Вигляд => Властивості => Макет => Задания розмірів => Зі списку значень цього параметра

виберіть За розмірами рамки.

23. Перегляньте результати роботи на екрані, задавши режим форми, і поверніться в режим конструктора.

Вигляд=>Режим форм. Вигляд=>Конструктор.