Работа в табличном процессоре MS Excel

Файл программы Microsoft Excel называется рабочей книгой и состоит из нескольких листов. Окно программы состоит из панели быстрого доступа, ленты, строки формулы, рабочей области, строки состояния и режимов просмотра. Лента имеет большую схожесть с закладками окна Microsoft Word, но отличается закладками Формулы и Данные, что обусловлено предназначением программы для обработки числовой информации. Рабочая область окна представляет собой таблицу, ячейки которой образованы пересечением столбцов, обычно именуемых буквами английского алфавита, и строк, обозначаемых, как правило, цифрами. Каждая ячейка имеет свой адрес согласно пересеченным столбцу и строке (например, ячейка С3 на рисунке 7). Если выделено несколько ячеек, то этот набор называется диапазоном и обозначается первой и последней ячейкой через двоеточие.

Курсор в данной программе имеет несколько видов:

1) при выделении ячеек;

2) при вводе данных в ячейку;

3) при автозаполнении диапазона ячеек;

4) при наведении на номер строки/название столбца для выделения строки/столбца;

5) при наведении на границу между столбцами для изменения ширины строки/столбца;

6) при наведении на границу между строками для изменения ширины строки.

Ввод данных в ячейку можно осуществлять двумя способами: с помощью двойного щелчка на ячейке или - первого щелчка на ячейке, а второго в строке формулы. Текстовые данные, введенные в ячейку редактируются и форматируются таким же образом, как и в программе Microsoft Word.

Для манипулирования числовыми данными используют формулы и функции, встроенные в Microsoft Excel. Чтобы программа провела вычисления в определенной ячейке, то сначала необходимо ввести знак равенства (=), а затем составлять формулу. На рисунке 8 приведен пример простейших вычислений с использованием формулы.

Программа Microsoft Excel имеет ряд встроенных функций, которые также применяются для различных вычислений и анализа данных. Найти необходимую функцию можно, перейдя по закладке Формулы в группу Библиотека функций. Добавить функцию в ячейку можно следующими способами:

1) ввести в ячейку знак «=» и первые буквы названия функции, а затем выбрать функцию из списка двойным щелчком (рис. 9А);

2) активировать ячейку одинарным щелчком мыши и на закладке Формулы нажать кнопку «Вставить функцию», а затем с помощью диалогового окна «Вставка функции» выбрать функцию и нажать кнопку «ОК» (рис. 9Б).

После того, как функция выбрана, необходимо указать в скобках аргумент функции – значения, которые будут использоваться для вычислений.

Рассмотрим технику проведения расчетов на примере информации из приложения 1 и составим таблицу «Численность пенсионеров, состоящих на учете в Пенсионном фонде РФ в 1990 г.» (рис. 10):

1) запустим программу MS Excel и скопируем в диапазон А1:В11 строки первых двух столбцов таблицы. до слов «Удельный вес численности женщин…»;

2) назовем третий столбец таблицы «Относительные показатели, %»;

3) вычислим значения третьего столбца, используя отношение . Для этого введем в ячейку С5 формулу: = В5/В3*100, и вычислим остальные значения;

4) отформатируем таблицу: выделим таблицу и создадим границы командой Главная → Границы → Все границы; изменим цвет ячеек А2, В1 и С1 командой Главная →Заливка→ Цвет.

Для построения диаграммы необходимо выделить диапазон значений, которые должны отражаться в диаграмме и на закладке Вставка в группе Диаграммы выбрать подходящий тип диаграммы (рис. 11). Когда диаграмма создана, ее следует отформатировать с помощью контекстуальных закладок Конструктор и Формат, которые появляются при выделении диаграммы.

Построим диаграмму для таблицы «Численность пенсионеров, состоящих на учете в Пенсионном фонде РФ в 1990 г.» (рис. 12):

1) выделим диапазон А4:А11;

2) нажмем клавишу CTRL, затем, удерживая ее, выделим диапазон третьего столбца С4:С11;

3) отпустим клавишу CTRL и перейдем на закладку Вставка;

4) в группе «Диаграммы» выберем объемную гистограмму с накоплением. Если получилась диаграмма с несколькими столбиками, то следует навести указатель на диаграмму и с помощью правой кнопки мыши вызвать контекстное меню, в котором кликнуть опцию «Выбрать данные». В открывшемся окне нажимаем кнопку и кликаем ОК.

Создание базы данных в программе MS Access

Программа Microsoft Access является системой управления базами данных, что означает возможность использования компьютера для создания базы данных, а также добавления, редактирования и удаления данных, создания запросов к базе данных, отчетов и форм. Данное программное обеспечение предназначено для работы с реляционными базами данных, которые позволяют хранить информацию в различных, но связанных категориях. Например, реляционная база данных может хранить информацию о фильмах и актерах. Информация о каждой категории базы данных хранится в таблице, состоящей из записей и полей (рис. 12). Запись таблицы содержит информацию об отдельном элементе категории (о договоре, сотруднике, адресе, событии и т.д.).

После того, как определены таблицы базы данных и их взаимосвязи, можно приступать к созданию таблицы в программе Microsoft Access. Окно данной программы оформлено в стиле пакета «Office» и кроме основных элементов (лента, строка состояния и др.) содержит навигационную панель в левой части и кнопки выбора записей в нижней части (рис. 13).

Таблицу можно просматривать в двух режимах: режим таблицы и режим конструктора. Для их переключения существует кнопка «Режим» на закладках Главная и Конструктор. Также можно изменить режим с помощью контекстного меню, вызываемого правой кнопкой мыши при щелчке на названии таблицы. Создание столбцов таблицы, как правило, производится во втором режиме, поскольку здесь доступны все опции для настройки поля в одном окне. Когда структура определена, следует перейти в режим таблицы и заполнять ее строки. Например, создание таблицы «Договоры» начнется с заполнения названий столбцов в режиме конструктора. В верхней части таблицы данного режима доступны поля для внесения имени поля и определения типа данных путем выбора из раскрывающегося списка (рис. 14А), а в нижней части следует определить свойства поля. Например, является ли это поле обязательным, может ли оно содержать пустые строки, какой должен быть формат текста (рис. 14Б). После заполнения полей таблицы, можно переходить в режим таблицы и заполнять ее строки (рис. 15).

Для ввода данных можно создать объект базы данных, который называется «Форма» и позволяет просмотреть всю информацию о записи с помощью организованных полей. Способ размещения полей на форме определяется пользователем с помощью мастера создания форм (рис. 16). После выбора полей и нажатия кнопки «Далее» в диалоговом окне «Создание форм» следует выбрать стиль разметки. На рисунке 17 представлен макет разметки «В один столбец», который используется наиболее часто из-за удобного расположения названия полей рядом с полями для ввода. На последней странице мастера создания форм нужно указать название формы, выбрать опцию открытия или изменения формы и нажать кнопку «Готово». Теперь в навигационной панели появляется элемент под названием «Новый договор», в центральной части доступны поля для ввода информации, а в нижней части находятся кнопки для перехода/возврата к следующей/предыдущей записи. (рис. 18).

Для отбора, изменения и анализа информации в базе данных используют запросы, которые бывают следующих видов:

1) запрос на выборку;

2) запрос на изменение (запрос на обновление, удаление и добавление записей таблицы);

3) запрос с параметрами;

4) перекрестный запрос;

5) запросы SQL (запросы на объединение, запросы к серверу; управляющие запросы; подчиненные запросы).

Рассмотрим технику создания запроса на выборку, который производит отбор данных из таблиц по определенным критериям. Первым этапом является открытие закладки «Создание» и нажатие кнопки «Мастер запросов». Далее в диалоговом окне нужно выбрать тип запроса «Простой запрос» и следовать шагам, предлагаемым мастером. Для примера с базой данных договоров создадим запрос на выборку договров на поставку. После вызова мастера запроса и выбора типа запроса в диалоговом окне следует выбрать поля, которые будут отражаться в запросе (рис. 19). Среди них обязательным является поле с видом договора, поскольку для него критерием отбора будет являться слово «поставка». Остальные поля выбираются согласно требованиям к запросу.

После нажатия кнопки «Готово» открывается, который еще следует отредактировать. Перейдите в режим конструктора и в строку «Условие отбора» для поля «Вид договора» введите слово «ПОСТАВКА» в кавычках. Снимите галочку с этого поля, чтобы оно не выводилось на экран и нажмите кнопку ленты «Выполнить» (рис. 20).