Проектирование базы данных. Весьма символично, что Microsoft Access не входит в базовый комплект Microsoft Office

Весьма символично, что Microsoft Access не входит в базовый комплект Microsoft Office. Как показывает практика, в первую очередь отечественная, круг повседневных задач львиной доли рядовых пользователей не выходит за рамки текстового редактора и электронных таблиц. Для американцев и европейцев, живущих и работающих в совершенно иных условиях, характерно также использование прикладных пакетов для создания всевозможных презентаций. Поэтому стандартный набор прикладных программ Microsoft Office — это всем известные Microsoft Word, Microsoft Excel и Microsoft PowerPoint. “Девяносто восьмой” офис обогатился еще пакетом Microsoft Outlook для лучшей организации своего рабочего времени. Все остальное — уже для профессионалов. Все остальное — это прежде всего Microsoft Access.

Базы данных (БД)составляют в настоящее время основу компьютерного обеспечения информационных процессов, входящих практически во все сферы человеческой деятельности.

Действительно, процессы обработки информации имеют общую природу и опираются на описание фрагментов реальности, выраженное в виде совокупности взаимосвязанных данных. Базы данных являются эффективным средством представления структур данных и манипулирования ими. Концепция баз данных предполагает использование интегрированных средств хранения информации, позволяющих обеспечить централизованное управление данными и обслуживание ими многих пользователей. При этом БД должна поддерживаться в среде ЭВМ единым программным обеспечением, называемым системой управления базами данных (СУБД). СУБД вместе с прикладными программами называют банком данных.

Одно из основных назначений СУБД – поддержка программными средствами представления, соответствующего реальности.

Предметной областью называется фрагмент реальности, который описывается или моделируется с помощью БД и ее приложений. В предметной области выделяются информационные объекты – идентифицируемые объекты реального мира, процессы, системы, понятия и т.д., сведения о которых хранятся в БД.

В данной работе я создала учебную БД “Телефонный справочник”. Она состоит из двух таблиц, со взаимосвязанными данными, запросов, а так же форм, которые используются для наглядной работы с данными. На этом примере я продемонстрировала возможности Microsoft Access.

Проектирование базы данных

В Microsoft Access прежде чем создавать таблицы, формы и другие объекты необходимо задать структуру базы данных. Хорошая структура базы данных является основой для создания адекватной требованиям, эффективной базы данных.

Этапы проектирования базы данных

Ниже приведены основные этапы проектирования базы данных:

1. Определение цели создания базы данных.

2. Определение таблиц, которые должна содержать база данных.

3. Определение необходимых в таблице полей.

4. Задание индивидуального значения каждому полю.

5. Определение связей между таблицами.

6. Обновление структуры базы данных.

7. Добавление данных и создание других объектов базы данных.

8. Использование средств анализа в Microsoft Access.

1 Определение цели создания базы данных

На первом этапе проектирования базы данных необходимо определить цель создания базы данных, основные ее функции и информацию, которую она должна содержать. То есть нужно определить основные темы таблиц базы данных и информацию, которую будут содержать поля таблиц.

База данных должна отвечать требованиям тех, кто будет непосредственно с ней работать. Для этого нужно определить темы, которые должна покрывать база данных, отчеты, которые она должна выдавать, проанализировать формы, которые в настоящий момент используются для записи данных, сравнить создаваемую базу данных с хорошо спроектированной, подобной ей базой.

2 Определение таблиц, которые должна содержать база данных

Одним из наиболее сложных этапов в процессе проектирования базы данных является разработка таблиц, так как результаты, которые должна выдавать база данных (отчеты, выходные формы и др.) не всегда дают полное представление о структуре таблицы.

При проектировании таблиц вовсе не обязательно использовать Microsoft Access. Сначала лучше разработать структуру на бумаге. При проектировке таблиц, рекомендуется руководствоваться следующими основными принципами:

· Информация в таблице не должна дублироваться. Не должно быть повторений и между таблицами.

Когда определенная информация храниться только в одной таблице, то и изменять ее придется только в одном месте. Это делает работу более эффективной, а также исключает возможность несовпадения информации в разных таблицах. Например, в одной таблице должны содержаться адреса и телефоны клиентов.

· Каждая таблица должна содержать информацию только на одну тему.

Сведения на каждую тему обрабатываются намного легче, если содержаться они в независимых друг от друга таблицах. Например, адреса и заказы клиентов хранятся в разных таблицах, с тем, чтобы при удалении заказа информация о клиенте осталась в базе данных.

3 Определение необходимых в таблице полей

Каждая таблица содержит информацию на отдельную тему, а каждое поле в таблице содержит отдельные сведения по теме таблицы. Например, в таблице с личными данными об абоненте могут содержаться поля с названием номером паспорта, датой рождения, местом рождения, образованием, местом работы, должностью и номером телефона. При разработке полей для каждой таблицы необходимо помнить:

· Каждое поле должно быть связано с темой таблицы.

· Не рекомендуется включать в таблицу данные, которые являются результатом выражения).

· В таблице должна присутствовать вся необходимая информация.

· Информацию следует разбивать на наименьшие логические единицы (Например, поля «Имя» и «Фамилия», а не общее поле «Имя»).

4 Задание индивидуального значения каждому полю

С тем чтобы Microsoft Access мог связать данные из разных таблиц, например, данные о клиенте и его заказы, каждая таблица должна содержать поле или набор полей, которые будут задавать индивидуальное значение каждой записи в таблице. Такое поле или набор полей называют основным ключом.

В данном примере ключевым полем для обеих таблиц будет поле «Телефон».

5 Определение связей между таблицами

После распределения данных по таблицам и определения ключевых полей необходимо выбрать схему для связи данных в разных таблицах. Для этого нужно определить связи между таблицами.

У нас две таблицы будут связаны по ключевому полю «Телефон».

6 Обновление структуры базы данных

После проектирования таблиц, полей и связей необходимо еще раз просмотреть структуру базы данных и выявить возможные недочеты. Желательно это сделать на данном этапе, пока таблицы не заполнены данными.

Для проверки необходимо создать несколько таблиц, определить связи между ними и ввести несколько записей в каждую таблицу, затем посмотреть, отвечает ли база данных поставленным требованиям. Рекомендуется также создать черновые выходные формы и отчеты и проверить, выдают ли они требуемую информацию. Кроме того необходимо исключить из таблиц все возможные повторения данных.

7 Добавление данных и создание других объектов базы данных

Если структуры таблиц отвечают поставленным требованиям, то можно вводить все данные. Затем можно создавать любые запросы, формы, отчеты, макросы и модули.

8 Использование средств анализа в Microsoft Access

В Microsoft Access существует два инструмента для усовершенствования структуры баз данных. Мастер анализа таблиц исследует таблицу, в случае необходимости предлагает новую ее структуру и связи, а также переделывает ее.

3. Создание базы данных

В Microsoft Access поддерживаются два способа создания базы данных. Имеется возможность создать пустую базу данных, а затем добавить в нее таблицы, формы, отчеты и другие объекты. Такой способ является наиболее гибким, но требует отдельного определения каждого элемента базы данных. Имеется также возможность сразу создать с помощью мастера базу данных определенного типа со всеми необходимыми таблицами, формами и отчетами. Это простейший способ начального создания базы данных. В обоих случаях у вас останется возможность в любое время изменить и расширить созданную базу данных.

Мы воспользуемся первым случаем.

1.При запуске Microsoft Access открывается диалоговое окно, в котором предлагается создать новую базу данных или открыть существующую. Если появляется это диалоговое окно, выберите параметр Новая база данных,а затем нажмите кнопку ОК.

Если база данных уже была открыта или уже закрыто окно запуска, нажмите кнопку Создать базу данных на панели инструментов и дважды нажмите кнопку мыши, установив указатель на значок новой базы данных.

2.Укажите имя и каталог базы данных и нажмите кнопку ОК(например, c:\BD\Access\телефонный справочник.mdb)

После создания пустой базы данных необходимо самостоятельно создать объекты этой базы данных.

Создание таблиц

В Microsoft Access можно создать таблицы несколькими способами. Я здесь рассмотрю создание таблиц в режиме конструктора.

Нажмите кнопку Создать и выберете Конструктор. В открывшемся окне зададим следующие поля таблицы:

Имя поля	Тип данных
Фамилия	Текстовый
Имя	Текстовый
Отчество	Текстовый
Адрес	Текстовый
Телефон	Числовой

С тем чтобы Microsoft Access мог связать данные из разных таблиц каждая таблица должна содержать поле или набор полей, которые будут задавать индивидуальное значение каждой записи в таблице. Такое поле или набор полей называют основным ключом.

Для поля Телефонпоставим ключ и зададим Маску ввода “90\-00\-00”.

Далее закройте конструктор, в появившемся запросе “Сохранить изменения макета или структуры таблицы?” выберете Даи сохраните таблицу под именем «Справочник».

Таким же образом создадим вторую взаимосвязанную таблицу. В ней будут храниться личные данные абонентов. Зададим для нее следующие поля:

Имя поля	Тип данных
Телефон	Числовой
Номер паспорта	Числовой
Дата рождения	Дата/Время
Место рождения	Текстовый
Образование	Текстовый
Место работы	Текстовый
Должность	Текстовый

Для поля телефон опять же поставим ключ и зададим туже маску ввода. И сохраним таблицу под именем «Личные данные».

После распределения данных по таблицам и определения ключевых полей необходимо выбрать схему для связи данных в разных таблицах. Для этого нужно определить связи между таблицами.

Для этого выберем пункт меню Сервис – Схема данных. Добавим наши таблицы «Справочник» и «Личные данные». Свяжем эти таблицы по полю «Телефон», для этого перетащим, удерживая левую кнопку мыши, поле Телефон из одной таблицы в другую. В появившемся запросе связи отметим пункты меню: обеспечение целостности данных, каскадное обновления связанных полей и каскадное удаление связанных полей. После этого нажимаем кнопку Создатьи у нас появиться связь между таблицами один к одному.

5. Создание формы «Сведения об абонентах»

Для облегчения работы с данными используют формы.

Перейдите на вкладку Формыи нажмите кнопку Создать, в открывшемся меню выберете Автоформа: в столбец и в качестве источника данных таблицу «Сведения». Появиться исходная форма, которая включает все поля из таблицы «Сведения».

Следующим шагом является размещение элементов управления в логическом порядке. Перейдите в режим конструктора. Для начала изменим размеры формы, раздвинув границы до “разумных пределов”. На панели инструментов нажмите кнопку Панель элементов, после этого она будет помещена у вас на экране.

· нажмите на Панели элементов кнопку Надпись;

· после этого щелкните в заголовке форме и введите надпись Данные об абоненте;

· после этого с помощью пиктограмм Панели инструментов измените цвет надписи на темно синий, размер шрифта – 14, и выделите ее жирным шрифтом;

· теперь щелкните на Панели элементов Прямоугольник и разместите его на форме, задайте нужные размеры. Щелкните пункт меню Вид – Свойства, в появившемся меню перейдите на вкладку Макет и задайте свойство Оформление – приподнятое. При необходимости можете изменить цвет фона;

· объедините текстовые окна (в которых пользователь будет вводить текстовые данные) и поместите их в этот прямоугольник;

· изменить цвет и шрифт этих текстовых окон.

Подробнее смотрите в пункте Приложение.

Теперь создадим кнопки на форме для перемещения по записям. Создадим кнопку Следующая запись с помощью Мастера.

1.откроем форму в режиме Конструктор;

2.на Панели элементов выделим объект Кнопка и перетащим его на форму;

3.в появившемся меню выберем категорию Переходы по записям и действие Следующая запись, нажмем кнопку Далее;

4.в этом окне ставим флажок в меню Текст и пишем Следующая запись (эта надпись будет отображаться на кнопке), и жмем кнопку Готово;

5.с помощью пиктограмм на панели инструментов можно изменить цвет и размер надписи на кнопке.

Аналогично создаются кнопки Предыдущая запись и Добавить новую запись. Их можно разместить в любом месте формы, но в нашем случае поместим их внизу формы.

Теперь установим некоторые свойства для формы. Выберем пункт меню Вид – Свойства (в заголовке появившегося окна должна отображаться надпись Форма). Во-первых, установим порядок фильтрации для записей таблицы сведения. Для этого перейдем на вкладку Данные,в пункте Применение фильтров поставим да, а затем в пункте Порядок сортировкизапишем Справочник.Фамилия. Теперь при открытии этой формы записи будут сортироваться в порядке возрастания фамилий.

Во-вторых, сделаем эту форму всплывающей (всплывающая форма всегда располагается над другими окнами Microsoft Access.). В режиме конструктора откройте окно свойств формы двойным нажатием кнопки мыши в области выделения формы. Введите значение Да в ячейку свойства Всплывающее окно.В ячейке свойства Тип границывыберите Тонкая, если следует запретить изменение размеров формы; в противном случае перейдите к следующему шагу. Если задано значение Тонкая, всплывающую форму можно перемещать, но нельзя изменять ее размеры.

В-третьих, уберем полосы прокрутки и кнопки размеров окна. Для этого в режиме конструктора откройте окно свойств формы двойным нажатием кнопки мыши в области выделения формы. В ячейку полосы прокрутки поставим отсутствуют и в ячейку кнопки размеров окна введем значение отсутствуют.

Еще сделаем кнопку для закрытия формы.

1. откроем форму в режиме Конструктор;

2. на Панели элементов выделим объект Кнопка и перетащим его на форму;

3. в появившемся окне выберем категорию Работа с формойи действие Закрытие формы,нажмем кнопку Далее;

4. ставим флажок в пункт Рисунок – Выход и жмем кнопку Готово.

Создание кнопки для обновления данных в форме.

При работе с базой данных в сети создание кнопки, обновляющей данные формы, позволяет просмотреть последнюю версию существующих записей. Чтобы отобразить все обновленные записи, включая новые, можно перезапросить записи.

1. Откройте форму в режиме конструктора.

2. Нажмите кнопку Мастера на панели элементов, если она еще не нажата.

3. Нажмите кнопку Кнопка на панели элементов.

4. Выберите в форме место, в которое помещается верхний левый угол кнопки.

5. В первом окне диалога мастера выберите Работа с формой в списке Категории, а затем выберите тип кнопки в списке Действия.

6. Выполняйте инструкции, выводящиеся в окнах диалога мастера. Для того чтобы отобразить форму с созданной кнопкой в режиме конструктора, нажмите в последнем окне диалога кнопку Готово.

Можно так же сделать кнопку поиска в поле записи с помощью стандартных средств Access:

1. откроем форму в режиме Конструктор;

2. на Панели элементов выделим объект Кнопка и перетащим его на форму;

3. выбираем категорию Переходы по записям – Найти записьи нажимаем кнопку Далее;

4. ставим флажок Текст – Поиск записи и жмем кнопку Готово.

Эта форма будет модернизирована в дальнейшем. А пока закроем ее и сохраним под именем «Сведения об абонентах».

6. Создание формы «Личные данные»

Таким же образом можно сделать форму «Личные данные», используя данные из таблицы «Личные данные». Но в этом случае не нужно делать кнопки перехода по записям, т.к. эта форма будет использоваться для ввода (вывода) информации о соответствующем абоненте формы «Сведения об абонентах».Эти две формы будут связаны по ключевому полю «Телефон».

На форме мы разместим все поля из таблицы «Личные данные», а из кнопок нам здесь понадобится только кнопка закрытия формы. И опять же сделаем эту форму всплывающей.

7. Создание кнопки, связывающей формы «Сведения об абонентах» и «Личные данные»

Для того чтобы облегчить заполнение формы «Личные данные»,мы создадим кнопку на форме «Сведения об абонентах» при нажатие на которую всплывает форма «Личные данные» в которую и вводятся сведения о соответствующем абоненте.

Поступаем следующим образом:

1. откроем форму «Сведения об абонентах» в режиме Конструктор;

2. на Панели элементов выделим объект Кнопка и перетащим его на форму;

3. в появившемся меню выбираем категорию Работа с формой – Открытие формынажимаем кнопку Далее;

4. выбираем форму «Личные данные» и нажимаем Далее;

5. ставим флажок в пункт Открыть форму для отобранных записейи нажимаем Далее;

6. выбираем и из формы «Сведения об абонентах» и из формы «Личные данные» поле «Телефон», нажимаем сначала на стрелку <-> , а потом на кнопку Далее;

7. ставим флажок в пункт текст, надпись Личные данные и жмем Готово.

Теперь при нажатии на эту кнопку будет появляться форма «Личные данные» для соответствующего абонента.

Создание запросов

Запросы являются основным средством извлечения информации из базы данных. С помощью запроса можно выбрать определенную информацию и рассортировать ее по значениям полей и даже добавлять описания в презентации. Запросы часто используются в качестве основы при создании форм и отчетов. Другие запросы могут создавать новые таблицы, присоединять данные к существующим таблицам, удалять записи и осуществлять поиск дублирующихся записей.

Мы будем использовать запросы для вывода информации о соответствующем абоненте. Создадим запросы с помощью Мастера запросов:

1. перейдем на вкладку Запросы;

2. нажимаем кнопку Создать,выбираем Простой запроси нажимаем ОК;

3. в качестве источника запроса выберем таблицу «Справочник»и перемещаем все доступные поля, нажимаем Далее;

4. задаем имя «Запрос по телефону», ставим флажок в ячейке Изменение структуры запроса и нажимаем кнопку Готово;

5. в открывшимся режиме конструктора в поле «Телефон» в ячейку Условие отбора записываем [Введите искомый телефон]. Теперь каждый раз с открытием запроса будет появляться окошечко в котором будет запрашиваться искомый телефон.

Совершенно аналогично создается «Запрос по фамилии». Только в режиме конструктора в поле «Фамилия» в ячейку Условие отбора записываем [Введите искомую фамилию].

9. Создание форм «Поиск по телефону» и «Поиск по фамилии»

На основе созданных запросов создадим формы «поиск по телефону» и «поиск по фамилии». Создаются они по аналогии с формой «Сведения об абонентах». Оформление их зависит от фантазии создателя, но в любом случае не стоит перебарщивать с цветами и картинками.

При создании формы с помощью мастера форм в качестве источника выбирают соответствующий запрос.

Форму опять же сделаем всплывающей с тонкой границей, уберем полосы прокрутки и кнопки изменения размеров окна. И сделаем кнопку закрытия формы (как это сделать смотри в пункте создание формы «Сведения об абонентах»).

Для формы «Поиск по фамилии» сделаем еще кнопку следующая запись,что бы просмотреть все найденный сведения с искомой фамилией:

1. откроем форму в режиме Конструктор;

2. на Панели элементов выделим объект Кнопка и перетащим его на форму;

3. выбираем категорию Переходы по записям – Следующая записьи нажимаем кнопку Далее;

4. ставим флажок Текст – Следующая запись и жмем кнопку Готово.

10. Создание главной кнопочной формы «Заставка»

При открытии базы данных «Телефонный справочник» эта форма будет выводиться на экран, и она будет находиться на нем во время всей работы с БД. Поэтому разместим на ней основные кнопки для работы с формами «Сведения об абонентах», «Поиск по телефону», «Поиск по фамилии», а так же картинку и данные о разработчике.

Создавать форму будем с помощью конструктора:

1. перейдем на вкладку Формы, нажимаем кнопку Создать и выбираем конструктор, жмем ОК;

2. раздвигаем границы формы до нужных размеров и с помощью пиктограмм панели инструментов выберем нужный цвет фона;

3. поместим в левый верхний угол формы какую-нибудь картинку, для этого выберем Рисунок на Панели элементов и разместим его на форме;

4. при этом откроется стандартное меню выбора файла, где и нужно будет выбрать рисунок;

5. можно разместить различные надписи с названием БД, поместить линии.

Создание кнопки для запуска запроса «Поиск по телефону» и «Поиск по фамилии»:

1. Откройте форму в режиме конструктора.

2. Нажмите кнопку Мастера на панели элементов, если она еще не нажата.

3. Нажмите кнопку Кнопка на панели элементов.

4. Выберите в форме место, в которое помещается верхний левый угол кнопки.

5. В первом окне диалога мастера выберите Разное в списке Категории, а затем выберите тип кнопки в списке Действия.

6. Выполняйте инструкции, выводящиеся в окнах диалога мастера. Для того чтобы отобразить форму с созданной кнопкой в режиме конструктора, нажмите в последнем окне диалога кнопку Готово.

Кнопка Просмотр и редактирование записейделается аналогично кнопке Личные данные.

1. откроем форму в режиме Конструктор;

2. на Панели элементов выделим объект Кнопка и перетащим его на форму;

3. в появившемся меню выбираем категорию Работа с формой – Открытие формынажимаем кнопку Далее;

4. выбираем форму «Сведения об абонентах» и нажимаем Далее;

5. ставим флажок в пункт Открыть форму и показать все записии нажимаем Далее;

6. назовем кнопку Просмотр и редактирование записей.

И еще можно сделать кнопку Закрытия формы, а как это сделать уже рассматривалось выше.

11. Создание формы «Первая»

Форма «Первая» демонстрирует автоматическое открытие формы на несколько секунд при запуске приложения. При запуске приложения полезно вывести на экран в течение нескольких секунд название приложения, сведения об авторских правах и эмблему. При запуске демонстрационного БД «Телефонный справочник» на экран автоматически выводится форма «Первая».

Сначала мы создадим свободную формы, в которой выводятся сведения о приложении. Создание для свойства Открытие (OnOpen) процедуры обработки события, которая задает (в миллисекундах) значение свойства формы Интервал таймера (TimerInterval). Создание для свойства Таймер (OnTimer) процедуры обработки события, которая закрывает форму. Указание имени формы «Первая» в диалоговом окне Параметры запуска.

При создание формы «Первая».

а) Задайте следующие значения для свойств формы:

Режим по умолчанию Простая форма

Допустимые режимы Форма

Полосы прокрутки Отсутствуют

Область выделения Нет

Поле номера записи Нет

Выравнивание по центру Да

Тип границы Отсутствует

Контекстные меню Нет

Открытие [Процедура обработки событий]

Таймер [Процедура обработки событий]

Чтобы пользователи могли рассмотреть заставку, в приложении «Первая» свойство Интервал таймера (TimerInterval) получает значение 5000 миллисекунд (т.е. 5 секунд) в процедуре обработки события Открытие и сбрасывается до 0 в процедуре обработки события Таймер.

б) В области данных создайте надписи для названия приложения и сведений об авторских правах. Создайте также свободную рамку объекта, в которую помещается эмблема приложения.

Процедура обработки события Открытие:

Private Sub Form_Open(Cancel As Integer)

' Форма открыта в качестве приложения.

' Скрывает кнопку и задает для интервала таймера

' (TimerInterval) 5 секунд.

' cmdЗакрыть.Visible = False

Me.TimerInterval = 5000

End Sub

Процедура обработки события Таймер:

Процедура обработки события Таймер (Timer) выполняется в период времени, заданный для свойства формы Интервал таймера (TimerInterval) событием Загрузка (Load). Данная процедура сначала задает для свойства Интервал таймера (TimerInterval) значение 0, запрещая таким образом возникновения события Таймер (Timer) во время загрузки формы. После этого вызывается процедура DisplayStartup для определения следующей открываемой формы.

Private Sub Form_Timer()

' Конструкция If используется для сброса значения

' свойства "Интервал таймера" (TimerInterval).

If Me.TimerInterval <> 0 Then

Me.TimerInterval = 0

DoCmd.OpenForm "Заставка"

End If

DoCmd.Close acForm, "Первая"

End Sub

Теперь укажем имя формы в параметре «Первая».

а) В окне базы данных выберите в меню Сервис команду Параметры запуска.

б) Введите имя «Первая» в поле Форма.

Приложение

Выделение не соседних или перекрывающихся элементов управления

1. Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2. Нажмите клавишу SHIFT и, удерживая ее, выберите каждый нужный элемент управления.

Перемещение элемента управления и его подписи

1. Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2. Выберите элемент управления или его подпись. Если выбрать компонент составного элемента управления, то маркеры перемещения и маркеры размера выводятся вокруг обоих компонентов элемента управления.

3. Перемещайте указатель по границе (не по маркерам перемещения) элемента управления или его подписи, пока указатель не примет вид открытой ладони, а затем перетащите элементы управления на новое место.

Изменение размеров элемента управления:

1. Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2. Выберите элемент управления (или несколько элементов), размеры которого требуется изменить.

3. Перемещайте маркеры размера, пока элемент управления не получит требуемые размеры.

Если выделено несколько элементов управления, то при перемещении маркеров размера одного элемента будут изменяться размеры всех элементов.

Совет.Если размеры элемента управления нужно изменить на небольшую величину, удобнее нажать клавишу SHIFT и нажимать соответствующую клавишу перемещения курсора.

Изменение размеров элемента управления по размерам его содержимого

1. Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2. Выделите один или несколько элементов управления, размеры которых нужно изменить.

3. Выберите команду Размер в меню Формат и подкоманду по размеру данных.

Привязка размеров элементов управления к сетке

1. Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2. Если сетка не выведена на экран, выберите в меню Вид команду Сетка.

3. Выделите элементы управления, размеры которых требуется изменить.

4. Выберите команду Размер в меню Формат и подкомандупо узлам сетки.

Выравнивание размеров нескольких элементов управления

1. Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2. Выделите элементы управления, размеры которых требуется изменить.

3. Выберите в меню Формат команду Размер и одну из следующих подкоманд:

· по самому высокому -делает высоту всех элементов управления равной высоте самого высокого.

· по самому низкому- делает высоту всех элементов управления равной высоте самого низкого.

· по самому широкому - делает ширину всех элементов управления равной ширине самого широкого.

· по самому узкому - делает ширину всех элементов управления равной ширине самого узкого.

Для создания линии в форме

1. Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2. Нажмите кнопку Линияна панели элементов.

3. Чтобы создать линию стандартного размера, выберите место в форме или отчете, в которое она помещается; для создания линии произвольных размеров нажмите кнопку мыши и перетащите линию.

Чтобы создать горизонтальную или вертикальную линию, нажмите кнопку Линия и, нажав кнопку мыши, перетащите ее.

Чтобы немного изменить длину линии или угол ее наклона, выберите линию, нажмите клавишу SHIFT и, удерживая ее, нажимайте одну из клавиш перемещения курсора. Чтобы слегка передвинуть линию, нажмите клавишу CTRL и, удерживая ее, нажимайте одну из клавиш перемещения курсора.

Чтобы изменить толщину линии, выберите линию, нажмите стрелку раскрытия списка рядом с кнопкой Толщина линии/границы на панели Форматирование и выберите требуемую толщину линии. Для изменения типа линии (точечная, пунктирная и т.д.) выделите линию и нажмите кнопку Свойства на панели инструментов. На экране появится окно свойств. В ячейке свойства Тип границы (BorderStyle) выберите требуемый тип границы.

Добавление в форму фонового рисунка

1. Откройте форму в режиме конструктора.

2. Для открытия окно свойств дважды нажмите кнопку мыши на области выделения формы.

3. В ячейке свойства Рисунок (Picture) введите путь к файлу с расширением .bmp, .ico, .dib, .wmf или .emf. Если были установлены графические фильтры для других приложений, то можно использовать любой файл, поддерживаемые данными фильтрами. Если путь к файлу или имя файла не известны, нажмите кнопку построителя.

4. В ячейке свойства Тип рисунка (PictureType) укажите желаемый тип: внедренный или связанный. Если рисунок внедренный, он находится в файле базы данных. Если тот же самый рисунок внедрен в другую форму или отчет, то он снова добавляется в файл базы данных. Связанный рисунок не хранится в файле базы данных, но рекомендуется всегда иметь его копию на диске. Для эффективного использования места на диске выберите значение «Связанный».

5. Поместив рисунок в форму, можно изменить его размер или выбрать фрагмент. Для этого необходимо указать в ячейке свойства Масштабы рисунка (PictureSizeMode) одно из следующих значений.

Значение	Описание
Фрагмент	Отображает рисунок в его реальном размере. Если размер рисунка превышает размер окна формы, то изображение рисунка обрезается.
Вписать в рамку	Изменяет размер рисунка так, чтобы он соответствовал окну формы. Использование данного значения может привести к искажению изображения рисунка.
По размеру рамки	Изменяет размер рисунка так, чтобы он соответствовал окну формы либо по ширине, либо по высоте. Использование данного значения не приведет ни к обрезанию рисунка, ни к искажению его пропорций.

6. Если рисунок необходимо выровнять на экране, выберите одно из значений в ячейке свойства Выравнивание рисунка (PictureAlignment).

Примечание.Чтобы фоновый рисунок был расположен в центре, и при изменении размере окна он изменял свой размер соответствующим образом, установите значение «По центру». Если же изменение размера рисунка при изменении размера окна не требуется, выберите значение «По центру формы».

7. Если требуется, чтобы рисунок повторялся по всему фону формы, установите в ячейке свойства Мозаичное заполнение (PictureTiling) значение «Да». Заполнение начинается с позиции, указанной в ячейке свойства Выравнивание рисунка (PictureAlignment).

Примечание. Чтобы заполнить рисунком весь фон, установите в ячейке свойства Масштаб рисунка (PictureSizeMode) значение Фрагмент. Фон не будет заполнен рисунком, если в ячейке свойства Масштаб рисунка (PictureSizeMode) установлены значения «По размеру рамки» или «Вписать в рамку».

Изменение шрифта текста в элементе управления

1. Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2. Выберите элемент управления, содержащий текст, который необходимо изменить.

В поле Шрифт на панели Форматирование выберите необходимый шрифт.

При изменении шрифта шрифт будет изменен на всем содержимом элемента управления. Изменить шрифт отдельного символа в элементе управления невозможно.

Изменение установленного по умолчанию положения присоединенных подписей.

Следующие действия приведут к изменениям только выделенных элементов управления в текущей форме или отчете.

1. Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2. Выберите на панели элементов инструмент создания элементов управления, имеющих присоединенную подпись. Например, чтобы изменить установленное по умолчанию положение подписей, присоединенных к текстовым полям, нажмите на панели элементов кнопку Поле.

3. Для вывода на экран окна свойств нажмите кнопку Свойства на панели инструментов. Заголовок окна свойств изменяется, показывая, что задаются установленные по умолчанию свойства элемента управления данного типа.

4. В ячейку свойства Позиция подписи X (LabelX) (горизонтальная ось) введите положительное или отрицательное число, задающее положение начала текста подписи относительно левого верхнего угла элемента управления, к которому присоединена подпись. Отрицательное число приводит к размещению подписи слева от элемента управления. Положительное число приводит к размещению подписи справа от элемента управления.

5. Введите число в ячейку свойства Позиция подписи Y (LabelY) (вертикальная ось). Отрицательное число приводит к размещению подписи над элементом управления. Положительное число приводит к размещению подписи под элементом управления.

Совет. Чтобы использовать единицы, отличные от заданных в окне Языки и стандарты панели управления Windows, после числа укажите единицы измерения (например, 1,5" или 2 см).

Изменение цвета фона элемента управления или раздела

1. Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2. Выберите элемент управления или раздел, который необходимо изменить.

3. На панели Форматирование нажмите стрелку раскрытия списка рядом с кнопкой Цвет заливки/фона.

4. Выберите на палитре необходимый цвет.

Примечания

Если для другого элемента управления необходимо применить тот же цвет, нажмите кнопку Цвет заливки/фона(не нужно нажимать стрелку раскрытия списка рядом с этой кнопкой и заново выбирать из палитры цвет). Если одновременно для нескольких элементов управления необходимо использовать разные цвета, нажмите стрелку раскрытия списка рядом с кнопкой Цвет заливки/фона нажмите кнопку мыши на границе цветовой палитры и, не отпуская ее, переместите в другое положение. В этом случае, чтобы использовать цвет, не придется каждый раз нажимать кнопку Цвет заливки/фона.

Список использованной литературы

1. Джулия Келли. Access 97. Самоучитель – СПб: Питер. - 1999. – 336с.

2. Дженнингс Р. Microsoft Access 97. - СПб.: BHV – Санкт-Петербург. – 1999. – 1270с.

3. Microsoft Access 97. Шаг за шагом: Практ. пособ./Пер. с англ. – М.: Издательство ЭКОМ. - 1999. – 328с.

4. Нейбауэр А. Access 97 для занятых – СПб: Питер. - 1997. – 368с.

5. Нортон П., Андерсен В. Разработка приложений в Access 97. – СПб.: BHV – Санкт-Петербург. – 1999. – 656с.