Формы и их информационные возможности

5.1. Форма является электронным бланком с областями (полями) для ввода данных. Пользователь вводит в эти поля данные, которые автоматически пересылаются в таблицы базы данных. Данные в таблицу можно вводить и без помощи форм, но существуют причины, которые делают формы необходимыми. Некоторые из них следующие.

1) Малоквалифицированному персоналу опасно предоставлять полный доступ к таблицам (самым ценным объектам в базе данных).

2) Разные люди могут иметь разные права доступа к информации: один пользователь может иметь право вводить биографические и другие данные водителей, второй - данные ДТП, а третий - финансовые расчеты. Сговор между этими людьми должен быть исключен. Поэтому для ввода данных им предоставляют разные формы, но данные будут передаваться в одну таблицу, например, Учет ДТП.

3) Ввод данных в таблицу является достаточно напряженной работой. Уже после нескольких часов труда пользователь делает ошибки. Ввод данных в форму проще - здесь многое можно автоматизировать, а элементы управления формы настраивают так, чтобы данные при вводе проверялись.

4) Информация для БД поступает на бумажных носителях - бланках; экранную форму можно выполнить как точную копию таких бланков. Благодаря этому во много раз уменьшается количество ошибок при вводе в БД первичной информации и значительно снижается усталость персонала.

5.2. Создание форм состоит из следующих четырех этапов.

1) Выбор полей, данные для которых вводятся в форму.

В окне базы данных пометить объект Формы. В области справа выводятся ярлыки и названия двух способов создания форм. Дважды нажать ЛК мыши на ярлыке Создание формы с помощью мастера - открывается окно Создание формы.

В области Таблицы и запросы нажать кнопку со списком и пометить таблицу (например, Информация), которая будет источником данных для создаваемой формы.

При выборочном использовании полей в области Доступные поля пометить определенное поле и нажать кнопку " > " - поле пересылается в область Выбранные поля. Если необходимая обратная пересылка - используется кнопка " < ".

Для пересылки всех полей в прямом или обратном направлениях нажимаются кнопки " >> " или " << ". При этом расположение полей сохраняется. Завершить работу в этом окне нажатием кнопки Далее.

2) Выбор внешнего вида формы.

В очередном окне выбора внешнего вида формы рекомендуется пометить опцию в один столбец и нажать кнопку Далее.

3) Выбор фонового рисунка формы.

В следующем окне предлагается выбрать нужный стиль - пометить опцию выбранного стиля. Целесообразно для всех форм выбирать одинаковый стиль. Завершить работу в этом окне нажатием кнопки Далее.

4) Указание названия формы.

В очередном окне в области Задайте имя формы удалить название, предлагаемое средой Access, и ввести собственное название, состоящее из названия таблиц, по которым создается форма по варианту пользователя. Названия формы и всех других объектов базы данных должны начинаться заглавной буквой.

7) Завершить создание формы нажатием кнопки Готово - текущее окно закрывается и выводится окно с формой Информация 1. Для возвращения в главное окно базы данных следует нажать кнопку Закрыть в верхнем правом углу окна формы.

8) Аналогично пунктам 1) - 7) создать формы для всех таблиц базы данных СБД.

5.3. Среда Access позволяет также создавать формы с командными кнопками, с помощью которых выполняется переход к объектам БД. Проектируется кнопочная форма следующими действиями.

1) В первичном окне БД (рис. 9) пометить объект Форма и выполнить команду Создание формы в режиме конструктора - выводится пустая форма с названием Форма1: форма и дополнительная панель элементов. Если дополнительная панель отсутствует, то следует в окне Конструктор нажать ПК мыши на поле формы и в списке контекстных команд исполнить команду Панель элементов. С помощью маркеров растянуть форму указателем мыши на ширину до 13 см и по высоте до 9см.

Рис. 9. Окно конструктора с кнопками управления.

2) На панели элементов нажать один раз ЛК мыши на кнопке Аа (Надпись) и перевести указатель мыши в область данных окна Конструктор - указатель изменит свое изображение со стрелки на символ [+^А].

Переместить указатель в первую слева клетку первой строки и нажать ЛК мыши - выводится тоненькая полоска текстового поля. Начиная от отмеченной позиции, напечатать в первой строке заголовок формы (База данных системы контроля безопасности движения СБД ФТС гр. ТД21) и фамилию пользователя (например, Иванов). Для того, чтобы разделить надпись на две строки, следует расположить текстовый курсор перед буквами ФТС, нажатием Backspase удалить два пробела и нажать [Shift] + [Enter].

Нажать [Enter] - на линиях поля выводятся маркеры, фон поля изменится на серый цвет, а под панелью главных команд среды Access выводится панель инструментов Форматирования.

Пометить для надписи размер шрифта 14, а для выравнивания - По центру. Для исправления ширины поля надписи выполнить команду ФорматžРазмерžПо размеру данных.

Пользователю рекомендуется самостоятельно указать цвета фона и шрифта с помощью инструментов Цвет заливки и Цвет шрифта панели Форматирования. Пользуясь мышью, растянуть надпись на всю ширину поля.

3) На панели элементов пометить элемент Кнопка, перевести указатель мыши в окно Конструктор и нажать ЛК мыши в области данных на месте расположения кнопки; это может быть любое место в поле, впоследствии кнопку можно будет переместить. В ответ выводится диалоговое окно Создание кнопок.

В области Категории: пометить Работа с формой, а в области Действия: пометить Открыть форму и нажать кнопку Далее - открывается окно Создание кнопок.

4) Пометить форму Информация 1, которая будет открываться этой кнопкой, и нажать кнопку Далее.

В очередном окне нажать кнопку Далее. В следующем окне пометить переключатель Текст; удалить текст Открыть форму, ввести название формы Информация 1 и нажать кнопку Далее.

5) В последнем окне назначается название кнопки. Для этого следует удалить название, которое по умолчанию выводит программа, а напечатать название, соответствующее форме, для открытия которой создается кнопка, а именно - Информация 1.

Завершается проектирование нажатием кнопки Готово - программа возвращается в окно Конструктор, в котором отображена созданная кнопка (рис. 9). Размеры кнопки и ее расположение изменяют с помощью перетягивания маркеров мышью, ориентируясь на линии сетки.

6) Аналогично пунктам 1) – 5) данного раздела создать кнопки для всех форм СБД и равномерно расположить их в пределах поля сетки (рис. 9).

По окончании создания кнопок вернуться в окно Кнопочная форма с помощью кнопки Закрыть в заглавии окна. По умолчанию у первой из созданных кнопок название будет окружено точечной рамкой, что свидетельствует об активности кнопки. При нажатии другой кнопки обозначение активности переносится на название второй кнопки.

7) Для того, чтобы форма с кнопками управления автоматически выводилась на экран при обращении к базе данных СБД, следует в окне Кнопочная форма исполнить команду Сервисž Параметры запуска. В поле Вывод формы/страницы нажать кнопку списка, пометить Кнопочная форма и нажать кнопку ОК. Закрыть форму нажатием кнопки Закрыть в заглавии окна. Если программа выведет форму с вопросом о сохранении изменений в форме, ответить утвердительно.

8) Закрыть окно среды Access и опять исполнить файл базы данных - сначала откроется окно базы данных, а через 1-2 секунды на экран выводится кнопочная форма.

Проверить действие кнопок управления и закрыть окно среды Access с помощью кнопки Закрытьв строке заголовка.