Практическая работа № 7. Создание БД «Школа1», состоящей из двух таблиц

Цели работы: закрепить навыки по созданию, заполнению и редактированию таблиц базы данных; научиться создавать формы для ввода данных; познакомиться с простой сортировкой значений.

Пошаговое выполнение работы:

1. Загрузитe Microsoft Access.

2. На вкладке Создание выберите команду создания базы данных – Новая база данных.

3. В меню Файл выберите – Сохранить базу данных как.

4. В открывшемся окне предлагается задать имя создаваемой БД. В поле Имя файла введите Школа1.accdb. Проследите, чтобы сохранение осуществлялось в Вашу директорию (проверьте запись в поле Папка и при необходимости укажите нужную). Нажмите кнопку .

5. На экране появится окно пустой БД.

6. Работу следует начать с формирования таблиц. Создайте таблицу Группы в режиме таблицы, в нейбудут хранитьсяномера групп и фамилии преподавателей в виде двух столбцов. Для этого следует в меню Создание выбрать – Таблица. Появится пустая таблица, поля которой не определены и не имеют названия (рис. 1).

Рис. 1.

7. Выберете тип данных в зависимости от вводимой информации. В нашем случае – число. Переименуйте Поле 1 (двойной щелчок мыши на названии) – введите название поля Учебная группа и нажмите клавишу (Рис. 2).

8. Переименуйте Поле 2 – введите название поля Преподаватель (тип данных – текстовый) и нажмите клавишу .

Рис. 2.

9. Сохраните таблицу с именем Группы. На вопрос о создании ключевого поля ответьте отрицательно.

10. Перейдите в режим Конструктора, и посмотрите, как заданы поля. Сделайте поле Учебная группа ключевым, поместив курсор на имя этого поля и щелкнув по кнопке Ключевое слово. Сохранитьтаблицу. Закройте таблицу (при сохранении таблицы вопросов не появится, так как имя таблицы и ключевые поля уже заданы).

11. Создайте таблицу Список, в ней будет 7 полей (Код, Фамилия, Имя, Отчество, Год рождения, Школа, Класс, Номер группы), используя вспомогательную таблицу 1.

Таблица 1

Старое название поля	Новое название поля	Тип данных
Поле 1	Код	Счетчик
Поле 2	Фамилия	Текстовый
Поле 3	Имя	Текстовый
Поле 4	Отчество	Текстовый
Поле 5	Год рождения	Числовой
Поле 6	Школа	Числовой
Поле 7	Класс	Числовой
Поле 8	Учебная группа	Числовой

12. Сохраните таблицу под именем Список. На вопрос о создании ключевого поля ответьте отрицательно.

13. Перейдите в режим Конструктора и посмотрите, как заданы поля. Сделайте поле Код ключевым, поместив курсор на имя этого поля и нажав кнопку Ключевое поле. Отредактируем поле Учебная группа Общие свойства поля не меняем. Кроме того, значения этого поля надо не набивать вручную, а выбирать из списка, содержащегося в таблице Группы. Для этого в части Свойства поля (нижняя часть бланка) следует указать, что здесь имеет место подстановка по следующей схеме: выберите закладку Подстановка, тип элемента управления – Поле со списком, источник строк – Группы. Получите значения элементов (рис. 3).

Рис. 3.

14. Сохраните изменения. Закройте таблицу. В результате этой работы вы получите две несвязанные таблицы. Нужно создать схему данных со связями.

15. В данном случае таблицы связаны связью «один-ко-многим». Это значит, что в таблице Группы каждое значение может встречаться только один раз, а в таблице Список – сколько угодно (несколько человек могут быть из одной группы). Связи следует устанавливать при пустых таблицах. Если таблицы заполнены, могут возникнуть проблемы при создании связей и свойств связей. Для связи в обеих таблицах должны быть ключевые поля. В таблице Список – поле Код, в таблице Группы – поле Учебная группа.

16. Создайте связь между таблицамиГруппыи Список.Включите значок Обеспечение целостности данных. Это невозможно будет сделать, если типы обоих полей заданы не одинаково. Включите значок Каскадное обновление связанных полей. Это приведет к тому, что при изменении номера группы в таблице Группы автоматически изменится соответствующий номер в таблице Список.Включите флажок Каскадное удаление связанных полей. Это приведет к тому, что при удалении записи с номером группы в таблице Группыбудут удалены все записи из таблицы Список, в которой стояли соответствующие номера групп. Закройте схему данных, ответив утвердительно на вопрос о сохранении схемы данных.

17. При наличии связанных таблиц имеет значение порядок заполнения их значениями. Откройте таблицу Группы в режиме Таблицы.Заполните ее записями из Таблицы 2. Сохраните таблицу и закройте ее.

Таблица 2.

Учебная группа	Преподаватель
	Верзаков С.А.
	Белоусов А.И.
	Масалова В.А.
	Новикова Е.В.
	Зачесова Т.П.

18. Создайте форму для ввода данных и воспользуйтесь ею для заполнения таблицы Список.Для этого выберите в области навигации необходимый объект (в качестве исходной используем таблицуСписок), затем в меню Создание выбрать – Форма. В результате работы Мастера будет создана форма для просмотра информации о заказах. В окне такой формы содержится только одна запись, все поля которой располагаются в столбец (рис. 4) .

Рис. 4.

19. Заполните базу данными, представленными в Таблице 3. Учтите, что значения поля Код будут заполняться автоматически. Значения поля Учебная группа выбирайте из ниспадающего списка.

Таблица 4
Код	Фамилия	Имя	Отчество	Год рождения	Школа	Класс	Учебная группа
	Чернова	Кристина	Ивановна
	Терещенко	Инна	Алексеевна
	Истратов	Максим	Владимирович
	Бондарь	Ольга	Петровна
	Новоселов	Алексей	Иванович

20. Сохраните введенные данные. Задайте имя формы – Список. Закройте форму.

21. Перейдите в окно Таблицы. Откройте таблицу Список.Убедитесь, что в таблице появились новые записи. Сохраните текущую таблицу.

22. Чтобы произвести сортировку значений, нужно поставить курсор в любую ячейку сортируемого столбца и щёлкнуть по одной из следующих кнопок: если нужно отсортировать по возрастанию (по алфавиту) если нужно отсортировать по убыванию .

23. Отсортируйте фамилии по алфавиту. Для этого поставьте маркер на любую фамилию в столбце с названием Фамилия и щелкните мышкой по кнопке .

24. Отсортируйте значения таблицы по следующим параметрам: имена учащихся по алфавиту; номера школ по убыванию (используется кнопка ); даты рождения по убыванию; классы по возрастанию.

25. Выполните поиск записей по образцу. Установите текстовый курсор в поле Фамилия;щёлкните по кнопке Найти, которая позволяет найти запись по введенному значению.

26. В диалоговом окне Поиск и замена. Наберите в поле Образецфамилию Барановаи щелкните по кнопке . Если требуется найти следующую подобную запись, то ещё раз щёлкните мышкой по кнопке . Поиск осуществляется в текущем поле, если установлен соответствующий флажок. В противном случае поиск идет по всем полям. При этом можно учитывать регистр.

27. Выполните поиск в таблице Список по следующим параметрам: учащихся 1983 года рождения, учащихся 103 группы.

28. Закройте окно Поиск и замена.

29. Откройте таблицу Группы.Исправьте учебные группы на 201, 202, 203, 204, 205. Сохраните таблицу. Закройте таблицу Группы.

30. Откройте таблицу Список.Убедитесь, что значения групп изменились. Закройте таблицу Список.

1. Выполните каскадное удаление связанных полей. Откройте таблицу Группы.Удалите первую запись: выделите всю строку и нажмите на клавишу или нажмите на кнопку на панели инструментов. Согласитесь с проверочным вопросом. Закройте таблицу Группы.

2. Откройте таблицу Список.Убедитесь, что исчезли записи с номером группы 201. Закройте таблицу Список.

Предъявите преподавателю:

таблицы Список и Группы на экране; форму Список на экране.

Ответьте на вопросы преподавателя.