Информационное обеспечение управленческих решений

Информация — это сведения, значения, сообщения, с помощью которых решаются определенные задачи. Информация является основой для принятия управленческих решений. Руководитель любого уровня на предприятии является как потребителем информации, так и ее источником. Если говорить об объектах управления (отдельных лицах и коллективах), то они также, с одной стороны, выступают как источники, а с другой — потребители информации.

Любая информация состоит из символов (звуковых, световых, цветовых, буквенных и т. д.), цифровых знаков, графических и др. условных обозначений. Информация, которая используется в управлении (управленческая), может быть устной и фиксированной каким-либо способом.

Управленческая информация классифицируется по следующим признакам:

- стабильности (постоянная, переменная);

- порядку возникновения (первичная, вторичная или производная);

- назначению (плановая, отчетная, справочно-информационная и др.);

- направлению движения (входящая, исходящая);

- форме представления (текстовая, цифровая, графическая и т. д.);

- видам и источникам образования (директивная, административная, правовая, экономическая, научно-техническая и т. д.).

Различные виды информации, формы и методы работы с информацией, организация ее получения, хранения и обработки образуют информационные системы. Информационные системы могут различаться уровнем механизации и автоматизации работы с информацией. Этот критерий может быть положен в основу разделения информационных систем, используемых в процессе управления. Различают следующие информационные системы:

- информационно-справочная. В ней сбор информации о ходе процесса производства осуществляется с помощью простейших средств, ее обработкой занимается человек;

- информационно-советующая. Здесь наряду с информацией о ходе производства готовятся определенные рекомендации, которые оцениваются человеком. Он же принимает окончательное решение;

- информационно-управляющая. Весь поток информации собирается и обрабатывается с помощью компьютерной техники. Человек контролирует принятие наиболее важных решений;

- самонастраивающаяся. Здесь имеет место программное выполнение всей работы с информацией. Запрограммированы функции управления и предусмотрена возможность саморегулирования. Человек лишь периодически контролирует поведение всей системы.

Качество принимаемого управленческого решения зависит как от самой информации, так и от организации информационного обеспечения.

Процесс информационного обеспечения управленческого решения включает шесть этапов.

1. Сбор и подготовка информации. Выполняется вручную или машинным способом с использованием различных носителей информации.

2. Регистрация информации. Это составление документов, в которых информация определенным образом формализуется.

3. Передача информации. Обычно осуществляется с территориально разнесенных точек объекта управления.

4. Обработка информации. Выполняется с помощью специальных технических средств и вычислительной техники.

5. Хранение информации. Здесь предполагается также систематизация информации, в результате чего создается база данных.

6. Воспроизведение информации. Это осуществляется в виде распечатки документа или на экране компьютера.

Информация, используемая для принятия управленческих решений, должна удовлетворять ряду требований:

- оптимальный объем. Недостаток информации снижает качество управленческого решения. Избыточная информация уменьшает скорость принятия решения;

- своевременность. Периодичность поступления информации зависит от конкретных условий работы предприятия и процесса управления. Есть информация, которая должна обрабатываться в реальном масштабе времени (оперативное управление). Некоторые виды информации обрабатываются через какое-то время после поступления, когда накопится ее достаточный объем (перспективное планирование);

- достоверность. Это требование важно с той точки зрения, насколько можно доверять информации при принятии управленческого решения.