Характеристика основных модулей Excel. Основные термины Excel

MS Excel

Наиболее важным модулем является калькуляционный или вычислительный модуль, с помощью которого происходит обра­ботка как числовых, так и текстовых данных в таблицах. Для создания презентационной графики используется модуль диаграмм, который позволяет на основе числовых значений, обрабо­танных с помощью вычислительного модуля получать диаграммы различных типов.С помощью модуля базы данных в Excel реализован доступ к внешним базам данных. Однако функциональные возможности этого модуля по сравнению со специальными программами СУБД на более низком уровне. Модуль программирования позволяет пользователю не только автоматизировать собственную оболочку программы. В данной вер­сии Ехсеl возможности создания макросов значительно расширены благодаря использованию в ней языка программирования Visual Basic for Applications.

Преимущество этого языка в том, что составленные в Excel мак­росы можно использовать в других прикладных программах фирмы MICROSOFT.

Основные термины.

1.Рабочий лист. Состоит из 256 столбцов и 65536 строк. Диаграммы сохран-ся и обрабатываются в листах диаграмм. 2. Рабочая книга. По умолчанию состоит из 16 листов; максимально – из 256 листов. Все листы хранятся в одном файле. 3. Контекстное меню. 4. Строка формул. Позволяет вводить формулы и производить вычисления. 5. Сама формула, кот. обязательно начинается со знака = и представляет собой комбинацию матем –х операторов, чисел, ссылок и функций. 6. Ссылка – сновной элемент при выполнении вычислений с использованием неск-х ячеек. Осн. эл-том ссылки явл-ся адрес ячейки. Ссылки бывают абсолютными и относительными. 7. Абсолютная ссылка устан-ся либо посредством задания имени ячейки, либо с пом. указания символа $ в адрес ячейки. Абс. ссылка устан-ся независимо от ссылки ячейки. 8. Адрес. 9. Имя присваивается отдельным ячейкам . Исп-ся в адресах и ссылках на эти ячейки. 10. Относит. ссылка. Исп-ся для указания адреса ячейки относительно позиции ячейки, используемой в формуле. 11. Ярлычки листов. Служит для идентификации листа, а также для копирования, выбора и перемещения. 12. Visual Basic.Представляет собой развитие языка Basic. Причина его создания - несовместимость языков макропрограммирования большинства прикладных программ. 13. OLE-протокол. Связывает внедренные данные с приложением источника.

!2. Создание примечаний, использование ссылки на ячейки в формулах (примеры относительных, абсолютных и смешанных ссылок). Вставка гиперссылок.

Примечания. Для привлечения внимания пользователей к опред. информации некот. ячейки полезно снабдить текст. или звуковыми примечаниями.

Для выполнения этой процедуры следует:

1) выделить ячейку, для которой будет создано примечание

2) выполнить команду Вставка –Примечание, откроется временное окно диалога.

3) Ввести текст под фамилией пользователя, создающего примечание.

4) Чтобы закончить ввод примечания, щелкнуть на любой ячейке.

Ячейки с примечанием снабжены красной точкой в правом верхнем углу. Чтобы вызвать примечание во время работы с листом, следует навести указатель мыши на ячейку с примечанием и задержать его там до появления всплывающего окна с текстом. Примечания не меняют содержимого ячейки. Для удаления примечания Правка – Очистить – Примечания.

Чтобы просмотреть все примечания в книге следует выполнить команду Вид – Примечания. Когда флажок этой команды установлен, все примечания в листе выводятся во всплывающих окнах.

Команда Примечания также отображает на экране панель инструментов Рецензирования, на которой имеются полезные кнопки для редактирования текста существующего примечания.

Изменить примечание можно с помощью контекстного меню щелчком правой кнопки мыши на ячейке с изменяемым примечанием и выполнением команды Изменить примечание.

Использование ссылки на ячейки. Формулы могут содержать ссылки на ячейки. Ссылки на ячейки применяются вместе с числами, матем. операциями и т.д. Ссылки на ячейки можно создавать в формулах одним из трех способов: набором имени, с пом. мыши, с пом. клавиатуры.

Вставка гиперссылок. Порядок: 1) Выделить ячейку, в кот. должна находиться гиперссылка .2) Вставка – Гиперссылки или Добавить гиперссылку на стандартной панели инструментов. 3) Откроется окно диалога Добавить гиперссылку, в котором следует выбрать имя файла, открываемого при активизации гиперссылки. Выбор файла можно осуществить через кн. Обзор. 4).ОК. Активизация гиперссылки – щелчок на ячейке, содержащей гиперссылку. Удаление гиперссылки: активизировать ячейку, расположенную рядом с удаляемой, а затем следует воспользоваться клавишами со стрелками, чтобы выделить ячейку с гиперссылкой; Выполнить Правка – Очистить. Отменить удаление можно командой Правка – Отменить очистку.

3. Форматирование рабочего листа: форматирование ячеек. Назначение окна диалога Формат / Ячейки, краткая характеристика вкладок диалогового окна (Число, Выравнивание, Шрифт, Границы, Вид, Защита)

Для внешнего вида ячеек листа нужно : выделить диапазон ячеек для изменения внеш. вида; Формат – Ячейки – окно диалога из вкладок Число, Выравнивание, Шрифт, Граница, Вид, Защита. Изменение выравнивания. Команды Формат – Ячейки – Выравнивание – по вертикали(по горизонтали) позволяют изменить выравнивание и оринтацию данных в ячейках.

Изменение числовых форматов. Для изменения формата число­вых значений в Excel используется командаФормат / Ячейки / вкладкаЧисло / списокЧисловые форматы.

Существуют следующие стандартные виды числовых форматов: Общий, Числовой, Денежный, Финансовый, Да­та, Время, Процентный, Дробный, Экспоненциальный, Текстовый, Дополнительный, Все форматы

Создание пользовательских числовых форматов является одним из средств, с помощью которого пользователь может создать нестан­дартный числовой формат. Для этого следует выполнить команду Формат / Ячейки / вкладкаЧисло / значениеВсе форматы из списка Числовые форматы / либо изменить существующий формат, либо создать новый. Или воспользоваться командойФормат / Ячейки / Число / и выбрать нужный формат из спискаТип.

Изменение шрифта и цвета текста. КомандаФормат / Ячейки / вкладка Шрифт позволяет изменять шрифт, начертание, размер и цвет данных в выделенных ячейках. Кроме тогоможно за­дать подчеркивание и создать специальные эффекты форматирования - подчеркивание, верхние и нижние индексы

Добавление границ к ячейкам. Обведение важных ячеек рамка­ми для выделения конкретной информации на листе можно осущест­вить с помощью команды Формат / Ячейки / вкладкаГраница. при этом можно исп-ть для задания рамок область Тип линии.

Добавление заливки к ячейкам. Формат – Ячейки – Вкладка Вид – область Цвет – список Узор. Добавляет фоновую заливку к ячейкам и создает узоры. Копирование атрибутов формата кн. Формат по образцу. Выделить ячейку, формат кот. надо копировать. Нажать кн. Формат по образцу. Выделить диапазон ячеек, кот должны быть отформатированы с новыми атрибутами. Применить скопированный формат к новому диапазону. для отмены атрибутов формата – Правка – Отменить. Изменение ширины столбцов и высоты строк. Ширину столбцов и высоту строк изменить просто один из двух способов: перетаскиванием мыши и командами меню Формат. Формат – Столбец – Ширина (Строка – Высота). Использование ком. Автоподбор. Позволяет автоматически подбирать размеры ячеек с пом. ком. Формат – Столбец (Строка) – Автоподбор Ширины( Высоты). Можно скрыть строку или столбец командами: Формат – Солбец(Строка) – Скрыть.

Если необходимо временно скрыть строку или столбец на листе, следует выполнить Формат – Столбец (строка) – Скрыть. Чтобы вернуть скрытую строку Формат – Столбец (строка) – Отобразить