Порядок работы по теме 15

Тема: Система управления базами данных Microsoft Access.

Теоретическая часть

Хранение информации - одна из важнейших функций компьютера. Одним из распространенных средств такого хранения являются базы данных. База данных - это файл специального формата, содержащий информацию, структурированную заданным образом.

Базы данных играют особую роль в современном мире. Все с чем мы ежедневно сталкиваемся в жизни, скорее всего, зарегистрировано в той или иной базе. Умение работать с базами данных сегодня является одним из важнейших навыков в работе с компьютером.

Структура базы данных

Большинство баз данных имеют табличную структуру, состоящую из многих вязанных таблиц. Такие базы данных называются реляционными. Как вы знаете в таблице адрес данных определяется пересечением строк и столбцов. В базе данных столбцы называются полями, а строки - записями. Поля образуют структуру базы данных, а записи составляют информацию, которая в ней содержится.

Свойства полей. Типы полей

Поля - это основные элементы структуры базы данных. Они обладают свойствами. От свойств полей зависит, какие типы данных можно вносить в поле, а какие нет, а также то, что можно делать с данными, содержащимися в поле.

Основным свойством любого поля является его размер. Размер поля выражается в символах.

Уникальным свойством любого поля является его Имя. Одна база данных не может иметь двух полей с одинаковыми именами.

Кроме имени у поля есть еще свойство Подпись. Подпись это та ин­формация, которая отображается в заголовке столбца. Если подпись не зада­на, то в заголовке столбца отображается имя поля. Разным полям можно за­дать одинаковые подписи.

При работе с базой данных Access допустимы следующие типы полей:

1. Текстовый - одна строка текста (до 255 символов)

2. Поле MEMO - текст, состоящий из нескольких строк, которые за­
тем можно будет просмотреть при помощи полос прокрутки (до 65 535 сим­
волов).

3. Числовой - число любого типа (целое, вещественное и т.д.).

4. Дата/время - поле, содержащее дату или время.

Денежный - поле, выраженное в денежных единицах (р., $ и т.д.)

Счетчик - поле, которое вводится автоматически с вводом каждой
записи.

Логический - содержит одно из значений TRUE (истина) или
FALSE (ложно) и применяется в логических операциях.

Поле объекта OLE - содержит рисунки, звуковые файлы, таблицы
Excel, документ Word и т.д.

Следует продумывать выбор того, или иного типа в процессе создания модели базы данных.

Объекты Access

Таблицы - основные объекты базы данных. В них хранятся данные.
Реляционная база данных может иметь много взаимосвязанных полей.

Запросы - это специальные структуры, предназначенные для обра­
ботки данных. С помощью запросов данные упорядочивают, фильтруют, от­
бирают, изменяют, объединяют, то есть обрабатывают.

Формы - это объекты, с помощью которых в базу вводят новые
данные или просматривают имеющиеся.

4. Отчеты - это формы "наоборот". С их помощью данные выдают
на принтер в удобном и наглядном виде.

Макросы - это макрокоманды. Если какие-то операции с базой
производятся особенно часто, имеет смысл сгруппировать несколько команд
в один макрос и назначить его выделенной комбинации клавиш.

Модули - это программные процедуры, написанные на языке Visual
Basic.

Кроме шести вкладок для основных объектов стартовое окно базы данных Access содержит три командные кнопки: Открыть, Конструктор, Создать. С их помощью выбирается режим работы с базой.

Кнопка Открыть - открывает избранный объект для просмотра,
внесения новых записей или изменения тех, что были внесены ранее.

Кнопка Конструктор - режим, в котором осуществляется построе­
ние таблицы или формы.

Кнопка Создать служит для создания новых объектов. Таблицы,
запросы, формы и отчеты можно создавать несколькими разными способами:
автоматически, вручную или с помощью мастера. Мастер - программный
модуль для выполнения каких-либо операций.

Рассмотрим пример разработки базы данных «Лекарственные расте­ния». Разработка состоит из нескольких этапов.

1 этап. Постановка проблемы. Создать базу данных, содержащую
сведения о лекарственных растениях. В базу включить следующие пункты:
русское название растения, латинское название растения, место произраста­
ния, используемые части растения, биологически активные вещества, время
заготовки. В процессе создания предусмотреть возможности поиска в базе
данных, выборку сведений по заданным условиям и сортировку.

2 этап. Способ представления информации. Для хранения данных
мы будем использовать таблицы, а для работы создадим формы для ввода и
поиска нужной информации. В качестве программного инструментария для
создания таблиц и форм в Access будем использовать возможности Мастера
по подготовке форм и таблиц. Для работы с формой будем пользоваться Па­
нелями инструментов и Конструктором.

3 этап. Синтез компьютерной модели и технология создания базы
данных "Лекарственные растения". Это практическая часть нашей рабо­
ты.

УПРАЖНЕНИЕ № 1. Запуск Access. Создание файла новой базы данных.

Пуск ► Программы ► Microsoft Access

После запуска на экране появляется окно Access, в котором необ­
ходимо щелкнуть по ссылке Новая база данных

На экране,появляется окно Файл новой базы данных. В поле Папка­
откройте Мои документы. В текстовом поле Имя файла
введите lekarstvennie rasteniya.

Щелкните Создать.

УПРАЖНЕНИЕ 2. Создание таблицы "Растения". Haшa база данных состоит из одной таблицы. Начнем работу с соз­дания исходной таблицы "Растения".

1. В окне lekarstvennie rasteniya выделите объект Таблицы и
щелкните Создать.

В появившемся окне Новая таблица выберите пункт Конструктор
и щелкните ОК

В окне Таблица 1: таблица в графу Имя поля введите имена полей, а
в графу Тип данных введите их тип:

Русское название	Текстовый
Латинское название	Текстовый
Место произрастания	поле MEMO
Время заготовки	Текстовый (размер поля 250)
Используемые части	Текстовый (размер поля 250)
Биологически активные вещества	поле MEMO
Картинка	поле объекта OLE

Закройте окно Таблица1: таблица, щелкнув по кнопке Закрыть.

На вопрос Сохранить изменения макета или структуры табли­
цы? Щелкните Да.

Введите в окне Сохранение имя таблицы - "Растения", ОК.

На вопрос Задать ключевые поля? щелкните Нет.

УПРАЖНЕНИЕ № 3. Заполнение таблицы Растения.

1. В окне Лекарственные растения Фамилия группа: база данных
щелкните Открыть. На экране появится окно Растения: таблица

2. Установите курсор в поле Русское название и введите "Зверобой
продырявленный". Для перемещения в следующее поле нажмите клавишу
Enter или Tab.

3. В поле Латинское название введите "Hypericum perforatum L."

4. В поле Место произрастания введите "Встречается в лесной и ле­
состепной зонах европейской части РФ, в Сибири, на Урале, Кавказе". Сле­
дует помнить, что по нажатию клавиши Enter при работе с полем MEMO
осуществляется переход к следующему полю. Поэтому нажимать на клавишу
Enter можно только в конце текста.

5. В поле Время заготовки введите "Во время цветения"

6. В поле Используемые части введите "Верхняя часть стеблей с ли­
стьями н цветками"

7. В поле Биологически активные вещества введите "Горькое экс­
трактивное вещество, эфирное масло, каротин, витамины С, РР"

8. Щелкните правой кнопкой в поле Картинка.

В контекстном меню щелкните Добавить объект...

Установите переключатель • Создать из файла

Щелкните кнопку Обзор и выберите файл Зверобой из папки с
картинками преподавателя, щелкните ОК

Щелкните кнопку ОК, для завершения заполнения поля

Вы заполнили одну строку в таблице Растения, т.е. занести первую за­пись в таблицу. Остальные записи сделаем после того, как создадим форму, т.к. это является более удобным и наглядным способом заполнения базы данных.

9. Закройте таблицу и перейдите в окно lekarstvennie rasteniya

УПРАЖНЕНИЕ № 4. Создание формы.

1. Переключите окно lekarstvennie rasteniya: база данных на объект Оормы и щелкните кнопку Создать.

2. На экране появилось окно Нооая форма, с котором в качестве ис­
точника данных выберите таблицу Растения.

3. Выберите пункт Мастер форм и щелкните ОК.

4. Следуя подсказкам Мастера форм выполните следующий алгоритм:

* В окне Создание форм, нажимая кнопку » перенесите все по­
ля в форму. Щелкните Далее.

* Выберите В один столбец. Щелкните Далее.

* Выберите Международный Щелкните Далее.

* Оставьте имя Растения. Щелкните Готово.

В результате проделанных операций на экране появляется окно lekarstvennie rasleniya:6a3a данных. Работать с созданной формой неудоб­но, из-за стандартного расположения полей. Перестроим полученную форму при помощи Конструктора форм.

УПРАЖНЕНИЕ 5. Настройка формы Конструктором форм.

Для вызова конструктора щелкните кнопку Конструктор на
Панели инструментов.

После запуска режима Конструктор на экране появляется окно Рас­
тения форма. В этом окне вы видите три поля Заголосок формы; Область
данных; Примечание формы. Область данных - это поле в котором распо­
лагается наша форма на экране. Два других поля необязательны, от них мож­
но отказаться. Щелкните в строке меню Вид -» Заголосок/Примечание фор­
мы, чтобы отключить галочку . Поля Заголосок и Примечание исчезнут.

Для увеличения размера формы разверните окно формы во весь эк­
ран и перетащите правую и нижнюю границы формы до границ окна.

Настройте каждое поле нашей формы, подобрав размеры, вид, раз­
мер шрифта, выравнивание и т.д. Для этого используйте приемы, которые и
применяли при работе с объектами Power Point.

Для настройки поля Картинка щелкните в поле правой кнопкой
мыши и выберите Свойства

В появившемся окне Присоединенная рамка объекта: Картинка на вкладке Макет установите свойства как показано стрелками на рисунке 1 и закройте это окно.

УПРАЖНЕНИЕ № 6. Заполнение базы данных.

Для перехода из режима Конструктор в режим Форма щелкните
кнопку Режим формы.

Начнем заполнение всех полей формы. Установите переключатель
записей (слева внизу экрана) на вторую запись и заполните все поля сведе­
ниями о лекарственных растениях. (Для этого можно воспользоваться и пре­
зентацией Power Point Lekrast и папкой с картинками растений вашего пре­
подавателя.)

После заполнения всех записей закройте базу данных, щелкнув по
кнопке закрытия окна формы

Закройте Access.

УПРАЖНЕНИЕ № 7. Открытие базы данных.

Запустите Access

Выберите свою базу данных и щелкните ОК, если имя вашего фай­
ла есть в списке, или выберите Другие Файлы...(рис. 1), и открывайте файл
как обычно.

УПРАЖНЕНИЕ № 8. Сортировка в базе данных.

На панели инструментов или в строке меню щелкните Вид: Режим
таблицы.

Выделите текстовое поле Русское название.

Щелкните кнопку на панели инструментов (рис. 3) Сортировка по
возрастанию.

Все записи о растениях будут отсортированы по алфавиту относи­
тельно русского названия

Отсортируйте записи в алфавитном порядке относительно латин­
ского названия.

УПРАЖНЕНИЕ № 9. Поиск данных в базе.

1. На панели инструментов щелкните кнопку Найти (рис. 3). На эк­ране появляется окно Поиск.

В текстовом поле Образец укажите искомое слово или часть
слова. Введите Зверобой.

В текстовом поле Просмотр укажите Все или Вверх или Вниз.

В текстовом поле Совпадение укажите С любой частью поля.

Отключите все флажки опций ** если они есть

Щелкните Найти

Потренируйтесь в поиске сведений о других растениях.

Закройте окно Поиск.

УПРАЖНЕНИЕ № 10. Отбор данных с применением фильтра. В созданной базе данных можно группировать записи разными спо­собами, т.е. отбирать данные по условию.

На панели инструментов щелкните кнопку Изменить фильтр
(рис.3).

В появившемся окне укажите в выбранных полях условия отбора.
Например в поле Время заготовки укажите во время цветения.

Щелкните кнопку Применить фильтр.

После применения фильтра вы должны увидеть только те записи,
которые удовлетворяют условию отбора.

Закройте таблицу.

УПРАВЖНЕНИЕ №11. Подготовка отчета.

Для создания отчета выберите объект Отчет в окне lekarstvennie
rasteniya: база данных. Щелкните Создать.

На экране появится окно, аналогичное окну создания формы. Вы­
берите источник данных Растения и Мастер отчетов. Щелкните ОК.

Следуя указаниям Мастера, выполните серию операций аналогич­
ных созданию формы.

После этого вы получите отчет, выполненный по одному из задан­ных шаблонов (строгий, формальный, выделенный, простой, черно-белый). 5. Закройте отчет.

УПРАЖНЕНИЕ № 12. Создание объекта Заставка к базе данных.

1. Создайте таблицу (см. упражнение № 2) со следующими полями:

Общие правила сбора растений - тип MEMO;

Общие правила сушки - тип MEMO;

Общие правила хранения - тип MEMO.

Сохраните таблицу под именем Заставка (см. упражнение № 2).

Создайте форму по заданной таблице (см. упражнение № 4).

В качестве фона выберите Обычный.

Измените размеры формы (см. упражнение № 5).

6. В конструкторе создайте надписи "Лекарственные растения: база данных" и "автор: ФИО". Для этого воспользуйтесь инструментом Аа на панели элементов

7. Заполните форму сведениями об общих правилах сбора, сушки и хранения лекарственных растений

Вопросы для самоподготовки и контроля

1. Что такое база данных?

2. Структура базы данных Access.

3. Свойства полей.

4. Типы полей базы данных Access и их характеристики.

5. Объекты Access и их характеристики.

6. Назначение кнопок Открыть, Конструктор, Создать.

7. Назначение программных модулей Мастер.

8. Этапы разработки базы данных.

9. Запуск Access.

10. Отличие представление базы данных Таблица и Форма.

11. Создание таблицы.

12. Создание формы

13. Настройка формы.

14. Ввод данных в таблицу и в форму.

15. Сортировка данных в базе.

16. Поиск данных в базе.

17. Отбор данных с применением фильтра.