Автоматизация учета основных средств

Учет основных средств и нематериальных активов реализован в программе Гедымин в подсистеме Учет основных средств и нематериальных активов, доходных вложений в материальные ценности, вложений во внеоборотные активы, посредством которой решается задача организации количественного и суммового учета объектов основных средств по местам их эксплуатации, материально-ответственным лицам, классификационным группам, видам и т.п.

Подсистема Учет основных средств и нематериальных активов, доходных вложений в материальные ценности, вложений во внеоборотные активы функционирует в составе типового программного комплекса автоматизации учета и отчетности организации. Работу подсистемы следует рассматривать как часть комплекса, использующую общесистемные ресурсы комплекса, а именно, общесистемные справочники, общесистемный механизм формирования проводок и бухгалтерской отчетности.

Справочники, документы и отчеты подсистемы Учет основных средств и нематериальных активов, доходных вложений в материальные ценности, вложений во внеоборотные активы в программе комплексной автоматизации обобщены в разделе ОС окна Исследователь.

Начальная настройка решения задач учета объектов внеоборотных активов предполагает настройку Плана счетов программы с указанием видов аналитик для счетов раздела Внеоборотные активы.

Перечень локальных справочников раздела ОС обобщен в одноименном подразделе Справочники (рисунок 40).

Рисунок 40 - Справочники внеоборотных активов

Заполнять их можно предварительно или в момент обращения из документа. Краткое описание основных справочников основных средств представлено в таблице 3.

Таблица 3 - Основные справочники основных средств

Справочник	Назначение справочника	Использование в документах
Вид основного средства	Ввод видов объектов учета - основные средства, нематериальные активы, долгосрочная аренда и т.д. Позволяет получать отчеты в группировке по видам.	«Акт ввода в эксплуатацию» и «Акт ввода в эксплуатацию остатков».
Группы	Ввод наименований групп учета, шифров и нормативного срока службы в соответствии с классификатором	«Акт ввода в эксплуатацию» и «Акт ввода в эксплуатацию остатков», Изменение свойств».
Использование	Ввод вариантов использования объектов учета: в эксплуатации, в запасе, на консервации и т.д.	«Акт ввода в эксплуатацию» и «Акт ввода в эксплуатацию остатков».
Источники финансирования	Ввод источников финансирования приобретения объектов учета: капитальные вложения, фонд учредителей и т.д.	«Акт ввода в эксплуатацию» и «Акт ввода в эксплуатацию остатков».
Назначение	Ввод назначения объектов учета: производственные, непроизводственные и т.д.	«Акт ввода в эксплуатацию» и «Акт ввода в эксплуатацию остатков».
Отрасль народного хозяйства	Ввод наименований отраслей народного хозяйства: промышленность, транспорт ит.д.	«Акт ввода в эксплуатацию» и «Акт ввода в эксплуатацию остатков».
Параметры	Для указания некоторых режимов функционирования подсистемы: • параметр «Расчет амортизации» - режимы расчета амортизации ежемесячно или раз в год. • параметр «Округлять до» позволит подсистеме осуществлять округление рассчитанной амортизации до указанного значения	Начисление амортизации
Принадлежность	Ввод вариантов принадлежности объектов учета: собственные, арендованные и т.д.	«Акт ввода в эксплуатацию» и «Акт ввода в эксплуатацию остатков».
Коэффициенты переоценки	Ввод коэффициентов переоценки.	«Переоценка».

Справочник Коэффициенты переоценки является сложным по структуре и состоит из трех частей:

▫ группа переоценки;

▫ периоды и коэффициенты;

▫ шифры и группы ОС.

В процессе заполнения указанного справочника пользователь определяет вид и дату переоценки, добавляет группу основные средств, подлежащих переоценке, и коэффициенты для данной группы, указывая период и коэффициент

Операции по поступлению, перемещению, выбытию и прочему движению объектов внеоборотных активов, начисление амортизации и поведение переоценки оформляется документами, сгруппированными в разделе ОС (рисунок 41)

Рисунок 41 – Документы раздела ОС

Для ввода остатков по счету 01 «Основные средства» используется специальный документ ОС. Акт ввода в эксплуатацию остатков:Исследователь → ОС → Акт ввода в эксплуатацию → ОС. Акт ввода в эксплуатацию остатков(рисунок 42).

Заполняя документ, можно воспользоваться полем ТМЦи экранной кнопкой для ввода нового наименования основного средства. Поля Группа, Шифр и Срок службы связаны между собой. Выбор шифра амортизационной группы обеспечивает автоматическое заполнение остальных полей.

Рисунок 42 -Документ «ОС. Акт ввода в эксплуатацию остатков»

После заполнения полей экранной формы документа в учете на имеющейся в остатке объект основных средств формируются записи, отражающие первоначальную стоимость по дебету счета 01 «Основные средства» и кредиту счета 00 «Вспомогательный». На сумму накопленной по объекту амортизации составляется корреспонденция по дебету счета 00 и кредиту счета 02 «Амортизация основных средств» (рисунок 43)

Рисунок 43 - Бухгалтерские записи, составляемые при вводе остатков основных средств

Поступление основных средств оформляются документом01. Накладная на получение материалов, ОС, МБП:Исследователь → Материальный склад → 01. Накладная на получение материалов, ОС, МБП.Заполняя табличную часть этого документа, можно воспользоваться экранной кнопкой Справочник ТМЦ для выбора объектов основных средств.

Для формирования печатной формы документа 01. Накладная на получение материалов, ОС, МБП предназначена экранная кнопкой «Печать». Выберите из списка печатных форм Приходный ордер.

Для оформления ввода основного средства в эксплуатацию и (или) передачи оборудования в монтаж следует выбрать: ОС → Акт ввода в эксплуатацию → ОС. Акт ввода в эксплуатацию.

Предварительно, объект учета должен находиться в учетных регистрах организации. Так, если это промышленное оборудование, то должно быть оформлено поступление объекта учета на склад (оборудование к монтажу или капитальные вложения) и т.д.

При заполнении документа можно воспользоваться экранной кнопкой Выбор ОС для выбора или добавления нового основного средства. После сохранения данного документа, объект учета приобретает статус основного средства.

Для того чтобы сформировать по документу проводки следует нажать экранную кнопку . Для просмотра и формирования печатных форм документов (рисунок 44) предназначена экранная кнопка Печать.

Рисунок 44 - Перечень печатных форм документа «ОС. Акт ввода в эксплуатацию»

Внутреннее перемещение объектов основных средств между материально-ответственными лицами оформляется документом ОС. Внутренние перемещения:Исследователь → ОС → ОС. Внутренние перемещения → Документ → Добавить.

Реализация объектов основных средств оформляется документом ОС. Отпуск на сторону:Исследователь → ОС → ОС. Отпуск на сторону → Документ → Добавить.

Для списания объектов основных средств, пришедших в негодность, следует создать документ ОС. Списание: Исследователь → ОС → ОС. Списание.

Начисление амортизацииоформляется документомНачисление амортизации: Исследователь → ОС → ОС.Начисление амортизации.В экранной форме указывается месяц и год расчета амортизации. Для начисления амортизации по всем объектам основных средств и нематериальных активов предназначена экранная кнопка «Начислить».

Просмотреть и проверить правильность составления корреспонденции счетов по сформированным документам можно непосредственно в нижней части журналов соответствующих документов или в Журнале хозяйственных операций: Исследователь → Бухгалтерия → Журнал хозяйственных операций → Операции по ОС.

Для каждого документа существуют печатные формы, которые можно получить, нажав на пиктограмму и выбрав нужную форму.

Информацию о состоянии и движении объектов основных средств можно получить, сформировав и просмотрев печатные формы различных видов Отчетов за определенный период (рисунок 45):

Рисунок 45 – Отчеты по основным средствам.

Формируя Журнал-ордер (Исследователь → Бухгалтерия → Журнал-ордер) необходимо указать период его построения, номер счета и задать группировку по аналитике. Настроив необходимые параметры, следует нажать экранную кнопку Построить отчет

Информацию о состоянии объектов основных средств и нематериальных активов можно получить в журналах ОС. Остатки и ОС. Остатки на дату.