Компьютерная обработка табличной информации. Операции со списками в табличном процессоре EXCEL. Практическое назначение

Списком называется таблица Excel, которая состоит из одного и более столбцов и строк. Большинство операций, предназначенных для работы со списками, сосредоточены в меню «Данные». Если список создан правильно, то достаточно выделить одну из ячеек внутри списка и нажать нужную команду в меню «Данные». Пункт «Сортировка» позволяет осуществить сортировку по выбранному критерию по одному или, в порядке приоритета, по двум или даже трем полям списка. «Фильтр» дает возможность показывать только те записи в списке, которые удовлетворяют некоторому критерию. Так установка пользовательского автофильтра, показанная на рис.3, отобразит в списке только фамилии оканчивающиеся на буку «в». Пункт «Форма» дает возможность быстрого ввода данных в список. Пункт «Итоги» позволяет подвести суммирующие итоги под данными каждой группы в списке. «Консолидация» позволяет подвести итоги по нескольким однотипным таблицам. Возможности пунктов «Консолидация» и «Итоги» полностью перекрываются мощным механизмом построения сводных таблиц Excel. Пункт «Группа и структура» применим не только к спискам Excel и позволяет изменять уровни детализации представления информации на листе Excel. Чтобы создать простейшую структуру на листе можно выделить несколько столбцов или строк и нажать пункт «Группировать». Над листом появится дополнительная полоска со значком квадрата . Нажатие на этот знак скроет столбцы, над которыми проведена черная линия. Если выделить столбцы под черной линией и вновь выбрать пункт «Группировать», то будет сделана двухуровневая структура. Аналогичным образом можно группировать и строки. Создание структуры дает возможность просматривать на одном экране большие таблицы Excel, скрывая ненужные в данный момент данные.

№32 Компьютерная обработка табличной информации. Консолидация данных и формирование сводных таблиц

Перед тем как создать сводную таблицу необходимо сначала задать данные для этой таблицы, выделив часть книги, страницы, а в случае если это база данных или же список, то необходимо выделить ячейку списка или базы данных.

Для случая, когда сводную страницу создают из одного документа (листа Microsoft Excel), то наиболее рационально пользоваться мастером сводной таблица, кнопка которого находится на панели "сводных таблиц":

После нажатия на эту кнопку пользователю откроется окно, в котором ему будет предложен выбор (в данном случае не обязательно выделять область до запуска мастера) источника данных:

· в списке или базе данных Microsoft Excel

· во-внешнем источнике данных

· в нескольких диапазонах консолидации

думаю с первым и вторым пунктом всё относительно понятно, их названия говорят сами за себя, а что касается третьего пункта, то здесь подразумевается, что существует несколько источников данных, например, насколько листов книги.

При выборе первого пункта меню, пользователь перейдет в окно, в котором потребуется непосредственно указать источник данных в документе, выделив их (если конечно это не было сделано до старта мастера).

После завершения этого этапа появится окно третьего шага мастера.

Здесь предстоит непосредственно разместить поля, находящиеся справа на рисунке, зажав каждое из них мышкой и передвинув в нужное поле: столбец, строка, данные, страница. Важно чтобы все поля были заполнены, иначе продолжение работы будет невозможно.

Следующее окно, которое появится, является последним. Здесь необходимо выбрать один из двух параметром, "куда будет помещена таблица": новый лист, существующий лист. Кроме этой опции в этом окне расположена также ещё и кнопка "параметров" для создаваемой таблицы, в которой можно:

· Выбрать имя таблицы

· В пункте "формат" выбрать опции: общая сумма по столбцам; общая сумма по строкам; автоформат; включать скрытые значения; объединять ячейки заголовков; сохранять форматирование.

· В том же пункте выбрать макет страницы: вниз затем поперёк; поперёк, затем вниз.

· Символы, которые будут выводится вместо пустых ячеек, а так же вместо ошибок.

· В пункте данные: сохранять данные вместе с таблицей, развертывание (Если флажок развертывание "разрешено" снят, то при двойном щелчке ячейки в области данных сводной таблицы детали не отображаются.); обновление данных из источника при каждом открытии.

После завершения всех настроек и нажатия на кнопку готово, будет выведена сводная таблица с выбранными полями.

Если при создании сводной таблицы использовался пункт " во-внешнем источнике данных", в первом окне базы, то при продолжении появится окно, в котором нужно будет открыть или создать новый файл запроса (является средством для извлечение информации из базы данных, причем данные могут быть распределены среди нескольких таблиц) на данные, нажав кнопку "получить данные". После этого момента мастер продолжит свою работу идентично предыдущему пункту.

Что же касается опции " в нескольких диапазонах консолидации" всё в том же первом окне мастера, то там будет несколько иной порядок выполнения. Второе окно предложит выбрать, как следует создавать поля на страничке: создать поля страница; создать одно поле.

При выборе первого пункта далее будет необходимо выбрать источники (несколько) данных, а также указать количество полей на странице в интервале от 0 до 4, а после этого в окошках выбрать диапазоны значений.

После чего продолжится стандартный выбор значений для полей. Если же будет выбран пункт "создать одно поле", то появится такое же окно, как и в предыдущем случае, но без полей для выбора диапазона.

После завершения работы мастера по одному из вышеперечисленных путей, в книгу будет вставлена сводная таблица, с выбранными значениями строк и столбцов с просуммированными значениями полей, внесенных в область "данные".

№33Системы управления базами данных (СУБД). Класс задач решаемых с их использованием. Основные понятия СУБ

Система управления базами данных (СУБД) — совокупность программных и лингвистических средств общего или специального назначения, обеспечивающих управление созданием и использованием баз данных.

Основные функции СУБД

§ управление данными во внешней памяти (на дисках);

§ управление данными в оперативной памяти с использованием дискового кэша;

§ журнализация изменений, резервное копирование и восстановление базы данных после сбоев;

§ поддержка языков БД (язык определения данных, язык манипулирования данными).

Обычно современная СУБД содержит следующие компоненты:

§ ядро, которое отвечает за управление данными во внешней и оперативной памяти, и журнализацию,

§ процессор языка базы данных, обеспечивающий оптимизацию запросов на извлечение и изменение данных и создание, как правило, машинно-независимого исполняемого внутреннего кода,

§ подсистему поддержки времени исполнения, которая интерпретирует программы манипуляции данными, создающие пользовательский интерфейс с СУБД

§ а также сервисные программы (внешние утилиты), обеспечивающие ряд дополнительных возможностей по обслуживанию информационной системы.

В классической теории баз данных, модель данных есть формальная теория представления и обработки данных в системе управления базами данных (СУБД), которая включает, по меньшей мере, три аспекта:

1) аспект структуры: методы описания типов и логических структур данных в базе данных;

2) аспект манипуляции: методы манипулирования данными;

3) аспект целостности: методы описания и поддержки целостности базы данных.

Аспект структуры определяет, что из себя логически представляет база данных, аспект манипуляции определяет способы перехода между состояниями базы данных (то есть способы модификации данных) и способы извлечения данных из базы данных, аспект целостности определяет средства описаний корректных состояний базы данных.

Модель данных — это абстрактное, самодостаточное, логическое определение объектов, операторов и прочих элементов, в совокупности составляющих абстрактную машину доступа к данным, с которой взаимодействует пользователь. Эти объекты позволяют моделировать структуру данных, а операторы — поведение данных. Каждая БД и СУБД строится на основе некоторой явной или неявной модели данных. Все СУБД, построенные на одной и той же модели данных, относят к одному типу. Например, основой реляционных СУБД является реляционная модель данных, сетевых СУБД — сетевая модель данных, иерархических СУБД — иерархическая модель данных и т.д. В настоящее время имеется свыше тридцати моделей представления данных, которые до последнего времени не были систематизированы. Их можно разделить на две группы:

1) формальные (математические, скорее теоретические), предполагающие разработку БД только человеком;

2) математические представления, рассчитанные на автоматизацию процесса проектирования БД («компьютерное представление»).