Текстовые поля произвольной длины
Текстовые поля произвольной длины (поля MEMO) могут содержать те же типы данных, что и простые текстовые поля. Отличие между этими полями заключается в том, что размер поля MEMO не ограничен 255 символами, а может содержать до 65 535 символов.
Поля объекта OLE
MS Access позволяет хранить в таблицах изображения и другие двоичные данные (например, электронную таблицу MS Excel, документ MS Word, рисунок, звукозапись). Для этих целей служит тип данных Поле объекта OLE. Объем данных, который вы можете ввести в поле данного типа, ограничен 1 Гигабайтом.
Поля гиперссылки
Поля этого типа предназначены для хранения строк, состоящих из букв и цифр, и представляющих адрес гиперссылки. Адрес гиперссылки может состоять максимум из трех частей:
| Часть поля гиперссылки | Описание |
| Текст | Текст, выводимый в поле или в элемент управления |
| Адрес | Путь к файлу (в формате пути UNC) или странице (адрес URL) |
| Дополнительный адрес | Смещение внутри файла или страницы |
Для вставки адреса гиперссылки в поле или в элемент управления, выберите команду Вставка \ Гиперссылка.
Тип данных мастер подстановок
Выбор этого типа данных запускает мастер подстановок, предназначенный для создания поля, в котором предлагается выбор значений из раскрывающегося списка, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы.
Размер данного поля совпадает с размером ключевого поля, используемого в качестве подстановки (обычно 4 байта).
Создание структуры таблицы
После того как мы рассмотрели типы данных в MS Access и отдельные свойства полей таблицы, можно приступить к созданию структуры таблицы. Создание структуры таблицы рассмотрим на примере создания таблицы Телефонно-адресная книга.
1. Откройте базу данных, созданную вами при изучении предыдущего вопроса.
2. В окне конструктора таблицы в столбце Имя поля введите Фамилия.
3. Нажмите клавишу Tab или Enter, чтобы перейти в столбец Тип данных. При этом обратите внимание, что в нижней части окна диалога появляется информация в разделе «Свойства поля».
4. В столбце Тип данных появилось значение Текстовый. Нажмите на кнопку раскрытия списка в правой части прямоугольника, и вы увидите список, содержащий все типы данных. Нажмите клавишу Tab для перехода в столбец Описание.
5. Введите поясняющий текст в столбец Описание и нажмите клавишу Tab или Enter, чтобы перейти к вводу информации о следующем поле.
Столбец Описание представляет из себя пояснение, которое вы даете своим полям. Когда вы в будущем будете работать с данной таблицей, это описание будет появляться в нижней части экрана MS Access всякий раз, когда вы окажетесь в поле Фамилия, и напомнит вам назначение данного поля.
6. Аналогичным образом введите описание всех полей таблицы.
7. Завершив ввод структуры таблицы, сохраните ее, выполнив команду Файл | Сохранить, и введите в качестве наименования Телефонно-адресная книга.
8. MS Access предложит вам создать первичный ключ, вы просто нажмите Да, в результате чего MS Access автоматически установит первичный ключ и сохранит таблицу под указанным именем.
Первичный ключ
Первичный ключ содержит информацию, которая однозначно идентифицирует запись.
Прежде чем самостоятельно определить первичный ключ в вашей таблице, просмотрите все поля создаваемой вами таблицы. Есть ли хоть одно поле, информация которого была бы уникальна для каждой записи? Люди могут жить в одном городе, иметь одинаковый индекс или жить по одному и тому же адресу, поэтому ничто из перечисленного не может служить хорошим ключом. Названия фирм и фамилии людей тоже не уникальны. Даже если использовать полное имя, то есть фамилию, имя и отчество одновременно, оно также не будет неповторимым.
Часто наилучшее решение этой проблемы заключается в том, чтобы каждой записи в таблице поставить в соответствие идентификационный номер. Это и сделал MS Access, когда вы предложили ему создать первичный ключ. Он создает поле Коде типом данных Счетчик. Это означает, что каждый раз при создании новой записи значение счетчика увеличивается на 1. Этот номер и является первичным ключом для каждой новой записи.
Если стандартный подход, используемый MS Access, вас не устраивает и вы хотите установить первичный ключ самостоятельно, выберите поле, которое предполагается использовать в качестве первичного ключа. Далее нажмите на панели инструментов «Конструктор таблиц» кнопку Ключевое поле. В области маркировки выбранного поля появится пиктограмма с изображением ключа.
В качестве альтернативного способа назначения первичного ключа вы можете после выбора поля нажать правую кнопку мыши и выбрать из контекстного меню опцию Ключевое поле.
Можно ли определить в качестве первичного ключа два поля?
Для этого вам необходимо быть уверенным в том, что комбинация значений, содержащихся в этих полях, будет уникальной. Нажмите клавишу Ctrl и нажмите мышью каждое из полей, а затем выберите пункт всплывающего меню Ключевое поле.